Personaladministrativa verksamheten

Uppgifter om anställda på myndigheter kan vara sekretessbelagda

Om du är anställd på en myndighet kan uppgifter om dina enskilda förhållanden vara sekretessbelagda om vissa förutsättningar är uppfyllda. Det gäller t.ex. uppgift om hälsotillstånd och uppgift från planerings- eller utvecklingssamtal. Sekretess gäller inte i ärenden om anställning eller disciplinansvar.

Den personaladministrativa sekretessen som gäller för vissa uppgifter om anställda på en myndighet omfattar även tidigare anställda vid myndigheten (RÅ 1998 ref. 54). Sekretessen gäller inte bara hos den myndighet där uppgifterna initialt förekommer utan även hos andra myndigheter där uppgifterna kan förekomma. Reglerna finns i 39 kap. OSL. Begreppet personaladministrativ verksamhet ska inte tolkas alltför snävt.

Sekretessen för Skatteverkets anställda

Vissa yrkesgrupper är mer utsatta för hot och trakasserier än andra. Som exempel kan nämnas poliser, åklagare, domare, socialtjänstpersonal och kronofogdar. Även Skatteverket anses vara en sådan myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men (39 kap. 3 § andra stycket OSL samt 10 § OSF). Uppgift om anställdas personnummer, bostadsadress, hemtelefonnummer med mera är därför vanligtvis sekretessbelagda.

Faktorer som avgör om sekretess gäller

Sekretess kan gälla för ett antal olika uppgifter om den som är anställd på en myndighet. Om sekretess gäller eller inte för en viss uppgift beror på flera olika faktorer, de viktigaste är:

• om skaderekvisitet i sekretessbestämmelsen är rakt eller omvänt
• om den enskilde är anställd på en myndighet där personalen särskilt kan riskera att utsättas för våld eller lida annat allvarligt men

Sekretessen för olika uppgifter

Uppgift om en anställds lön och avdrag för preliminär skatt är offentliga i den personaladministrativa verksamheten medan uppgift om en anställds hälsotillstånd normalt sett är sekretessbelagd. Även för den som inte är anställd kan en uppgift som är hänförlig till ett urvalstest vara sekretessbelagd.

I tabellen nedan tydliggörs vilka uppgifter och situationer som berörs av den personaladministrativa sekretessen.

Rättsfall

• Uppgift om namn på vissa anställda på KFM som hade viss kompetens m.m. ansågs av kammarrätten vara sekretessbelagd (KRNS 2001-06-19, mål nr 3114-2001).
• Sekretess ansågs gälla för uppgift om personnummer, bostadsadress och hemtelefonnummer för en anställd vid en dåvarande SKM (KRNG 2002-04-17, mål nr 1623-2002).
• Sekretess ansågs gälla även för uppgifter om skattenämndsledamöter (KRNS 1999-04-12, mål nr 1407-1999).
• En parkeringsvakt på ett kommunalt bolag fattade beslut om parkeringsanmärkning. Kammarrätten ansåg att uppgift om parkeringsvaktens namn var offentlig (HFD 2015-10-20, mål nr 7009-14).

Personaladministrativ verksamhet som utförs av en annan myndighet

När Statens servicecenter hanterar uppgifter i personaladministrativ verksamhet om Skatteverkets anställda gäller sekretessen enligt 39 kap. 1–4 §§ OSL i tillämpliga delar även där (39 kap. 5 § OSL).

Personalansvarsnämnden

Skatteverkets personalansvarsnämnd, PAN, prövar personalansvarsärenden rörande Skatteverkets anställda. Den bedöms vara en självständig verksamhetsgren inom Skatteverket. Om nämnden tar emot sekretessbelagda handlingar från någon annan myndighet eller någon annan verksamhetsgren inom Skatteverket, kommer dessa att behålla sin sekretess hos nämnden (11 kap. 2 § OSL). Personaladministrativ sekretess gäller inte i ärenden om disciplinansvar (39 kap 2 § andra stycket OSL).

Kompletterande information

• Tillämpningen av 39 kap. 3 § första och andra stycket OSL (prop. 1986/87:3 s. 23 och prop. 1993/94:165 s. 34).
• Hur fungerar en sekretessbestämmelse?
• Sekretessbrytande regler.