Äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna

När ska lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter tillämpas?

Skatteverket ska föra ett äktenskapsregister. Registret ska vara gemensamt för hela landet. Registret ska innehålla uppgifter som ska registreras enligt äktenskapsbalken eller som ska tas in i registret enligt andra bestämmelser. Även domar i äktenskapsmål ska registreras, om ett äktenskap har förklarats vara ogiltigt, samt domar om äktenskapsskillnad (16 kap. 1 § ÄktB).

Skatteverket handlägger och registrerar bouppteckningar och förvarar dödsboanmälningar (20 kap. ÄB).

När Skatteverket behandlar personuppgifter automatiserat i äktenskapsregisterverksamheten eller i bouppteckningsverksamheten ska Skatteverket tillämpa

• lagen (2015:898) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter
• förordningen (2015:905) om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

Skatteverket ska även tillämpa bestämmelser i PuL (2 och 4 §§ lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

De särskilda bestämmelserna om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter ska tillämpas om uppgifterna behandlas helt eller delvis automatiserat. De ska även tillämpas om uppgifterna ingår i – eller kommer att ingå i – en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier (2 § andra stycket lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Vissa av bestämmelserna gäller även när Skatteverket behandlar uppgifter om avlidna personer i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna (2 § tredje stycket lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter). Bestämmelserna som gäller för behandling av uppgifter om avlidna avser följande:

• personuppgiftsansvar
• ändamål för behandlingen
• behandling av känsliga personuppgifter
• begränsningen av sökbegrepp och utlämnande av personuppgifter på medium för automatiserad behandling.

Förhållandet mellan PuL och lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter

I PuL finns allmänna bestämmelser för när och hur man får behandla personuppgifter. Om det i en annan lag eller förordning finns bestämmelser som avviker från PuL ska man tillämpa de bestämmelserna i stället för PuL (2 § PuL). Det innebär att Skatteverket ska tillämpa PuL vid behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna, om det inte i lagen eller förordningen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter finns någon bestämmelse som avviker från bestämmelserna i PuL.

När ska lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter inte tillämpas?

Vid behandling av personuppgifter för administrativa ändamål i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna ska Skatteverket tillämpa PuL och inte lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

Uppgifter som behandlas för administrativa ändamål är sådana uppgifter som hänför sig till Skatteverkets interna verksamhet och inte till den enskilda som är föremål för Skatteverkets åtgärder.

Exempel på uppgifter som behandlas för administrativa ändamål är uppgifter om

• vem som handlägger ett visst ärende
• vilken enhet inom Skatteverket som ett ärende hör till.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen

Skatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som Skatteverket utför i myndighetens äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter (5 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Tillåten behandling av personuppgifter

Ramarna för hur Skatteverket får behandla personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna anges i lagen och förordningen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

En tillåten behandling av personuppgifter får göras även om den registrerade personen motsätter sig behandlingen (3 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Skatteverket får bara behandla personuppgifter för vissa ändamål

Skatteverket får behandla personuppgifter om det behövs i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Skatteverket får även behandla personuppgifter om det behövs för att lämna ut uppgifter i enlighet med bestämmelser i lag eller förordning (6 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Vilka uppgifter som Skatteverket behöver behandla i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna och på vilket sätt styrs i mycket hög grad av bestämmelser i andra författningar än lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Det styrs främst av äktenskapsbalken, ärvdabalken och arvsförordningen (prop. 2015/16:28 s. 37).

Finalitetsprincipen

Skatteverket får inte behandla personuppgifter för något ändamål som är oförenligt med det ändamål för vilket uppgifterna från början samlades in. Detta kallas finalitetsprincipen.

Begränsning av möjligheten att behandla känsliga personuppgifter

Skatteverket får behandla känsliga personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna enbart om någon av följande förutsättningar är uppfyllda (7 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter):

• Uppgifterna finns i en handling som har lämnats i ett ärende.
• Uppgifterna finns i en handling som Skatteverket har upprättat i ett ärende och uppgifterna är nödvändiga för handläggningen av ärendet.

Begränsning av vilka sökbegrepp som får användas

Inom äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna får Skatteverket enbart använda uppgifter som avses i 5 kap. 2 § OSL som sökbegrepp. För att söka efter en elektronisk handling får även namn, personnummer och samordningsnummer användas som sökbegrepp. Skatteverket får inte använda känsliga personuppgifter som sökbegrepp (8 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Grundläggande krav på behandlingen av personuppgifter

Det finns inte några särskilda bestämmelser om t.ex. grundläggande krav på behandlingen, säkerheten vid behandlingen eller överföring av personuppgifter till tredje land i lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter. Skatteverket ska därför tillämpa PuL:s bestämmelser om bland annat grundläggande krav på behandling av uppgifter, säkerheten vid behandlingen och överföring av personuppgifter till tredje land (4 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Lämna ut personuppgifter

Att lämna ut personuppgifter som behandlas elektroniskt innebär i sig en behandling av uppgifterna. Skatteverket kan lämna ut uppgifter på olika sätt, exempelvis

• muntligt
• skriftligt på papper
• i elektronisk form.

Läs även om förutsättningarna för att lämna ut personuppgifter som behandlas elektroniskt.

Får Skatteverket lämna ut personuppgifter i elektronisk form?

Skatteverket får lämna ut personuppgifter från äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna på medium för automatiserad behandling om det inte är olämpligt (9 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter). Lämplighetsprövningen är särskilt viktig när uppgifterna lämnas till enskilda och det finns anledning att befara att utlämnandet i förlängningen kan leda till integritetsrisker på grund av personuppgifternas art, antal eller någon annan särskild omständighet. Om Skatteverket skulle få indikationer på att uppgifter som har lämnats ut hanteras på ett olämpligt sätt kan Skatteverket upphöra med det elektroniska utlämnandet till en viss mottagare eller generellt (prop. 2015/16:28 s. 42).

Skatteverket får meddela föreskrifter om begränsningar av möjligheterna att lämna ut personuppgifter på medium för automatiserad behandling (2 § förordningen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Sekretessprövning av om uppgifterna kan lämnas ut

Innan Skatteverket lämnar ut några uppgifter ska Skatteverket göra en sekretessprövning för att ta ställning till om uppgifterna kan lämnas ut eller inte. Det finns inga specifika sekretessbestämmelser som gäller för uppgifter i äktenskapsregistret eller i bouppteckningsverksamheten. Dessa uppgifter är därför ofta offentliga. De sekretessbestämmelser som ändå kan bli aktuella för dessa uppgifter är sådana som är gemensamma för alla myndigheter.

Om uppgifterna innehåller personuppgifter måste Skatteverket även ta ställning till om mottagarens behandling av uppgifterna är förenlig med PuL. Sekretess gäller för uppgifterna om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att personuppgifterna behandlas i strid med PuL.

Avgifter för att lämna ut uppgifter

Skatteverket får besluta om avgifter för att lämna ut uppgifter i elektronisk form från äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna (3 § förordningen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Informera om behandling av personuppgifter

Skatteverket ska tillämpa PuL:s bestämmelser om att informera om behandling av personuppgifter. Det finns inte några bestämmelser om detta i lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter.

Bevara eller gallra personuppgifter

Det finns inga särskilda bestämmelser om gallring. De grundläggande bestämmelserna om arkivering och gallring finns i

• arkivlagen (1990:782)
• arkivförordningen (1991:446)
• Riksarkivets föreskrifter, RA-FS och RA-MS.

I PuL finns en bestämmelse om att personuppgifter inte får bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen (9 § första stycket i PuL).

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om gallring av pappershandlingar hos Skatteverket avseende äktenskapsregistret (RA-MS 2011:63). I en bilaga till föreskriften ges detaljerade bestämmelser för bevarande och gallring av handlingar rörande äktenskapsregistret.

Riksarkivet har även meddelat föreskrifter om hur Skatteverket ska gallra och bevara pappershandlingar och upptagningar för automatiserad behandling tillhörande bouppteckningsverksamheten (RA-MS 2007:50). Föreskrifterna har ändrats genom RA-MS 2011:64. I en bilaga till föreskrifterna ges detaljerade bestämmelser för hur handlingar och upptagningar för automatiserad behandling ska gallras eller bevaras.

Rättelse, skadestånd och överklagande

Det finns särskilda bestämmelser för den skyldighet som en personuppgiftsansvarig har att rätta felaktigt behandlade personuppgifter och för det skadeståndsansvar som den personuppgiftsansvariga har. Vissa beslut som Skatteverket fattar i egenskap av personuppgiftsansvarig får överklagas.

Rätta felaktigt behandlade personuppgifter

Skatteverket ska tillämpa PuL:s bestämmelser om rättelse vid behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna (10 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Betala skadestånd för felaktig behandlade personuppgifter

Skatteverket ska tillämpa PuL:s bestämmelser om skadestånd vid behandling av personuppgifter i äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheterna (10 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatteverkets äktenskapsregister- och bouppteckningsverksamheter).

Överklaga Skatteverkets beslut om rättelse eller beslut om information

Följande beslut som fattas av Skatteverket kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol (52 § PuL):

• beslut om information till den registrerade personen efter ansökan
• beslut om rättelse av felaktig personuppgift
• beslut om information till tredje man efter rättelse av felaktig personuppgift
• beslut om information om behandlingar som inte är anmälda till Datainspektionen.

Skatteverket ska tillämpa PuL:s bestämmelser om överklagande.