Skyldighet att tillhandahålla utrustning för elektronisk personalliggare på byggarbetsplatser och att föra en sådan liggare

1 Sammanfattning

En byggherre ansvarar för att det finns utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen. Byggherren ska tillhandahålla utrustning så länge byggverksamhet pågår där. Utrustningen ska vara adekvat med hänsyn till förhållandena på byggarbetsplatsen.

Byggherren kan inte anses tillhandahålla för personalliggare nödvändig utrustning innan själva den tekniska utrustningen (hårdvaran) inklusive programvara (mjukvaran) finns tillgänglig för dem som bedriver byggverksamheten (entreprenörerna). Om tidigare tillhandahållen utrustning inte finns tillgänglig eller inte fungerar uppfyller byggherren inte längre sin skyldighet att tillhandahålla utrustning och ska därmed åtgärda bristen.

Byggherren kan tillhandahålla utrustning för elektronisk personalliggare utan att äga utrustningen.

I de fall där bara entreprenören kan förse de personer som är verksamma med nödvändiga elektroniska kort omfattar byggherrens ansvar inte dessa kort.

Om en byggherre tillhandahåller utrustning endast till några av entreprenörerna på byggarbetsplatsen så är bara dessa entreprenörer skyldiga att föra personalliggare.

En entreprenör ska aktivt medverka till att i näringsverksamheten verksamma personer kan registrera och faktiskt registrerar sin närvaro i personalliggaren.

Uttrycket ”har tillhandahållit” i 39 kap. 11 a § första stycket skatteförfarandelagen (2011:1244), SFL, ska tolkas så att entreprenören är ansvarig för skyldigheten att föra personalliggare när byggherren väl har tillhandahållit entreprenören utrustning så att en sådan liggare kan föras. Detta gäller även när exempelvis tidigare tillhandahållen utrustning saknas eller inte fungerar.

Detta ställningstagande innebär att en byggherre eller en entreprenör kan hamna i en situation där man inte anses ha fullgjort en skyldighet trots att denna underlåtenhet berott på förhållanden som man inte kunnat råda över. Att inte fullgöra en skyldighet som avser personalliggare utgör grund för kontrollavgift. Regler finns dock om befrielse från sådan avgift.

2 Frågeställningar

På en byggarbetsplats som omfattas av kravet på elektronisk personalliggare, ska det finnas utrustning som gör det möjligt för entreprenörerna att föra en sådan personalliggare. Det är byggherren som ska tillhandahålla utrustningen. Olika tekniska lösningar för registrering av uppgifter är möjliga. Registreringen kan till exempel ske med hjälp av elektroniska kort som läses av i en kortläsare eller så kallat smarta mobiltelefoner utrustade med en särskild applikation (app). I de system som finns på marknaden är det ofta bara entreprenören som har möjlighet att skaffa elektroniska kort till sin personal.

En byggherre kan i vissa fall överlåta allt det ansvar enligt SFL som avser personalliggare i byggbranschen. Ett inte ovanligt tillvägagångssätt är att byggherren, utan att överlåta ansvaret, i stället avtalar med entreprenörerna om att de ska använda egna mobiltelefoner för registrering av uppgifter i personalliggaren. Författningstext och lagmotiv väcker frågor när det gäller vem som ansvarar för att de för registreringen nödvändiga elektroniska korten, mobiltelefonerna, apparna och liknande finns tillgängliga så att personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen.

Olika frågor som rör byggherrens respektive entreprenörens ansvar har uppkommit. Frågorna rör

• tillhandahållande och utrustning som ska tillhandahållas,
• om byggherren behöver äga tillhandahållen utrustning,
• om byggherren har ansvar för att fortlöpande tillhandahålla fungerande utrustning,
• entreprenörens ansvar att föra personalliggare när byggherren tillhandahållit utrustning och
• entreprenörens eventuella skyldighet att agera när fungerande utrustning saknas.

3 Gällande rätt m.m.

En byggherre ska tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen (39 kap. 11 b § första stycket SFL). Vissa undantag finns från den skyldigheten (jfr 39 kap. 11 b § andra stycket SFL).

En entreprenör på en byggarbetsplats där byggherren har tillhandahållit utrustning enligt 39 kap. 11 b § SFL ska föra en elektronisk personalliggare (39 kap. 11 a § första stycket SFL).

Byggherren kan under vissa förutsättningar överlåta allt det ansvar för personalliggaren som följer av SFL till en näringsidkare som har fått i uppdrag att självständigt svara för arbetets utförande. Det som sägs i 39 kap. SFL om byggherre ska då gälla den som fått uppdraget (39 kap. 11 c § SFL).

4 Bedömning

Skatteverket gör följande bedömning.

4.1 Tillhandahållande och utrustning som ska tillhandahållas

Byggherren ansvarar för att utrustning finns så att elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen. I utrustningen ingår ofta mobiltelefoner eller kortläsare för elektroniska kort. I de fall där bara entreprenören kan förse de personer som är verksamma med de elektroniska korten omfattar byggherrens ansvar inte dessa kort.

Utrustningen ska vara adekvat med hänsyn till förhållandena på byggarbetsplatsen såsom byggarbetsplatsens utbredning, antal verksamma på platsen m.m. Utrustningen måste fungera.

Vissa system för personalliggare bygger på att uppgifter registreras i personalliggaren via en app i en mobiltelefon eller en läsplatta. Skatteverket anser att kraven i 39 kap. 11 b § första stycket SFL på utrustning inte är uppfyllda förrän appen i fråga har laddats ner till utrustningen och denna kan användas för att föra in uppgifter i liggaren. Den för registrering i personalliggaren nödvändiga tekniska utrustningen (hårdvaran) inklusive programvara (mjukvaran) ska finnas tillgänglig för entreprenörerna.

Skatteverket anser att byggherren kan anses tillhandahålla entreprenören utrustningen trots att exempelvis vissa nödvändiga grundläggande uppgifter om en entreprenör kan registreras först när uppgifterna blir kända för byggherren.

4.2 Byggherren behöver inte äga tillhandahållen utrustning

Att regeringen i lagmotiven använder uttrycket "byggherrens utrustning" (se prop. 2014/15:6 s. 47 och s.76) innebär enligt Skatteverkets uppfattning inte att byggherren måste äga utrustningen. Uttrycket får i stället anses avse den av byggherren tillhandahållna utrustningen, oavsett vem som är ägare. Det förhållandet att en byggherre sörjer för att utrustning för elektronisk personalliggare finns genom att exempelvis leasa utrustningen motsäger inte att byggherren kan anses tillhandahålla den i enlighet med bestämmelserna i 39 kap. 11 b § SFL. Detta gäller också för avtal med en entreprenör på byggarbetsplatsen om att entreprenören ska stå för viss utrustning. Byggherrens skyldighet är dock inte fullgjord redan genom att ett sådant avtal ingås. Utrustning kan inte anses tillhandahållen förrän utrustningen finns tillgänglig för entreprenören.

4.3 Byggherrens ansvar för att fortlöpande tillhandahålla utrustning

Elektronisk utrustning är erfarenhetsmässigt känslig för yttre påverkan på olika sätt såsom av väder och vind eller mekaniskt genom oöm behandling. Risken för tekniska problem med sådan utrustning är uppenbar, inte minst när utrustningen används på en byggarbetsplats. Sedan utrustning har tillhandahållits har byggherren ett fortlöpande ansvar för att fungerande utrustning finns på byggarbetsplatsen så länge byggverksamheten pågår där. Det är byggherrens ansvar att se till att försvunnen eller inte fungerande utrustning ersätts eller att felet åtgärdas på annat sätt. Om det av sådan anledning inte går att föra personalliggare anser Skatteverket att byggherren inte längre uppfyller sin skyldighet att tillhandahålla utrustning och därmed ska åtgärda bristen. Detta gäller oavsett orsak till att utrustning inte finns tillgänglig eller inte fungerar. En byggherre som inte har överlåtit ansvaret för personalliggaren har enligt Skatteverket därför anledning att fortlöpande kontrollera att fungerande utrustning finns. Detta gäller särskilt en byggherre som i praktiken lämnar över till annan att se till att utrustning finns

4.4 Entreprenören ska föra personalliggare när byggherren har tillhandahållit utrustning

Skatteverket anser att uttrycket ”har tillhandahållit” i 39 kap. 11 a § första stycket SFL ska tolkas så att entreprenören är ansvarig för skyldigheten att föra personalliggare när byggherren väl har tillhandhållit entreprenören utrustning så att en sådan liggare kan föras. Att sådan utrustning kan sluta fungera eller kanske inte finns tillgänglig när uppgifter ska föras in förändrar inte Skatteverkets bedömning. Det är rättsligt sett en annan sak att entreprenören i ett sådant fall i praktiken saknar möjlighet att registrera uppgifter i liggaren och därmed saknar möjlighet att fullgöra sin skyldighet.

Skulle en byggherre tillhandahålla utrustning endast till några av entreprenörerna på byggarbetsplatsen så har enligt Skatteverkets uppfattning bara de entreprenörer som har fått tillgång till utrustningen skyldighet att föra personalliggare. Den entreprenör som aldrig har fått tillgång till utrustning för personalliggare på byggarbetsplatsen har inte haft möjlighet att föra en elektronisk personalliggare där och har därmed inte heller någon skyldighet att föra personalliggare på byggarbetsplatsen så länge bristen kvarstår.

4.5 Entreprenörens skyldighet att agera när fungerande utrustning saknas

Regeringen anför i propositionen att en entreprenör ska möjliggöra för den som är verksam i näringsverksamheten att använda byggherrens utrustning för dokumentation av närvaro. Detta kan exempelvis ske genom att entreprenören förser den verksamme med ett elektroniskt kort som kan användas vid registrering i byggherrens utrustning (prop.2014/15:6 s. 49).

Regeringen anför i förarbetena till bestämmelser om personalliggare i restaurang- och hårvårdsbranscherna att det är näringsidkaren som svarar för brister hänförliga till företaget och dess struktur och organisation (jfr det straffrättsliga företagaransvaret). Omedvetna överträdelser av registreringskravet kan vara hänförliga till brister i företagets organisation, vilket näringsidkaren svarar för (prop. 2005/06:169 s. 51).

Skatteverket anser att en entreprenör som har tillhandahållits utrustning aktivt ska medverka till att i näringsverksamheten verksamma personer kan registrera och faktiskt registrerar sin närvaro i personalliggaren.

Situationer kan uppstå där utrustningen inte fungerar eller saknas när en entreprenör ska föra in uppgifter i personalliggaren. Skatteverket anser att entreprenören i sådana situationer är skyldig att, om det inte redan har gjorts, uppmärksamma byggherren på att utrustningen behöver göras tillgänglig eller repareras.

Det kan också inträffa att en entreprenör eller i näringsverksamheten verksamma personer som är nya på en byggarbetsplats, inte hittar tillhandahållen utrustning för personalliggare. Entreprenören ska då vidta åtgärder för att ta reda på var utrustningen finns. Entreprenörens skyldighet att vidta nämnda åtgärder är en del av skyldigheten att föra personalliggare.

5 Exempel

I vissa av följande exempel ska byggherren och/eller entreprenören enligt detta ställningstagande anses har underlåtit att fullgöra skyldigheter som de är ansvariga för. Att inte fullgöra en skyldighet som avser personalliggare utgör grund för kontrollavgift. Regler finns dock om befrielse från sådan avgift (se avsnitt 6).

Exempel 1: tillhandahålla utrustning så att personalliggare kan föras

En byggherre har utrustning för personalliggare i form av mobiltelefoner som finns att hämta i en arbetsbod i nära anslutning till passagen in till byggarbetsplatsen. Boden är bemannad av företrädare för byggherren. En entreprenör kan föra sin personalliggare så snart byggherren lagt in vissa basuppgifter om entreprenören i systemet. När Skatteverket gör kontrollbesök framkommer att en av entreprenörerna tre dagar tidigare hade anlitat en underentreprenör, som varit verksam på byggarbetsplatsen sedan dess men som dock inte hade registrerat några uppgifter i en personalliggare. Anledningen till bristen var enligt underentreprenören att ingen hade talat om var utrustningen fanns.

Byggherren

Byggherren i exemplet har skaffat sådan utrustning som krävs för att personalliggare ska kunna föras även av en entreprenör som kommer oanmäld till byggarbetsplatsen. Utrustningen i exemplet får anses tillgänglig för entreprenören. Byggherren har fullgjort sin skyldighet enligt 39 kap. 11 b § SFL att tillhandahålla utrustning för personalliggare.

Entreprenören

Byggherren har tillhandahållit entreprenören utrustning så att personalliggare kan föras. En entreprenör som är ny på en byggarbetsplats ska agera för att ta reda på var utrustning för personalliggare finns. Entreprenören i exemplet har inte uppfyllt sin skyldighet att föra personalliggare.

Exempel 2: byggherren tillhandahåller leasad utrustning

En byggherre har avtalat med ett dataföretag om att detta ska hålla med utrustning för personalliggare på byggarbetsplatsen och vidta alla åtgärder som behövs för att entreprenörerna ska kunna föra sina liggare. Fungerande utrustning skulle enligt avtalet installeras på byggarbetsplatsen senast den 30 juni då byggverksamheten skulle starta. Det system som dataföretaget använde byggde helt på att varje entreprenör skulle ha tillgång till en mobiltelefon för att registrera sin närvaro. Dataföretaget besökte byggarbetsplatsen när bygget startade och delade ut telefoner till de entreprenörer som då fanns på byggarbetsplatsen. När Skatteverket i september gjorde kontrollbesök på byggarbetsplatsen visade det sig att entreprenör A och B men inte C hade utrustats med telefon. Byggherren anser sig ha tillhandahållit utrustning genom avtalet med dataföretaget.

Byggherren

Byggherren kan i och för sig fullgöra sin skyldighet genom att tillhandahålla leasad utrustning för personalliggare. Byggherren har dock inte fullgjort den skyldigheten redan genom att avtala med dataföretaget om att utrustning ska installeras. En fungerande utrustning måste ha kommit på plats och varit möjlig att använda för sitt ändamål för att anses ha tillhandahållits. Byggherren i exemplet har inte fullgjort sin skyldighet att tillhandahålla entreprenör C utrustning så att C kan föra personalliggare.

Entreprenörerna A och B

Entreprenörerna A och B har tillhandahållits utrustning och är skyldiga att föra personalliggare.

Entreprenör C

Eftersom byggherren i exemplet aldrig har tillhandahållit C utrustning så att denne kan föra personalliggare på byggarbetsplatsen har C inte varit skyldig att föra en sådan liggare.

Exempel 3: tidigare tillhandahållen utrustning saknas eller blir obrukbar

En byggherre har avtalat med entreprenörerna på byggarbetsplatsen att dessa ska hålla med egna mobiltelefoner för sin registrering i personalliggaren. Entreprenörerna hade under en tid fört personalliggare med egna telefoner enligt avtalen. Det fanns inget annat sätt att registrera närvaro än genom att använda den egna mobiltelefonen.

a) Vid Skatteverkets kontrollbesök framkom att en entreprenör den aktuella dagen hade glömt sin mobiltelefon i bostaden och därför inte kunnat föra personalliggare.

Byggherren

Byggherren i exemplet har tillhandahållit utrustning så att personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen genom att entreprenören tidigare har uppfyllt sin del av avtalet om att använda egen mobiltelefon för registreringen av uppgifter. Utrustning ska vara tillgänglig för entreprenören för att byggherren ska kunna anses tillhandahålla den. Även om entreprenören en verksamhetsdag glömmer mobiltelefonen hemma så är den i den meningen fortfarande tillgänglig. Byggherren i exemplet tillhandahöll entreprenören föreskriven utrustning även dagen för Skatteverkets kontrollbesök.

Entreprenören

Byggherren har tillhandahållit entreprenören utrustning för elektronisk personalliggare. Entreprenören har dagen för kontrollbesöket inte uppfyllt sin skyldighet att föra personalliggare.

b) När Skatteverket gör kontrollbesök visar det sig att en av entreprenörerna tappat sin enda mobiltelefon i en vattenpöl. Telefonen blev genom olyckshändelsen obrukbar och entreprenören hade sedan dess inte kunna föra sin personalliggare.

Byggherren

Byggherren i exemplet har genom att det ingångna avtalet initialt uppfylldes tillhandahållit entreprenören nödvändig utrustning. Byggherren har dock även därefter ett ansvar för att utrustning finns och kan användas för att föra personalliggare på byggarbetsplatsen. Genom att entreprenören saknat utrustning för personalliggare har byggherren brustit i sin skyldighet att tillhandahålla sådan utrustning.

Entreprenören

Byggherren har tillhandahållit entreprenören utrustning för elektronisk personalliggare. Entreprenören är därmed ansvarig för skyldigheten att föra personalliggare. Entreprenören har dagen för Skatteverkets kontrollbesök inte uppfyllt den skyldigheten. Detta ändras inte av att entreprenören har saknat möjlighet att föra personalliggare på grund av att utrustningen blivit obrukbar.

Entreprenören i exemplet ska, om det inte redan är gjort eller entreprenören skaffar en annan mobiltelefon, underrätta byggherren om att telefonen inte kan användas.

Exempel 4: tidigare tillhandahållen utrustning saknas

En byggherre har tillhandahållit utrustning för registrering i personalliggare i form av en läsplatta som funnits tillgänglig i en arbetsbod på byggarbetsplatsen. När Skatteverket gör kontrollbesök på byggarbetsplatsen visar det sig att den ende entreprenören inte fört personalliggare de senaste tre veckorna eftersom läsplattan varit försvunnen under den tiden. Entreprenören hävdar gentemot Skatteverket att det är byggherrens sak att tillhandahålla utrustning.

Byggherren

Byggherren i exemplet har enligt Skatteverket tillhandahållit för personalliggare nödvändig utrustning, dock bara fram till dess att den aktuella läsplattan försvunnit. Byggherren tillhandahöll därmed inte entreprenören utrustning så att personalliggare kunde föras den dag kontrollbesöket gjordes.

Entreprenören

Byggherren har initialt tillhandahållit entreprenören utrustning för elektronisk personalliggare. Entreprenören är därmed ansvarig för skyldigheten att föra personalliggare. Entreprenören har dagen för Skatteverkets kontrollbesök inte uppfyllt den skyldigheten. Skyldigheten påverkas inte av att utrustningen är försvunnen.

Entreprenören i exemplet ska, om det inte redan är gjort, underrätta byggherren om att läsplattan inte finns tillgänglig.

6 Kontrollavgift och grund för befrielse

Detta ställningstagande innebär att en byggherre eller en entreprenör kan hamna i en situation där man inte anses ha fullgjort en skyldighet trots att denna överträdelse berott på förhållanden som man inte kunnat råda över. Att inte fullgöra en skyldighet som avser personalliggare utgör grund för kontrollavgift. Det finns dock regler om befrielse från sådan avgift.

Hel eller delvis befrielse ska medges om det är oskäligt att ta ut en kontrollavgift med fullt belopp. Man ska bl.a. beakta om avgiften inte står i rimlig proportion till felaktigheten eller passiviteten.

Bedömningen av om skäl för befrielse föreligger ska vara nyanserad och inte alltför restriktiv. Befrielse kan medges om felet anses som ringa, ursäktligt eller om särskilda skäl föreligger.

Regeringen anger i lagmotiven att befrielsereglerna ska vara generösa och flexibla och att de lämnar stort utrymme för Skatteverket att medge befrielse från kontrollavgift om oavsiktliga och ursäktliga fel begås till följd av de svårigheter som de skiftande förhållandena i byggbranschen bjuder. Det kan t.ex. finnas tekniska problem som den som är ansvarig för en skyldighet inte har kunnat råda över och som kan utgöra grund för befrielse (prop. 2014/15:6 s. 68).