Vad är en personalliggare?

Syftet med reglerna om personalliggare

Syftet med personalliggaren är att ge Skatteverket bättre möjligheter att upptäcka och bekämpa svartarbete (prop. 2005/06:169 s. 34). Uppgifterna i personalliggaren är i första hand av intresse för att ge Skatteverket underlag för beskattningsbeslut. Skatteverket har genom personalliggaren möjlighet att redan under det löpande beskattningsåret skaffa sig en uppfattning om företagaren fullgör sina skyldigheter när det gäller redovisning av innehållen skatt och arbetsgivaravgifter.

Personalliggaren ska också ge Skatteverket större möjligheter att bedöma vilka inkomster den skattskyldige har av sin verksamhet och om hon eller han redovisar mervärdesskatt med rätt belopp. Däremot ska uppgifter som finns eller som saknas i en personalliggare inte ensamma läggas till grund för ett beslut om skatt (prop. 2005/06:169 s. 45). Uppgifterna kan dock ge anledning till att starta en skatteutredning och får då användas i denna utredning.

Företagare i vissa i lagen angivna branscher ska föra in nödvändiga identifikationsuppgifter i personalliggaren om sig själva och om sin personal. De ska också föra in uppgifter om personalens arbetspass i liggaren.

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen. Skatteverket får besluta om kontrollbesök i verksamhetslokalen för att identifiera de personer som är verksamma i näringsverksamheten. Vid kontrollbesöket får Skatteverket begära att dessa personer ska styrka sin identitet för att verket ska kunna stämma av sina iakttagelser mot uppgifterna i personalliggaren.

Det rättsliga begreppet personalliggare

Vad som menas med uttrycket personalliggare framgår av kraven på innehåll i 39 kap. 11 § SFL och 9 kap. 5 § första stycket SFF samt av Skatteverkets föreskrifter.

Begreppet personalliggare är alltså inte närmare definierat i lagen. Enligt Skatteverket avser uttrycket personalliggare i rättslig mening en handling (i pappersform eller elektronisk) som innehåller de uppgifter som har antecknats och bevarats enligt personalliggarreglerna. Det är alltså uppgiftssamlingen som utgör personalliggaren. Uppgiftssamlingen kan givetvis ändå finnas bevarad i exempelvis flera böcker eller på flera digitala minnesenheter.

Skatteverkets föreskrifter om personalliggare

Det finns regler i Skatteverkets föreskrifter om personalliggare (SKVFS 2006:22) om personalliggarens form och hur den ska föras. Dessa föreskrifter gäller till den 1 januari 2016 då de ersätts av nya föreskrifter om personalliggare (se nedan).

I förskrifterna finns några bestämmelser om personalliggarens innehåll. Andra uppgifter än de som ska föras in i en personalliggare får antecknas i personalliggaren om detta inte försvårar Skatteverkets kontroll av lämnade uppgifter (5 § SKVFS 2006:22). Åtgärder i en elektroniskt förd personalliggare ska framgå av en behandlingshistorik, som ska hållas tillgänglig för Skatteverkets kontroll (10 § SKVFS 2006:22).

Nya föreskrifter om personalliggare från och med den 1 januari 2016

Den 1 januari 2016 träder nya föreskrifter om personalliggare i kraft (SKVFS 2015:6). Detta sker samtidigt som nya bestämmelser i skatteförfarandelagen om personalliggare i byggbranschen ska börja tillämpas (SFS 2014:1474). Se Skatteverkets ställningstaganden om personalliggare i byggbranschen och om vad som utgör byggverksamhet och när en byggarbetsplats föreligger.