Skatteverkets informationom tillåtelse i vissa fall för företag att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands

I detta meddelande lämnas information om de regler som medger att ett företag i vissa fall kan få tillåtelse att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands. Informationen utgör en komplettering till Skatteverkets allmänna råd SKV A 2004:16 ¹. Skatteverket har även utfärdat allmänna råd om anmälan att ett företag förvarar maskinläsbara m.m. utomlands, SKV A 2004:17 ². Till sistnämnda allmänna råd har Skatteverket lämnat information i meddelande SKV M 2005:1.

1 Bokföringslagen

Bestämmelser om arkivering av räkenskapsinformation m.m. finns i 7 kap. bokföringslagen (1999:1078), BFL.

Enligt 7 kap. 1 § BFL ska räkenskapsinformation bevaras i 1. vanlig läsbar form (dokument), 2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel eller 3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 7 kap. 1 § 1 eller 2 BFL.

Av 7 kap. 2 § första stycket BFL framgår att dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige. Enligt andra stycket ska maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen hållas tillgängliga i Sverige fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Av 7 kap. 3 a § BFL framgår att trots bestämmelserna i 2 § får ett företag förvara maskinläsbara medier och hålla maskinutrustning och system tillgängliga i ett annat land inom Europeiska unionen om

1. platsen för förvaring och varje ändring av denna plats anmäls till Skatteverket eller, när det gäller företag som står under Finansinspektionens tillsyn, till Finansinspektionen,

2. företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under arkiveringstiden, och

3. företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i sådan form som avses i 7 kap. 1 § 1 eller 2 BFL. Första stycket gäller också förvaring i ett land utanför Europeiska unionen med vilket det finns rättsliga instrument om ömsesidigt bistånd med en räckvidd som är likartad med de som föreskrivs i

– rådets direktiv 76/308/EEG av den 15 mars 1976 om ömsesidigt bistånd för indrivning av fordringar uppkomna till följd av verksamhet som utgör en del av finansieringssystemet för Europeiska utvecklings- och garantifonden för jordbruket och av jordbruksavgifter och tullar samt med avseende på mervärdesskatt,

– rådets direktiv 77/799/EEG av den 19 december 1977 om ömsesidigt bistånd av medlemsstaternas behöriga myndigheter på direktbeskattningens område, och

– rådets förordning (EEG) nr 218/92 av den 27 januari 1992 om administrativt samarbete inom området för indirekt beskattning (mervärdesskatt).

Bestämmelsen i 7 kap. 3 a § BFL infördes genom prop. 2003/04:26 med ikraftträdande den 1 januari 2004.

Enligt 7 kap. 4 § första stycket BFL får Skatteverket, om det finns särskilda skäl, tillåta att ett företag förvarar maskinläsbara medier utomlands även om förutsättningar enligt 7 kap. 3 a § BFL inte föreligger. I sådana fall får maskinutrustning och system som avses i 2 § hållas tillgängliga i samma land. Tillståndet får förenas med villkor och begränsas till viss tid.

Av 7 kap. 4 § andra stycket BFL framgår att tillstånd enligt första stycket i paragrafen ges av Finansinspektionen när det gäller företag som står under inspektionens tillsyn.

Bestämmelsen 7 kap. 4 § BFL infördes genom prop. 1998/99:130. I samband med införandet av 7 kap. 3 a § BFL ändrades 4 § med ikraftträdande den 1 januari 2004 (prop. 2003/04:26).

2 Skatteverkets allmänna råd - SKV A 2004:16

2.1 Särskilda skäl m.m.

I Skatteverkets allmänna råd (SKV A 2004:16) om tillåtelse i vissa fall för företag att förvara maskinläsbara medier utomlands har Skatteverket, vad avser om det finns särskilda skäl m.m. för företag att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands, uttalat följande. " Den omständigheten att företaget av kostnads- eller effektivitetsskäl vill ha sina maskinläsbara medier utomlands bör inte tillmätas någon avgörande betydelse vid bedömningen av om det föreligger särskilda skäl.

Vid prövning av en ansökan om tillstånd bör en allmän lämplighetsbedömning göras av det ansökande företaget samt de personer eller ägargrupper som står bakom det.Vid tillståndsprövningen bör bedömas om de ansvars- och befogenhetsregler som gäller för bokföring i företagets redovisningssystem är lämpligt utformade med avseende på företagets avsikt att placera maskinläsbara medier samt maskinutrustning utomlands.Det bör för tillstånd krävas att företaget har en betryggande datasäkerhet med väl inarbetade rutiner för drift och åtkomstmöjlighet till räkenskapsinformationen.Uppgifterna i företagets ansökan bör intygas av företagets revisor.”

2.2 Villkor för beslut

Skatteverket har i de allmänna råden SKV A 2004:16 uttalat att ett tillstånd bör förenas med villkor att ”1. företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under arkiveringstiden,

2. företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram räkenskapsinformationen i Sverige i sådan form som avses i 7 kap. 1 § första stycket 1 eller 2 BFL,

3. företaget utan kostnad för Skatteverket eller Tullverket i översättning skall kunna tillhandahålla innehållet i sådan systemdokumentation och behandlingshistorik som avses i 5 kap. 11 § BFL,

4. företaget utan dröjsmål och utan kostnad för Skatteverket eller Tullverket skall kunna tillhandahålla räkenskapsinformationen i formen av datafil, och

5. tillståndet kan komma att återkallas om förutsättningarna för detta ändras i något väsentligt avseende.”

I de allmänna råden har vidare uttalats att giltighetstiden för ett beslut om tillstånd bör begränsas till tre år första gången det meddelas för ett visst företag och om tillståndet förnyas för samma företag bör det kunna medges för ytterligare fem år i taget.

3 Frågor och svar

3.1 I vilka fall ska en anmälan enligt 7 kap. 3 a § respektive en ansökan om tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL göras?

Ett företag som förvarar maskinläsbara medier utomlands ska antingen göra en anmälan om detta i enlighet med 7 kap. 3 a § BFL eller ansöka om tillstånd i enlighet med 4 §. Vad som kan avses med förvaring av maskinläsbara medier utomlands beskrivs i punkt 3.5 nedan. Om ett företag uppfyller de tre villkor som anges i 3 a § första stycket har företaget rätt att förvara maskinläsbara medier i ett land inom Europeiska unionen. Av andra stycket framgår att förvaring även får ske i ett land utanför Europeiska unionen om Sverige har ingått vissa överenskommelser om ömsesidigt bistånd. Vilka länder som avses är kommenterat nedan under punkt 3.6. Om företaget avser att förvara i annat land än i ett land inom Europeiska unionen, eller därmed jämställt land, ska företaget ansöka om tillstånd enligt 4 §. Detsamma gäller om företaget förvarar maskinläsbara medier i ett land inom Europeiska unionen, eller därmed likställt land, och då företaget önskar avvika från de villkor som ställs i 3 a § första stycket. I frågor angående 3 a §, se Skatteverkets allmänna råd SKV A 2004:17 och meddelande SKV M 2005:1.Omständigheterna kan i vissa fall vara sådana att ett företag förvarar maskinläsbara medier i mer än ett land. I sådant fall ska företaget lämna en anmälan eller ansöka om tillstånd för varje land.

3.2 Till vilken myndighet ska en ansökan göras?

Ansökan ska göras till Skatteverket. Företag som står under Finansinspektionens tillsyn ska dock göra sin ansökan till inspektionen.

3.3 När ska ansökan göras?

I det allmänna rådet SKV A 2004:16 (se punkt 2 ovan) anges inte när en ansökan ska göras. Det ligger dock i sakens natur att en ansökan bör göras i god tid före den tidpunkt då företaget har för avsikt att börja förvara maskinläsbara medier utomlands.

3.4 På vilket sätt ska ansökan göras?

En ansökan enligt 7 kap. 4 § BFL måste vara skriftlig och den bör undertecknas av behörig firmatecknare. Av punkt 3.8 nedan framgår vilka uppgifter en ansökan bör innehålla.

3.5 När är det förvaring av maskinläsbara medier utomlands? - Några typfall

I typfallen nedan beskrivs vad som kan avses med förvaring av maskinläsbara medier utomlands. Vad som gäller beträffande tillfällig förvaring av dokument utomlands regleras i 7 kap. 3 § BFL och kommenteras nedan i punkt 3.14.

Typfall 1

Servern finns i utlandet och dokumenten (verifikationerna) finns i Sverige

Företagets redovisningssystem är anslutet till en server i utlandet. Via terminal i Sverige registreras bokföringsposterna i servern som finns i utlandet. De bokföringsposter som registreras i servern i utlandet blir enligt lagens definition arkiverade där. Förfarandet innebär att företaget förvarar maskinläsbara medier utomlands.

Typfall 2

Servern finns i utlandet och dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt utomlands

Företagets redovisningssystem är anslutet till en server i utlandet. Företagets bokföring sköts delvis i utlandet av ekonomipersonal som finns där, t.ex. på en särskild koncerngemensam bokföringsenhet (s.k. shared service center). Företaget skickar dokumenten till bokföringsenheten utomlands. Leverantörerna kan också skicka sina fakturor direkt dit. Dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt i utlandet för bokföring och skickas därefter till Sverige för arkivering under den lagstadgade arkiveringstiden på 10 år. Förfarandet innebär att företaget förvarar maskinläsbara medier utomlands.

Typfall 3

Servern finns i Sverige och dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt utomlands

Företaget har en server i Sverige för sin bokföring. Viss del av företagets bokföringsposter registreras dock från utlandet. Leverantörsfakturorna skickar företaget till registreringsenheten utomlands, alternativt kan leverantörerna skicka sina fakturor direkt dit. Dokumenten (verifikationerna) förvaras tillfälligt i utlandet innan de skickas till Sverige för slutlig arkivering. Eftersom servern finns i Sverige innebär förfarandet inte att företaget förvarar maskinläsbara medier utomlands.

Typfall 4

En kund, som upprättar fakturor för företagets räkning, har en server utomlands

Företaget har med en av sina kunder träffat en överenskommelse om självfakturering (self-billing). Kunden, som upprättar fakturor för företagets (säljaren) räkning, har en server i utlandet för sin fakturering och bokföring. Detta innebär att företaget (säljaren) förvarar maskinläsbara medier utomlands.

3.6 Vilka länder?

Av punkt 3.1 ovan framgår att om ett företag uppfyller de tre villkor som anges i 7 kap. 3 a § första stycket BFL får företaget förvara maskinläsbara medier i ett land inom Europeiska unionen. Av andra stycket framgår att förvaring även får ske i ett land utanför Europeiska unionen om Sverige har ingått vissa överenskommelser om ömsesidigt bistånd. Länder som jämställs med länder inom Europeiska unionen är f.n. (februari 2005) Norge och Island.

3.7 Företag som anlitar servicebyrå för sin bokföring

En servicebyrå som tillhandahåller bokföringsrelaterade tjänster kan ha en server som är placerad utomlands där klientföretagens bokföring registreras. Ett sådant förfarande innebär att klientföretagen förvarar maskinläsbara medier utomlands. Beroende på vilket land servern är placerad i måste varje enskilt klientföretag antingen göra en anmälan enligt 7 kap. 3 a § BFL eller en ansökan enligt 4 §. Serviceföretaget kan inte hantera detta för sina klientföretag utan varje enskilt företag måste själv göra en anmälan eller en ansökan. En förutsättning för att klientföretaget ska kunna fullgöra sina skyldigheter är att serviceföretaget förser klientföretaget med information om bl.a. var klientföretagets ADB-baserade bokföring förvaras.

3.8 Vad företagets ansökan bör innehålla för uppgifter

En ansökan om tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL bör innehålla uppgifter till ledning för Skatteverkets bedömning av om det föreligger särskilda skäl och kan exempelvis innehålla kortfattade uppgifter som anges under följande rubriker:1. Allmänna uppgifter om företaget 2. Organisatorisk anknytning 3. Uppgifter om utländskt företag och plats där maskinläsbara medier avses att förvaras 4. Företagets skäl för att förvara maskinläsbara medier utomlands 5. Uppgifter om hur företagets bokföring är organiserad i respektive land 6. Redovisningssystemet i stort 7. Systemdokumentation och behandlingshistorik 8. Bevarande av räkenskapsinformation på datamedia 9. Uppgift om räkenskapsinformation kan tillhandahållas i form av datafil

I en checklista (bilaga 1) kommenteras dessa punkter närmare. Av det allmänna rådet SKV A 2004:16 framgår att uppgifterna i företagets ansökas bör intygas av företagets revisor (se punkt 2.1 ovan).

3.9 Skatteverkets hantering av en ansökan

Om en ansökan enligt 7 kap. 4 § BFL inte innehåller tillräckliga uppgifter för att Skatteverket ska kunna fatta beslut i ärendet begär Skatteverket kompletterande uppgifter.

3.10 Överklagande

Skatteverkets beslut kan enligt 9 kap. 1 § BFL överklagas till länsrätten.

3.11 Sekretess

Enligt 2 § sekretessförordningen (1980:657) och punkt 124 i bilagan till förordningen gäller sekretess i utredning i ärende angående ansökan enligt 7 kap. 4 § BFL för bl.a. uppgifter om en enskilds affärs- eller driftförhållanden om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgifterna röjs och om andra ekonomiska eller personliga förhållanden för den som har trätt i affärsförbindelse eller liknande förbindelse med den som är föremål för myndighetens verksamhet. Den beskrivna sekretessen omfattar alla uppgifter i sådana ärenden. Sekretessen gäller dock inte Skatteverkets beslut i ärendena.

3.12 Omedelbar åtkomst/utskrift

Av 7 kap. 3 a § BFL framgår dels att företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket ska medge omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under hela förvaringstiden, dels att företaget genom omedelbar utskrift ska kunna ta fram räkenskapsinformationen i vanlig skriftlig form eller i mikroskrift. Av prop. 2003/04:26 s. 123 framgår att kravet på omedelbar åtkomst får bedömas på samma sätt som det motsvarande kravet på omedelbar utskrift av räkenskapsinformation enligt 7 kap. 1 § BFL 3. I förarbetena till nämnda bestämmelse anges att utskriften måste kunna ske "omedelbart" men att kravet på omedelbar utskrift får anpassas till förhållandena i det enskilda fallet (prop. 1998/99:130 s. 405). När det gäller räkenskapsinformation som avser tidigare och avslutade räkenskapsår och som har lagrats med äldre teknik torde enligt prop. 1998/99:130 få accepteras att utskrifter kan tas fram först med en sådan fördröjning som beror på att äldre programversioner och filer måste föras över till modern utrustning. Bokföringsnämnden (BFN) har i sin vägledning Räkenskapsinformation och dess arkivering, med tillhörande allmänna råd BFNAR 2000:5, gjort motsvarande uttalande.

3.13 Ändrade förhållanden

Vid ändrade förhållanden ska företaget inkomma med förnyad ansökan till Skatteverket. Vad som avses med ändrade förhållanden är exempelvis att företaget har för avsikt att förvara maskinläsbara medier i ett annat land än i det land som Skatteverket lämnat tillstånd till förvaring i eller att företaget inte längre önskar uppfylla de villkor som ett tidigare tillstånd varit förenat med. Vare sig lagtexten eller det allmänna rådet SKV A 2004:16 behandlar hur ett företag ska förfara om företaget upphör att förvara maskinläsbara medier utomlands i enlighet med ett erhållet tillstånd. I sådant fall är det lämpligt att företaget anmäler detta till Skatteverket. Om företaget istället önskar förvara maskinläsbara medier i ett land inom Europeiska unionen (och vissa därmed jämställda länder), ska företaget göra en anmälan enligt 7 kap. 3 a § BFL, se punkt 3.1 och 3.6 ovan.

3.14 Tillfällig förvaring av dokument utomlands

Av 7 kap. 3 § BFL framgår att om det finns särskilda skäl och om det är förenligt med god redovisningssed, får ett dokument som innefattar en verifikation, trots bestämmelserna i 2 §, tillfälligt förvaras utomlands. BFN har i sin vägledning Räkenskapsinformation och dess arkivering, med tillhörande allmänna råd BFNAR 2000:5 4 uttalat att särskilda skäl för tillfällig förvaring av dokument utomlands bl.a. föreligger när dokumentet behövs för att bokföring ska kunna ske i utlandet. Vidare har BFN uttalat att så snart bokföring skett måste verifikationen återföras till Sverige. Med begreppet "så snart bokföring skett" avses så snart redovisningsperioden avslutats och avstämningskontrollerna genomförts. Detta innebär att det inte är tillåtet att förvara handlingen i annat land till dess bokslutsarbetet avslutats.

Bilaga 1

CHECKLISTA

- Ansökan om tillstånd enligt 7 kap. 4 § BFL

Checklistan kompletterar och förtydligar de uppgifter som framgår av punkt 3.8 i meddelandet. En ansökan bör innehålla uppgifter till ledning för Skatteverkets bedömning av om det föreligger särskilda skäl och kan exempelvis innehålla kortfattade uppgifter som anges under rubrikerna nedan. Av det allmänna rådet SKV A 2004:16 (se punkt 2.1 i meddelandet) framgår att uppgifterna i ansökan bör intygas av företagets revisor.

1. Allmänna uppgifter om företaget - Verksamhet - Ägare - Företagsledning och styrelse

2. Organisatorisk anknytning - Kort beskrivning av koncernens legala organisation, gärna i form av skiss eller kompletterad med en skiss (skissen kan begränsas till relevanta delar av organisationen). - Kort beskrivning av företagets operationella/funktionella organisation, gärna i form av skiss eller kompletterad med en skiss.

3. Uppgifter om utländskt företag och plats där maskinläsbara medier avses att förvaras - Adress på den plats/platser i utlandet där maskinläsbara medier avses att förvaras. - Namn och adress på det eller de utländska företag som avses att förvara företagets räkenskapsinformation på maskinläsbara medier. - Sker förvaring i mer än ett land ska särskilda uppgifter lämnas för varje land. - Hur verksamheten i det utländska företaget är organiserad (i de delar som har betydelse för det svenska företagets bokföringsskyldighet).

4. Företagets skäl för att förvara maskinläsbara medier utomlands - En kortfattad redogörelse. - Det bör observeras att tillstånd inte kan ges för att få förvara pappersdokument i utlandet. Dokument får endast tillfälligtvis förvaras utomlands, se 7 kap. 3 § BFL och punkt 3.14 i meddelandet.

5. Uppgifter om hur företagets bokföring är organiserad i respektive land - Hur löpande bokföring och bokslut hanteras. - Beskrivning av ansvars- och befogenhetsregler. - I vilket land respektive ekonomifunktion finns.

6. Redovisningssystemet i stort - Beteckning (-ar) på i företaget förekommande redovisningssystem. - Översiktlig beskrivning av respektive redovisningssystem, gärna i form av skiss eller kompletterad med en skiss. Det bör framgå vilka olika större försystem/delsystem som används (kund- och leverantörsreskontra, lön, lager etc.). - Översiktlig beskrivning av säkerhetsrutiner för backup och för behörigheter i redovisningssystemet. - Uppgift om omedelbar utskrift kan ske i Sverige av räkenskapsinformation som förvaras utomlands.

7. Systemdokumentation och behandlingshistorik - Ange kortfattat hur systemdokumentationen och behandlingshistoriken är upplagd, jfr. med Bokföringsnämndens rekommendation BFN R 10 Systemdokumentation och behandlingshistorik.

8. Bevarande av räkenskapsinformation på datamedia - Hur avses arkivering ske efter räkenskapsårets utgång? - Hur beaktas kravet på arkivering under 10 år?

9. Uppgift om räkenskapsinformation kan tillhandahållas i form av datafil En myndighet kan i sin kontrollverksamhet komma att efterfråga kopia av ett företags räkenskapsinformation i form av datafil. Det ska vara möjligt för myndigheten att läsa en sådan datafil oberoende av företagets egen datamiljö. Filformat, val av datamedia för tillhandahållandet etc. bestäms i samråd mellan företaget och myndigheten. - Uppgift bör lämnas om företaget kan tillhandahålla räkenskapsinformation i formen av datafil avseende en specifik redovisningsperiod.

¹ SKV A 2004:16 Skatteverkets allmänna råd om tillåtelse i vissa fall för företag att förvara maskinläsbara medier m.m. utomlands

² SKV A 2004:17 Skatteverkets allmänna råd om anmälan att ett företag förvarar maskinläsbara medier utomlands

³ Enligt 7 kap. 1 § BFL ska räkenskapsinformation bevaras i 1. vanlig läsbar form (dokument), 2. mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel eller 3. annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i 7 kap. 1 § 1 eller 2 BFL.

4 Se punkt 7 och 9 i BFNAR 2000:5, Räkenskapsinformation och dess arkivering. Motsvarande punkter i BFN:s vägledning är nr. 21 och 23.