Undantag från kostförmån

Personalrestaurang som drivs på marknadsmässiga villkor

I de fall en personalrestaurang drivs på marknadsmässiga villkor och den anställde betalar ett pris som minst uppgår till arbetsgivarens självkostnadspris uppkommer ingen skattepliktig kostförmån. Detta gäller även om priset för måltiden understiger det fastställda schablonvärdet för måltiden.

Ingen subvention eller bidrag från arbetsgivaren

Den anställde beskattas inte för kostförmån om restaurangen drivs på marknadsmässiga villkor, d.v.s. utan bidrag eller subvention från arbetsgivaren. Av förarbetena framgår nämligen att om t.ex. stordriftfördelar medger att det pris som tas ut av den anställde understiger det genomsnittliga priset i riket för en lunchmåltid av normal beskaffenhet bör det inte komma i fråga att beskatta den anställde för mellanskillnaden (prop. 1989/90:110 s. 328).

En personalrestaurang utgör normalt inte en integrerad del av arbetsgivarens verksamhet och arbetsgivaren särredovisar denna normalt. Om restaurangen är inrymd i arbetsgivarens egna lokaler krävs givetvis att en marknadsmässig hyreskostnad belastar restaurangdelen (prop. 1989/90:110 s. 682).

Marknadsmässig hyreskostnad

Med marknadshyra bör avses den hyra som kan tas ut vid uthyrning till restaurangändamål. Det är inte ovanligt att marknadshyran beräknas till en procentandel av omsättningen. Är det en intern debitering bör den vara marknadsmässig.

Köksdelen bör belastas med full hyreskostnad. Detta gäller även andra utrymmen som står till restaurangens förfogande utan inskränkning. Om andra utrymmen än köksdelen används även till andra ändamål bör detta påverka marknadshyran. Detta kan lämpligen göras genom en uppdelning av kostnaderna med hänsyn till tid och användningssätt.

Hyressättningen bör omprövas varje år eller avtalsperiod. Detta gäller oavsett om hyran är fast eller rörlig, d.v.s. beräknas i kronor per kvadratmeter eller i procent av omsättningen.

I de fall arbetsgivaren för sin verksamhet under marknadsmässiga villkor hyr lokaler som även inrymmer en personalrestaurang, kan arbetsgivarens hyreskostnad godtas som marknadshyra även för restaurangdelen.

Kostnadsberäkning för varje enskild restaurang

En kostnadsberäkning på marknadsmässiga villkor bör göras för varje personalrestaurang och personalmatsal för sig. Ett genomsnittsvärde baserat på kostnadsberäkningar från flera restauranger eller matsalar av likartad beskaffenhet men geografiskt åtskilda godtas inte. Detta gäller även om verksamheterna drivs av en och samma arbetsgivare.

Full kostnadstäckning

Om personalrestaurangen drivs på marknadsmässiga villkor och detta medger en prissättning som är lägre än kostförmånsvärdet utlöser detta ingen beskattning i form av kostförmån. Detta innebär att den anställde betalar vad det kostar.

Inte full kostnadstäckning

Om arbetsgivaren inte har full kostnadstäckning för måltidskostnaderna kan den anställde bli beskattad för kostförmån. Värdet av kostförmånen blir skillnaden mellan kostförmånsvärdet och vad den anställde faktiskt har betalat för måltiden.

Rättsfall: kostförmån för anställda på hotell

Högsta förvaltningsdomstolen har behandlat frågan om kostförmån för anställda på hotell kan beräknas med utgångspunkt i arbetsgivarens kostnader för personalmaten. Personalmaten tillagades i hotellets kök, som även ingick i restaurangen för hotellets gäster m.fl. Domstolen bedömde att det pris de anställda betalade till arbetsgivaren för tillhandahållna måltider innefattade en viss subvention. Beskattningen av denna subvention skulle vid sådant förhållande, oavsett att det pris de anställda betalade för måltiden inte understeg arbetsgivarens marginalkostnad, ske med utgångspunkt i schablonvärdet (RÅ 1994 ref. 49). Om däremot de anställda betalar samma pris för måltiderna som de externa gästerna gör uppkommer ingen skattepliktig förmån. I denna situation kan arbetsgivaren inte anses ha subventionerat de anställdas måltider.

Lunchautomat ingen subvention

Den omständigheten att arbetsgivaren anskaffar en matautomat till lunchrummet och köper in mat till den som de anställda får bereda själva, innebär inte att arbetsgivaren har tillhandahållit någon subventionerad måltid. Om den anställde betalar samma pris för maten som arbetsgivaren och övriga kunder hos matleverantören betalar till denne, bör arbetsgivaren inte anses ha bidragit till den anställdes måltidskostnad. Tillhandahållandet av automaten får anses vara en skattefri personalvårdsförmån i likhet med att tillhandahålla frysskåp, ugn etc. i personalmatsalen (RÅ 1992 ref. 3).

Om arbetsgivaren tillhandahåller tillbehör till måltiden, t.ex. sallad, smör och bröd eller måltidsdryck, bör den anställde betala marknadsvärdet för produkterna för att någon skattepliktig förmån inte ska uppkomma.

Fri kost på allmänna transportmedel

Förmån av fri kost på allmänna transportmedel vid tjänsteresa är en skattefri förmån om kosten obligatoriskt ingår i priset för resan (11 kap. 2 § IL).

Skattefriheten förutsätter att färdbiljetten inte kan köpas exklusive måltiderna. För den som exempelvis reser i första klass får alltså en förstaklassbiljett inte kunna köpas till ett lägre pris utan att kost ingår.

Med allmänna transportmedel avses flyg, tåg och andra kommunikationsmedel som mot betalning är tillgängliga för allmänheten.

Fri frukost på hotell och liknande inrättning

Förmån av fri frukost på hotell och liknande inrättning är skattefri om frukosten obligatoriskt ingår i priset för övernattningen. Med detta menas att rummet inte kan fås till ett lägre pris om man inte önskar frukost (11 kap. 2 § IL).

Med liknande inrättning avses annan yrkesmässigt bedriven rumsuthyrning som exempelvis pensionat eller värdshus.

För skattefrihet krävs att frukosten erbjuds på hotellet eller inrättningen i samband med övernattning där under tjänsteresa.

Fri frukost som inte obligatoriskt ingår i priset för rummet är en skattepliktig förmån.

Avdraget för ökade levnadskostnader ska normalt minskas när den anställde haft kostförmån. Läs mer om tjänsteresor och hur avdraget beräknas.

Fri kost vid representation

Förmån av fri kost vid extern och intern representation är inte skattepliktig. Detta förutsätter att det är fråga om gemensamma måltidsarrangemang (11 kap. 2 § IL).

Extern representation

Representation som riktar sig utåt mot arbetsgivarens affärsförbindelser räknas som extern representation. För myndigheter kan extern representation t.ex. rikta sig mot samarbetspartner.

Intern representation

Med intern representation avses i förmånssammanhang personalfester, interna kurser, informationsmöten med personalen och planeringskonferenser. Det kan även vara diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik (prop. 1992/93:127 s. 55). Hit räknas även personalutflykter och andra trivselaktiviteter, kick-off, grupputveckling och liknande interna möten för företaget, koncernen, myndigheten eller dylikt.

Däremot räknas inte möten för information om det löpande arbetet, möten för planering av det löpande arbetet, s.k. arbetsluncher och liknande som intern representation. Förmån av fri kost i dessa fall är alltså skattepliktig.

För att reglerna om skattefri kost ska gälla krävs att det är fråga om sammankomster som är tillfälliga och kortvariga.

En sammankomst anses tillfällig om det inte är fråga om möten som hålls regelbundet med korta mellanrum (varje eller varannan vecka).

En sammankomst anses kortvarig om den varar högst en vecka. Förmån av fri kost vid t.ex. en intern kurs är därför skattefri om kursen pågår högst en vecka. I annat fall beskattas kostförmånen.

Med begreppet sammankomst menas de fysiska gemensamma möten som deltagarna har under en utbildning och inte hela kursen som sådan. För att sammankomster ska anses tillfälliga får dessa inte hållas regelbundet med för korta mellanrum. Det bör i vart fall gå två veckor före och efter sammankomsten för att sammankomsterna ska anses vara tillfälliga. Det innebär att en längre kurs som delas upp på flera tillfällen ska anses tillfällig endast om det går minst två veckor mellan kurstillfällena. För att förmån av fri kost ska vara skattefri krävs dessutom att varje kurstillfälle får pågå högst en vecka.

Skatteverket anser att skattefriheten för förmån av fri kost vid intern representation vid informationsmöten och planeringskonferenser kräver att sammankomsterna dokumenteras. Av dokumentationen bör åtminstone framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken/vilka personalgrupper mötet hållits.

Fri kost för svensk FN-personal m.fl.

Förmån av fri kost är skattefri för sådan personal som omfattas av lagen (2003:169) om väpnad styrka för tjänstgöring utomlands. Lagen omfattar svensk personal som ställs till förfogande på begäran av FN eller enligt beslut av Organisationen för säkerhet och samarbete i Europa, OSSE (11 kap. 3 § IL).

Fri kost för lärare och annan skolpersonal

Förmån av fri eller subventionerad måltid för lärare eller annan personal vid grundskola, förskola, daghem och fritidshem är av hävd skattefri. Detta förutsätter att personalen har tillsynsskyldighet vid måltiden eller motsvarande ansvar för barn under skolmåltider och andra s.k. pedagogiska måltider.

Fri lunch för skolelever

Elever som går i grundskola och gymnasium där skollunch ingår och som gör viss praktik utan lön hos företag, t.ex. vid prao, kan ibland av praktiska skäl inte äta vid skolan utan erbjuds i stället fri lunch. Sådan måltid, eller motsvarande kontant kostersättning från företaget eller skolan, anses jämställd med ersättning enligt studiestödslagen och därmed undantagen från beskattning.

Fri kost för vårdpersonal

För viss vårdpersonal med tillsynsskyldighet är måltider som intas tillsammans med dem som vårdas skattefria. Detta gäller när tjänstgöringsmomentet och övriga omständigheter kring måltiden är sådana att måltiden kan antas väsentligen förlora sitt värde som vila och rekreation för den anställde. Det gäller följande grupper:

Viss vårdpersonal inom äldre- och omsorgsvården

Fria måltider för vårdpersonal som vid måltiden har tillsynsskyldighet eller motsvarande ansvar för senildementa inom äldreomsorgen är skattefria (prop. 1987/88:52 s. 62).

Detta undantag bör även omfatta vårdpersonal inom omsorgsvården som arbetar med personer med psykiska funktionshinder, när de intar sina måltider tillsammans med och vid samma bord som patienterna.

En förutsättning för skattefriheten bör även vara att personalen enligt anställningsavtal eller dylikt har skyldighet att delta i måltiden.

Personliga assistenter som arbetar med personer som har psykiska funktionshinder

Det finns personliga assistenter som arbetar med personer som erhåller assistansersättning på grund av psykiskt funktionshinder. Skatteverket anser att kostförmån som sådana personliga assistenter får är skattefri. Detta gäller under förutsättning att den personlige assistenten enligt anställningsavtal eller dylikt har en skyldighet att delta i måltiden med den funktionshindrande.

Vårdpersonal som arbetar i HVB-hem eller liknande

Kostförmån till vårdpersonal som har tillsynsskyldighet vid måltider med ungdomar som vistas i ett HVB-hem eller annan institution för vård av svåra psykiska problem har ansetts skattefri. Det kan röra olika problem såsom t.ex. ätstörningar, tvångsmässiga problem och depressioner, där det både krävs mycket stor tillsyn vid måltiderna och dessa innefattar pedagogiska moment. För skattefrihet ska personalen ha skyldighet att delta i måltiderna och det ska även framstå som nödvändigt för verksamheten att de deltar (RÅ 2009 ref. 16).