Vilka krav ska kassaregistret uppfylla för att vara tillverkardeklarerat?

Grundläggande krav på kassaregistret

Det grundläggande kravet på det kassaregister som företaget ska använda är att det på ett tillförlitligt sätt visar alla registreringar som har gjorts, samt programmeringar och inställningar som enligt bokföringslagen utgör behandlingshistorik. Ett företag som omfattas av bestämmelserna om skyldigheten att använda ett kassaregister ska använda ett kassaregister som är certifierat (39 kap. 8 § SFL).

Några certifierade kassaregister finns emellertid inte. Det kassaregister som företaget ska använda ska i stället vara tillverkardeklarerat och anslutet till en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem.

I Skatteverkets föreskrifter framgår de krav som kassaregistret ska uppfylla för att vara tillverkardeklarerat (SKVFS 2014:9).

Tillverkardeklaration som ingår i dokumentationen

Ett kassaregister får inte ha andra funktioner än dem som framgår av dess dokumentation (4 kap. 12 § SKVFS 2014:9).

Till varje version av en kassaregistermodell eller ett kassaregisterprogram ska det finnas en tillverkardeklaration (8 kap. 1 § SKVFS 2014:9). Tillverkardeklarationen ska ingå i kassaregistrets eller kassaregisterprogrammets dokumentation (8 kap. 3 § SKVFS 2014:9). Läs mer i SKV M 2012:7 avsnitt 5.28.

Tillverkardeklarationen ska lämnas till Skatteverket (8 kap. 4 § SKVFS 2014:9). På Skatteverkets webbplats publiceras en lista över vilka kassaregister som är tillverkardeklarerade.

Framställa kassakvitton och rapporter

Ett kassaregister ska enligt 4 kap. 2 § SKVFS 2014:9 kunna ta fram

• ett kassakvitto med uppgifter i enlighet med vad som anges i 7 kap. 1 § SKVFS 2014:9
• en rapport med en sammanställning av registreringarna av en dags försäljning (Z-dagrapport) och löpande användning
• en rapport med en sammanställning av registreringarna sedan närmast föregående Z-dagrapport (X-dagrapport).

Läs mer om vilka uppgifter som ett kvitto ska innehålla.

En Z-dagrapport ska innehålla uppgifter om bl.a. växelkassa, antal kassakvitton och antal lådöppningar (7 kap. 3 § SKVFS 2014:9). Läs om innehållet i Z-dagrapporten i SKV M 2012:7 avsnitt 5.26.

Den uppgift som ska finnas med på en Z-dagrapport, men som inte finns med på en X-dagrapport, är uppgiften om löpnummer i en obruten stigande nummerserie. Vilka uppgifter som ska framgå av en X-dagrapport framgår av 7 kap. 2 § SKVFS 2014:9. Läs om innehållet i en X-dagrapport i SKV M 2012:7 avsnitt 5.25.

Övningsfunktioner

Ett kassaregister får endast ha en övningsfunktion om det framgår av kassaregistrets dokumentation och om användningen av övningsfunktionen registreras i kassaregistret (4 kap. 11 § SKVFS 2014:9).

Om kassaregisteret har en funktion för utskrift av kvittokopia, övningskvitto eller proformakvitto ska dessa vara tydligt markerade med orden kopia, övning (ovning) respektive ej kvitto. Den markerande texten ska inte kunna ändras (5 kap. 5 § SKVFS 2014:9).

Funktioner som kassaregistret ska ha

I Skatteverkets föreskrifter har funktionerna som ett kassaregister ska ha för att vara godkänt förtydligats.

Registrera växelkassan

Ett kassaregister ska kunna registrera växelkassan och förändringar av växelkassan (5 kap. 1 § SKVFS 2014:9).

Kravet på att kassaregistret ska kunna registrera förändringarna gäller inte kassaregister som är tillverkade före ikraftträdandet av föreskriften (1 juli 2014) och som inte har funktionen att kunna registrera förändringar av växelkassan. Undantaget gäller under tiden fram till den 1 januari 2019 (SKVFS 2014:9). Företag som berörs ska dokumentera de förändringar av växelkassan som sker genom t.ex. uttag och insättningar på en lapp i kassalådan.

Registrera betalningsmedel

Kassaregistret ska kunna registrera olika slag av betalningsmedel (5 kap. 2 § SKVFS 2014:9). Med betalningsmedel avses bl.a. kontanter, kontokort och presentkort (2 kap. 2 § SKVFS 2014:9).

Funktioner som kassaregistret inte får ha

Ett kassaregister får inte ha vissa funktioner eller vara konstruerat på vissa sätt. Läs mer om detta i SKV M 2012:7 avsnitt 5.19-5.22.

Ta bort, förändra eller lägga till uppgifter i redan gjorda registreringar

Kassaregistret får inte ha en funktion som möjliggör för en användare att ta bort, förändra eller lägga till uppgifter i redan gjorda registreringar (6 kap. 1 § SKVFS 2014:9).

Registrera ett försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett kassakvitto

Det ska inte vara möjligt att registrera ett försäljningsbelopp utan att kassaregistret samtidigt skriver ut ett kassakvitto i pappersform eller tar fram och skickar ett elektroniskt kassakvitto (6 kap. 2 § SKVFS 2014:9).

Inte skriva ut mer än en kopia av ett kassakvitto

Kassaregistret ska inte kunna skriva ut mer än en kopia av ett kassakvitto. Detta gäller oavsett om kassakvittot är i pappersform eller i elektronisk form (6 kap. 3 § SKVFS 2014:9).

Förändra förprogrammerad text på artiklar och tjänster

Det ska inte gå att förändra förprogrammerad text på artiklar och tjänster vid registreringen (6 kap. 4 § SKVFS 2014:9).

Kompletterande information

• Ta ut en kontrollavgift om kassaregistret inte uppfyller kraven.
• Vad som utgör behandlingshistorik enligt bokföringslagen.