Gemensam verifikation

Vad innebär en gemensam verifikation?

En gemensam verifikation är en verifikation som sammanför och dokumenterar flera affärshändelser (5 kap. 6 § tredje stycket BFL). En gemensam verifikation ska innehålla de uppgifter som anges i 5 kap. 7 § BFL för var och en av de affärshändelser som verifikationen avser. I vilken omfattning uppgifter får uteslutas i den gemensamma verifikationen bedöms på samma sätt som för enskilda verifikationer. BFNAR 2013:2 ger möjligheter att ersätta vissa uppgifter med andra. Läs mer om vilka uppgifter som ska ingå i en verifikation på sidan Underlag för bokföring av affärshändelser.

Gemensam verifikation vid kontant försäljning

En gemensam verifikation får användas för inbetalningar som görs under en dag vid försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning (5 kap. 6 § tredje stycket BFL). Bestämmelsen avser situationer där säljaren får betalt direkt i anslutning till att varan levereras eller tjänsten utförs. Försäljning mot förskottsbetalning, t.ex. vid försäljning genom postorder eller internet, omfattas inte av möjligheten att använda gemensam verifikation vid kontant försäljning (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 6.4).

Försäljning som registreras i kassaregister eller som avser mindre belopp

Gemensam verifikation vid försäljning mot kontant betalning får användas om försäljningen registreras i ett kassaregister eller om försäljningen avser mindre belopp (BFNAR 2013:2 punkt 6.6). Med kassaregister avses i det allmänna rådet kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster (BFNAR 2013:2 punkt 1.11). Det har alltså ingen betydelse om kassaregistret är certifierat, tillverkardeklarerat eller inte. Även taxameter omfattas av begreppet kassaregister.

Ett företag som inte använder ett kassaregister får använda en gemensam verifikation endast om försäljningen avser mindre belopp.

Underlag som ska användas som gemensam verifikation

Den gemensamma verifikationen ska bestå av uppgifter från en kassarapport eller andra uppgifter som anger summan av de mottagna betalningarna (5 kap. 6 § tredje stycket BFL).

Om företaget använder ett kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av tömningskvitton (z-rapport) samt antingen kontrollremsor eller journalminne (BFNAR 2013:2 punkt 6.7). Tömningskvittot visar en sammanställning över affärshändelserna för en dag. Kontrollremsorna, som i elektronisk form kallas journalminne, innehåller uppgifter om den löpande registreringen i kassaregistret.

Om något kassaregister inte används ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa. Av kassarapporten ska det framgå vilken dag den avser, på vilken eller vilka orter som försäljningen ägt rum samt vad summan av dagens försäljningar är. Kassarapporten ska dateras och undertecknas av den som har upprättat den (BFNAR 2013:2 punkt 6.8).

Försäljning mot kontokort eller faktura får ingå i den gemensamma verifikationen

Även försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel får ingå i den gemensamma verifikationen som avser försäljning mot kontant betalning. De kan även redovisas i separata gemensamma verifikationer för varje betalningsmedel (BFNAR 2013:2 punkt 6.4).

En försäljning mot faktura som registrerats i ett kassaregister får ingå i en gemensam verifikation för försäljning mot kontant betalning (BFNAR 2013:2 punkt 6.4). Däremot får inte en separat gemensam verifikation upprättas för försäljningar mot faktura.

Om annan försäljning än försäljning mot kontant betalning inkluderas i en gemensam verifikation ska försäljningen enligt punkten 6.10 i det allmänna rådet delas upp i

• kontant försäljning
• försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel

• försäljning mot faktura.

Om försäljningar mot kontokort, andra elektroniska betalningsmedel eller faktura ingår i en gemensam verifikation ska även en sammanställning över dessa försäljningar ingå i den gemensamma verifikationen (BFNAR 2013:2 punkt 6.11). Av kommentaren till punkten framgår det att sammanställningen vid kontokortsförsäljning ska utgöras av de uppgifter som företaget skickar till kontokortsföretaget. Sammanställningen ska visa företagets fordran på kontokortsföretaget. Om sammanställningen inte visar alla relevanta uppgifter från köpnotorna ska notorna ingå i den gemensamma verifikationen.

Försäljning från myntautomat

Vid försäljning från myntautomat får gemensam verifikation användas. Den gemensamma verifikationen får då avse mer än en dags försäljning (BFNAR 2013:2 punkt 6.5).

Om myntautomaten innehåller ett kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av samma uppgifter som ett kassaregisters tömningskvitto och kontrollremsa ger om den löpande registreringen plus en sammanställning över de registrerade affärshändelserna (BFNAR 2013:2 punkt 6.7). Av kommentaren till punkten framgår att mekaniska räkneverk inte anses vara kassaregister.

Om myntautomaten saknar kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per automat. Av kassarapporten ska det framgå vilken period och automat den avser, och vilken summa som fanns i automaten vid tömningen. Kassarapporten ska dateras och undertecknas av den som upprättat den (BFNAR 2013:2 punkt 6.9).

Taxiverksamhet

Vid taxiverksamhet utgörs den gemensamma verifikationen av körpassrapporten.

Av transportstyrelsens föreskrifter om taxitrafik (TSFS 2013:41) framgår det bl.a. att taxametern för varje köruppdrag ska skriva ut ett kvitto (om kontant betalning) eller en följesedel (om betalning mot kontokort eller faktura) med särskilt angivna uppgifter.

Efter avslutat körpass ska taxametern skriva ut en körpassrapport med visst minimiinnehåll. Av Swedac:s föreskrifter och allmänna råd om tillsatsanordningar till taxametrar, STAFS 2012:5, framgår att körpassrapporten ska innehålla identitetsuppgifter, löpnummer, körsträckan under körpasset och antal registrerade köruppdrag. Den ska också innehålla uppgifter om samtliga registrerade körpassuppdrag i löpnummerordning med särredovisning av uppgifter för varje enskilt köruppdrag (tidpunkt när köruppdraget startades och avslutades, körsträckan, ersättningen m.m.).

I den gemensamma verifikationen för försäljning mot kontant betalning får även försäljningar mot kontokort och fakturerad försäljning ingå.

Likartade affärshändelser som sammanförs i en samlingsfaktura

En gemensam verifikation får användas för att dokumentera likartade affärshändelser (5 kap. 6 § tredje stycket BFL). I det allmänna rådet förtydligar BFN att likartade affärshändelser bland annat avser återkommande affärshändelser som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura som får avse en period på högst en månad (BFNAR 2013:2 punkt 6.1 a). Som exempel anges leveranser till dagligvaruhandeln och tjänster som städning som utförs återkommande och som faktureras för en viss period.

Gemensam verifikation för både säljare och köpare så länge affärshändelserna är likartade

Både säljare och köpare kan använda sig av samlingsfakturan som gemensam verifikation om affärshändelserna är likartade. I en kontokortsfaktura ska de affärshändelser som ligger till grund för kontokortsföretagets fordran på kontokortsinnehavaren betraktas som likartade affärshändelser för kontokortsföretaget, och fakturan kan alltså användas som gemensam verifikation.

För kontokortsinnehavaren är det ofta inte fråga om likartade affärshändelser eftersom varje enskilt inköp av varor eller tjänster är enskilda affärshändelser. Fakturan kan därför inte användas som gemensam verifikation (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 6.1 a). Under vissa förutsättningar kan de dock bokföras i sammandrag. Läs mer på sidan Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.

Som huvudregel gäller att den gemensamma verifikationen ska innehålla de uppgifter som anges i 5 kap. 7 § första stycket BFL för var och en av de affärshändelser som verifikationen avser.

I den gemensamma verifikationen för affärshändelser som sammanförs i en samlingsfaktura får uppgifterna om när de enskilda affärshändelserna har inträffat ersättas med uppgifter om vilken period samlingsfakturan avser, och den kvantitet av varje vara eller omfattning av varje tjänst som totalt levererats under perioden (BFNAR 2013:2 punkt 6.2). I samband med leveransen upprättas ofta följesedlar och av punkt 5.3 framgår det om dessa utgör räkenskapsinformation som ska arkiveras (BFNAR 2013:2 punkt 5.3).

Likartade affärshändelser som genereras automatiskt

En gemensam verifikation får användas för att dokumentera likartade affärshändelser (5 kap. 6 § tredje stycket BFL). I det allmänna rådet förtydligar BFN att även affärshändelser som genereras automtiskt får dokumenteras i en gemensam verifikation (BFNAR 2013:2 punkt 6.1 b). Exempel på detta är affärshändelser som görs genom periodiska databearbetningar, ofta masstransaktioner som t.ex. räntor, hyror och andra avgifter.

Den gemensamma verifikationen ska innehålla de uppgifter som anges i 5 kap. 7 § första stycket BFL för var och en av de affärshändelser som verifikationen avser. I den gemensamma verifikationen för automatiskt genererade affärshändelser får uppgifterna i 5 kap. 7 § första stycket BFL enligt det allmänna rådet punkt 6.3 ersättas med uppgifter om

• datum när verifikationen sammanställts
• vilken period transaktionerna avser
• transaktionstyp
• belopp per transaktionstyp
• totalbelopp.

Den gemensamma verifikationen ska hänvisa till andra sammanställningar som systemet producerat av affärshändelserna, där delbelopp per transaktionstyp och motpart ska framgå (BFNAR 2013:2 punkt 6.3 andra stycket).

Affärshändelser som av praktiska skäl får sammanföras

Även andra likartade affärshändelser får dokumenteras i en gemensam verifikation om affärshändelserna är hänförliga till en och samma dag och som av praktiska skäl är lämpliga att föra samman (BFNAR 2013:2 punkt 6.1 c). Det kan t.ex. vara löner som sammanförs i en lönelista eller betalningar av leverantörsskulder som framgår av en betalningsavi eller motsvarande från banken. Den gemensamma verifikationen ska innehålla samtliga uppgifter som anges i 5 kap. 7 § första stycket BFL, för var och en av de affärshändelser som verifikationen avser.

Kompletterande information

• Vad en faktura ska innehålla enligt mervärdesskattelagen.
• Tidpunkten för bokföring av försäljning från myntautomater.

• Under vilka förutsättningar man kan bokföra i sammandrag, se Presentation i registreringsordning och systematisk ordning.