Arbetsgivardeklaration på individnivå - rättelser

1 Sammanfattning

Från och med den 1 januari 2019 ska redovisning i arbetsgivardeklaration ske på individnivå för samtliga arbetsgivare. Redovisning på individnivå innebär att arbetsgivare i arbetsgivar­deklarationen redovisar det belopp som utgetts för ersättning för arbete till en viss person under en redovisningsperiod.

Arbetsgivaravgifter och skatteavdrag ska redovisas och beräknas på den ersättning för arbete som utgetts och som den anställde därmed kunnat disponera. Detta gäller oavsett om den ersättning som utgetts har korrigerats på grund av att tidigare utbetalningar till den anställda har skett med för högt eller för lågt belopp.

Om arbetsgivaren i stället för att reglera löneskulden på kommande löneutbetalningar kräver att den anställda eller tidigare anställda ska återbetala för mycket utgiven lön till arbets­givaren, ska den anställda eller tidigare anställda krävas på bruttobeloppet, dvs. felaktigt utbetalat belopp och avdragen skatt, eftersom arbetsgivaren inte kan få tillbaka den avdragna skatten som redovisats och betalats in till Skatteverket. I samband med återkravet ska arbetsgivaren rätta arbetsgivardeklarationen (individuppgiften) för den eller de månader återkravet avser.

2 Frågeställning

Hur ska arbetsgivarens återkrav hanteras i de fall en person har fått för mycket utbetalad lön en månad och beloppet sedan korrigeras i samband med löneutbetalning en senare månad. Fråga har även uppkommit hur ett återkrav ska hanteras när en anställd vid anställningens upphörande har en löneskuld till arbetsgivaren.

3 Gällande rätt m.m.

Från den 1 januari 2019 ska en arbetsgivardeklaration även innehålla uppgifter om bland annat betalningsmottagare, den ersättning som betalats ut till betalningsmottagaren och hur stort skatteavdrag som gjorts för betalningsmottagarens räkning, se 26 kap. 19 a § skatte­förfarandelagen (2011:1244), SFL.

Preliminärskatt ska betalas för beskattningsåret med belopp som så nära som möjligt kan antas motsvara den slutliga skatten för samma år. Den preliminära skatten ska för den som har A-skatt betalas genom skatteavdrag eller enligt särskild debitering, se 8 kap. 1 och 2 §§ SFL.

Från ersättning för arbete som betalas ut till fysisk person ska skatteavdrag göras, se 11 kap. 16 § SFL. Skatteavdrag ska normalt göras enligt allmän skattetabell, se 11 kap. 17 § SFL.

Beslut om skatteavdrag och arbetsgivaravgifter ska fattas för varje redovisningsperiod för sig med ledning av innehållet i arbetsgivardeklarationen, se 53 kap. 1 § SFL.

Om den för vars räkning skatteavdrag har gjorts kan visa att ett avdrag har gjorts med för högt belopp och beloppet ännu inte har betalats in till Skatteverket, ska den som har gjort skatteavdraget skyndsamt betalat tillbaka mellanskillnaden mot kvitto, se 10 kap. 20 § SFL.

Om arbetsgivardeklaration har lämnats i rätt tid och på rätt sätt, anses ett beslut om skatten och avgifterna ha fattats i enlighet med deklarationen, se 53 kap. 2 § SFL.

4 Bedömning

Redovisning på individnivå i arbetsgivardeklarationen innebär att arbetsgivaren i deklara­tionen ska ange hur stort belopp som betalats ut till den anställde och hur stort skatteavdrag som gjorts på ersättningen (individuppgift).

Den som har en skattepliktig inkomst är skyldig att betala skatt. Skatten ska redovisas och betalas löpande under året (preliminär skatt). Avsikten med preliminärskatten är att den ska betalas under året med ett belopp som så nära som möjligt kan antas motsvara den slutliga skatten för samma år, 8 kap. 1 § SFL. Den preliminära skatten är den skattskyldigas pengar, dvs. den vars inkomst skatteavdraget gjorts från. Till skillnad från arbetsgivaravgifterna är skatteavdraget inte en kostnad i arbetsgivarens verksamhet. När skatteavdraget redovisats och betalats in till Skatteverket har arbetsgivaren fullgjort sin skyldighet att verkställa skatte­avdrag. Lagstiftningen ger inte arbetsgivaren någon förfoganderätt över avdragen och inbetald preliminär skatt.

Arbetsgivaravgifterna är arbetsgivarens kostnad och om underlaget för arbetsgivaravgifterna är felaktigt kan arbetsgivaren begära omprövning av Skatteverkets beslut.

Arbetsgivaren ska göra skatteavdrag på den ersättning som utgetts under redovisnings-perioden. Skatteavdrag ska normalt göras enligt skattetabell. Skatteavdrag ska beräknas på den ersättning som betalas ut till den anställde oavsett om utbetalningen har minskats eller ökats med anledning av tidigare felaktiga löneutbetalningar. Det samma gäller beräkning av underlag för arbetsgivaravgifter.

Exempel 1

Alf har en månadslön på 30 000 kronor. I mars år 1 får Alf full lön trots att han varit från-varande för att vårda sjukt barn i en vecka. Eftersom Alf fick för mycket i lön i mars gör arbetsgivaren en avräkning med 6 000 kronor på lönen i april år 1 för de dagar Alf var frånvarande.

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i mars år 1 ska lön redovisas med 30 000 kronor. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 30 000 kronor.

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i april år 1 ska lön redovisas med 24 000 kronor. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 24 000 kronor.

Samma lösning gäller oavsett om kvittningen görs år 1 eller år 2, dvs. efter årsskiftet.

Om arbetsgivaren inte har möjlighet att reglera en löneskuld genom att minska en senare månads löneutbetalning kan återkrav ske. Med återkrav avses i detta sammanhang att arbets­givaren kräver den anställde på det bruttobelopp (nettobeloppet som den anställde fått och det skatteavdrag som gjorts och redovisats till Skatteverket). Det finns inte någon laglig möjlighet för Skatteverket att återbetala ett preliminärskatteavdrag till arbetsgivaren efter det att beloppet har dragits av och redovisats till Skatteverket. I samband med återkravet ska arbetsgivaren rätta individuppgiften avseende den person återkravet avser och begära omprövning av beslutet om arbetsgivaravgifter.

Om den anställde redan har beskattats för det felaktigt utbetalade beloppet måste den anställde själv begära omprövning av sin inkomstdeklaration för det år utbetalningen skedde.

Exempel 2

Bertil har en månadslön på 60 000 kronor. I juli år 1 får Bertil full lön trots att han varit från­varande för att vårda sjukt barn i två veckor. När Bertil är hemma bestämmer han sig för att säga upp sig och slutar med omedelbar verkan. När Bertil slutar har han en skuld till arbets­givaren avseende två veckor som han fått lön för men inte arbetat och det visar sig även att Bertil har utnyttjat fler semesterdagar än vad avtalet ger honom rätt till eftersom han avslutat sin anställning innan året var slut. Arbetsgivaren har ett krav på Bertil på 40 000 kronor. Bertil har inte någon lönefordran på arbetsgivaren som denne kan kvitta skulden mot.

Lösning

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i juli år 1 ska lön redovisas med 60 000 kronor. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 60 000 kronor.

Efter att Bertil avslutat sin anställning har arbetsgivaren en fordran på Bertil på 40 000 kro­nor avseende för mycket utbetalad lön. Om arbetsgivaren väljer att kräva Bertil på beloppet kan arbetsgivaren begära omprövning av arbetsgivaravgifterna och begära rättelse av Bertils individuppgift avseende lön i juli år 1. Av begäran bör det framgå att Bertils inkomst ska vara 20 000 kronor och att även underlaget för arbetsgivaravgifter ska vara 20 000 kronor i stället för 60 000 kronor. Rättelse kan göras i samband med att Bertil krävs på beloppet. Det krävs inte att Bertil har betalat sin skuld för att rättelse ska kunna göras. Arbetsgivaren får tillbaka för mycket betalade arbetsgivaravgifter på 40 000 kronor. Det skatteavdrag som gjorts och som beräknats på 60 000 kronor ligger kvar. Beloppet har betalats in till Skatte­verket och kommer att tillgodoföras Bertil i samband med beslut om slutlig skatt.

I och med att arbetsgivaren rättar individuppgiften för Bertil och sänker utgiven ersättning från 60 000 kronor till 20 000 kronor kommer Bertil att få korrekta uppgifter förifyllda i sin deklaration. Han kommer att tillgodoföras den skatt som har dragits av och betalats in av arbetsgivaren.

Arbetsgivaren måste kräva tillbaka hela bruttobeloppet, 40 000 kronor, från Bertil. Även om det gjorts preliminärskatteavdrag på de 40 000 kronor är skatteavdraget ett belopp som får anses ha kommit Bertil tillgodo och som varken Bertil eller arbetsgivaren kan förfoga över under löpande beskattningsår. Bertils skuld till arbetsgivaren är således 40 000 kronor.

Samma förfarande för återkrav gäller oavsett om återkravet sker samma år som utbetal­ningen gjorts eller vid ett senare beskattningsår.