Återbetalning av gjorda skatteavdrag

Skatteavdraget är en del av den anställdas lön

Avdragen skatt är inte – i motsats till arbetsgivaravgifter – en ytterligare kostnad för arbetsgivaren, utan det är en del av den avtalade lönen till den anställda. I och med att arbetsgivaren har gjort ett skatteavdrag från bruttoersättningen får den anställda anses har betalat sin preliminära skatt till den del den motsvaras av avdraget. Betalningsmottagaren ska tillgodoräknas skatteavdraget i samband med att den slutliga skatten bestäms oavsett om den som gjort skatteavdraget har betalat in skattebeloppet till Skatteverket eller inte.

Eftersom skatteavdraget är en del av den anställdas lön kan arbetsgivaren inte fritt förfoga över skatteavdraget när det väl är redovisat i arbetsgivardeklarationen.

Om en arbetsgivardeklaration har lämnats i rätt tid och på rätt sätt, anses ett beslut om skatten och avgifterna ha fattats i enlighet med deklarationen (53 kap. 2 § SFL). Beslutet anses därmed fattat redan när deklarationen kommer till Skatteverket, ett så kallat automatiskt beslut, se prop. 1997/98:100 s. 587 och prop. 2010/11:165 s. 972.

Återbetalning av skatteavdrag innan redovisning skett till Skatteverket

Om arbetsgivaren har gjort ett större skatteavdrag än det hen varit skyldig att göra, ska hen återbetala beloppet till den för vars räkning skatteavdraget har gjorts förutsatt att den avdragna skatten inte redovisats till Skatteverket. Den som får återbetalningen ska lämna kvitto på beloppet (10 kap. 20 § första stycket SFL).

När arbetsgivaren har dragit av en del av den anställdas kontanta ersättning och redovisat in denna till Skatteverket, är detta ett skatteavdrag oavsett om skatteavdrag ska göras på ersättningen eller inte.

Om en arbetsgivardeklaration har lämnats i rätt tid och på rätt sätt, anses beslut om skatten ha fattats i enlighet med deklarationen och arbetsgivaren kan inte längre förfoga över den avdragna skatten.

Skatteverket anser därför att 10 kap. 20 § SFL ska tolkas så att återbetalning till den anställda endast kan ske innan ett skatteavdrag har redovisats i en arbetsgivardeklaration till Skatteverket (Skatteverkets ställningstagande Arbetsgivardeklaration på individnivå – återbetalning av skatteavdrag).

Situationer där återbetalning av skatteavdrag innan det redovisats i arbetsgivardeklarationen kan bli aktuella är när arbetsgivaren gjort avdrag enligt skattetabellen trots att arbetstagaren fått ett beslut om ändrad beräkning som arbetsgivaren inte hunnit följa eller av misstag inte tagit hänsyn till. Ett annat tänkbart fall är när en arbetsgivare har gjort ett förhöjt skatteavdrag enligt 11 kap. 21 § SFL och arbetstagaren därefter visar upp en handling som visar att skatteavdrag gjorts med ett för högt belopp. Efter det att skatteavdraget redovisats i arbetsgivardeklarationen kan den som gjort skatteavdraget inte längre förfoga över avdraget.

Om återbetalningen grundas på en ändring av ett beslut om preliminär skatt i samband med konkurs eller utmätning ska återbetalningen göras till konkursboet eller Kronofogdemyndigheten (10 kap. 20 § andra stycket SFL).

Misstagsutbetalning till dödsbo

Om en utbetalare felaktigt och av misstag har betalat ut en skattepliktig förvärvsinkomst till ett dödsbo och ersättningen inte skulle ha betalats ut om utbetalaren haft kännedom om att personen avlidit kan utbetalaren, i samband med att återkrav ställs mot dödsboet, få tillbaka den avdragna skatten som gjorts på den utbetalade ersättningen och som redovisats till Skatteverket.

För att få tillbaka den avdragna skatten måste utbetalaren begära omprövning av arbetsgivardeklarationen för den månad som det felaktiga skatteavdraget ursprungligen redovisades. En sådan omprövning kan göras senast den 31 januari året efter utbetalningsåret (Skatteverkets ställningstagande Arbetsgivardeklaration på individnivå – rättelse av skatteavdrag vid dödsfall).

Avräkningskonto och skatteavdrag

Det finns fall där ett avräkningskonto används för att ”lägga till” ett skatteavdrag på individuppgiften. Enligt uppgift från arbetsgivaren, är den avdragna skatt som redovisas på individuppgiften en avbetalning på en skuld som bolaget har till företagsledaren. Skattebeloppet har bokförts mot företagsledarens avräkningskonto. I realiteten är detta en överenskommelse om att bolaget gör en fyllnadsinbetalning på företagsledarens vägnar. Det finns därmed ingen kontant ersättning från bolaget till företagsledaren och det kan då inte bli aktuellt med skatteavdrag. Detta är inte ett skatteavdrag och ska därför inte redovisas per betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration. Återbetalning kan i dessa fall ske av det redovisade beloppet. Detsamma gäller om den anställda betalar in ett belopp till arbetsgivaren, som arbetsgivaren sedan redovisar som ett skatteavdrag på individuppgiften. Även detta är en fyllnadsinbetalning och inte något skatteavdrag.

Ingen återbetalning av skatteavdrag som redovisats i arbetsgivardeklarationen

Skatteavdrag ska göras på den ersättning för arbete som har getts ut och som den anställda därmed har kunnat disponera. Detta gäller oavsett om den ersättning som har getts ut har korrigerats på grund av att tidigare utbetalningar till den anställda har skett med för högt eller för lågt belopp.

Om arbetsgivaren i stället för att reglera löneskulden på kommande löneutbetalningar kräver att den anställda eller tidigare anställda ska återbetala för mycket utgiven lön till arbetsgivaren, kan den anställda eller tidigare anställda krävas på bruttobeloppet (nettobeloppet som den anställda fått och det skatteavdrag som gjorts och redovisats till Skatteverket). Det finns inte någon laglig möjlighet för Skatteverket att återbetala skatteavdraget till arbetsgivaren efter det att beloppet har dragits av och redovisats till Skatteverket, oavsett om skatteavdrag ska göras på ersättningen eller inte. Om arbetsgivaren felaktigt har gjort skatteavdrag på utgiven ersättning för arbete eller i efterhand kommer på att hen har betalat ut ett för stort belopp kan Skatteverket inte betala tillbaka den redovisade skatten till arbetsgivaren. Eventuella återkrav måste regleras i sin helhet mellan arbetsgivaren och den anställda- I samband med återkravet ska arbetsgivaren rätta arbetsgivardeklarationen (individuppgiften) för den eller de månader som återkravet avser och begära omprövning av beslutet om arbetsgivaravgifter. Skatteavdraget ska däremot inte justeras (Skatteverkets ställningstagande Arbetsgivardeklaration på individnivå – rättelser).

Återbetalning vid skatteavdrag på förmån

En förutsättning för att ett skatteavdrag ska kunna göras är att det finns en kontant utbetalning av ersättning för arbete. Det är inte möjligt att göra ett skatteavdrag från en förmån, eftersom detta inte är en kontant ersättning. Om en utbetalare bara redovisar en förmån och ett skatteavdrag, så har den anställda förutom förmånen också fått en kontant ersättning motsvarande det belopp som har redovisats som skatteavdrag. Det redovisade skatteavdraget ska ingå i underlaget för beräkning av arbetsgivaravgifter. I dessa fall kan ingen rättelse göras av skatteavdraget.

Exempel: skatteavdrag på förmån

Jonas som är föräldraledig har sin bilförmån kvar under hela tjänstledigheten. För att han inte ska få någon skatteskuld redovisar arbetsgivaren in skatteavdrag på bilförmånen på Jonas individuppgift. Den redovisade avdragna skatten ska arbetsgivaren räkna av när Jonas får sin nästa kontanta ersättning. Det vill säga att belopp motsvarande den redovisade skatten är en förskottslön.

I dessa fall ska beloppet som har redovisats som skatteavdrag (ruta 001) behandlas som kontant bruttolön (ruta 011). Vid beräkning av arbetsgivaravgifterna ska därför avgiftsunderlaget höjas med motsvarande belopp. Någon återbetalning av skatteavdrag till arbetsgivaren kan inte göras, eftersom skatteavdraget har redovisats till Skatteverket.

Skatteavdrag kan inte göras med större belopp än den kontanta ersättningen

När skattepliktiga förmåner ges ut tillsammans med kontanta ersättningar ska skatteavdraget beräknas på den totala ersättningen inklusive förmånen. Det skatteavdrag som motiveras av förmånsvärdet kan i många fall överstiga den kontanta ersättningen för den aktuella månaden. Skatteavdraget kan dock aldrig bli större än den kontanta ersättningen, och arbetsgivaren ska inte heller göra avdrag för resterande skatt vid senare löneutbetalningar.

Exempel: värdepappersförmån och same day sale

Anna har tillsammans med den kontanta lönen fått ett antal aktier. Skatteavdrag ska göras från kontant ersättning. När skattepliktiga förmåner ges ut tillsammans med kontanta ersättningar ska skatteavdraget beräknas på den totala ersättningen inklusive förmånen. I underlaget för skatteavdrag ska alltså både den kontanta lönen och värdet på aktierna ingå.

Annas arbetsgivare vill hjälpa henne med inbetalning av beräknad skatt på förmåner och samtidigt se till att hon får en ersättning som gör att hon kan betala sina räkningar. Arbetsgivaren hjälper till med en försäljning av delar av de utgivna aktierna (så kallad ”same-day sale” eller ”sell to cover”) och redovisar försäljningsintäkten som ett skatteavdrag i Annas individuppgift. Denna hantering är dock inte att betrakta som ett skatteavdrag. Skatteavdraget kan aldrig bli större än bruttolönen, och arbetsgivaren ska inte heller göra avdrag för resterande skatt vid senare löneutbetalningar. I detta fall är den delen av det redovisade skatteavdraget som överstiger Annas kontanta ersättning inte att se som ett skatteavdrag utan en fyllnadsinbetalning och detta belopp ska därför återbetalas till arbetsgivaren.

Anna har denna månad fått en kontant ersättning på 55 000 kr och förmån av värdepapper i form av aktier till ett värde av 600 000 kr. Underlaget för skatteavdrag är 655 000 kr. Avdraget på den kontanta ersättningen på 55 000 kr ska ske enligt den allmänna tabellen (kolumn 1 tabell 33) och uppgår till 18 002 kr. Avdraget på värdepappersförmånen har utifrån engångstabellen för kolumn 1 beräknats till 342 000 kr (600 000 kr x 57 %). Arbetsgivaren har alltså felaktigt redovisat ett skatteavdrag på 360 002 kr. Det är bara 55 000 kr som kan anses utgöra skatteavdrag. Resterande 305 002 kr (360 002 - 55 000) ska återbetalas till arbetsgivaren eftersom det inte utgör skatteavdrag utan får anses vara en form av fyllnadsinbetalning för Annas räkning som inte ska hanteras som ett skatteavdrag.

Kvittning och återkrav av felaktigt gjorda skatteavdrag

Arbetsgivaren ska göra skatteavdrag på den ersättning som har getts ut under redovisningsperioden. Skatteavdrag ska beräknas på den ersättning som betalats ut till den anställda oavsett om utbetalningen har minskats eller ökats med anledning av tidigare felaktiga löneutbetalningar.

Exempel: kvittning av lön

Alf har en månadslön på 30 000 kr. I mars år 1 får Alf full lön trots att han har varit frånvarande för vård av barn i en vecka. Eftersom Alf fick för mycket i lön i mars gör arbetsgivaren en avräkning med 6 000 kr på lönen i april år 1 för de dagar Alf var frånvarande.

Denna situation hanteras på följande sätt:

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i mars år 1 ska lön redovisas med 30 000 kr. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 30 000 kr.

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i april år 1 ska lön redovisas med 24 000 kr. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 24 000 kr.

Samma lösning gäller oavsett om kvittningen görs år 1 eller år 2, d.v.s. efter årsskiftet.

Exempel: återkrav av lön

Bertil har en månadslön på 60 000 kr. I juli år 1 får Bertil full lön trots att han varit frånvarande för vård av barn i två veckor. När Bertil är hemma bestämmer han sig för att säga upp sig och slutar med omedelbar verkan. När Bertil slutar har han en skuld till arbetsgivaren för två veckor som han har fått lön för men inte arbetat och det visar sig även att Bertil har utnyttjat fler semesterdagar än vad avtalet ger honom rätt till eftersom han avslutade sin anställning innan året var slut. Arbetsgivaren har ett krav på Bertil på 40 000 kr. Bertil har inte någon lönefordran på arbetsgivaren som denna kan kvitta skulden mot.

Denna situation hanteras på följande sätt:

I arbetsgivardeklarationen som avser utbetalningar i juli år 1 ska lön redovisas med 60 000 kr. Skatteavdrag ska göras enligt tabell beräknat på 60 000 kr.

Efter att Bertil har avslutat sin anställning har arbetsgivaren en fordran på Bertil på 40 000 kr avseende för mycket utbetalad lön. Om arbetsgivaren väljer att kräva Bertil på beloppet kan arbetsgivaren begära omprövning av arbetsgivaravgifterna och begära rättelse av Bertils individuppgift avseende lön i juli år 1. Av begäran bör det framgå att Bertils inkomst ska vara 20 000 kr och att även underlaget för arbetsgivaravgifter ska vara 20 000 kr i stället för 60 000 kr. Rättelse kan göras i samband med att Bertil krävs på beloppet. Det krävs inte att Bertil har betalat sin skuld för att rättelse ska kunna göras. Arbetsgivaren får tillbaka för mycket betalade arbetsgivaravgifter på 40 000 kr. Det skatteavdrag som har gjorts och som har beräknats på 60 000 kr ligger kvar. Beloppet har betalats in till Skatteverket och kommer att tillgodoföras Bertil i samband med beslut om slutlig skatt.

I och med att arbetsgivaren rättar individuppgiften för Bertil och sänker utgiven ersättning från 60 000 kr till 20 000 kr kommer Bertil att få korrekta uppgifter förifyllda i sin deklaration. Han kommer att tillgodoföras den skatt som har dragits av och betalats in av arbetsgivaren.

Arbetsgivaren måste kräva tillbaka hela bruttobeloppet, 40 000 kr, från Bertil. Även om det har gjorts preliminärskatteavdrag på de 40 000 kr är skatteavdraget ett belopp som får anses ha kommit Bertil tillgodo och som varken Bertil eller arbetsgivaren kan förfoga över under löpande beskattningsår. Bertils skuld till arbetsgivaren är alltså 40 000 kr.

Samma förfarande för återkrav gäller oavsett om återkravet sker samma år som utbetalningen gjordes eller vid ett senare beskattningsår.

Samma återbetalningsregler för juridiska personer som för fysiska personer

De regler som gäller för återbetalning av skatteavdrag för fysiska personer gäller även för skatteavdrag på ersättning utbetalad till juridiska personer.