Kontrollbesök för personalliggare i restaurang-, frisör- och tvätteribranscherna

Syftet med kontrollbesök

Syftet med kontrollbesök som avser personalliggare är att utreda om den som kontrolleras fullgör sina eventuella skyldigheter: personalliggaren ska finnas tillgänglig och ska innehålla uppgifter om de personer som vid tillfället är verksamma. Kontrollbesöket ska ge Skatteverket en omedelbar bild av om dokumentationsskyldigheten efterlevs.

Vem får kontrolleras?

Skatteverket får besluta om kontrollbesök hos den som är eller kan antas vara skyldig att föra personalliggare eller, beträffande byggbranschen, tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras (42 kap. 8 § första stycket SFL). Reglerna om personalliggare i byggbranschen behandlas dock inte här.

Uttrycket ”kan antas” innebär inte något högt krav på bevisning.

Vad får kontrolleras vid kontrollbesök?

Skatteverket får besluta om kontrollbesök för att kontrollera att den som är eller kan antas vara skyldig att föra personalliggare fullgör sina eventuella skyldigheter (42 kap. 8 § första stycket SFL).

Vid kontrollen av personalliggaren får Skatteverket stämma av att uppgifter om de personer i verksamhetslokalen som förefaller vara verksamma och om näringsidkaren är införda i personalliggaren. Skatteverket får fråga efter de aktuella personernas identitet. Det finns dock inget krav på att de verksamma personerna ska kunna legitimera sig (prop. 2005/06:169 s. 47).

Skatteverket ska ta hänsyn till de grundläggande rättssäkerhetsprinciperna.

Kontrollbesök som avser personalliggare ska göras i syfte att kontrollera att den kontrollerade följer de skyldigheter som gäller dokumentationen i en personalliggare och bevarandet av uppgifterna.

Skatteverket får inte använda kontrollbesöket för få tillgång till andra uppgifter än de som behövs för att kontrollera dokumentationsskyldigheten:

”Om Skatteverket tror att det finns uppgifter i en personalliggare som behövs i en skatteutredning ska verket använda de generella utredningsbefogenheterna för att få del av uppgifterna. Kontrollbesöket kan därmed inte användas för att på ett enklare sätt få tillgång till uppgifter om syftet är ett annat än att kontrollera dokumentationsskyldigheten som sådan” (prop. 2010/11:165 s. 877).

Personalliggaren ska finnas tillgänglig i verksamhetslokalen

Personalliggaren ska finnas tillgänglig för Skatteverket i verksamhetslokalen (39 kap. 12 § första stycket SFL).

En personalliggare får föras manuellt eller i elektronisk form. I lagförarbetena till bestämmelserna om elektronisk personalliggare i byggbranschen diskuterar regeringen innebörden av uttrycket ”hålla personalliggaren tillgänglig” (prop. 2014/15:6 s. 93). Enligt regeringen menas med det uttrycket ”att Skatteverket vid kontrollbesök omedelbart ska kunna se personalliggarens innehåll. Detta kan ske antingen genom att verket får tillgång till den elektroniskt i läsbar form eller att personalliggaren skrivs ut”. Tillgänglighetsrekvisitet ska enligt Skatteverket inte ges någon annan innebörd för en elektroniska personalliggare som förs i restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet, än vad det har för en elektronisk personalliggare i byggbranschen.

Enligt Skatteverket ska verket omedelbart kunna få tillgång till uppgifterna i personalliggaren på ett sådant sätt att verket kan se personalliggarens innehåll.

Personalliggare ska finnas även i en tillfällig verksamhetslokal

Det är inte ovanligt att en näringsidkare inte bara bedriver en näringsverksamhet i sin ordinarie verksamhetslokal utan också tillfälligt disponerar andra utrymmen och bedriver samma typ av verksamhet där. Det ska i så fall finnas en personalliggare även i den tillfälliga verksamhetslokalen. Den personal som är verksam i den tillfälliga lokalen ska tas upp i denna personalliggare.

Rättsfall: tillfällig verksamhetslokal vid sidan om ordinarie

Ett aktiebolag bedrev restaurang- och caféverksamhet i sin ordinarie verksamhetslokal i en tätort. I samband med en mässa disponerade bolaget även ett utrymme inom mässområdet för servering. Avståndet mellan den ordinarie verksamhetslokalen och mässområdet var cirka 2 kilometer.

Högsta förvaltningsdomstolen ansåg att utrymmet på mässområdet utgjorde en verksamhetslokal och att bolaget därför hade varit skyldigt att hålla personalliggare tillgänglig för Skatteverket vid serveringen på mässområdet. Det förhållandet att personalliggare fanns tillgänglig i en annan verksamhetslokal som bolaget disponerade medförde ingen ändring (RÅ 2009 ref. 18).

Bevarandekravet

En fråga är om Skatteverket vid ett kontrollbesök får kontrollera om näringsidkaren har uppfyllt kravet på att bevara uppgifterna i personalliggaren. En annan fråga är om den som ska kontrolleras i så fall omedelbart måste hålla även äldre uppgifter omedelbart tillgängliga.

Skatteverket får vid kontrollbesöket kontrollera att skyldigheter som avser personalliggare följs (se ovan). I skyldigheten att föra personalliggare ingår också att bevara de uppgifter som har förts in (9 kap. 5 § tredje stycket SFF, jfr också prop. 2010/11:165 s. 959). Att Skatteverket kontrollerar kravet på att bevara uppgifter som har förts in i personalliggaren anser Skatteverket därför inte strida mot syftet med kontrollbesöket (se ovan).

Skatteverket ser det som att personalliggare i rättslig mening omfattar även bevarade äldre uppgifter oavsett vilken typ av medium uppgifterna lagras på. Det är enligt Skatteverket den uppgiftssamlingen (personalliggaren) som ska hållas tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök.

Rättsfall om skyldigheten att hålla äldre uppgifter tillgängliga

Kammarrätterna har dock gjort olika bedömningar i olika domar om näringsidkarens skyldighet att hålla äldre uppgifter ur personalliggaren tillgängliga vid kontrollbesök.

Rättsfall: äldre uppgifter omedelbart tillgängliga (1)

Kammarrätten har i en dom bl.a. kommit fram till att det inte kan ställas upp ett krav på att Skatteverket vid ett kontrollbesök ska kunna kontrollera att bevarandeskyldigheten fullgjorts (KRSU 2013-02-06, mål nr 1284-12).

Rättsfall: äldre uppgifter omedelbart tillgängliga (2)

Kammarrätten har prövat förutsättningarna för att ta ut kontrollavgift när en aktuell personalliggare har visats upp vid Skatteverkets kontrollbesök, men äldre personalliggare inte har hållits tillgängliga (KRNG 2015-02-18, mål nr 6558-14).

Kammarrätten skriver att bestämmelsen om att ta ut kontrollavgift enligt lagförarbetena tar sikte på situationen att näringsidkaren inte lämnar ut personalliggaren, något som betraktas på samma sätt som att personalliggare saknas.

Kammarrätten konstaterade att det vid det aktuella kontrollbesöket var en personalliggare tillgänglig. Enligt kammarrätten saknas grund för att ta ut kontrollavgift när äldre personalliggare har bevarats, men inte finns omedelbart tillgänglig för Skatteverket vid kontrollbesök.

Rättsfall: äldre uppgifter omedelbart tillgängliga (3)

I personalliggaren fanns endast uppgifter för de två senaste månaderna tillgängliga för Skatteverket vid kontrollbesöket. Tidigare uppgifter hölls inte tillgängliga i verksamhetslokalen. Skatteverket tog ut kontrollavgift på bl.a. den grunden.

Kammarrätten framhåller i sin dom att lydelsen av bestämmelsen om kontrollbesök ändrades när den fördes över till skatteförfarandelagen. Det framgår därefter enligt kammarrätten att alla skyldigheter i anledning av kravet på personalliggare kan kontrolleras. Kammarrätten ansåg att det fanns grund för kontrollavgift eftersom det aktuella bolaget inte hade hållit liggaren för hela den tid som omfattas av bevarandekravet tillgänglig för Skatteverket (KRNG 2015-04-10, mål nr 5551-14).

Högsta förvaltningsdomstolen har meddelat prövningstillstånd i målet (HFD 2016-02-05, mål nr 3489-15).

Skatteverket får göra en begränsad revision vid kontrollbesöket

Förutom att kontrollera personalliggaren får Skatteverket i samband med ett kontrollbesök genom en begränsad revision kontrollera sådana handlingar i en verksamhet som har anknytning till personalen.

Var får kontrollbesök göras?

Av bestämmelserna i 42 kap. 8 § andra stycket SFL följer att kontrollbesök som avser personalliggare i restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamheter bara får genomföras i verksamhetslokaler.

Hur ska besöket utföras och när ska den kontrollerade underrättas om kontrollbeslutet?

Det finns gemensamma regler för hur kontrollbesöken ska utföras samt när Skatteverket ska underrätta den som ska kontrolleras om beslutet att göra ett besök. Dessa regler gäller även för kontrollbesök med anledning av personalliggare.

Kontrollavgift

Om Skatteverket konstaterar brister vid kontrollbesöket ska kontrollavgift tas ut.

Föreläggande

Om den som bedriver restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet inte fullgör sin skyldighet att föra personalliggare eller att hålla personalliggaren tillgänglig får Skatteverket förelägga denne att göra det (39 kap. 17 § 2 SFL). Föreläggandet får förenas med vite.