Skrivelse nr. 3 beträffande frågor och svar på grund av nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt m.m.

Sammanfattning

Skatteverkets huvudkontor har tidigare i skrivelse 2004-01-28, dnr. 151294-04/113, och 2004-02-23, dnr. 205830-04/113, redogjort för sina ställningstaganden med anledning av de från den 1 januari 2004 gällande nya faktureringsreglerna. Dessutom har i skrivelse 2004-03-16, dnr. 256490-04/113, redogjorts för Skatteverkets uppfattning då det i fakturan har angetts ett felaktigt namn på köparen.

De nya reglerna har föranlett ändringar i mervärdesskattelagen (1994:200), ML, skattebetalningslagen (1997:438), SBL, och bokföringslagen (1999:1078), BFL. Nedan lämnas ytterligare redogörelse på olika uppkomna frågor.

Fråga 1

Enligt 11 kap. 10 § ML ska en kreditnota innehålla uppgift om ändringen, en otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan, om eventuell omvänd skattskyldighet, mervärdesskatten enligt fakturan samt minskningen av mervärdesskatten enligt kreditnotan. Med anledning av nämnda lagrum har fråga ställts om säljarens och köparens namn och adress inte längre måste framgå av kreditnotan. Vidare frågas om det räcker med att ange ändringsbeloppet för mervärdesskatt och om uppgift inte även måste lämnas på det nya sammanlagda mervärdesskattebeloppet. Om sistnämnda inte behövs vill man även ha Skatteverkets synpunkt på om det är olämpligt eller otillåtet att ange det nya sammanlagda mervärdesskattebeloppet.

Vilka krav som ställs på innehållet i en kreditnota framgår av ovannämnda 11 kap. 10 § ML. Enligt Skatteverkets tolkning av denna regel förekommer ingen skyldighet att ange säljarens eller köparens namn och adress för att en korrekt kreditnota ska anses föreligga. Dock anser Skatteverket att det är lämpligt att dessa uppgifter framgår. Om bokföringsskyldighet föreligger enligt BFL måste också dess regler följas. Som framgår av 5 kap. 7 § BFL ska en verifikation bl.a. innefatta uppgift om vilken motpart den berör, dvs. uppgift ska lämnas om köparen.

Enligt ML räcker det att uppgift lämnas på kreditnotan om ändringsbeloppet för mervärdesskatt. Det är dessutom tillåtet att även lämna uppgift om det nya sammanlagda mervärdesskattebeloppet efter genomförd kreditering. Beträffande lämpligheten att lämna sådan uppgift har Skatteverket ingen åsikt om.

Fråga 2

Som framgår av Skatteverkets skrivelse 2004-01-28, dnr. 151294-04/113, under fråga 6, är verkets uppfattning att mervärdesskatten på fakturan ska redovisas per skattesats. Med anledning härav har fråga ställts om underlaget för varje skattesats måste anges som en totalsumma eller om det räcker med att skattesatsen redovisas per artikelnivå. Vidare har fråga ställts om mervärdesskatten även på en kreditnota måste anges per skattesats.

Att ett företag på fakturan av affärsmässiga skäl eller dylikt redovisar mervärdesskatten per artikelnivå har Skatteverket inga synpunkter på. Däremot måste enligt Skatteverkets uppfattning på fakturan anges det totala underlaget för respektive skattesats, dvs. beskattningsunderlaget för 25 %, 12 % respektive 6 %. Nämnas bör också att i skattedeklarationen ska vidare mervärdesskatten redovisas per skattesats samt totalsumman för själva beskattningsunderlaget.

Av 11 kap. 10 § andra stycket ML framgår att kreditnotan ska innehålla uppgifter om skatten enligt fakturan och ändringen av skatten. Som framgår ovan anser Skatteverket att mervärdesskatten på fakturan ska redovisas per skattesats. Enligt Skatteverkets uppfattning bör samma krav ställas på kreditnotan som själva ursprungsfakturan, dvs. den totala mervärdesskatten ska vara fördelad per skattesats.

Fråga 3

Inom vissa branscher är det vanligt med fakturering i förskott, exempelvis kvartalsvis. Fråga har ställts om det vid framtida krediteringar, såsom vid slutavstämning mot preliminärt debiterade belopp, prisreduktion osv., är möjligt att ta med dessa i efterföljande faktura till kunden. Detta skulle bl.a. innebära att själva fakturan och kreditnotan återfinns i samma dokument och har samma löpnummer. Vidare kommer dessa dokument alltid att kallas fakturor oavsett om de netto är positiva eller negativa.

Skatteverket är medvetet om att det inom vissa branscher är vanligt med debiteringar och krediteringar på samma faktura och har i princip inga erinringar emot att så även sker fortsättningsvis. Det har heller ingen betydelse vad nämnda handling kallas för. Det avgörande är istället att handlingen ifråga innehåller samtliga de uppgifter som krävs enligt ML. Således ska samtliga uppgiftskrav i 11 kap. 8 § och 11 kap. 10 § ML vara uppfyllda för att fråga ska vara om en faktura respektive en kreditnota.

Fråga 4

Enligt 11 kap. 10 § ML ska en kreditnota bl.a. innehålla en otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan. Enligt vissa frågeställare kan nämnda krav i många fall bli omöjligt att uppfylla.

Med anledning härav har fråga bl.a. ställts om Skatteverket anser att kravet på hänvisning till den ursprungliga fakturan i kreditnota i vissa fall kan utelämnas eller att en faktura enligt 11 kap. 8 § ML istället utställs med omvänt tecken, dvs. minusfaktura. Sistnämnda skulle exempelvis kunna användas i fall med kedjan producent – grossist – detaljist, där de normala fakturaflödena går från grossist till detaljist, men där en särskild rabatt utbetalas från producent till detaljist. Vidare har frågor ställts hur man ska förfara vid efterhandsrabatter baserade på inköp under en viss period, exempelvis totala inköp under året, och där det är fråga om en mycket stor mängd ursprungsfakturor. Slutligen har frågor ställts vilka regler som gäller för kreditnota i de fall där den ursprungliga transaktionen inte omfattats av faktureringsskyldighet enligt 11 kap. 1 – 2 §§ ML.

Skatteverket anser att generellt ska alltid hänvisning ske till ursprungsfakturan för att en kreditnota ska anses vara korrekt. Detta framgår även av ovannämnd lagtext, som inte ger någon möjlighet att utelämna denna uppgift.

Skatteverket anser inte heller att en faktura kan utställas med minustecken utan hänvisning till ursprungsfakturan om det faktiskt avser en ändring av ett tidigare underlag, dvs. fråga är egentligen om en kreditnota.

För det fall att faktureringsskyldighet inte förelegat avseende den ursprungliga transaktionen och faktura med mervärdesskatt inte heller ställts ut anser Skatteverket att reglerna om kreditnota i ML inte behöver följas. För de som är bokföringsskyldiga får istället uppgiftskraven på en kreditnota hämtas från BFL, närmare bestämt 5 kap. 6 – 9 §§ BFL, som bl.a. reglerar innehållet i en verifikation. Med hänvisning till ovan relaterade exempel med kedjan producent – grossist – detaljist synes enligt Skatteverkets uppfattning ingen ursprungsfaktura finnas från producent till detaljist. I dessa fall är inte heller reglerna om kreditnota i ML tillämpliga.

För rabatter och dylikt som utges i efterhand, exempelvis årsrabatter, och som baseras på under en viss tidsperiod gjorda inköp ska i normalfallet kreditnotan innehålla hänvisning till ursprungsfakturorna. Endast där det är fråga om ett mycket stort antal ursprungsfakturor och där det skulle vara förenat med onormalt stora kostnader för att ta fram erforderliga uppgifter kan det enligt Skatteverkets uppfattning vara tillräckligt med att kreditnotan endast hänvisar till under berörd period utställda fakturor.

Fråga 5

Enligt 11 kap. 8 § p. 2 ML ska en faktura innehålla uppgift om ett löpnummer baserat på en eller flera serier, som ensamt identifierar fakturan. Flera frågor har ställts om hur en näringsidkare i olika situationer ska kunna uppfylla nämnda bestämmelse i ML.

Av prop. 2003/04:26 s. 71 framgår att syftet med kravet på löpande nummerserier är att minska risken för bedrägerier genom att det ska gå att konstatera att en verifikation saknas. Kravet på denna uppgift fanns tidigare inte i ML. I BFL regleras dock kraven på verifikationer för bokföringsskyldiga i 5 kap. 6 – 8 §§ BFL.

Som framgår ovan baserar sig kravet på löpnummer att man med hjälp av det ska kunna identifiera fakturan obestridligen. Det finns inget hinder för att ha flera serier med löpnummer. Det väsentliga vid åsättande av löpnummer är enligt Skatteverkets uppfattning att man med hjälp av en systematisk serie kan konstatera om en faktura eventuellt saknas. Detta innebär exempelvis att fakturor som utfärdas samma år inte får ha samma löpnummer. Vidare behöver numret inte endast bestå av nummer utan även bokstavskombinationer är tillåtna. Vid självfakturering och när faktureringen läggs ut på en tredje person (s.k. outsourcing) enligt 11 kap. 1 § ML kan löpnumret vara ett nummer som säljaren tillhandahåller eller att köparen/tredje personen använder sig av specifika serier, dvs. löpande nummerserie för säljarens räkning.

Flera frågor har ställts om hur man ska förfara med åsättande av löpnummer då fråga är om försäljning både till privatpersoner och näringsidkare och all försäljning sker från en eller flera kontantkassor. Som exempel har nämnts försäljning i stormarknader, byggvaruhus med mera.

Om försäljningssumman överstiger det föreslagna gränsbeloppet 2 000 kr för mindre belopp enligt 11 kap. 9 § ML ska vid försäljning till näringsidkare en fullständig faktura enligt 11 kap. 8 § ML upprättas. Vid sådan försäljning måste av handlingen bl.a. framgå uppgift om köparens fullständiga namn och adress, löpnummer m.m. Ett kassakvitto från ett kassaregister innehåller inte uppgift om köparens namn och adress, varför komplettering måste ske i nämnda avseende. Vad beträffar uppgiften om löpnummer kan enligt Skatteverkets uppfattning det unika identifikationsnummer som finns på ett kassakvitto anses utgör löpnummer enligt ML. Detta även om det finns flera kassaapparater, varvid varje apparat har sitt unika löpnummer.

Det erinras i sammanhanget att ovannämnda ordning medför krav på arkivering enligt BFL:s bestämmelser av såväl kopia av de tillförda uppgifter om namn och adress på köparen samt av samtliga försäljningar som registreras i kassaregister, oberoende av om det avser försäljningar till näringsidkare eller till privatpersoner. Detta är en följd av kravet i ML på löpnummer som ensamt identifierar fakturan. Alternativt kan kravet på löpnummer enligt ML upprätthållas genom att säljaren har en särskild rutin för hantering av försäljning till näringsidkare. Hur en sådan rutin läggs upp har Skatteverket inte några synpunkter på, utöver att rutinen uppfyller ML:s krav på löpnummer m.m. Skatteverket erinrar även om bestämmelserna i Bokföringsnämndens rekommendation BFN R 2 Gemensam verifikation, som innebär att mindre företag och som endast använder en eller ett fåtal kassaapparater, alltid ska bevara kontrollremsor jämte tömningskvitton från kassaapparaterna.

Beträffande kravet på löpnummer har fråga också ställts vad som gäller för utländska företagare som är registrerade till mervärdesskatt i Sverige vid deras svenska försäljningar. Någon bokföringsskyldighet föreligger inte i Sverige enligt BFL i avsaknad av fast driftställe här i landet. Som framgår under fråga 2 i skrivelse 2004-02-23, dnr. 205830-04/113, ska nämnda utländska företagare följa bestämmelserna i ML. Detta innebär bl.a. att löpnummer på fakturorna ska finnas vid de svenska försäljningarna. Något krav på att det ska vara separata löpnummer för den försäljning som sker i Sverige kan inte ställas enligt ML. Däremot kan det i det enskilda fallet kanske vara praktiskt med separata löpnummer. Det väsentliga enligt Skatteverkets uppfattning är att det åsatta löpnumret, om det är separat eller inte, ingår i säljarens ordinarie nummerserie och faktureringsrutiner.

Fråga 6

Enligt 11 kap. 8 § p. 3 ML ska i fakturan uppgift lämnas om säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt under vilket varorna eller tjänsterna har omsatts. Fråga har ställts hur ett nystartat företag, som ännu inte fått sin registrering till mervärdesskatt klar, ska förfara vid sin fakturering.

Registreringsnumret för mervärdesskatt är konstruerat utifrån person- eller organisationsnumret. Registreringsnumret inleds med SE, som är den svenska landskoden, och avslutas med 01, exempelvis SE556123123401. Om numret i fakturan endast skrivs som person/organisationsnummer, dvs. 556123-1234 i exemplet, är detta enligt Skatteverkets uppfattning godtagbart förutsatt att det framgår att det angivna numret avser registrering till mervärdesskatt. I samband med gemensskapsintern handel måste dock det fullständiga registreringsnumret för mervärdesskatt användas. Om detta saknas vid faktureringstillfället får fakturan kompletteras senare när uppgift om registreringsnumret erhållits.

Fråga 7

Enligt 11 kap. 8 § p. 4 ML ska i fakturan uppgift lämnas om kundens registreringsnummer till mervärdesskatt under vilket han förvärvat varorna eller tjänsterna, om han är skattskyldig för förvärvet av varorna eller tjänsterna eller det är fråga om en gemenskapsintern varuförsäljning enligt 3 kap. 30 a eller 30 b §. Tjänster som omfattas av bestämmelserna i 5 kap. 7 § ML, exempelvis konsult-, reklam-, informations- och datatjänster, ska om de görs till en näringsidkare i ett annat EG-land omfattas av s.k. omvänd skattskyldighet. Med anknytning till nämnda lagrum har fråga ställts om köparens registreringsnummer till mervärdesskatt (VAT-nummer) alltid måste anges vid utförandet av dylika tjänster enligt 5 kap. 7 § ML till näringsidkare i annat EG-land.

Som framgår av ovannämnda 11 kap. 8 § p. 4 ML ska kundens registreringsnummer till mervärdesskatt under vilket han förvärvat varorna eller tjänsterna anges i fakturan. Skatteverket anser att en tolkning av vad som avses med denna punkt måste göras utifrån en jämförelse av artikel 22.3 b fjärde strecksatsen och artikel 22.1 c i sjätte mervärdesskattedirektivet. I sammanhanget bör nämnas att 11 kap. 8 § p. 4 ML motsvaras av artikel 22.3 b fjärde strecksatsen i nämnda direktiv.

Enligt artikel 22.1 c ska medlemsstaterna vidta nödvändiga åtgärder för att med hjälp av ett registreringsnummer identifiera följande personer:- Varje beskattningsbar person, med undantag av dem som avses i artikel 28a.4, som inom landets territorium tillhandahåller varor eller tjänster som medför rätt till avdrag, med undantag för varor eller tjänster för vilka skatt ska betalas uteslutande av köparen eller mottagaren i enlighet med artikel 21.1 a, b, c eller f.- Varje skattskyldig person som avses i punkt 1 b och varje skattskyldig person som utnyttjar den valmöjlighet som föreskrivs i 28a.1 a tredje stycket.- Varje skattskyldig person som inom landets territorium genomför varuförvärv inom gemenskapen för sin verksamhet som har samband med ekonomisk verksamhet enligt artikel 4.2 och som utförs utomlands.

Skatteverket uppfattar att artikel 22.3 b fjärde strecksatsen jämfört med artikel 22.1 c innebär att det endast finns en skyldighet att i fakturan ange köparens registreringsnummer vid omvänd skattskyldighet då denne är registrerad till mervärdesskatt pga. att denne bedriver verksamhet som medför ”skattskyldighet” samt i fall av gemenskapsinterna förvärv. Detta innebär att en säljare, som tillhandahåller tjänster som omfattas av 5 kap. 7 § ML, inte behöver ange köparens registreringsnummer till mervärdesskatt i fakturan i de fall köparen är en näringsidkare i ett annat EG-land som bedriver en mervärdesskattefri verksamhet, t.ex. en tandläkare. Detta gäller trots att köparen i egenskap av näringsidkare är skattskyldig för förvärvet av tjänsten.

Enligt Skatteverkets uppfattning innebär detta alltså att vid tjänster som omfattas enligt 5 kap. 7 § andra stycket ML då omvänd skattskyldighet föreligger krävs uppgift om köparens registreringsnummer till mervärdesskatt endast då köparen redan bedriver verksamhet som medför skattskyldighet.

Fråga 8

Enligt 11 kap. 8 § p. 6 ML ska i fakturan uppgift lämnas om de omsatta varornas mängd och art eller de omsatta tjänsternas omfattning och art. Vissa frågor med anknytning till nämnda lagrum har redan besvarats i skrivelse 2004-02-23, dnr. 205830-04/113. De ytterligare frågor som inkommit handlar i huvudsak om vad som menas med ”art” respektive vilken detaljeringsgrad som krävs för ”mängd” och ”omfattning”. Måste man exempelvis hos en redovisningsbyrå på fakturan till en klient ange antal timmar under respektive dag som arbete utförts samt vari detta arbete bestått av.

Varorna individualiseras genom den kommersiella beskrivningen eller varans namn. Då det gäller tjänsterna sker individualiseringen med anteckningen om tjänstens typ. Som framgår av ovannämnd skrivelse kan beskrivning även ske med koder förutsatt att säljaren och köparen har tillgång till kodförklaringen. Beskrivning kan även ske genom en hänvisning till avtal, beställning eller den produktkatalog som sänts till köparen.

Beträffande beskrivning av varornas mängd eller tjänsternas omfattning torde enligt Skatteverkets uppfattning i normalfallet ledning kunna hämtas från inom respektive bransch förekommande praxis. I detta sammanhang förutsätts att branschpraxis är sådan att utfärdade fakturor inte är alltför knapphändiga vad gäller beskrivningen av varornas mängd eller tjänsternas omfattning. Som exempel på godtagbar beskrivning kan nämnas att inom redovisningsbranschen anges vid månadsvis faktureringar som regel endast ”redovisningsarbete, mars månad, enligt avtal” eller ”35 timmars bokslutsarbete under mars”. Vid leveranser till detaljhandeln torde normalt specificering ske av levererad mängd och art ända ned på artikelnivå, exempelvis 30 flak läskedryck 0,33 liter.

Fråga 9

Enligt 11 kap. 11 § första stycket ML ska företag, som har svenska kronor eller euro som redovisningsvaluta, och som fakturerar i annan valuta än sin redovisningsvaluta på fakturan ange mervärdesskattens belopp även i redovisningsvalutan. Dessutom ska den kurs som använts vid omräkningen anges. Fråga har ställts vilken omräkningskurs som ska eller får användas vid nämnda omräkning.

Skatteverket konstaterar att i ML har inte särskilt reglerats vilken omräkningskurs som ska användas vid ovannämnda omräkning. I avsaknad av omräkningsbestämmelser i ML får istället ledning sökas i artikel 11 C.2 andra stycket i sjätte mervärdesskattedirektivet. Enligt den bestämmelsen ska tillämplig valutakurs vara den senaste säljkurs som vid den tidpunkt då skatten ska tas ut har registrerats på den eller de mest representativa valutamarknaderna i medlemsstaten ifråga.

Regeringsrätten har i en dom 19 december 2003, mål nr 470-471-2002, bl.a. uttalat att i Sverige finns endast en valutamarknad som kan anses representativ, nämligen den på vilken kurserna bestäms genom affärsbankerna och Stockholmsbörsen AB. Dessa kurser ligger till grund för bl.a. Riksbankens och massmedias valutanoteringar. Att lokala valutamarknader kan finnas får anses sakna betydelse i nämnda sammanhang eftersom de inte kan anses representativa i den mening som direktivet avser.

Som framgår av nämnd dom ska omräkning ske till de dagligen publicerade säljkurserna. Under helgdagar och andra dagar för vilka valutanoteringar saknas bör den senast noterade säljkursen användas. Med hänsyn till vad som anförs i sjätte mervärdesskattedirektivet samt relaterad dom från Regeringsrätten anser Skatteverket att det inte föreligger någon valsituation beträffande tillämplig valutakurs utan denna ska vara den som senast är publicerad.

Fråga 10

Enligt tidigare reglering i 11 kap. 5 § p. 5 ML, som gällde intill 31 december 2003, skulle platsen för varans mottagande anges i fakturan. Denna punkt återfinns inte i den nya regleringen i 11 kap. 8 § ML om vad en faktura ska innehålla. Fråga har här ställts om säljaren inte längre är skyldig att på fakturan ange platsen för varans mottagande.

Kravet på uppgift om plats för varans mottagande har tagits bort i ML då det inte finns något sådant krav i det sjätte mervärdesskattedirektivet. Inte heller finns något sådant krav i BFL:s bestämmelser om verifikation i 5 kap. 6 – 8 §§ BFL. Skatteverket konstaterar således att det är upp till respektive företag om de fortsättningsvis vill lämna uppgift om platsen för varans mottagande.

Fråga 11

Enligt 11 kap. 9 § p. 4 ML ska en s.k. förenklad faktura, exempelvis då fråga är om mindre belopp, innehålla uppgift om den skatt som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna denna. Enligt tidigare regler i ML skulle alltid mervärdesskattebeloppet anges även om kvittot avsåg mindre belopp. Numera kan dock ett sådant kvitto uppfylla kraven i ML förutsatt att kvittot innehåller uppgifter som gör det möjligt att beräkna mervärdesskatten. Med anledning härav har fråga ställts om det numera räcker med att på kvittot ange exempelvis 500 kr inklusive mervärdesskatt.

Enligt Skatteverkets uppfattning ska vid användning av s.k. förenklad faktura uppgift finnas om antingen mervärdesskattens belopp eller om beskattningsunderlag och tillämplig skattesats, dvs. 25 %, 12 % eller 6 %. Att endast ange beskattningsunderlaget inklusive mervärdesskatt uppfyller således inte kravet på en förenklad faktura.

Fråga 12

Med anledning av de nya faktureringsreglerna har det ställts en del frågor om även bokföring av mervärdesskatt måste ske efter faktura- eller leveransdatum.

Någon ändring har inte skett av redovisningsreglerna för mervärdesskatt på grund av de nya faktureringsreglerna. Fortfarande gäller som huvudregel enligt 13 kap. 6 respektive 16 §§ ML att redovisningsskyldigheten inträder när en affärshändelse, genom vilken skattskyldighet har inträtt, enligt god redovisningssed bokförts eller borde ha bokförts. Vid inköp/förvärv torde i praktiken det vanligaste vara att en faktura bokförs när den kommer till företaget. Det är emellertid också enligt god redovisningssed tillåtet att bokföra per leverans eller utförandedatum. Enligt Skatteverkets uppfattning måste det emellertid vara fråga om en konsekvent tillämpning, dvs. både utgående och ingående skatt måste redovisas efter samma princip.