Systemdokumentation och behandlingshistorik

Vad är systemdokumentation?

Systemdokumentation är en beskrivning av bokföringssystemets organisation och uppbyggnad, och som behövs för att skapa en överblick av bokföringssystemet (5 kap. 11 § BFL). Ett bokföringssystem kan bestå av olika delar, t.ex. program för löpande bokföring, lagerbokföring, leverantörsreskontra, löneredovisning och kassaregister. Systemdokumentationen ska göra det möjligt att följa en affärshändelse från verifikation via presentation i registreringsordning och systematisk ordning till årsbokslut eller årsredovisning och omvänt. Genom systemdokumentationen ska det också gå att förstå bokföringen och hur bokföringsposterna behandlas i redovisningssystemet (BFNAR 2013:2 punkt 9.1).

Kravet på systemdokumentation gäller oavsett om bokföringssystemet är manuellt eller datorbaserat.

Systemdokumentation är räkenskapsinformation som ska arkiveras.

Vilka företag ska ha systemdokumentation?

Huvudregeln är att alla företag ska ha en systemdokumentation (5 kap. 11 § BFL). För företag med enkla bokföringssystem finns dock ett undantag från de grundläggande kraven på systemdokumentation (BFNAR 2013:2 punkt 9.2). Läs mer om undantaget för företag med enkla bokföringsprogram.

Företag som bedriver gemensam verksamhet och som har gemensam bokföring enligt 4 kap. 5 § BFL får ha en gemensam systemdokumentation för den gemensamma bokföringen (BFNAR 2013:2 punkt 9.14).

Vad ska systemdokumentationen innehålla?

De grundläggande kraven som enligt BFNAR 2013:2 punkt 9.2 ställs på systemdokumentation är att den ska innehålla

• en kontoplan
• en beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när bokslut eller årsredovisning upprättas, om detta inte framgår av kontoplanen
• en samlingsplan
• en arkivplan.

Kontoplan

Kontoplan är en sammanställning över företagets konton där namn på kontona, kontonummer och annat identifieringstecken framgår (BFNAR 2013:2 punkt 9.3). Om företaget använder en standardkontoplan, t.ex. BAS-kontoplanen eller kontoplan från en branschorganisation, räcker det med att hänvisa till dessa dokument i systemdokumentationen. Om företaget gör justeringar av standardkontoplanen ska detta framgå av dokumentationen (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 9.2 a).

Beskrivning av hur konton används och sammanställs vid bokslutet

Av systemdokumentationen ska det framgå hur de olika kontona används och hur de sammanställs i årsbokslutet eller årsredovisningen. Det kan ske genom hänvisning till ett dokument där konteringsinstruktionerna för kontona framgår. Någon sådan beskrivning behövs inte om det tydligt framgår av kontoplanen. Hur kontona sammanställs när årsbokslutet eller årsredovisningen upprättas kan också framgå av rubrikerna eller på annat sätt i kontoplanen (BFNAR 2013:2 kommentaren till 9.2 b).

Samlingsplan

Samlingsplanen ska ge en helhetsbild över bokföringssystemet. Den ska visa vilka delar som bokföringssystemet består av och hur det är uppbyggt. Samlingsplanen ska också visa sambandet mellan de olika delarna (BFNAR 2013:2 punkt 9.4).

Av samlingsplanen kan t.ex. följande framgå:

• om bokföringen sköts inom företaget eller av en externt anlitad redovisningskonsult
• hur ofta bokföring för presentation i registreringsordning och systematisk ordning görs
• vilken form räkenskapsinformationen har.

Hur detaljerad samlingsplanen behöver vara beror på hur komplext och omfattande bokföringssystemet är (BFNAR 2013:2 kommentaren till 9.2 c).

Arkivplan

En arkivplan ska upprättas om det behövs för att skapa en överblick av den arkiverade räkenskapsinformationen. Av arkivplanen ska det enligt BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 9.2 d framgå

• vad som har arkiverats
• var det förvaras
• hur arkivet är uppbyggt (vid behov).

Undantag: företag med enkla bokföringssystem

Företag som har enkla bokföringssystem behöver inte ha systemdokumentation enligt de grundläggande kraven ovan. För att undantaget ska kunna tillämpas krävs att bokföringen direkt ger den överblick som systemdokumentationen ska ge (BFNAR 2013:2 punkt 9.2).

Undantaget gäller bara de krav som ställs på systemdokumentation enligt punkt 9.2. Övriga bestämmelser om systemdokumentation kan vara tillämpliga även för företag med enkla bokföringssystem (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 9.2), t.ex. kravet på systemdokumentation vid räkenskapsinformation på maskinläsbart medium.

För att ett bokföringssystem ska anses vara enkelt ska det via systemet vara möjligt att förstå bokföringen och följa de bokförda posterna enbart utifrån verifikationer och bokföringsnoteringar. Så är vanligtvis fallet i system med kolumndagböcker eller standardiserade bokföringsprogram där funktioner för automatkonteringar inte förekommer eller används. Program som är specialutvecklade för det enskilda företaget kan inte ses som enkla program. Om andra datorbaserade delar används i bokföringssystemet, t.ex. för kund- eller leverantörsfakturor, kan systemet inte anses vara enkelt (BFNAR 2013:2 punkt 9.5).

Kompletterande systemdokumentation

Om bokföringssystemet är utformat så att det trots de grundläggande kraven på systemdokumentation är svårt att följa bokföringsposterna genom bokföringssystemet, så behövs kompletterande systemdokumentation.

Beskrivning av verifikationer

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av hur man kan identifiera verifikationer om flera verifikationsnummerserier används eller om identifieringen görs på något annat sätt än numeriskt (BFNAR 2013:2 punkt 9.6).

Beskrivning av verifieringskedjor

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av verifieringskedjor, bl.a. om olika identifieringstecken används för samma affärshändelser i olika delar av bokföringssystemet, eller om verifieringskedjorna byggts upp på olika sätt för olika bokföringsposter eller i olika delar av bokföringssystemet (BFNAR 2013:2 punkt 9.7).

En verifieringskedja är hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att följa en affärshändelse från verifikation via presentation i registreringsordning och systematisk ordning till årsbokslut eller årsredovisning och omvänt (BFNAR 2013:2 punkt 9.8).

Beskrivning av behandlingsregler

Systemdokumentationen ska också innehålla en beskrivning av behandlingsregler som förekommer i bokföringssystemet, om det t.ex. förekommer automatiska funktioner som används i datorbaserade bokföringssystem (BFNAR 2013:2 punkt 9.9). Ett exempel på automatiska funktioner är att det när löner bokförs automatiskt skapas poster för sociala avgifter och semesterlöneskuld.

En behandlingsregel är en instruktion eller liknande som beräknar vilket belopp som ska bokföras, konterar eller som sammanställer uppgifter i årsbokslut eller årsredovisning m.m. (BFNAR 2013:2 punkt 9.10).

Beskrivning av informationsflöden

Systemdokumentationen ska innehålla en beskrivning av informationsflöden (BFNAR 2013:2 punkt 9.11) om bokföringssystemet består av flera datorbaserade delar eller om det av andra skäl behövs för att förklara informationsflödena. Ett exempel är att beskriva hur olika delar av bokföringssystemet berörs av ett inköp av produkter, t.ex. hur leverantörsreskontra och lagerredovisning påverkas och bearbetar information.

När räkenskapsinformation lagras på ett maskinläsbart medium

Om företaget lagrar räkenskapsinformation på ett maskinläsbart medium ska systemdokumentationen innehålla en beskrivning om hur räkenskapsinformationen kan omvandlas till vanlig läsbar form eller mikroskrift (BFNAR 2013:2 punkt 9.12). Om företaget använder krypteringsnycklar ska det framgå hur räkenskapsinformationen kan dekrypteras. Om det krävs behörighetskoder för att få tillgång till räkenskapsinformationen ska det framgå hur man får tillgång till behörighetskoderna.

Företag som använder kassaregister

De företag som använder kassaregister i sin verksamhet ska ha en systemdokumentation som innehåller uppgifter om vilka delar kassaregistret består av och hur dessa delar samverkar, samt om programmeringar och inställningar i registret (BFNAR 2013:2 punkt 9.13).

Systemdokumentation för behandlingshistorik

Behandlingshistorik kan skapas och behandlas på olika sätt i bokföringssystemet. Varje företag ska ha en beskrivning över vilka bearbetningar av bokföringsposter som har gjorts, så att det går att följa och förstå bearbetningarna (5 kap. 11 § BFL).

Systemdokumentationen ska därför innehålla en beskrivning av hur och var behandlingshistoriken skapas i bokföringssystemet om det behövs för att ge överblick över företagets behandlingshistorik (BFNAR 2013:2 punkt 9.15).

Vad är behandlingshistorik?

Behandlingshistoriken ska visa de bokföringsposter som har tillförts systemet. I datorbaserade system ska även registreringsdatum framgå. Bearbetningen behöver inte vara gjord samma dag som affärshändelsen inträffade (BFNAR 2013:2 punkt 9.16).

Kravet på behandlingshistorik gäller oavsett om bokföringsprogrammen är manuella eller datorbaserade. I manuella bokföringssystem framgår ofta behandlingshistoriken direkt av bokföringen.

Vidare ska det framgå i vilken ordning bearbetningen av bokföringsposterna har gjorts och vilka behandlingsregler som har tillämpats. Ett exempel på behandlingsregler som påverkar bokföringsposterna är när nya programversioner av bokföringsprogrammet tas i bruk (BFNAR 2013:2 kommentaren till punkt 9.16).

I många bokföringsprogram och kassaregister skapas behandlingshistoriken automatiskt.

Företag som har en gemensam bokföring enligt 4 kap. 5 § BFL ska upprätta en gemensam behandlingshistork för den gemensamma bokföringen (BFNAR 2013:2 punkt 9.17).

Även kassaregister omfattas av behandlingshistorik

Även kassaregister är en del av bokföringssystemet och omfattas av reglerna om behandlingshistorik. Från kassaregistret kan olika rapporter tas ut och användas i bokföringen. Det är därför viktigt att förstå hur kassaregistret behandlar de registrerade posterna (BFNAR 2013:2 punkt 9.16).