Ett företags användning av kassaregister

Krav på ett företags kassaregister

Ett kassaregister ska vara certifierat för att uppfylla kraven i de föreskrifter som är utgivna av Skatteverket, och som säger att ett tillverkardeklarerat kassaregister som är anslutet till en certifierad kontrollenhet eller till ett certifierat kontrollsystem uppfyller de krav som ställs i lag (39 kap. 8 § SFL).

Registrera all försäljning

Ett företag som omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister ska registrera all försäljning av varor eller tjänster i kassaregistret (39 kap. 7 § första stycket SFL). Utlämning av en vara eller ett tillhandahållande av en tjänst omfattas inte av registreringsskyldigheten. Ett exempel på tillhandahållande av en tjänst är när en bärare av ett åkband på ett nöjesfält visar upp sitt åkband vid åkattraktionen. Själva köpet av åkbandet är däremot en försäljning som ska registreras i ett kassaregister.

Rättsfall: förskottsbetald lunch

Ett restaurangföretag sålde kuponghäften som gav kunderna rätt att mot en kupong få en lunch vid ett senare tillfälle. Försäljningen av kuponghäftena registrerades i ett kassaregister eftersom betalningen skedde med kontanter eller med kontokort. När företaget sedan tillhandahöll lunchen mot en sådan kupong registrerades detta inte i kassaregisteret. Skatteverket tog ut en kontrollavgift eftersom Skatteverket ansåg att tillhandahållande av lunch mot kupong var en sådan försäljning som skulle registreras i ett kassaregister.

I målet uttalade Högsta förvaltningsdomstolen att tillhandahållandet av en förskottsbetald lunch mot en kupong av detta slag inte var att betrakta som ytterligare en försäljning. Därmed fanns det inte någon registreringsskyldighet enligt 39 kap. 7 § SFL. Företaget skulle därför inte påföras någon kontrollavgift (RÅ 2014 ref. 68).

Kassaregistret ska registrera all löpande användning

Utöver försäljningen ska även all annan löpande användning av kassaregistret registreras i kassaregistret (39 kap. 7 § SFL). I förarbetena exemplifieras annan löpande användning med utskrift av kvittokopior, lådöppningar, returer och övningsslag (prop. 2006/07:105 s. 91-92).

Ett annat exempel på löpande användning är registrering av den växelkassa som hör till ett kassaregister. Växelkassan ska registreras vid varje försäljningsdags början (4 kap. 2 § SKVFS 2014:10).

Vad är löpande användning?

Det är inte möjligt att göra en fullständig uppräkning av all användning av ett kassaregister som utgör löpande användning enligt 39 kap. 7 § SFL, och som därmed ska registreras i kassaregistret.

Begreppet löpande användning preciseras i stället genom en exemplifiering i 2 kap. 15 § SKVFS 2014:9 som

• utskrift av kvittokopia
• utskrift av övningskvitto
• utskrift av returkvitto
• utskrift av proformakvitto
• ändring av priser
• rättelser
• lådöppningar (nollinslag)
• uttag av rapporter
• registrering av kontrollkod per kvitto.

Ta fram och erbjuda ett kassakvitto

De företag som omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister ska vid varje försäljning ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto (39 kap. 7 § SFL). Det gäller oavsett om kunden betalar med kontanter eller kontokort. Texten på kvittot ska vara på svenska eller engelska (5 kap. 2 § SKVFS 2014:10).

Erbjuda ett kvitto ska vara en aktiv handling

Det saknar betydelse om kunden begär ett kassakvitto eller inte. Inte ens när kunden uttryckligen avstår från kvitto kan företaget låta bli att ta fram ett kassakvitto. Företaget har inte heller uppfyllt skyldigheten att erbjuda kunden ett kassakvitto genom att på ett skriftligt anslag i butiken uppmana kunderna att säga till om de önskar ett kvitto. Det krävs en aktiv handling från företaget att ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto vid varje försäljning. Någon skyldighet för kunden att ta emot kassakvittot finns dock inte (prop. 2006/07:105 s. 30). Ett kassakvitto är vanligtvis i pappersformat, men det är inget som hindrar att ett företag erbjuder sina kunder kassakvitton i elektronisk form.

Automatisk utskrift av kassakvitton

Ett företag ska vid varje försäljning ta fram ett kassakvitto och erbjuda detta till kunden. Ett kassaregister får inte vara konstruerat så att det är möjligt att registrera ett försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett kassakvitto i pappersform, eller tar fram och skickar ett elektroniskt kassakvitto (6 kap. 2 § SKVFS 2014:9 och SKV M 2012:8 avsnitt 2.6).

Ett elektroniskt kassakvitto är framtaget när det är skickat från kassaregistret på ett sådant sätt att kunden kan ta emot kassakvittot i elektronisk form, t.ex. i en smarttelefon (2 kap. 2 § SKVFS 2014:9).

Uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla

Ett kassakvitto ska enligt 7 kap. 1 § SKVFS 2014:9 innehålla uppgifter om

• företagets namn och organisationsnummer eller personnummer
• den adress där försäljningen sker
• datum och klockslag för försäljningen
• löpnummer för kassakvitto ur en obruten stigande nummerserie
• kassabeteckning
• artikelnamn och antal varor som har sålts
• benämning på tjänster och antal tjänster som har sålts
• försäljningsbelopp för varje slag av vara eller tjänst, inklusive mervärdeskatt och totalt försäljningsbelopp som kunden ska betala
• den mervärdesskatt som belöper på försäljningsbeloppet
• mervärdesskattens fördelning på olika skattesatser
• betalningsmedel
• kontrollenhetens tillverkningsnummer om kassaregistret är anslutet till en kontrollenhet enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenheter till kassaregister
• ett kassakvitto är framställt i elektronisk form ska det anges genom att ange ”elektroniskt kvitto” på kvittot.

Ovanstående punkter beskrivs i SKV M 2012:7 avsnitt 5.24.

Utskrift från en kontokortsterminal

Vid betalning med kontokort ska en kund både få ett kvitto på köpet och ett kvitto på den kortbetalning som görs i en kontokortsterminal. Om företaget har ett kassaregistersystem som är sammankopplat med kontokortsterminalen skrivs normalt kassakvittot och kontokortskvittot ut på ett och samma kvitto.

Om kontokortsterminalen däremot inte har någon kommunikation med kassaregistersystemet ska en kund både få ett separat kassakvitto och ett separat kvitto på kortbetalningen. Lagkravet att erbjuda kunden ett kvitto gäller endast kassakvittot (39 kap. 7 § SFL).

Enkelriktad kommunikation med kontokortsterminalen

Ett kassaregistersystem kan ha enkelriktad kommunikation med kontokortsterminalen på så sätt att kontokortsterminalen kan ta emot uppgifter om det belopp som kunden ska betala, men utan att ha möjlighet att skicka tillbaka uppgiften till kassaregistersystemet om att betalningen har gjorts. Om ett företag använder en sådan kontokortsteminal ska kvittot på kortbetalningen vara tydligt märkt med texten ”Ej kvitto på köp” (5 kap. 3 § SKVFS 2014:10).

Fristående kortterminal

Om företaget däremot använder en fristående kortterminal som inte har någon kommunikation alls med kassaregistersystemet, är det inte något krav att kontokortskvittot ska vara märkt med texten ”Ej kvitto på köp”. Anledningen till denna skillnad är att en helt fristående kontokortsterminal inte omfattas av definitionen av kassaregister (39 kap. 2 § SFL) och att Skatteverkets bemyndigande inte omfattar att föreskriva om krav på kontokortsterminal.

Krav på returkvittot

Med returkvitto avses en utskrift från ett kassaregister med uppgifter som visar att ett tidigare uttaget kassakvitto innehåller felaktiga uppgifter, eller uppgifter om återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster (2 kap. 14 § SKVFS 2014:10). Med returkvitto avses även en utskrift av uppgifter om återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster. Av definitionen av returkvitto följer att ett företag inte får registrera en retur som en delpost på ett kassakvitto. Om en kund i samband med ett köp även vill returnera en tidigare köpt vara, ska företaget därför behandla detta var för sig på ett kassakvitto respektive ett returkvitto (SKV M 2012:8 avsnitt 5.22).

Inget krav att en returnerad vara ska registreras i kassaregistret

Det finns emellertid inget krav att en returnerad vara ska registreras i ett kassaregister, eller att kassaregistret ska ha den funktionen. Ett företag har alltid möjlighet att dokumentera en retur av en vara enligt vad som gäller för fullständiga verifikationer enligt 5 kap. 7 § första stycket BFL. Detsamma gäller för en prisnedsättning av en tidigare såld vara eller tjänst.

Om ett företag väljer att använda ett kassaregister för att registrera ett returkvitto ska ett sådant returkvitto innehålla minst de uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla (7 kap. 1 § SKVFS 2014:9).

Om fel betalningsmedel har angetts på ett kassakvitto

Om fel betalningsmedel har angetts på ett kassakvitto ska företaget ta ut ett returkvitto som korrigerar felaktigheten, och ta fram ett kassakvitto med uppgift om rätt betalningsmedel (4 kap. 4 § första stycket SKVFS 2014:10).

Om kassaregistret saknar en funktion för att registrera uppgifter om en retur

Om kassaregistret saknar en funktion som medger att uppgifter om returen kan registreras, ska företaget i stället ta ut en kopia av kassakvittot och på detta anteckna uppgifter om returen (4 kap. 4 § andra stycket SKVFS 2014:10). Bestämmelsen om denna dokumentation gäller endast korrigeringar av felaktiga registreringar, t.ex. fel betalningsmedel och uppgifter om fel vara eller felaktigt pris. Det är heller inte alltid nödvändigt att dokumentera på en kopia av det felaktiga kassakvittot. Dokumentationen kan ske på det ursprungliga felaktiga kassakvittot om detta inte har lämnats till kunden (SKV M 2012:8 avsnitt 5.22).

Registrera förändringar av växelkassan

Till en registreringsenhet ska det finnas minst en kassalåda (3 kap. 14 § SKVFS 2014:10). Insättningar och uttag ur växelkassan ska registreras i kassaregistret (4 kap. 2 § SKVFS 2014:10).

Om ett företag använder ett kassaregister som är tillverkat före den 1 juli 2014 och om kassaregistret inte har funktionen att kunna registrera förändringar av växelkassan så gäller inte kravet på registrering av förändring av växelkassan. Detta är en övergångsbestämmelse som gäller under tiden fram till den 1 januari 2019 (SKVFS 2014:9). Företaget ska i ett sådant fall dokumentera förändringar av växelkassan genom t.ex. uttag och insättningar med en lapp i kassalådan.

Skriva ut en Z-dagrapport

Vid försäljningsdagens slut ska företaget skriva ut en Z-dagrapport för varje kassaregister som använts under dagen (4 kap. 5 § SKVFS 2014:10). Läs om vilka uppgifter en Z-dagrapport ska innehålla enligt 7 kap. 3 § SKVFS 2014:9 i SKV M 2012:7 avsnitt 5.26.

Förvara kassaregistret och kontrollenheten

Ett kassaregister och dess kontrollenhet eller kontrollsystem ska förvaras i Sverige. Det gäller inte om kassaregistret används på ett transportmedel som går i person- eller godstrafik till och från Sverige (6 kap. 1 § SKVFS 2014:10).

Vid avyttring eller skrotning av ett kassaregister med en kontrollenhet ska kontrollenheten bevaras på ett betryggande sätt under minst tolv månader. Detta gäller även om kontrollenheten har bytts ut (6 kap. 2 § SKVFS 2014:10).

Ett gemensamt kassaregister för flera företag

Flera företag kan använda samma kassaregister för sin respektive försäljning. Följande förutsättningar måste vara uppfyllda:

• kassaregistret är konstruerat så att det säkert kan hantera varje företags registreringar (3 kap. 12 § SKVFS 2014:10)
• varje företags registrering ska hållas åtskild från de andras (3 kap. 12 § SKVFS 2014:10)
• kassaregistret har en funktion som visar vilka företag det hanterar (5 kap. 3 § SKVFS 2014:9)
• varje företags betalningsmedel ska hållas åtskild från de andras (kontanter, kontokortskvitto, presentkort, kuponger och liknande) åtskilda från de andra företagens betalningsmedel (3 kap. 14 § SKVFS 2014:10).

Det ska även finnas en certifierad kontrollenhet ansluten till kassaregistret (3 kap. 13 § SKVFS 2014:10). Det kan antingen vara en kontrollenhet av typ C som kan hantera mer än ett företags registreringar, eller en kontrollenhet av typ A eller B för varje företag som använder det gemensamma kassaregistret.

Företag som bedriver gemensam verksamhet

Flera företag kan bedriva en gemensam verksamhet. Om företagen har en gemensam bokföring (4 kap. 5 § första stycket BFL) anses de som ett enda företag när Skatteverkets föreskrifter om kassaregister för den gemensamt bedrivna verksamheten tillämpas (2 kap. 3 § andra stycket SKVFS 2014:10). Detta innebär bland annat att det är tillräckligt att på kvitton och rapporter m.m. endast ange ett namn och organisationsnummer för all försäljning som sker i den gemensamt bedrivna verksamheten.

Kassaregister i ett enkelt bolag

Ett enkelt bolag är varken en fysisk eller juridisk person och kan därför inte driva näringsverksamhet i skatteförfarandelagens mening. Ett enkelt bolag kan därför inte ha något kassaregister och det går inte att ange det enkla bolagets registreringsnummer på kvittot.

Varje enskild näringsidkare ska ha ett kassaregister, om de inte uppfyller villkoren för att ha ett kassaregister i en gemensam verksamhet.

Meddelandena till Skatteverkets gamla föreskrifter gäller

Föreskrifterna om krav på kassaregister SKVFS 2014:9 trädde i kraft den 1 juli 2014 och ersatte då de tidigare föreskrifterna om krav på kassaregister, SKVFS 2009:1. Även föreskrifterna om användning av kassaregister SKVFS 2014:10 trädde i kraft den 1 juli 2014 och ersatte de tidigare föreskrifterna om användning av kassaregister, SKVFS 2009:3. De båda meddelandena SKV M 2012:7 och SKV M 2012:8 hänvisar visserligen till upphävda föreskrifter, men kommentarerna i meddelandena är i allt väsentligt alltjämt gällande.

Kompletterande information

• Företag ska anmäla det kassaregister som det ska använda till Skatteverket.
• Skatteverkets tillsyn av kassaregister.
• Ta ut en kontrollavgift om ett företag brister i sin användning.