Beräkna avdraget vid tjänsteresa utomlands

Grundkrav för att få avdrag för ökade levnadskostnader

För att avdrag för ökade levnadskostnader ska medges måste den anställda göra en tjänsteresa

• med övernattning
• till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten (12 kap. 6 § IL).

Tjänsteresor till utlandet ska behandlas för sig vid prövning av avdrag för ökade levnadskostnader. Kostnadsökningen ska beräknas separat för varje enskild tjänsteresa.

Utlandstraktamenten

Om den anställda har fått dagtraktamente för en tjänsteresa utomlands medges avdrag för merkostnader för måltider och småutgifter för varje hel dag med ett normalbelopp och för varje halv dag med ett halvt normalbelopp. Om den anställda kan visa att kostnadsökningen under tjänsteresan varit större än normalbeloppet medges avdrag med belopp som motsvarar den faktiska utgiftsökningen (12 kap. 15 § IL).

Normalbelopp

Vid beräkningen av avdraget används för tjänsteresa i utlandet ett normalbelopp.

Avdrag kan medges med högst ett helt normalbelopp per dag. Om en ny tjänsteresa påbörjas senare på kvällen samma dag, som en annan tjänsteresa har avslutats efter kl. 19.00, kan avdrag därmed inte medges för denna kväll. Se exempel under Maximibelopp.

Normalbeloppet för varje land motsvarar den normala ökningen av levnadskostnaderna under en hel dag för frukost, lunch och middag som består av en rätt på restaurang av normal standard samt för småutgifter. Om det finns särskilda skäl, får normalbeloppet avse ökade utgifter för måltider på en restaurang av bättre standard (12 kap. 11 § andra stycket IL).

Vid resa utomlands bör en större del av ökningen av levnadskostnaderna anses hänförlig till småutgifter, t.ex. för telefonsamtal. Normalbeloppet (hela eller delar av detta) för aktuellt land bör därför minskas med

• 85 procent för den som fått helt fri kost
• 70 procent för den som fått lunch och middag
• 35 procent för den som har fått lunch eller middag
• 15 procent för den som endast fått frukost (SKV A 2015:26).

Skatteverket utfärdar varje beskattningsår allmänna råd om normalbelopp för beräkning av avdrag för ökade levnadskostnader i utlandet vid tjänsteresa, tillfälligt arbete och dubbel bosättning. Storleken på normalbeloppet varierar från land till land beroende på kostnadsläget i respektive land (SKV A 2016:26).

Skillnad om man har fått traktamente eller inte

Vid beräkning av avdrag för ökade levnadskostnader för måltider och småutgifter görs viss skillnad på om den anställda har fått traktamente eller inte för tjänsteresan. Med arbetsgivare jämställs annan utbetalare av traktamente om den huvudsakliga delen av arbetet har utförts för denne (12 kap. 6 § tredje stycket IL).

Dagtraktamente har betalats ut

Om den anställda har fått ersättning för ökade utgifter för måltider och småutgifter (dagtraktamente) får hen göra avdrag med ett normalbelopp för varje hel dag och med ett halvt normalbelopp för varje halv dag (12 kap. 15 § första stycket IL).

Den anställda får göra avdrag med ett helt normalbelopp för en hel dag även när hen har fått dagtraktamente som är mindre än normalbeloppet för landet. Om tjänsteresan har varat en halv dag får den anställda på motsvarande vis göra avdrag med ett halvt normalbelopp. För att få det högre avdraget ska den anställda redovisa traktamentsersättningen i sin deklaration och göra avdrag för ett helt respektive halvt normalbelopp.

Den anställda kan i vissa fall få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med normalbeloppet. I så fall krävs att den anställda kan visa att utgiftsökningen under en tjänsteresa varit större än normalbeloppet (12 kap. 15 § andra stycket IL).

Dagtraktamente har inte betalats ut

Om den anställda inte har fått dagtraktamente men kan göra sannolikt att hen har haft ökade utgifter för måltider och småutgifter medges avdrag för varje hel dag med ett normalbelopp och för varje halv dag med ett halvt normalbelopp (12 kap. 16 § första stycket IL).

Den anställda kan få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med normalbeloppet. I så fall krävs det att hen visar att utgiftsökningen under en tjänsteresa varit större än normalbeloppet (12 kap. 16 § tredje stycket IL).

Avdrag efter tre månader

Om man är på tjänsteresa utanför den vanliga verksamhetsorten får man avdrag för ökade levnadskostnader under en tremånadersperiod. Därefter kan man fortfarande ha rätt till avdrag, men då med ett reducerat belopp. Rätten till avdrag bedöms då enligt reglerna om tillfälligt arbete.

Logikostnad

I första hand medges avdrag för logikostnad med belopp som motsvarar den faktiska utgiften.

Om den anställda inte kan visa den faktiska utgiften medges hen avdrag enligt schablon med ett halvt normalbelopp per natt för det land där natten tillbringas (nattraktamente). För att avdrag ska kunna medges enligt schablon bör den anställda kunna styrka att hen har övernattat på arbetsorten (12 kap. 13 § IL).

Övernattning i egen bostad

Avdrag för logikostnader kan medges när övernattning sker i en egen bostad. Beroende på omständigheterna kan avdrag medges med schablonbelopp, hela kostnaden för bostaden eller viss del av kostnaden. Läs om omständigheterna under Övernattning i egen bostad på sidan om tjänsteresor i Sverige. Samma regler gäller vid övernattning inom och utanför Sverige; det är endast beloppen som varierar.

Exempel: tjänsteresor till Italien

Eva bor i Sverige och är anställd av ett svenskt AB och arbetar för bolaget i Sverige. Bolaget har ett dotterbolag i Italien där Eva är vd. Hon åker till bolaget i Italien ca 3–4 dagar i månaden. Hon får inte någon lön från det italienska bolaget. Hittills har hon bott på hotell när hon varit i Italien men ska eventuellt köpa en liten lägenhet för att bo i när hon är där. Eva har inte tänkt flytta till Italien. Har Eva rätt till avdrag för logikostnader med kostnaden för lägenheten?

Eva är i Italien på tjänsteresa ca 3–4 dagar per månad, vilket innebär 2–3 övernattningar. Eftersom Eva har så få övernattningar varje månad är köpet av en lägenhet i Italien inte motiverat av omfattningen av tjänsteresorna. Eva får därför anses köpa en lägenhet främst av privata skäl. Hon kan ändå antas få merkostnader p.g.a. övernattningarna så avdrag kan medges med ett halvt normalbelopp för Italien för de nätter hon övernattar p.g.a. tjänsteresorna.

Förlängning av tjänsteresa

En tjänsteresa kan ibland förlängas av privata skäl eller på arbetsgivarens initiativ. Anledningen till förlängningen och den totala kostnaden för tjänsteresan avgör om kostnaderna för resa, hotell och traktamente blir skattepliktiga när arbetsgivaren betalar dessa.

Vistelse i flera länder under samma dag

Om en anställd vistas i flera länder under samma dag medges avdrag med ett normalbelopp för det land där hen har tillbringat längst del under tiden kl. 06.00–24.00 (12 kap. 12 § IL).

Om den anställda vistas största delen av tiden för tjänsteresan i Sverige under avrese- eller hemkomstdagen medges avdrag enligt reglerna för tjänsteresa i Sverige.

När det gäller att avgöra i vilket land den anställda har vistats den längsta delen av en dag ska tiden för följande delar av en internationell resa inte räknas:

• tiden för resa med båt eller flygplan från hamnen eller flygplatsen i ett land till hamnen eller flygplatsen i ett annat land
• tiden för mellanlandning för tankning eller liknande
• tiden för byte till eller från inrikesflyg

Den som tillbringar hela dagen (kl. 06.00–24.00) på transportmedel som går i internationell trafik medges avdrag med belopp som motsvarar helt maximibelopp för resa i Sverige, d.v.s. 220 kr. Anledningen till detta är att priset på varor och tjänster ombord på transportmedlet inte direkt beror på prisläget i något visst land.

När man reser mellan orter som inte ligger i samma tidszon beräknas vistelsetiden med utgångspunkt i den lokala tiden för respektive ort (SKV A 2015:26).

Den anställda får avdrag med samma lands normalbelopp (eller maximibelopp om det är Sverige) både för natten och dagen under ett dygn. Det kan medföra att den anställda får avdrag med nattschablonen för ett annat land än det där hen faktiskt övernattar. Detta kan bli aktuellt t.ex. för en lastbilschaufför som övernattar (kl. 24.00–06.00) i land A och sedan tillbringar större delen av dagen (kl. 06.00–24.00) i land B.