Krav på uppgift om löpnummer i en faktura, mervärdesskatt

1 Sammanfattning

I detta ställningstagande har Skatteverket samlat ett antal tidigare behandlade frågor om kravet på att en fullständig faktura ska innehålla bl.a. uppgift om ett löpnummer. Skatteverket redogör för sin syn på vad som avses med att löpnumret ska vara baserat på en eller flera serier som unikt identifierar fakturan, samt vad det innebär i följande fall:

• vid självfakturering eller då faktureringen lagts ut på tredje person
• när säljaren saknar etablering i Sverige eller gör försäljningen utan medverkan av sitt etableringsställe i Sverige
• vid försäljning från kassaregister
• vid exekutiv försäljning.

Detta ställningstagande ersätter från och med den 1 juli 2023:

• Fråga 5 i ställningstagandet ”Skrivelse nr. 3 beträffande frågor och svar på grund av nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt m.m.” från den 2 april 2004, dnr 130 255556-04/113.
• Fråga 2 i ställningstagandet ”Skrivelse nr 4 beträffande frågor och svar på grund av nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt m.m.” från den 23 juli 2004, dnr 130 477317-04/1153.
• Ställningstagandet ”Löpnummer vid självfakturering och vid utläggning av faktureringsfunktionen (s.k. outsourcing)” från den 13 januari 2006, dnr 131 19703-06/111.
• Det som sägs om löpnummer i ställningstagandet ”Fakturering av flera säljares omsättning i samma handling” från den 14 februari 2006, dnr 131 81324-06/111.
• Det som sägs om löpnummer i ställningstagandet ”Faktura vid exekutiv försäljning” från den 13 december 2006, dnr 131 706451-06/111.

Omarbetningen av de tidigare ställningstagandena innebär ingen förändring i sak utan endast ett förtydligande av Skatteverkets syn på vad som avses med kravet på att en fullständig faktura ska innehålla uppgift om löpnummer.

2 Frågeställning

Om säljaren är skyldig att utfärda en fullständig faktura enligt 17 kap. 24 § 2 mervärdesskattelagen (2023:200), ML, ska den bl.a. innehålla uppgift om löpnummer. I detta ställningstagande redogör Skatteverket för sin syn på vad det kravet innebär.

Reglerna om förenklade fakturor behandlas inte i detta ställningstagande, eftersom sådana fakturor inte behöver innehålla uppgift om löpnummer.

3 Gällande rätt m.m.

En fullständig faktura ska bl.a. innehålla uppgift om ett löpnummer baserat på en eller flera serier som unikt identifierar fakturan (17 kap. 24 § 2 ML, jämför med artikel 226.2 i rådets direktiv 2006/112/EG om ett gemensamt system för mervärdesskatt, mervärdesskattedirektivet).

En förenklad faktura får utfärdas om t.ex. fakturans totalbelopp inte överstiger 4 000 kronor inklusive mervärdesskatt (17 kap. 26 § 1 ML, jämför med artikel 238 i mervärdesskattedirektivet).

Syftet med kravet på löpande nummerserier är att minska risken för bedrägerier genom att det ska gå att konstatera att en verifikation saknas (prop. 2003/04:26 s. 71).

4 Bedömning

Fakturor som ska utfärdas enligt faktureringsreglerna i ML ska innehålla vissa uppgifter. En fullständig faktura ska innehålla bl.a. uppgift om löpnummer baserat på en eller flera serier som unikt identifierar fakturan. Syftet med kravet på en löpande nummerserie är att minska risken för bedrägerier genom att det ska gå att konstatera om en faktura saknas eller inte. För att det ska vara möjligt måste varje faktura med säkerhet kunna identifieras.

4.1 Löpnumret ska baseras på en eller flera serier med löpnummer

Det löpnummer som en faktura ska innehålla ska baseras på en eller flera serier med löpnummer. Det finns inget som hindrar säljaren från att använda flera löpnummerserier. Det väsentliga är enligt Skatteverkets uppfattning att löpnummerserien är obruten under hela beskattningsåret. Genom en kontroll av att den löpnummerserie som säljaren använder är obruten går det att konstatera om en faktura eventuellt saknas.

Vid självfakturering eller utläggning av faktureringen

En faktura kan utfärdas av köparen (självfakturering) eller av en tredje person (utläggning av faktureringen). En sådan fakturering sker i säljarens namn och för säljarens räkning. Det är viktigt att det även i dessa fall går att kontrollera att löpnummerserien är obruten. Med tanke på syftet med kravet på en löpande nummerserie måste en sådan kontroll kunna göras hos säljaren. Det innebär enligt Skatteverkets uppfattning att den som utfärdar fakturorna måste använda en särskild löpnummerserie för varje säljare. Löpnummerserien ska alltså vara obruten hos respektive säljare också i de fall fakturan utfärdas av köparen eller av en tredje person.

Löpnumren kan tillhandahållas av säljaren, men behöver inte ingå i den löpnummerserie som säljaren själv använder för att utfärda fakturor. Om säljaren inte tillhandahåller löpnumren kan den som utfärdar fakturorna använda sig av säljarspecifika löpnummerserier. Det väsentliga är att separata löpande nummerserier används för respektive säljare.

När säljaren saknar etablering i Sverige eller när försäljningen görs utan medverkan av säljarens etableringsställe i Sverige

En säljare som saknar etablering i Sverige eller gör försäljningen utan medverkan av sitt etableringsställe i Sverige behöver inte använda en separat löpnummerserie för de fakturor som ska utfärdas enligt faktureringsreglerna i ML. En sådan säljare kan alltså använda samma löpnummerserie som för sina övriga fakturor. Eftersom det är möjligt för en säljare att ha flera löpnummerserier finns det dock inget som hindrar säljaren från att använda en separat löpnummerserie för sådana fakturor som ska utfärdas enligt faktureringsreglerna i ML. Enligt Skatteverkets uppfattning är det väsentligt att löpnumret, oavsett om det ingår i en separat löpnummerserie eller inte, ingår i en för säljaren ordinarie löpande obruten nummerserie och att hanteringen följer säljarens ordinarie faktureringsrutiner.

4.2 Löpnumret ska unikt identifiera fakturan

En faktura ska innehålla ett löpnummer som unikt identifierar fakturan. Det kravet innebär att det med säkerhet ska gå att identifiera varje enskild faktura. För att det ska vara möjligt måste löpnumret vara unikt för varje faktura. Fakturor som utfärdas under samma beskattningsår får därför inte ha samma löpnummer. Löpnumret behöver inte bara bestå av siffror utan kan också innehålla bokstäver. I övrigt är den som utfärdar fakturan förhållandevis fri att utforma löpnumret.

Vid försäljning från kassaregister

I detaljhandeln kan det förekomma att de försäljningar som registreras i ett kassaregister avser försäljningar till både privatpersoner och företag, såsom vid försäljning i stormarknader och byggvaruhus.

Om fakturans totalbelopp överstiger 4 000 kronor ska en fullständig faktura utfärdas vid försäljning till företag eller andra beskattningsbara personer. Av en sådan faktura ska det bl.a. framgå uppgift om köparens fullständiga namn och adress samt löpnummer. Ett kassakvitto från ett kassaregister innehåller normalt inte uppgift om köparens namn och adress, varför säljaren måste komplettera med dessa uppgifter. Kravet på att en faktura ska innehålla uppgift om löpnummer kan dock anses uppfyllt genom det unika identifikationsnummer som finns på ett kassakvitto. Det gäller även om det finns flera kassaapparater, eftersom varje kassaapparat har en egen unik löpnummerserie. Alternativt kan kravet på löpnummer upprätthållas genom att säljaren har en särskild rutin för hantering av försäljningen till företag eller andra beskattningsbara personer. Skatteverket har inte några synpunkter på hur en sådan rutin läggs upp, så länge den utfärdade fakturan innehåller de uppgifter som krävs enligt ML.

Vid exekutiv försäljning

När en vara säljs på exekutiv auktion upprättar Kronofogdemyndigheten handlingar såsom auktionsprotokoll och kvittenser. Auktionsprotokollet ska enligt 9 kap. 7 § utsökningsförordningen (1981:981) innehålla de uppgifter som behövs för redovisning av mervärdesskatt. En exekutiv försäljning sker inom ramen för Kronofogdemyndighetens myndighetsutövning och innebär därför särskilda krav på registrering av beslut och andra handlingar. Mot den bakgrunden får de av myndigheten angivna uppgifterna för identifikation av transaktionen anses uppfylla de kontrollmässiga krav som kan uppställas. Kravet på uppgift om löpnummer kan därför också anses vara uppfyllt.

4.3 Detta ställningstagande ersätter tidigare ställningstaganden

Detta ställningstagande ersätter från och med den 1 juli 2023:

• Fråga 5 i ställningstagandet ”Skrivelse nr. 3 beträffande frågor och svar på grund av nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt m.m.” från den 2 april 2004, dnr 130 255556-04/113.
• Fråga 2 i ställningstagandet ”Skrivelse nr 4 beträffande frågor och svar på grund av nya faktureringsregler när det gäller mervärdesskatt m.m.” från den 23 juli 2004, dnr 130 477317-04/1153.
• Ställningstagandet ”Löpnummer vid självfakturering och vid utläggning av faktureringsfunktionen (s.k. outsourcing)” från den 13 januari 2006, dnr 131 19703-06/111.
• Det som sägs om löpnummer i ställningstagandet ”Fakturering av flera säljares omsättning i samma handling” från den 14 februari 2006, dnr 131 81324-06/111.
• Det som sägs om löpnummer i ställningstagandet ”Faktura vid exekutiv försäljning” från den 13 december 2006, dnr 131 706451-06/111.

Omarbetningen av de tidigare ställningstagandena innebär ingen förändring i sak utan endast ett förtydligande av Skatteverkets syn på vad som avses med kravet på att en fullständig faktura ska innehålla uppgift om löpnummer.