Ersättningar under pågående anställning

Kortfristiga och långfristiga ersättningar

Hur kortfristiga och långfristiga ersättningar till anställda ska redovisas i företagets räkenskaper beror på vilken normgivning företaget följer.

K1: förenklat årsbokslut

I det allmänna rådet BFNAR 2006:1 Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut finns inga särskilda regler för kostnader för personal. Av vägledningen till det allmänna rådet framgår det att kostnaden ska beräknas på motsvarande sätt som kostnader för varor och tjänster i verksamheten. Med ledning av punkt 7.7 i BFNAR 2006:1 kan kostnader för anställda beräknas som summan av följande:

• sådana utbetalningar som företaget gjort med anledning av anställdas utförda arbete
• skillnaden mellan företagets skulder till anställda vid räkenskapsårets utgång och ingång
• skillnaden mellan företagets fordringar på anställda för förskott, enligt BFNAR 2006:1 punkt 6.59, vid räkenskapsårets ingång och utgång.

För ideella föreningar och registrerade trossamfund som upprättar ett förenklat årsbokslut, ska kostnader för personal beräknas som summan av följande (BFNAR 2010:1 punkt 7.13):

• sådana utbetalningar som föreningen har gjort med anledning av utgifter för anställda och andra som erhåller ersättning för utfört arbete
• skillnaden mellan föreningens skulder vid räkenskapsårets utgång och ingång avseende ersättningar till anställda och andra, med tillhörande lagstadgade arbetsgivaravgifter enligt BFNAR 2010:1 punkt 6.74
• skillnaden mellan föreningens skulder vid räkenskapsårets utgång och ingång avseende lagstadgade arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt på pensionskostnader, enligt BFNAR 2010:1 punkt 6.72
• skillnaden mellan föreningens fordringar som avser personal för förskott vid räkenskapsårets ingång och utgång, enligt BFNAR 2010:1 punkt 6.51.

Årsbokslut

För företag som upprättar årsbokslut enligt det allmänna rådet BFNAR 2017:3 Årsbokslut ska lön redovisas som kostnad när arbetsprestationen utförs. Lagstadgade och avtalade arbetsgivaravgifter samt särskild löneskatt på förvärvsinkomster ska redovisas som kostnad när man redovisar lönekostnaden som arbetsgivaravgifterna och den särskilda löneskatten baseras på. Bonus, provision eller gratifikation redovisas som kostnad det räkenskapsår som respektive ersättning avser (BFNAR 2017:3 punkt 6.11).

Ett företag ska redovisa de anställdas intjänade men inte uttagna semesterdagar som semesterlöneskuld i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå i semesterlöneskulden men däremot inte avgifter enligt avtal (BFNAR 2017:3 punkt 16.10).

Det finns inga särskilda regler i regelverket om årsbokslut angående annan betald korttidsfrånvaro (utöver semesterlöneskuld) eller långfristiga ersättningar.

K2: årsredovisning i mindre företag

Enligt det allmänna rådet BFNAR 2016:10 Årsredovisning i mindre företag ska lön redovisas som kostnad när arbetsprestationen utförs. Lagstadgade och avtalade arbetsgivaravgifter samt särskild löneskatt på förvärvsinkomster ska redovisas som kostnad när man redovisar lönekostnaden som arbetsgivaravgifterna och den särskilda löneskatten baseras på. Bonus, provision eller gratifikation redovisas som kostnad det räkenskapsår som respektive ersättning avser (BFNAR 2016:10 punkt 7.11).

Ett företag ska redovisa de anställdas intjänade men inte uttagna semesterdagar som semesterlöneskuld i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå i semesterlöneskulden men däremot inte avgifter enligt avtal (BFNAR 2016:10 punkt 17.10)

Det finns ings särskilda regler i regelverket om årsredovisning i mindre företag när det gäller annan betald korttidsfrånvaro (utöver semesterlöneskuld) eller långfristiga ersättningar.

K3: årsredovisning och koncernredovisning

Enligt det allmänna rådet BFNAR 2012:1 Årsredovisning och koncernredovisning följer att utgifter för ersättningar till anställda ska redovisas som en kostnad, om inte utgiften ska redovisas som en del av anskaffningsvärdet för en tillgång, t.ex. lager, byggnader och mark eller maskiner och inventarier. Av de grundläggande principerna följer att ersättningen ska redovisas när den anställde utfört den ersättningsgrundande prestationen. Ersättningar till anställda som inte har betalats ska redovisas som skuld (BFNAR 2012:1 kommentaren till punkt 28.3).

Kortfristiga ersättningar för betald frånvaro som kan sparas, t.ex. intjänad semester, ska redovisas som kostnad och kortfristig skuld när de anställda utfört de tjänster som ger rätt till framtida betald frånvaro. Kortfristiga ersättningar för betald frånvaro som inte kan sparas, t.ex. sjukfrånvaro, ska redovisas som kostnad när frånvaron inträffar (BFNAR 2012:1 punkt 28.4).

Den förväntade kostnaden för vinstdelning och bonus ska endast redovisas om företaget har en legal eller informell förpliktelse på grund av tidigare händelser, och förpliktelsens storlek kan beräknas på ett tillförlitligt sätt (BFNAR 2012:1 punkt 28.5).

Av K3-regelverket följer att ett företag ska redovisa en skuld som rör övriga långfristiga ersättningar till nuvärdet av förpliktelsen på balansdagen (BFNAR 2012:1 punkt 28.24).

Företag som följer internationella redovisningsregler

Ett företag som följer internationella redovisningsregler ska tillämpa IAS 19 Ersättningar till anställda om inte RFR 2 Redovisning för juridiska personer anger något annat. Beträffande ersättningar under pågående anställning finns inga undantag från att tillämpa IAS 19 i RFR 2.

Företag som tillämpar Finansinspektionens föreskrifter

Kreditinstitut och värdepappersbolag ska som huvudregel tillämpa de internationella redovisningsreglerna eller alternativa regler i RFR 2 Redovisning för juridiska personer, om det är förenligt med ÅRKL och Finansinspektionens föreskrifter. Läs om hur kreditinstitut och värdepappersbolag ska tillämpa föreskrifterna.

Motsvarande regler finns för försäkringsföretag som tillämpar ÅRFL. Läs om hur försäkringsföretag ska tillämpa Finansinspektionens föreskrifter.