K1: förenklat årsbokslut

Generella utgångspunkter

Företag som inte ska avsluta sina räkenskaper med en årsredovisning och som har en nettoomsättning som högst uppgår till tre miljoner kronor får avsluta sina räkenskaper med ett förenklat årsbokslut (6 kap. 6 § BFL).

I dagsläget finns det två allmänna råd om förenklat årsbokslut, som båda utformats från samma utgångspunkter. Det ena allmänna rådet gäller enskilda näringsidkare som har en omsättning som uppgår till högst tre miljoner kronor (BFNAR 2006:1 Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut). Det andra allmänna rådet gäller för ideella föreningar, registrerade trossamfund och registrerade organisatoriska delar av sådana samfund enligt lagen (1998:1593) om trossamfund (BFNAR 2010:1 Ideella föreningar och registrerade trossamfund som upprättar förenklat årsbokslut). Dessa benämns här som föreningar.

Det valda regelverket ska tillämpas i sin helhet. Det går inte att kombinera reglerna i ett allmänt råd med reglerna i ett annat.

Alla regler är samlade och lätta att läsa

Utgångspunkten när BFN arbetade fram de allmänna råden var att reglerna ska vara så enkla som möjligt men ändå motsvara de krav som bör ställas på redovisningen hos en liten näringsidkare respektive förening.

De allmänna råden är regelbaserade. Reglerna ska vara lätta att läsa och förstå, vilket innebär att varje situation är noggrant beskriven. Reglerna ska vara tydliga och de flesta situationer som näringsidkaren respektive föreningen ställs inför ska vara reglerade; regelverken ska vara heltäckande. Målet är att näringsidkaren respektive föreningen själva ska kunna upprätta ett förenklat årsbokslut utan hjälp av en redovisningsbyrå. Samtliga regler som näringsidkaren respektive föreningen behöver när de upprättar det förenklade årsbokslutet ska finnas i de allmänna råden med tillhörande vägledning. I de allmänna råden finns därför även regler om kontantmetoden vid löpande bokföring. Det finns dock hänvisningar till andra regler och allmänna råd som näringsidkaren respektive föreningen kan behöva tillämpa.

Det förenklade årsbokslutet ska upprättas enligt en fastställd mall som framgår av bilagorna till de allmänna råden (BFNAR 2006:1 punkt 5.1 respektive BFNAR 2010:1 punkt 5.1).

Kopplingen mellan bokföringen och beskattningen

För att det ska vara enkelt för näringsidkaren är det en strävan att det bokföringsmässiga resultatet ska vara så nära det skattemässiga resultatet som möjligt. Näringsidkaren ska inte behöva göra några skattemässiga justeringar. När de förenklade redovisningsreglerna infördes för enskilda näringsidkare beslutades även om en rad förenklingsregler i inkomstskattelagen. Dessa innebär att skattereglerna överensstämmer med redovisningsreglerna. Ett exempel på detta är 14 kap. 2 § tredje stycket IL.

Någon motsvarande regelförändring i inkomstskattelagen skedde inte när de förenklade redovisningsreglerna för föreningar infördes. Det innebär att en förening som bedriver skattepliktig verksamhet måste göra skattemässiga justeringar i deklarationerna eftersom skattereglerna inte alltid överensstämmer med redovisningsreglerna.

Förenklingsregler

Utgångspunkten är att redovisningsreglerna ska vara enkla och tydliga men ändå ge den information som kan behövas i de allra minsta företagen. Därför har en rad förenklingsregler införts i det allmänna rådet.

Tydlig gräns för vad som ska bokföras

Det kan ofta vara svårt för en enskild näringsidkare att avgöra om en tillgång eller en skuld tillhör näringsverksamheten eller inte eftersom verksamheten och privatpersonen är samma person. Den enskilda näringsverksamheten är inte något eget rättsligt subjekt. Därför finns det klara regler för när en tillgång eller skuld ska bokföras i den enskilda näringsverksamheten (BFNAR 2006:1 kap. 3).

En tillgång ska bokföras i sin helhet i verksamheten eller inte alls (punkt 3.1). Utgångspunkten är att en tillgång som ägs av näringsidkaren ska bokföras i verksamheten om den uteslutande eller så gott som uteslutande används i verksamheten eller är nödvändig för att företaget ska kunna generera inkomster i verksamheten (kärntillgångar i verksamheten) (punkt 3.2). Tillgångar som förväntas tillföra verksamheten ekonomisk nytta får bokföras i företaget (punkt 3.3).

Det finns även särskilda regler för bilar som används i verksamheten (punkt 3.5), byggnader och mark (punkt 3.6) och andra tillgångar (punkt 3.7–3.8).

Inkomster är bara det som näringsidkaren tar emot för egen räkning (punkt 3.16). Utgifter är det som näringsidkaren ger ut för det som tillkommer verksamheten (punkt 3.18). Privata inkomster och utgifter ska inte redovisas i verksamheten.

Motsvarande regler om vad som ska bokföras i föreningen finns i kapitel 3 i det allmänna rådet BFNAR 2010:1 för ideella föreningar m.fl. Det är endast tillgångar som föreningen äger som ska bokföras. Dock ska även medel som en förening tar emot för någon annans räkning bokföras som en tillgång i föreningen och med motsvarande skuld eftersom det inte är föreningens egna pengar (punkt 3.1). Gåvor i form av arbetsinsatser ska inte bokföras i föreningen (punkt 3.3).

Bara skattemässiga avsättningar är tillåtna

Avsättningar innehåller ofta många svåra bedömningsfrågor. Det är därför inte tillåtet att göra några avsättningar för åtaganden som medför framtida utgifter enligt de allmänna råden (BFNAR 2006:1 punkt 6.67 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.68). Det finns t.ex. ingen möjlighet att göra avsättning för framtida utgifter för pensioner eller garantier. Om näringsidkaren eller föreningen vill göra sådana avsättningar måste de upprätta ett vanligt årsbokslut. Man får dock göra skattemässiga avsättningar som periodiseringsfonder, expansionsfonder och ersättningsfonder om man upprättat ett förenklat årsbokslut.

Bokföringsunderlag får användas

När den enskilda näringsidkaren respektive föreningen ska upprätta det förenklade årsbokslutet får bokslutshändelserna noteras genom att bokslutsunderlag används (BFNAR 2006:1 punkt 4.8 respektive BFNAR 2010:1 punkt 4.9). Bokslutsunderlagen är förteckningar över räkenskapsårets bokslutshändelser. Förteckningarna utgör bokföringen i registreringsordning samtidigt som de är verifikationer för bokslutshändelserna. Olika bokslutsunderlag används för olika poster i det förenklade årsbokslutet. Uppgifterna som räknas fram på bokslutsunderlagen förs in i det förenklade årsbokslutet och någon ytterligare bokföringsåtgärd behöver inte vidtas. Om bokföringsunderlag används när det förenklade årsbokslutet ska upprättas kommer inte någon avstämning av det egna kapitalet att ske. Det egna kapitalet är skillnaden mellan tillgångar och skulder och är således en restpost (BFNAR 2006:1 punkt 6.66 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.66).

Det är frivilligt att använda bokslutsunderlag. Det går naturligtvis att på vanligt sätt avsluta kontona i huvudboken och där föra in bokslutshändelserna.

Vissa intäkter och kostnader i resultaträkningen

För att det ska vara enkelt behöver vissa periodiseringar av intäkter och kostnader inte ske och vissa utgifter får inte tas upp som en tillgång på balansräkningen.

Ingen periodisering för mindre belopp

Det vanliga inom redovisningen är att intäkter och kostnader ska periodiseras, d.v.s. att de ska tas upp respektive dras av det år som de är hänförliga till. Inom K1-regelverket finns en del inslag av kontantmetoden. För att det ska vara enkelt för näringsidkaren och föreningen och för att bokslutet inte ska belastas med mindre belopp finns en schablon för detta. Schablonen innebär att någon periodisering inte behöver ske för mindre belopp än 5 000 kronor.

Det innebär bl.a. att om näringsidkaren respektive föreningen har betalt ett förskott till en leverantör som understiger 5 000 kronor behöver någon fordring inte tas upp (BFNAR 2006:1 punkt 6.59 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.51). Det resulterar i att utgiften kommer att belasta årets resultat som en kostnad trots att näringsidkaren respektive föreningen inte har fått leveransen av varan eller tjänsten förrän påföljande räkenskapsår. Motsvarande gäller för förskott från kunder som uppgår till högst 5 000 kronor. Dessa behöver inte tas upp som en skuld (BFNAR 2006:1 punkt 6.72 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.73).

Däremot ska alltid ränteinkomster och ränteutgifter som uppgår till sammanlagt mer än 5 000 kr tas upp som fordringar respektive skulder (BFNAR 2006:1 punkt 6.60 och punkt 6.73 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.52 och punkt 6.75). Dessa inkomster och utgifter behöver inte periodiseras om de sammanlagt understiger 5 000 kronor.

Ett varulager som uppgår till högst 5 000 kronor behöver inte tas upp som en tillgång (BFNAR 2006:1 punkt 6.47 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.40 ). Det innebär att kostnaderna för sålda varor ökar det året. Även vid beräkningen av anskaffningsutgiften för varulager respektive maskiner och inventarier behöver inte externa utgifter för förvärvet som inte ingår i fakturan för huvudkomponenten räknas med om de uppgår till högst 5 000 kronor (BFNAR 2006:1 punkt 6.49 och 6.34 respektive BFNAR 2010:1 punkterna 6.30 och 6.31). Om utgifterna överstiger 5 000 kr ska de räknas med i anskaffningsvärdet. Motsvarande regler om externa utgifter ska räknas med i värdet för varulager finns inte för föreningar eftersom någon motsvarande skatteregel inte infördes för föreningar.

Internt upparbetade immateriella tillgångar får inte bokföras som en tillgång

Det kan ofta vara svårt att bedöma vilket värde en internt upparbetad immateriell tillgång har. För att reglerna i K1 ska vara enkla finns det därför ingen möjlighet att redovisa internt upparbetade immateriella tillgångar som tillgångar i balansräkningen. Utgifter för dessa ska i stället kostnadsföras i resultaträkningen. Däremot får immateriella tillgångar som förvärvas från någon annan tas upp som en tillgång i balansräkningen om de har ett bestående värde och det är sannolikt att det kommer att ge företaget ekonomisk nytta (BFNAR 2006:1 punkt 6.2 respektive BFNAR 2010:1 punkt 6.2).

Redovisning av intäkter och kostnader i verksamheten

Reglerna för intäkter och kostnader är utformade på så sätt att det klart framgår när intäkten respektive kostnaden ska redovisas.

För att det ska vara enkelt att bestämma försäljningsintäkter och allmänna kostnader i verksamheten finns en förenklingsregel som tar utgångspunkt i om en faktura finns eller inte. En försäljningsintäkt ska redovisas om en faktura har skickats eller borde ha skickats utifrån affärsmässiga skäl. Vad som är affärsmässigt ska bedömas utifrån den sed som finns inom branschen om den är affärsmässig. I annat fall kan man säga att en fördröjning på mer än tre månader inte är acceptabelt (BFNAR 2006:1 punkt 7.1 respektive BFNAR 2010:1 punkt 7.6).

Motsvarande regel finns för allmänna kostnader i verksamheten. Det innebär att en kostnad ska redovisas när en faktura har erhållits respektive borde ha erhållits utifrån affärsmässiga skäl (BFNAR 2006:1 punkt 7.7 respektive BFNAR 2010:1 punkt 7.12).

Hur ska en oreglerad fråga lösas?

Utgångspunkten för de allmänna råden är att de ska vara heltäckande. Det innebär att det ska finnas regler som talar om hur redovisingen ska ske i alla situationer. Det kan dock finnas situationer som inte är reglerade.

Utgångspunkten när en fråga inte är reglerad i det allmänna rådet är att den ska lösas utifrån de principer som det allmänna rådet ger uttryck för (BFNAR 2006:1 punkt 1.5 respektive BFNAR 2010:1 punkt 1.4). Det innebär att man inte ska söka vägledning i andra vägledningar, rekommendationer eller uttalanden.

Kompletterande innehåll

• Förutsättningarna för att få avsluta den löpande bokföringen med ett förenklat årsbokslut.
• Hur det förenklade årsbokslutet ska utformas.