Hyresersättning samt ersättning för uthyrning av bil till arbetsgivaren

Hyresersättning för kontor, garage eller annat utrymme

Hyresersättning beskattas normalt som inkomst av tjänst

Det förekommer att arbetsgivare betalar ut ersättning för att hyra utrymmen som den anställda upplåter i den egna bostaden. Huvudregeln är att detta är sådan ersättning som är skattepliktig som inkomst av tjänst (eller näringsverksamhet). Ersättningen kan dock beskattas som hyresersättning i inkomstslaget kapital om vissa förutsättningar är uppfyllda.

Hyresersättning kan beskattas som inkomst av kapital i vissa fall

För att ersättningen för att hyra ett utrymme i en privatbostad eller i en bostad som innehas med hyresrätt ska beskattas som hyresersättning i inkomstslaget kapital krävs att följande förutsättningar är uppfyllda:

• Det finns ett hyresavtal mellan innehavaren av bostaden (den anställda) och hyresgästen (arbetsgivaren).
• Arbetsgivaren har behov av utrymmet.
• Ersättningen är marknadsmässig.

Även om dessa tre förutsättningar är uppfyllda kan hyresersättningen dock beskattas som inkomst av tjänst, om det rör sig om en kostnadsersättning (se nedan).

Det ska finnas ett hyresavtal

Det krävs att det finns ett hyresförhållande mellan uthyraren och arbetsgivaren. Det framgår bl.a. av en dom från Högsta förvaltningsdomstolen som handlar om en arbetsgivare som hyrde ett kontor i en anställds villa (RÅ 1984 ref. 1:58 II).

Hyresavtalet bör vara skriftligt men ett muntligt går också bra. Ett bevis på att det finns ett muntligt hyresavtal är att hyresbetalningar har skett i enlighet med avtalet.

Arbetsgivaren ska ha behov av utrymmet

Det ska finnas ett behov av en lokal i den anställdas bostad för att ersättningen ska beskattas som inkomst av kapital. Det framgår bland annat av RÅ 1984 ref. 1:76. Arbetsgivaren hyrde ett förråd i den anställdas villa. Detta användes för förvaring av en viss utrustning. Det fanns ingen separat ingång till förrådet och lokalen var inte avskild från bostadens övriga utrymmen. Det fanns ett hyreskontrakt. Domstolen ansåg att utrymmena behövdes som förråd och ersättningen ansågs vara hyra.

Om arbetsgivaren inte har något behov av utrymmet ska ersättningen beskattas som inkomst av tjänst oavsett ersättningens storlek.

Ersättningen ska vara marknadsmässig

Ersättningen ska vara marknadsmässig för att den ska beskattas som inkomst av kapital. Bedömningen av om hyran är marknadsmässig eller inte får göras i varje enskilt fall och beror på

• det geografiska läget
• standarden på lokalen
• hur utrymmet är utrustat, om det hyrs möblerat eller inte
• storleken på utrymmet
• varm- eller kallhyra.

Det bör finnas ett underlag hur ersättningen har beräknats. Om ersättningen överstiger marknadsmässig hyra ska det överskjutande beloppet beskattas som lön.

Om arbetsgivaren betalar hyresersättning till en anställds make eller maka och ersättningen överstiger marknadsmässig hyra är det den anställda som ska beskattas för det överskjutande beloppet som lön.

Marknadsvärdet för det hyrda utrymmet är den hyra som den anställda hade kunnat få om utrymmet hade hyrts ut till en utomstående. Marknadsvärdet är inte vad det hade kostat arbetsgivaren att hyra ett annat utrymme av motsvarande storlek i en extern lokal, exempelvis ett kontorshotell.

Marknadsmässig ersättning när utrymmet är integrerat i bostaden

Om det hyrda utrymmet är integrerat i den anställdas bostad, t.ex. ett arbetsrum i bostaden, bör marknadsvärdet i första hand beräknas med ledning av hyresnivån i området eller närliggande områden för utrymmen som hyrs ut för motsvarande ändamål. Om det saknas en sådan hyresmarknad bör marknadsvärdet i andra hand beräknas med ledning av hyresnivån för utrymme som hyrs ut för annat ändamål, t.ex. övernattningsrum.

I de fall som det överhuvudtaget inte finns någon hyresmarknad i området eller närliggande områden, bör marknadsvärdet beräknas med ledning av de värdetabeller som gäller för beräkning av bostadsförmån vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter (SKVFS 2023:11 för beskattningsår 2024). Som ett exempel kan då den marknadsmässiga hyran för ett kontorsrum om 10 kvm bli mellan 890 och 1 290 kr per månad, beroende på i vilket område bostaden finns. Detta belopp tas upp som inkomst av kapital. Överskjutande belopp tas upp som lön i inkomstslaget tjänst.

Särskilt avgränsat utrymme och schablonersättning

Vid bedömningen av arbetsgivarens behov av utrymmet och om hyran är marknadsmässig har det betydelse om det utrymme som arbetsgivaren hyr är särskilt avgränsat, t.ex. ett visst rum eller förråd. Om det inte finns något särskilt utrymme är det Skatteverkets uppfattning att arbetsgivarens behov av utrymmet kan ifrågasättas. Detsamma gäller schablonmässiga hyresersättningar som inte tar hänsyn till läge, storleken på utrymmet m.m. (se t.ex. KRG 404-406-03).

I undantagsfall kan schablonmässig ersättning m.m. ändå ses som en hyresersättning som beskattas i kapital. I en kammarrättsdom konstaterades att arbetsgivaren hade behov av ett arbetsrum hemma hos den anställda, trots att arbetsgivaren inte hyrde ett särskilt utrymme. Arbetsgivaren tillhandahöll inte arbetsplats på något kontor, det fanns ett hyresavtal och ersättningen kunde bedömas som marknadsmässig. Kammarrätten ansåg inte att den omständigheten att man i hyresavtalet inte hade tagit hänsyn till varje rums exakta storlek eller belägenhet hade någon betydelse. Det var arbetsgivaren som hade köpt in utrustningen som fanns i rummet och även försäkrat utrustningen (KRNS 787-06).

Vid bedömningen av om en schablonersättning ska beskattas som hyresersättning (kapital) eller som lön (tjänst) måste alltid en bedömning göras av samtliga omständigheter i det enskilda fallet.

Undantag från beskattning i kapital: övernattning under tjänsteresa

Det finns skäl att i vissa fall frångå att hyresersättningen beskattas i kapital, även om alla förutsättningar ovan är uppfyllda. Det är när en anställd hyr ut en bostad till arbetsgivaren enbart för att den anställda ska använda bostaden för egen övernattning vid tjänsteresor. Ägaren till bostaden kan då disponera bostaden helt själv utan arbetsgivarens inblandning även om det finns ett hyresavtal. Ersättningen bör då inte ses som en hyresersättning utan som en kostnadsersättning för logi. Detta innebär att det belopp som överstiger halva maximibeloppet, 145 kr per natt, beskattas som lön.

Kammarrätten har i en liknande situation ansett att bolaget inte har behov av lägenheten och enbart medgivit avdrag för gjorda övernattningar med schablonbeloppet (KRNJ 2017-06-20, mål nr 1290-16).

Om arbetsgivaren hyr en bostad av en anställd och sedan använder bostaden för att låta flera anställda övernatta där, beskattas ersättningen dock som inkomst av kapital.

Exempel 1: hyresersättning vid övernattning i egen bostad vid tjänsteresa

Maria är anställd av X AB i Mariestad. I sitt arbete reser Maria ofta till Göteborg. I Göteborg har Maria sedan tidigare en liten lägenhet. För att få ner resekostnaderna avtalar Maria och X AB att arbetsgivaren ska hyra Marias lägenhet för att använda för logi vid de tillfällen då Maria behöver arbeta i Göteborg. Bolaget ska betala 6 000 kr per månad, vilket är en marknadsmässig hyra. I januari månad är Maria i lägenheten i 7 nätter för arbetsgivarens räkning. Vilka beskattningskonsekvenser blir det för Maria?

Maria kan disponera bostaden helt själv för sitt eget boende. Ersättningen från arbetsgivaren bör därför ses som skattepliktig kostnadsersättning för logi.

Eftersom Maria har övernattat 7 nätter i januari kan hon få 7 x 145 kr skattefritt av arbetsgivaren (1 015 kr). Det överskjutande beloppet 4 985 kr ska redovisas som lön (6 000 – 1 015).

Exempel 2: hyresersättning för egen bostad när andra anställda övernattar vid tjänsteresa

Maria är anställd av X AB i Mariestad. I sitt arbete reser Maria och hennes kollegor ofta till Göteborg. I Göteborg har Maria sedan tidigare en liten lägenhet. För att få ner resekostnaderna avtalar Maria och X AB att arbetsgivaren ska hyra Marias lägenhet för att använda för logi de tillfällen de anställda behöver arbeta i Göteborg. Bolaget ska betala 6 000 kr per månad, vilket är marknadsmässig hyra. I januari månad är Maria i lägenheten i 7 nätter för arbetsgivarens räkning. Övriga anställda bor i lägenheten i 8 nätter. Vilka beskattningskonsekvenser blir det för Maria?

Maria disponerar inte bostaden, utan det gör arbetsgivaren som bestämmer vilka som ska bo i lägenheten. Ersättningen från arbetsgivaren bör därför ses som hyresersättning. Hela ersättningen beskattas därför som inkomst av kapital.

Hyresersättning för garage

Om en anställd hyr ut sitt garage eller parkeringsplats till arbetsgivaren gäller samma regler som när arbetsgivaren hyr ett kontor eller förråd i en privatbostad. En bedömning ska göras av hyresavtalet, behovet och om hyran är marknadsmässig och därmed kan beskattas i kapital.

Om en anställd har en förmånsbil eller egen bil som används i tjänsten är det vanligt att arbetsgivaren betalar för hyra av garage. Om innehållet i bilen är stöldbegärligt, av högt värde och svårt att lasta ur bör ersättningen för garaget ses som en hyresersättning. Om lasten ganska lätt kan lastas ur kan det i stället för ersättning för garage bli aktuellt med ersättning för förråd. Enbart skydd av bilen i sig innebär inte att arbetsgivaren anses ha behov av garage även om det är en förmånsbil. Om den anställda har en förmån av fritt garage eller fri parkeringsplats i närheten av sin bostad, är det normalt en skattepliktig förmån.

Uthyrning av bil till arbetsgivaren

Även ersättning som arbetsgivaren betalar för att hyra en anställds bil kan beskattas som inkomst av kapital om förutsättningarna för beskattning av hyresersättning i kapital är uppfyllda. Det ska alltså finnas ett hyresavtal, arbetsgivaren ska ha behov av bilen och ersättningen ska vara marknadsmässig.

Med behov menas att bilen under hyresperioden används för tjänsteresor av andra anställda än den som hyr ut bilen och att det sker i sådan omfattning att det motiverar hyran av bilen. Om det är den anställda själv som använder bilen i tjänsten bör ersättningen inte ses som en hyresersättning utan som en kostnadsersättning för tjänsteresor med egen bil. Det innebär att det belopp som överstiger schablonen på 25 kr/mil då ska beskattas som lön.

Vad som är marknadsmässig ersättning beror bland annat på bilmodell, bilens ålder och skick samt hur avtalet är utformat, t.ex. i fråga om försäkring och självrisk.

Arbetsgivaren ska lämna uppgifter för alla ersättningar

Arbetsgivaren ska för ersättningar vid upplåtelse av en privatbostad eller en bostad som innehas med hyresrätt redovisa ersättningen per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 b § 8 SFL). Detta gäller oavsett om ersättningen ska beskattas som inkomst av tjänst (lön) eller inkomst av kapital (hyresersättning).

Om hyresersättningen är högre än vad som är marknadsmässig hyra men övriga förutsättningar för beskattning i inkomstslaget kapital är uppfyllda ska den marknadsmässiga delen redovisas som inkomst av kapital och den överskjutande delen som inkomst av tjänst.

Kompletterande information

• Den anställdas avdragsrätt i kapital när det gäller fastighet och bostadsrätt.
• Den anställdas avdragsrätt i tjänst för arbetsrum är mycket restriktiv.
• Hyresersättning ska redovisas för varje betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration.