Vissa frågor om faktureringsrutiner och redovisning av mervärdesskatt i ett tänkt web-baserat faktureringssystem

1. Sammanfattning

Frågor har ställts om vissa faktureringsrutiner m.m. i ett tilltänkt web-baserat faktureringssystem (E-commerce handel) uppfyller de krav som följer av bokföringslagen och momslagen. Riksskatteverket (RSV) anser att faktureringsrutinerna m.m. är förenliga med bokföringslagen. RSV anser vidare att redovisningsskyldigheten för säljaren senast inträder vid den tidpunkt då agenten till betalningspartnern överlämnar fakturauppgifterna.

2. Bakgrund

I en skrivelse till RSV har en revisionsbyrå för ett företags räkning frågat om vissa faktureringsrutiner m.m. i ett tilltänkt web-baserat faktureringssystem (E-commerce handel) uppfyller de krav som följer av bokföringslagen och momslagen. Under beredningen av ärendet har företaget lämnat kompletterande uppgifter om de tilltänka faktureringsrutinerna m.m.

Affärsidén är att ett svenskt bolag avser att vara agent och därmed handla för annans räkning i annans namn. Förmedlingen kommer att ske mellan leverantörer och köpare (företag) inom byggsektorn och all handel ska ske över nätet (E-commerce handel). Vidare ska betalning mellan köpare och säljare förmedlas av en fristående betalningspartner. Agenten överlämnar till betalningspartnern sammanställda fakturauppgifter. Därefter samfakturerar betalningspartnern aktuella leveranser. Konceptet och de tilltänkta faktureringsrutinerna m.m. kan mera i detalj beskrivas enligt följande.

a) Köpare och säljare ansluter sig till konceptet genom avtal. I samband därmed väljer köpare och säljare kredittid (t.ex. 30 dagar). Kreditprövning av köparen sker hos betalningspartnern.

b) För att göra ett inköp kopplar kunden upp sig på agentens websida. Där anger kunden det inköpsordernummer som gäller för den valda varan.

c) Agentens websida är transparent för köpare och säljare, vilket innebär att i samma ögonblick som köparen gör sin beställning på websidan (enligt punkt b) så registreras det hos säljaren.

d) Säljaren skickar en orderbekräftelse till kunden och anger var och när leverans kommer att ske. Detta sker över agentens websida.

e) Leverans av de beställda varorna sker till kunden genom ett fristående speditionsföretag. Leveransvillkor är fritt säljarens lager. Säljaren har kännedom om vem som är köpare. Exakta identitetsuppgifter om köparna finns alltid tillgängliga för leverantörerna på agentens websida.

f) När leverans skett markerar säljaren det på agentens websida och anger samtidigt till agenten att denne ska ombesörja att faktura ska skickas till köparen.

g) Säljaren lämnar uppgifter (A) till agenten enligt följande. Varans art, ersättningen, utställarens namn och adress samt säljarens momsregistreringsnummer eller motsvarande identifikationsnummer.

h) Uppgifterna (A) enligt punkt g) är inte fullständiga fakturauppgifter enligt momslagen. De uppgifter som saknas för att formkraven ska vara uppfyllda enligt momslagen är följande (B). Köparens namn, adress och momsregisteringsnummer, platsen för varans mottagande och skattens belopp för varje skattesats och skattesatsen.

i) Agenten kompletterar för säljarens räkning med de uppgifter (B) som saknas för att fullständiga fakturauppgifter (C) ska finnas. Köparens inköpsordernummer ingår i fakturauppgifterna (C). Agenten skickar löpande uppgifterna (C) till betalningspartnern.

j) Agenten ska tillhandahålla betalningspartnern information om de transaktioner som ägt rum. Rapporterna till betalningspartnern ska avges veckovis alternativt efter varje avslut. Rapporterna innehåller fullständigt fakturauppgifter (C) för att betalningspartnern ska kunna samfakturera aktuella leveranser.

k) Betalningspartnern ombesörjer utskick av fakturauppgifter (samfakturering) till respektive köpare.

l) Säljaren får betalt av betalningspartnern enligt avtal. Samtidigt översänder betalningspartnern kompletta fakturauppgifter, dvs. uppgifterna (C), till leverantörerna.

m) Köparen betalar betalningspartnern på utsatt kredittid, alternativt betalningspartnern skickar påminnelse, dröjsmålsränta etc.

Ovanstående innebär att i reskontran hos säljaren kommer denne att ha betalningspartnern som motpart för de leveranser som skett till köparna. I reskontran hos köparen kommer denne att ha betalningspartnern som motpart. Den fakturasammanställning som betalningspartnern skickar till köparen kommer att ha samtliga uppgifter som är en förutsättning enligt momslagen för att avdrag för ingående moms ska kunna medges, dvs uppgifterna (C) för varje leverans.

3. Frågor

Uppfyller ovan beskrivet förfarande angående faktureringsrutiner m.m. de krav som följer av bokföringslagen och momslagen och vid vilken tidpunkt inträder redovisningsskyldigheten för moms?

4. Svar

4.1 Bokföringslagen

Enligt 5 kap. 6 § bokföringslagen (BFL) skall det finnas en verifikation för varje affärshändelse. Med verifikation avses enligt 1 kap. 2 § BFL de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse. Tidpunkten för när bokföring ska ske är reglerat i 5 kap. 2 § BFL. I första stycket i nämnda lagrum finns en huvudregel som anger att andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar skall bokföras ”så snart det kan ske”. I författningskommentaren har bestämmelsen kommenterats med följande (prop. 1998/99:130 s. 392).

Bestämmelsen om att andra affärshändelser än kontanta in- och utbetalningar skall bokföras "så snart det kan ske" innebär att bokföring måste ske så snart företaget har tillgång till tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra affärshändelserna på ett godtagbart sätt. När denna tidpunkt inträder måste bedömas från fall till fall. En lämplig tumregel kan dock vara att, när företaget använder sig av rutiner som innebär att en faktura eller motsvarande skall upprättas, bokföringen av fordringar och skulder får dröja till dess faktura eller motsvarande handling har utfärdats eller mottagits eller sådan handling enligt god affärssed hade bort föreligga.

RSV konstaterar att en leverans av varor från säljare till köpare i det ovan beskrivna konceptet för E-commerce handel innebär att en affärshändelse enligt BFL har inträffat i och med leveransen. Vad beträffar vid vilken tidpunkt bokföring ska ske är RSV av den uppfattningen att säljaren senast vid den tidpunkt när säljaren till agenten överlämnar uppgifter om utförda leveranser (och därmed framställer krav på betalning) har säljaren tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra affärshändelsen. Bokföringsskyldigheten enligt huvudregeln i 5 kap. 2 § BFL har då inträffat.

Som angetts ovan kan enligt uttalande i propositionen tidpunkten för när bokföring ska ske enligt huvudregeln i 5 kap. 2 § BFL bestämmas till tidpunkten för upprättande av faktura (”tumregeln”). I det ovan beskrivna konceptet upprättar inte säljaren någon faktura utan det sker genom agenten och betalningspartnern. RSV anser att när agenten överför fakturauppgifter till betalningspartnern har då med faktura jämställda uppgifter upprättats. Denna tidpunkt kan därmed, enligt RSV:s uppfattning, jämställas med den tidpunkt som avses med uttalandet om ”tumregeln” i propositionen. Om säljaren grundbokför affärshändelserna senast vid denna tidpunkt har säljarens bokföring, enligt RSV:s mening, skett i rätt tid enligt huvudregeln i 5 kap. 2 § BFL. RSV förutsätter att säljaren vid tidpunkten för grundbokföringen har tillgång till det fullständiga fakturaunderlaget.

4.2 Mervärdesskattelagen

I 13 kap. mervärdesskattelagen (ML) regleras när redovisningsskyldigheten inträder, dvs. i vilken redovisningsperiod den utgående respektive ingående skatten ska redovisas. Redovisningsskyldighet enligt 13 kap. 6 § ML anknyter till när en omsatt vara eller tjänst enligt god redovisningssed har bokförts eller borde ha bokförts, medan avdragsrätten enligt 13 kap. 16 § ML anknyter till när ett förvärv eller import enligt god redovisningssed bokförts eller borde ha bokförts. Skatteredovisningen ska således ske efter bokföringsmässiga grunder i enlighet med BFL:s regler. Som huvudprincip gäller därvid vid tillämpning av faktureringsmetoden att redovisningen av utgående och ingående skatt ska ske i den redovisningsperiod när faktura ställs ut respektive erhållits.

Mot bakgrund av ovanstående gäller enligt RSV följande

- för säljaren

Säljaren får anses ha utfärdat en faktura eller därmed jämförlig handling när agenten avlämnar fakturaunderlaget till betalningspartnern. I detta skede har leverans ägt rum samt finns en begäran om betalning och samtliga fakturauppgifter sammanställda och avlämnade för säljarens räkning. Samtidigt som agenten tillställer betalningspartnern underlaget bör detta även tillställas säljaren, så denne får uppgift om när fakturering faktiskt skett.

- för köparen

Den sammanställning avseende inköp som, i regel månadsvis, upprättas av betalningspartnern och tillställs köparen uppfyller enligt RSV kraven på en faktura eller därmed jämförlig handling. Av lämnad information framgår att underlaget kommer att innehålla samtliga uppgifter som föreskrivs i 11 kap. 5 § ML.