Förutsättningar för att ta ut kontrollavgift

När ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift?

Företag som bedriver restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet ska föra en personalliggare och i denna dokumentera identifikationsuppgifter för näringsidkaren och för de personer som är verksamma i näringsverksamheten. Undantag gäller i vissa fall när bara ägaren eller dennes närstående är verksamma (39 kap. 11 § SFL). I 9 kap. 5 § SFF finns bestämmelser om vilka uppgifter en personalliggare ska innehålla. Skatteverket har meddelat föreskrifter om hur personalliggaren ska föras och hur den ska bevaras och tillhandahållas Skatteverket vid kontroll (SKVFS 2006:22).

Skatteverket ska ta ut en kontrollavgift om verket vid ett kontrollbesök finner att den som är skyldig att dokumentera identifikationsuppgifter i en personalliggare

• inte fullgör denna skyldighet, eller
• inte håller personalliggaren tillgänglig i verksamhetslokalen (50 kap. 3 § SFL).

Skatteverket har bevisbördan för att grundförutsättningarna för att ta ut kontrollavgift är uppfyllda. Skatteverket ska kunna visa att det är mycket sannolikt att företaget inte fullgjort skyldigheten att föra personalliggare eller att företaget inte har hållit personalliggaren tillgänglig i verksamhetslokalen. Det finns inga krav på att dessa brister skett uppsåtligen eller av oaktsamhet för att Skatteverket ska kunna ta ut en kontrollavgift.

Skatteverket får bara ta ut kontrollavgifter för brister som verket konstaterar vid ett kontrollbesök. Det betyder att Skatteverket inte kan ta ut någon kontrollavgift för brister som framkommer vid en skatterevision eller en skrivbordsutredning.

Företag som saknar personalliggare

Om ett företag inte har någon personalliggare ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift med 10 000 kr.

Personalliggaren får inte vara bristfällig

Skatteverket ska ta ut en kontrollavgift med 10 000 kr om personalliggaren är så bristfällig att den inte kan ligga till grund för en kontroll. Så är fallet om personalliggaren inte fyllts i under dagen. Samma sak gäller om de angivna personerna är så bristfälligt antecknade att det inte går att kontrollera vilka de är eller om de antecknade personuppgifterna är felaktiga eller påhittade.

Skyldigheten att föra en personalliggare kan anses fullgjord även om personalliggaren innehåller vissa brister. Då ska Skatteverket inte ta ut någon kontrollavgift med 10 000 kr. Det avgörande är om personalliggaren kan ligga till grund för en kontroll eller inte. När det t.ex. saknas identifikationsuppgifter om näringsidkaren är det en brist. Om det i det enskilda fallet inte råder någon tvekan om att personalliggaren tillhör näringsidkaren ifråga saknar denna brist betydelse för kontrollen. Bristen ska då inte medföra någon kontrollavgift.

Om det i personalliggaren finns åtminstone en person antecknad dagen för kontrollbesöket är det tillräckligt för att den ska kunna ligga till grund för kontroll. Skyldigheten att föra personalliggare får då anses fullgjord även om det finns verksamma personer som inte är antecknade i personalliggaren. Skatteverket ska då inte ta ut någon kontrollavgift med 10 000 kr. Skatteverket ska dock ta ut en kontrolluppgift med 2 000 kr för var och en som inte är dokumenterad. Kontrollavgiften på 2 000 kr förutsätter alltså inte att en kontrollavgift på 10 000 kr tas ut vid samma tillfälle.

Det är tillåtet att föra en manuell och en elektronisk personalliggare samtidigt. Om bara en av personalliggarna är så bristfällig att den inte kan ligga till grund för kontroll, är det inte tillräckligt för att ta ut en kontrollavgift på 10 000 kr.

Om Skatteverket vid ett kontrollbesök finner att uppgifterna i personalliggaren för tidigare dagar är så ofullständiga eller felaktiga att skyldigheten att föra personalliggare inte kan anses fullgjord ska en kontrollavgift tas ut.

Personalliggaren måste bevaras

Skyldigheten att föra en personalliggare innefattar ett krav på att bevara de dokumenterade uppgifterna under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret har gått ut (9 kap. 5 § SFF) Om uppgifterna inte bevarats ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift (50 kap. 3 § 1 SFL).

Personalliggaren ska hållas tillgänglig

Företaget ska ha personalliggaren tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen. Det innebär bl.a. att om företaget har två verksamhetslokaler som inte ligger i anslutning till varandra så ska det finnas en personalliggare i varje lokal.

Enligt Skatteverkets uppfattning ska företaget på begäran så gott som omedelbart kunna tillhandahålla personalliggaren vid Skatteverkets besök. Om företaget har dröjt något med att visa upp personalliggaren men inte har haft möjlighet att lägga till eller ändra uppgifter i den anser Skatteverket att personalliggaren ändå har hållits tillgänglig. Om företaget för personalliggaren manuellt och uppgifter finns i flera böcker ska samtliga böcker finnas tillgängliga för att företaget ska anses ha hållit personalliggaren tillgänglig.

I följande två exempel anser Skatteverket att personalliggaren har hållits tillgänglig.

• När Skatteverket frågar efter personalliggaren uppger personalen att den finns inlåst i ett dokumentskåp dit bara ägaren har nyckel och att ägaren befinner sig ute på ett ärende. Skatteverket håller uppsikt över det låsta dokumentskåpet. En kort stund senare anländer ägaren och låser upp skåpet, där personalliggaren finns.
• När Skatteverket frågar efter personalliggaren börjar personalen leta efter personalliggaren, men hittar den inte. Efter en stunds letande hittas personalliggaren i en skrivbordslåda under bardisken. Kontrollanterna har hela tiden haft bardisken under uppsikt och därigenom kunnat försäkra sig om att ingen ur personalen tagit ut personalliggaren under tiden.

I nedanstående två exempel anser Skatteverket att personalliggaren inte har hållits tillgänglig.

• När Skatteverket frågar efter personalliggaren uppger personalen att ägaren har den på sitt kontor i en annan byggnad som inte ligger i anslutning till den aktuella verksamhetslokalen.
• Personalliggaren kommer fram först efter att personalen har letat och Skatteverket har inte haft möjlighet att se om någonting skrivits in eller ändrats i liggaren efter att Skatteverket frågade efter den.

Undantag vid vitesföreläggande

Skatteverket får inte ta ut någon kontrollavgift för en överträdelse som omfattas av ett vitesföreläggande (50 kap. 5 § SFL). Skatteverket ska alltså inte ta ut någon kontrollavgift om verket har vitesförelagt ett företag att t.ex. föra personalliggare, och Skatteverket vid ett kontrollbesök konstaterar att företaget inte har följt föreläggandet. Skatteverket kan däremot förelägga ett företag med vite att föra en personalliggare efter att företaget fått en kontrollavgift för att det inte har fört en personalliggare (jfr prop. 2006/07:105 s. 60).

Kontrollavgiftens storlek

Kontrollavgiften är 10 000 kronor för varje kontrolltillfälle och 2 000 kronor för varje person som vid kontrollen är verksam utan att vara dokumenterad i en tillgänglig personalliggare (50 kap. 4 § första stycket SFL). Även om det finns flera typer av brister i en personalliggare ska bara en kontrollavgift på 10 000 kr tas ut vid varje kontrolltillfälle.

Kontrollavgiften på 2 000 kronor för varje verksam person som inte är dokumenterad ska tas ut även om det, på grund av att personalliggaren inte är tillgänglig, inte är möjligt att kontrollera om de är dokumenterade eller inte (prop. 2005/06:169 s. 51).

Det finns huvudsakligen tre situationer när en kontrollavgift med 2 000 kr kan komma ifråga.

• En verksam person är överhuvudtaget inte antecknad i personalliggaren.
• En verksam person är antecknad i personalliggaren, men det saknas en angivelse för när personen påbörjade sitt arbetspass.
• En verksam person är antecknad i personalliggaren, men har enligt personalliggaren redan avslutat sitt arbetspass.

Förhöjd avgift

Om Skatteverket tidigare har tagit ut en kontrollavgift och en ny kontrollavgift ska tas ut för en överträdelse som har inträffat inom ett år från den dag då Skatteverket meddelade beslutet om kontrollavgift, ska avgiften vara 20 000 kronor i stället för 10 000 kr (50 kap. 4 § andra stycket SFL). Det gäller oberoende av om överträdelsen avser samma brist eller om det är fråga om nya brister.

Den förhöjda avgiften förutsätter inte att Skatteverket tidigare har beslutat om en kontrollavgift på 10 000 kr enligt 50 kap. 4 § första stycket 1 SFL. Skatteverket ska således ta ut en förhöjd avgift även om den första kontrollavgiften är på 2 000 kr (50 kap 4 § första stycket 2 SFL) på grund av att en verksam person inte har varit dokumenterad i personalliggaren och Skatteverket vid ett senare kontrollbesök upptäcker att företaget inte har någon personalliggare. Det är bara avgiften på 10 000 kr som kan bli förhöjd. Det innebär att en förhöjd avgift inte kan komma ifråga om den första kontrollavgiften gäller att företaget saknar personalliggare (10 000 kr) och den andra kontrollavgiften gäller att en verksam person inte är dokumenterad i personalliggaren (2 000 kr).

Skälig tid att avhjälpa en brist

Om Skatteverket har tagit ut en kontrollavgift får verket inte ta ut en ny kontrollavgift för samma brist innan företaget har fått skälig tid på sig att åtgärda bristen (50 kap. 6 § SFL). Företaget är givetvis skyldigt att följa reglerna även efter det att Skatteverket tagit ut en kontrollavgift, men ska ges skälig tid att åtgärda bristen.

Det innebär följande om Skatteverket upptäcker brister vid två olika kontrollbesök. Om det gäller samma brist kan kontrollavgift för båda bristerna bara tas ut om Skatteverket vid det andra kontrollbesöket har fattat beslut med anledning av det första kontrollbesöket och näringsidkaren haft skälig tid på sig att åtgärda felet. Gäller det olika brister finns det däremot enligt lagtexten inget hinder mot att ta ut en kontrollavgift för båda bristerna oavsett om det finns något beslut beträffande den först konstaterade bristen. Normalt fattar Skatteverket dock beslut med anledning av ett kontrollbesök innan ett nytt kontrollbesök görs.

Hur lång tid som ska anses skälig beror på vilka åtgärder företaget ska vidta efter Skatteverkets beslut. En personalliggare kan beställas från Skatteverket, och skälig tid för att skaffa en personalliggare bör därför bedömas utifrån den tid det tar för Skatteverket att leverera en sådan.

Kravet att göra korrekta och fullständiga anteckningar för den som har en personalliggare, och att hålla denna tillgänglig kan i princip uppfyllas omgående efter Skatteverkets beslut. Om bristen är att företaget inte har bevarat uppgifterna behövs inte heller någon längre tid för att vidta rättelse. Det handlar ju om att för framtiden följa kravet på bevarande och inte att rekonstruera tidigare uppgifter.

När ska Skatteverket meddela beslut?

Skatteverket ska meddela ett beslut om kontrollavgift inom två år från den dag då verket meddelade beslutet om kontrollbesök (52 kap. 9 § SFL). Kontrollavgift får inte beslutas för en person som har avlidit (52 kap. 10 § SFL).