I vilka former får räkenskapsinformationen bevaras?

Former för bevarande

Räkenskapsinformationen ska enligt 7 kap. 1 § BFL bevaras i

• vanlig läsbar form (dokument)
• mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel
• annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt endast uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i dokument eller mikroskrift.

Räkenskapsinformation som tagits emot från någon annan

Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget (7 kap. 1 § andra stycket BFL). Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form.

Med räkenskapsinformation som företaget tagit emot från någon annan avses information som har kommit till företaget från en motpart i en affärshändelse som ett led i affärshändelsen. Räkenskapsinformation som en uppdragstagare, t.ex. en redovisningskonsult, sammanställer åt företaget är att likställa med information som upprättats internt inom företaget, om informationen inte avser affärshändelser där företaget och uppdragstagaren är motparter (kommentaren i BFNAR 2013:2 till 7 kap. 1 § andra stycket BFL).

Med uttrycket ”kommit till företaget” innebär inte att det rent fysiskt måste ha kommit till företaget. Om företaget har anlitat ett annat företag, t.ex. ett redovisningsföretag eller ett inskanningsföretag, anses materialet ha kommit till företaget när uppdragstagaren har tagit emot materialet för företagets räkning (kommentaren i BFNAR 2013:2 till 7 kap. 1 § andra stycket BFL).

Elektronisk räkenskapsinformation som tas emot från någon annan

För räkenskapsinformation i elektronisk form har kravet på bevarande i ursprungligt skick normalt inte någon relevans. Räkenskapsinformation i elektronisk form är normalt inte knuten till ett fysiskt föremål när den tas emot. Om den elektroniska räkenskapsinformationen inte har antagit någon fysisk form när den tas emot är det tillräckligt att den bevaras i elektronisk form under hela arkiveringstiden. Om företaget först sparar den elektroniska informationen på en hårddisk och sedan flyttar över den från hårddisken till en dvd, behöver hårddisken inte sparas.

Om informationen flyttas får informationsinnehållet däremot inte förändras. I dessa fall handlar det inte om överföring enligt 7 kap. 6 § BFL. Om den elektroniska informationen skrivs ut ska bestämmelserna om överföring i 7 kap. 6 § BFL däremot tillämpas, se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Om räkenskapsinformation i elektronisk form är knuten till ett fysiskt föremål är det just det lagringsmediet som ska sparas. Om företaget exempelvis tar emot en dvd med information, så är det just den dvd:n som ska sparas.

Räkenskapsinformation som företaget hämtar från någon annans webbplats

Räkenskapsinformation som företaget hämtar från någon annans webbplats eller liknande får sparas i den form som räkenskapsinformationen är avsedd att presenteras i företaget (BFNAR 2013:2 punkt 7.3). Räkenskapsinformation som företaget hämtar från t.ex. internetbanken eller en leverantörs webbplats anses utgöra räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan. Företaget behöver ta ställning till presentationsformen för räkenskapsinformationen i företaget. Ett företag kan t.ex. välja att presentera den mottagna räkenskapsinformationen i pappersform och då ska pappersutskriften sparas.

All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform.

Konvertera elektronisk räkenskapsinformation till företagets system

Räkenskapsinformation i elektronisk form som inte har antagit någon fysisk form får konverteras till företagets system och sparas i det konverterade formatet. Uppgifterna får däremot inte förändras eller försvinna i samband med konverteringen (BFNAR 2013:2 punkt 7.2). Om företaget inte kan säkerställa att uppgifterna är oförändrade ska räkenskapsinformationen sparas i det format som den togs emot i. Den konverterade informationen anses då vara en hänvisningsverifikation.

Uppgifter som en verifikation eller en faktura ska innehålla enligt lagen, t.ex. ML, BFL eller någon annan lag, samt annan ekonomisk information som är viktig för en extern granskare eller för företaget själv när man bedömer affärshändelsen, får aldrig förändras eller försvinna vid konverteringen.

Utöver sådana uppgifter kan verifikationen även innehålla annan information. Om det är tillåtet att rensa bort sådan information får bedömas mot bakgrund av de bestämmelser om vilka uppgifter verifikationer och fakturor ska innehålla, samt övriga bestämmelser om vad som ska utgöra räkenskapsinformation. Företagslogotyper, personliga hälsningar och reklam kan inte anses utgöra räkenskapsinformation och får därmed rensas bort från den elektroniska räkenskapsinformationen (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 7.2).

Räkenskapsinformation som företaget tar emot i både elektronisk form och i pappersform

Räkenskapsinformation som företaget tar emot både i elektronisk form och i pappersform, i nära anslutning till varandra, får sparas i den form som den är avsedd att presenteras i av företaget (BFNAR 2013:2 punkt 7.4). Företaget får t.ex. ett papperskvitto i samband med köpet av en vara, och någon eller några dagar senare tar företaget emot ett elektroniskt kvitto. Företaget behöver då ta ställning till presentationsformen för räkenskapsinformationen. Om företaget har valt att presentera räkenskapsinformationen i elektronisk form ska det elektroniska kvittot sparas. Papperskvittot kan slängas.

All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform.

Företaget kan bara välja i vilken form informationen ska sparas i de fall det tar emot räkenskapsinformation i olika former. Om företaget vill överföra räkenskapsinformationen till någon form för bevarande gäller reglerna om överföring av räkenskapsinformation i 7 kap. 6 § BFL. Se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat

Räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat ska bevaras i det skick som materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Det gäller räkenskapsinformation som består av dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium (7 kap. 1 § andra stycket BFL). Utgångspunkten är att räkenskapsinformationen ska sparas i sin ursprungliga form.

Räkenskapsinformation som företaget själv upprättar anses sammanställd enligt 7 kap. 1 § BFL, när den har fått den form som den är avsedd att presenteras i av företaget (BFNAR 2013:2 punkt 7.5). Företaget behöver ta ställning till presentationsformen för räkenskapsinformationen.

All räkenskapsinformation behöver inte ha samma presentationsform. Ett företag kan t.ex. välja att presentera egenupprättade verifikationer i elektronisk form medan mottagna verifikationer presenteras i pappersform.

Ett företag som upprättar kundfakturor elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring ska spara dem i pappersformatet (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 7.5).

I en datorbaserad bokföring är presentationsformen per automatik elektronisk för räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs uppgifter, t.ex. grundbok och huvudbok. Om sådan räkenskapsinformation skrivs ut för att sparas i pappersform räknas utskriften som en överföring av räkenskapsinformation. Se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Annan räkenskapsinformation som företaget upprättar är årsredovisningen respektive årsbokslutet som ska upprättas i vanlig läsbar form eller i elektronisk form (2 kap. 5 § ÅRL respektive 6 kap. 4 § BFL) och sparas i denna form.

Räkenskapsinformationen ska bevaras på ett varaktigt sätt

Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga (7 kap. 2 § BFL). Kravet på att lagringsmediet ska vara varaktigt gäller under hela arkiveringstiden. För att säkerhetsställa att räkenskapsinformationen uppfyller kravet på varaktighet behöver man bedöma lagringsmediets kvalitet samt risken för att informationen försvinner eller inte går att läsa under hela arkiveringstiden. Bedömningen ska göras oavsett om informationen tas emot eller sammanställs av företaget och sparas i elektronisk form eller i pappersform. Om lagringsmediets kvalitet är sådan att det finns risk för att räkenskapsinformationen inte är varaktig under hela arkiveringstiden måste företaget vidta åtgärder för att säkerhetsställa att informationen förblir läsbar under hela arkiveringstiden.

Om företaget tar emot dokument med räkenskapsinformation som inte uppfyller kravet på varaktighet måste företaget överföra räkenskapsinformationen till ett annat dokument, mikrofiche eller ett maskinläsbart medium som uppfyller kravet på varaktighet. Både det ursprungliga och det nya materialet ska sparas under hela arkiveringstiden om inte företaget väljer att tillämpa bestämmelserna om förstöring efter överföring (BFNAR 2013:2 punkt 7.7). Se nedan under Överföra räkenskapsinformation.

Kryptera räkenskapsinformation

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformationen alltid vara läsbar. Företaget kan ha skäl för att vilja kryptera information som innehåller känslig information ur konkurrenssynpunkt och som inte går att läsa ut ur årsredovisningen. Räkenskapsinformation får krypteras eller på annat sätt göras oläsbar för den som saknar tillgång till särskild utrusning endast om det är motiverat utifrån säkerhetsskäl och informationen omedelbart kan presenteras i klartext (BFNAR 2013:2 punkt 7.8). Det finns ofta starkare skäl för att kryptera räkenskapsinformation som tillhör löpande räkenskapsår än sådan som avser avslutade år. Dekryptering ska göras så snart räkenskapsinformationen inte längre är att anse som känslig och det inte längre är motiverat utifrån säkerhetsskäl.

Överföra räkenskapsinformation

Räkenskapsinformation kan överföras om företaget vill arbeta med eller spara informationen i en annan form än den ursprungligen togs emot eller upprättades i. Räkenskapsinformation som bevaras i dokument, mikroskrift eller på ett maskinläsbart medium får överföras till någon av dessa former. Överföringen ska ske på ett betryggande sätt (7 kap. 6 § BFL).

Företaget kan överföra information från en form för bevarande, t.ex. från dokument till maskinläsbart medium genom att man skannar in dokumentet, men även inom en och samma lagringsform.

Att överföringen ska ske på ett betryggande sätt innebär att överföringen ska ske på ett sådant sätt att det inte finns någon risk för att informationen förvanskas eller förstörs. Så länge överföringen sker på ett betryggande sätt kan ett obegränsat antal överföringar ske.

Om räkenskapsinformationen har överförts ska man, så länge det ursprungliga materialet finns kvar, säkerställa att sambandet mellan det ursprungliga materialet och bokföringsposten går att följa (BFNAR 2013:2 punkt 7.6).

Flytt som inte är överföring

För räkenskapsinformation i elektronisk form är 7 kap. 6 § BFL bara tillämplig om informationen överlämnats till företaget på ett lagringsmedium. Elektronisk räkenskapsinformation som inte antagit någon fysisk form när den togs emot kan flyttas mellan olika elektroniska lagringsmedier utan att det är fråga om en överföring enligt 7 kap. 6 § BFL (kommentaren till BFNAR 2013:2 punkt 7.6). Se ovan under Räkenskapsinformation som tagits emot från någon annan.

Förstöra räkenskapsinformation efter överföring

Det ursprungliga materialet får, efter det att överföring har skett, förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 6 § BFL).

Om information först förs över från ett dokument till ett maskinläsbart medium och därefter till mikrofiche ska det ursprungliga materialet, i det här fallet dokumentet, alltid sparas i tre år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsinformationen upprättades eller togs emot av företaget. Det slutliga materialet, mikrofichen, ska sparas under den återstående arkiveringstiden. Det finns däremot inget krav på att materialet som användes under mellantiden, det maskinläsbara mediet, ska sparas.