Förmån av fri kost vid intern representation i form av informationsmöten och planeringskonferenser

1 Sammanfattning

Skattefriheten för kostförmån i samband med informationsmöten och planeringskonferenser gäller under förutsättning att sammankomsterna kan bedömas som intern representation. För att en sådan bedömning ska kunna göras - inför mötet eller senare - bör krävas att sammankomsterna är dokumenterade. Av dokumentationen bör framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken/vilka personalgrupper mötet hållits.

2 Bakgrund och frågeställning

 Till intern representation räknas förutom personalfester och interna kurser även informationsmöten med personalen och planeringskonferenser. Personalfester och interna kurser vållar inga större gränsdragningssvårigheter. Vad som är hänförligt till de två senare begreppen är däremot inte alltid helt lätt att avgöra. Nästan alla sammankomster i arbetet innehåller inslag av information och planering. Det är en vanlig missuppfattning att alla sådana löpande arbetsmöten ska ses som intern representation med möjligheter att få skattefria måltider. Frågan är vad som ska krävas för att ett möte kan anses uppfylla förutsättningarna för intern representation.

3 Gällande rätt m.m.

 Av 11 kap. 2 § inkomstskattelagen (1999:1229, IL) framgår att förmån av kost vid representation - intern eller extern - är skattefri. För intern representation, sådan som riktar sig inåt mot företagets personal, gäller skattefriheten bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. En förutsättning är att det är fråga om i huvudsak interna möten (för företaget, koncernen e.d.), att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka och att det inte är möten som hålls regelbundet med kort mellanrum (varje eller varannan vecka) samt att det är gemensamma måltidsarrangemang (prop. 1992/93:127 s. 55). Enligt propositionen räknas till intern representation personalfester och informationsmöten med personalen, interna kurser och planeringskonferenser (t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik).

 Enligt 19 kap. 2 § lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter är arbetsgivaren skyldig bl.a. att i skälig omfattning föra anteckningar eller på annat lämpligt sätt spara underlag för att fullgöra sin uppgiftsskyldighet (t.ex. för kostförmån) och för kontrollen av den. 

 Skatteverket har utfärdat allmänna råd (SKV A 2004:5) om avdrag för utgifter för representation m.m. att tillämpas fr.o.m. beskattningsåret 2004 och fr.o.m. 2005 års taxering.

4 Skatteverkets bedömning

 Avgörande för om en måltid som betalas av arbetsgivaren ska vara skattefri för den anställde i här aktuellt hänseende är att den erhålls vid representation - extern eller intern. Ansvaret för om sammankomsten är hänförlig till representation eller inte ligger hos arbetsgivaren. Hos arbetsgivaren ska därför finnas dokumentation som gör det möjligt att i efterhand bedöma om mötet eller konferensen är att se som intern representation. Om arbetsgivaren inte kan visa att måltiden tillhandahållits i samband med representation ska normalt kostförmån redovisas och kontrolluppgift lämnas om förmånen. 

 De uttalanden som finns om vad som är intern representation är tämligen vaga, och kan därför lätt ges en vidare tolkning än vad som har varit avsett. Exempelvis ligger information om det löpande arbetet liksom planering av det löpande arbetet utanför begreppet intern representation. Eventuella måltider tillsammans med arbetskamraterna i anslutning till sådana tillfällen utgör skattepliktiga måltider.

 - Informationsmöten med personalen.

 Om en arbetsgivare samlar hela personalen eller avdelningen och håller någon enstaka och viktig information är mötet utan tvekan hänförligt till intern representation. Det kan gälla organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till sin personal. En gemensam måltid i anslutning till ett sådant informationsmöte beskattas inte. Som motpol kan tas det fallet att en grupp personer träffas i en mindre konstellation för ett arbetsmöte för information om en händelse med efterföljande diskussioner och sedan går på lunch tillsammans på sitt vanliga lunchställe eftersom klockan hunnit bli tolv och låter arbetsgivaren betala. Detta får ses som ett typiskt exempel på en arbetsmåltid, som är skattepliktig. Mellan ett sådant typiskt informationsmöte och en vanlig arbetslunch finns en gråzon som det inte alltid är lätt att bedöma. För att undvika att hamna i sådana svårigheter bör krävas att arbetsgivaren upprättar och sparar underlag för mötet. Det kan exempelvis vara program eller dagordning där syftet och innehållet med mötet framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan.

 - Planeringskonferenser (t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik).

 Inte heller är det klart vad som skiljer en konferens från vanliga sammanträden eller arbetsmöten. På de flesta sammanträden planeras och diskuteras frågor rörande arbetet som i någon mån motsvarar uppräkningen ovan. Ordet "konferens" för visserligen tankarna till en större sammankomst för formell diskussion av vissa sakfrågor såsom exempelvis verksamhetsplanering, men någon definition finns inte. Även här bör krävas ett underlag för mötet i form av exempelvis program, syfte och innehåll, deltagare samt inbjudan.

 Styrelsesammanträden och årsmöten och liknande möten bör i normalfallet inte anses som en sådan konferens där skattefria måltider kan tillhandahållas. Däremot kan enklare förtäring som inte i sig är en måltid tillhandahållas (SKV A 2004:5 avsnitt 4.2).