Redovisning av förmåner i arbetsgivardeklaration

1 Sammanfattning

En skattepliktig förmån ska redovisas i arbetsgivardeklarationen för den kalender­månad förmånen har getts ut till den anställda, såvida inte ett lagstadgat undantag gäller. I de fall arbetsgivaren måste invänta underlag för beräkning av förmånen från den anställda eller någon annan bör dock en förskjutning kunna godtas om den kan motiveras av skälig tid för upprättande av underlag, t.ex. reseräkning. Vidare bör godtas att arbetsgivarens lönerutiner i vissa fall medför redovisning först nästkommande månad. En förskjutning av redovisningen får i dessa fall ske med en eller högst två månader. Någon generell rätt att förskjuta redo­visningen av sådana förmåner finns inte utan det är arbetsgivarens ansvar att ha rutiner som inte omotiverat senarelägger redovisningen.

2 Frågeställning

Fråga har uppkommit hur arbetsgivare bör hantera redovisningen av sådana förmåner som inte är beloppsmässigt kända vid löneutbetalningstillfället utan som är beroende av underlag från den anställde eller någon annan. Här avses som exempel skattepliktiga måltidsförmåner i en personalmatsal eller förmåner som uppkommit under en tjänsteresa i form av måltider eller resor. Frågan har aktualiserats av att alla ersättningar och förmåner från och med den 1 januari 2019 som regel ska redovisas fortlöpande varje månad för varje betalnings­mottagare i arbetsgivardeklarationen.

Ställningstagandet gäller inte sådana förmåner för vilka tidpunkten för beskattning eller redovisning är särskilt reglerad i lag, t.ex. förmån av drivmedel, trängselskatt, personal­optioner och bonus pga. kundtrohet. Skatteverket har i ett tidigare ställningstagande den 8 juli 2017, Arbetsgivardeklaration på individnivå – rättelser, visat hur rättelser av kontanta ersättningar bör göras.

3 Gällande rätt m.m.

Inkomster ska tas upp som intäkt det beskattningsår då de kan disponeras eller på något annat sätt kommer den skattskyldige till del, 10 kap. 8 § inkomstskattelagen (1999:1229), IL. För vissa specifika förmåner som t.ex. förmån av drivmedel och trängselskatt har beskatt­nings­tidpunkten via reglering i lag senarelagts en respektive två månader, jfr 10 kap. 10 § IL.

Preliminär skatt ska betalas för beskattningsåret med belopp som så nära som möjligt kan antas motsvara den slutliga skatten för samma år, och den preliminära skatten ska för den som har A-skatt betalas genom skatteavdrag, 8 kap. 1–2 §§ skatteförfarandelagen (2011:1244), SFL. I underlaget för beräkning av skatteavdrag från ersättning för arbete ska det bl.a. ingå kontant ersättning och värdet av förmåner som ges ut av utbetalaren och som är skattepliktiga enligt IL, 11 kap. 4 § SFL. När det gäller förmåner i form av personaloption liksom rabatt, bonus och liknande förmåner på grund av kundtrohet ska dessa räknas med i underlaget när arbetsgivaren har fått kännedom om förmånen, 11 kap. 8 § SFL.

Skatteavdrag och arbetsgivararbetsgivaravgifter ska redovisas i en arbetsgivardeklaration för redovisningsperioder, 26 kap. 3 § SFL. En redovisningsperiod omfattar normalt en kalender­månad (10 §). En arbetsgivardeklaration ska bl.a. innehålla uppgift om sammanlagda skatteavdrag och arbetsgivaravgifter (19 §). En arbetsgivar­deklaration ska även för varje betalningsmottagare bl.a. innehålla uppgift om den ersättning för arbete som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för samt den ersättning som utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för (19 a §).

4 Bedömning

För sådana förmåner som inte är särskilt reglerade är huvudregeln att beskattnings­tidpunkten för mottagaren är när förmånen erhålls. På motsvarande sätt ska arbetsgivaren redovisa förmånen i arbetsgivardeklarationen för den kalendermånad den anställde har fått förmånen. Detta kan som regel tillämpas utan problem för förmåner som nyttjas kontinuerligt under längre perioder med ett på förhand fastställt värde, t.ex. bilförmån och bostadsförmån. I vissa fall har en senareläggning av redovisningen lagreglerats, som till exempel för förmån av trängselskatt där förmånen ska redovisas två månader efter den månad då privatkörningen har skett. Anledningen till denna senareläggning är att fakturan för trängselskatten kommer till arbetsgivaren först månaden efter passagerna har skett och för att ge arbetsgivaren skälig tid att beräkna förmånsvärdet och lägga det till underlaget för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. I andra fall har arbetsgivarens skyldighet att göra skatteavdrag och redovisa vissa förmåner senarelagts till den tidpunkt när arbetsgivaren fått kännedom om att den anställde utnyttjat förmånen, t.ex. förmån av personaloptioner och bonus från flygbolag.

När det gäller förmåner i övrigt som saknar lagreglering kan arbetsgivaren av olika skäl i praktiken sakna möjlighet att redovisa en viss förmån redan den månad den anställde fått förmånen. Detta kan gälla förmåner där arbetsgivaren får kännedom om förmånens art och värde först när den anställde i efterhand lämnar en reseräkning efter en tjänsteresa. Det kan även gälla förmåner som anställda får varje månad men med varierande belopp, t.ex. fri lunch i en personalmatsal, där antalet luncher varierar och en summering av antal måltider respektive förmånsvärdet kan göras först efter månadens utgång. Vidare kan arbetsgivarens lönerutiner innebära att reseräkningar och andra underlag för förmånsberäkning som lämnas efter ett visst stoppdatum inte kan tas med i den månadens underlag för löneredovisning och skatteavdrag utan sparas till nästkommande månad. Många företag använder löneprogram och rutiner som innebär att de anställda får sin månadslön som exempel runt den 25 i månaden och att lönesystemet stängs redan runt den 10 i samma månad.

Enligt Skatteverkets uppfattning är det – för att inte tillskapa en omfattande manuell administration för arbetsgivaren – skäligt att i sådana ovan exemplifierade fall och liknande situationer godta att redovisningen av sådana förmåner förskjuts en eller som mest två månader. Detta är även ändamålsenligt då förmånsvärdena därmed kommer att ingå i underlag för skatteavdrag. En sådan förskjutning kan tillämpas även vid ett årsskifte om det är en följd av arbetsgivarens ordinarie rutiner.

Detta innebär dock inte någon generell rättighet för arbetsgivare att tillämpa en förskjutning, utan arbetsgivaren ska kunna visa vilka omständigheter som i dennes fall medför en senareläggning av redovisningen av förmånerna i fråga. Det är arbetsgivarens ansvar att ha rutiner för reseräkningar och andra underlag för förmånsberäkning som gör att redo­visningen inte senareläggs mer än vad som kan anses skäligt.

Ställningstagandet innebär inte heller att en arbetsgivare kan rätta en felaktigt redovisad förmån i en senare arbetsgivardeklaration. Rättelser i efterhand ska göras på rätt period, t.ex. om en arbetsgivare först i efterhand får komplett underlag för beräkning av en bilförmån. Ett av syftena med månadsredovisning på individnivå är att vissa myndigheter ska få tillgång till arbetsgivarnas redovisning, t.ex. som underlag för beräkning av föräldrapenning eller ersättning från a-kassa. Det är därför av stor vikt för den anställde att förmåner har redovisats på rätt månad så att ersättningen grundas på ett korrekt underlag.