Allmänna krav på handläggningen av ärenden

Målsättningen för myndighetens handläggning av ärenden

Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts (7 § FL), dvs. utan att avkall görs på kravet på riktiga avgöranden. Bestämmelsen, som uttrycker den bärande tanken i hela förvaltningslagen, gäller enligt sin ordalydelse endast vid ärendehandläggning och således inte vid s.k. faktiskt handlande. Det ankommer på varje myndighet att själv ordna rutinerna så att målet nås utan att rättssäkerheten sätts åt sidan. I enkelhetskravet ligger t.ex. att ärendena inte ska belastas med onödig skriftväxling eller utredning. Handläggningen ska anpassas till ärendets art. I förarbetena sägs ”att det är den enskildes intresse av enkelhet som skall stå i centrum och att förenklingssträvandena måste sträcka sig över myndighetsgränserna och omfatta också myndigheternas språk” (prop. 1985/86:80 s. 62). Att det i första hand är den enskildes intresse av enkelhet som ska beaktas framgår också av paragrafens sista mening där det sägs att myndigheten även på andra sätt ska underlätta för den enskilde att ha med den att göra.

Avsikten är att 7 § FL ska vara vägledande vid tillämpningen av flera andra regler i lagen, i första handreglerna om

• tolk i 8 §
• ombud och biträde i 9 §
• inkommande handlingar i 10 §
• remiss i 13 §
• muntlig handläggning i 14 §
• parternas rätt att få del av uppgifter i 16 och 17 §§
• underrättelse om beslut i 21 §
• omprövning av beslut i 27 och 28 §§.

Myndigheten ska använda ett lättbegripligt språk

Myndigheten ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Detta gäller såväl skriftspråket som de muntliga kontakterna med allmänheten. Det finns mycket att vinna med att använda ett mera lättfattligt språk. Det kan t.ex. bli färre överklaganden eftersom den enskilde bättre förstår konsekvenserna av ett beslut och när det är utsiktslöst att överklaga. Det kan också vara så att överklagandena är lättare att arbeta med om den enskilde har fått tydliga besked om hur han ska bära sig åt när han överklagar.

Regeringen har bl.a. gett ut den s.k. svarta listan med ord och fraser som kan ersättas i författningsspråket.

Myndigheten ska inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter

Myndigheten ska vid handläggningen beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter om sådana behövs (7 § FL). Bestämmelsen ska jämföras med den uppmaning till samarbete mellan myndigheterna som finns i 6 § FL. Syftet är att myndigheten i lämplig utsträckning själv ska ta de nödvändiga kontakterna med andra myndigheter. Den enskilde ska inte behöva vända sig till flera myndigheter för att få ett ärende avgjort. I vilken omfattning myndigheten ska agera i detta avseende får avgöras med ledning av paragrafens första mening och den rådande arbets- och resurssituationen. Hänsyn måste också tas till att vissa intyg och registerutdrag är avgiftsbelagda och att det därför kan stå i mindre god överensstämmelse med avgiftsregleringen att myndigheten själv skaffar in sådana uppgifter från andra myndigheter (prop. 1985/86:80, s. 62).

Betydelsen av en snabb ärendehandläggning hos myndigheten

Frågan om snabb handläggning uppmärksammades särskilt av konstitutionsutskottet, som uttalade bl.a. följande beträffande myndigheternas handläggningstider:

Detta är en central fråga för de enskilda människorna men även för myndigheterna. Om behandlingen i många ärenden drar ut på tiden skapas lätt stora ärendebalanser. Myndigheterna får då ägna en hel del tid åt att besvara förfrågningar om de ärenden som väntar på avgörande. Inte sällan uppkommer dubbelarbete genom att ärendena måste läsas in av olika handläggare. Det är dock den enskilde som blir hårdast drabbad av att ärendehandläggningen drar ut på tiden. Att i ovisshet behöva gå och vänta under lång tid på ett myndighetsbeslut som kanske gäller frågor som har avgörande betydelse för en persons ekonomi eller personliga förhållanden kan förorsaka otrygghet och personligt lidande, kanske också ekonomiska förluster. Det gäller här inte en ren servicefråga utan handlar i hög grad också om den enskilda människans rättssäkerhet. (KU:s betänkande 1985/86:21 – om en ny förvaltningslag m.m. s. 9 f.)

Om en myndighet vid sin ärendehandläggning finner skäl att avvakta ett domstolsavgörande har myndigheten en skyldighet att agera. Detta har bl.a. JO klargjort i ett ärende.

När en myndighet vid sin handläggning av ett ärende avvaktar ett domstolsavgörande har myndigheten således ett ansvar för att ärendet inte blir liggande utan åtgärd efter det att domstolen har meddelat sitt avgörande. Myndigheten bör därför genom regelbundna kontakter med domstolen hålla sig informerad om hur domstolens handläggning fortskrider. (JO:s beslut 2009-02-23, dnr 3241-2007)

Andra sätt att underlätta enskildas kontakter med myndigheten

Myndigheten ska även på andra sätt underlätta för den enskilde att ha med den att göra (7 § fjärde meningen FL). Exempelvis kan myndigheten sända underrättelse om beräknad handläggningstid samt ange någon eller några personer inom myndigheten som den enskilde kan vända sig till med sina förfrågningar i ett pågående ärende. Om en mera bestämd tid för handläggningen kan anges är det naturligt att den enskilde underrättas även på denna punkt, (se KU 1985/86:21 s.11). Andra åtgärder som kan underlätta för den enskilde är exempelvis att myndigheten publicerar blanketter och annan information på sin webbplats.

Stadgandet ger också vägledning när det gäller hur myndigheten i den praktiska ärendehandläggningen bör lösa en del frågor som inte närmare reglerats i lagen. En sådan fråga är i vilka fall en ansökan eller liknande kan göras muntligt. I den mån detta inte reglerats i specialförfattningarna bör den allmänna regeln om enkelhet och snabbhet alltså vara vägledande för myndigheten när den bedömer om en muntlig ansökan kan godtas.