Underlag för avdragsrätt

Underlag för avdragsrätt

Rätt till avdrag för ingående skatt finns bara om den kan styrkas enligt vad som föreskrivs i 8 kap. 17, 19 och 20 §§ ML (8 kap. 5 § ML). Bestämmelsen motsvaras av artikel 178 i mervärdesskattedirektivet. Rätt till avdrag för ingående skatt förutsätter också att den som debiterat skatten är skattskyldig enligt ML. Av bestämmelsen i 8 kap. 2 § första stycket ML framgår att definitionen av ingående skatt, när det är fråga om ett inköp av varor eller tjänster inom landet, utgår från att omsättningen medfört skattskyldighet för den från vilken varorna eller tjänsterna köpts. Den som debiterat skatten ska alltså ha gjort detta i egenskap av beskattningsbar person och dessutom ska omsättningen vara skattepliktig och ske inom landet.

Normalt krävs en faktura

Avdragsrätten ska normalt styrkas genom faktura (8 kap. 17 § ML). Med faktura avses dokument eller meddelanden i pappersform eller i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i 11 kap. ML. Den som yrkar avdrag för ingående skatt kan därför sägas ha ett med säljaren delat ansvar för att faktureringsskyldigheten fullgörs. Se även Vad är en faktura?

Undantag - särskilda skäl vid omvänd skattskyldighet

Om det finns särskilda skäl behövs ingen faktura, om köparen är skattskyldig för inköpet och kan styrka avdragsrätten genom annan tillgänglig dokumentation, t.ex. ett avtal (8 kap. 17 § andra stycket ML).

Ett sådant tillfälle kan vara då köparen är skattskyldig vid betalning i förskott eller a conto för bygg- eller anläggningstjänst (1 kap. 2 § 4 b och 1 kap. 3 § ML). Förskottsbetalningen baseras inte på en faktura utan på annan dokumentation, t.ex. ett avtal med en betalningsplan. Köparen redovisar den utgående och ingående skatten, trots att faktura inte har utfärdats (13 kap. 14 § och 13 kap. 20 § första stycket ML).

Särskilda skäl kan även finnas vid gränsöverskridande fakturering när köparen är skattskyldig t.ex. på grund av ett unionsinternt förvärv. En faktura som skickas från en annan medlemsstat kan, genom att ha utfärdats enligt det landets regler, i vissa fall komma i konflikt med de svenska bestämmelserna om fakturans innehåll. I sådana fall bör fakturan ändå kunna godtas som underlag för avdragsrätt hos förvärvaren om den innehåller information som kan anses tillräcklig för att styrka avdragsrätten eller om det finns annan tillgänglig information som tillsammans med uppgifterna i fakturan kan styrka att rätt till avdrag föreligger hos förvärvaren (se prop. 2007/08:25 s. 221 och i fråga om unionsinterna förvärv, se prop. 2011/12:94 s. 84).

Rättelse av felaktig faktura - fel fakturamottagare

Skatteverket anser att en köpare i vissa fall har rätt till avdrag för den ingående skatten på en tjänst eller vara trots att fakturan innehåller fel namn på mottagaren av fakturan. Detta under förutsättning att det finns ett i alla avseenden korrekt inköp och att den som anskaffat varan eller tjänsten kan visa att han eller hon är den rätta fakturamottagaren.

Avdragsrätt finns i den redovisningsperiod när fakturan mottogs och inköpet gjordes. Om fel fakturamottagare angivits, men köparen ändå kan identifieras med ledning av andra uppgifter i fakturan, kan köparen själv ersätta det felaktiga namnet med det korrekta. I andra fall kan köparen behöva komplettera den felaktiga fakturan med ett av leverantören utfärdat intyg som utvisar vem som är den rätte fakturamottagaren.

Särskilt om kostnadsersättning och utlägg

Det förekommer att arbetsgivare betalar ut kostnadsersättningar till anställda som haft kostnader för att fullgöra sina arbetsuppgifter. Även om det i den anställdes kostnader skulle ingå betald mervärdesskatt har inte arbetsgivaren rätt till avdrag för ingående skatt med anledning av utbetald kostnadsersättning. Detta eftersom den anställde inte är skattskyldig för mervärdesskatt och alltså inte ska ta ut någon mervärdesskatt i sitt krav till arbetsgivaren.

Faktura utställd på en anställd

Om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för ett inköp kan den ersättning arbetstagaren erhåller från arbetsgivaren för ett inköp anses vara ersättning för ett utlägg för arbetsgivarens räkning i stället för en kostnadsersättning. När det är ett utlägg, har arbetsgivaren avdragsrätt för mervärdesskatten enligt de allmänna reglerna. Detta förfaringssätt kan bli tillämpligt när t.ex. facklitteratur köps in.

Skatteverket anser att en skattskyldig har avdragsrätt för ingående skatt för kost, logi och representation, även om fakturan är utställd på en person som är anställd hos honom.

Den skattskyldige måste dock kunna visa att det är fråga om en anställds utlägg för hans räkning. Kvittot eller handlingen måste, för att godkännas som arbetsgivarens verifikation, uppfylla kraven i 11 kap. 8 § ML med undantag för att den anställdes namn står på underlaget i stället för arbetsgivarens namn.

Säljarens utlägg

För en utgift, som för säljaren är att anse som ett utlägg, innebär detta att säljaren inte kan tillgodoräkna sig avdrag för ingående skatt, eftersom utlägget ska överföras till köparen. Avdragsrätt för mervärdesskatt på utlägg tillfaller alltså köparen och inte säljaren. Fakturakopia för utlägget bifogas säljarens faktura för att verifiera köparens avdrag för ingående skatt.

Särskilt om inköp av bensinEn skattskyldig har avdragsrätt för driftkostnader för personbil som utgör inventarium i verksamheten eller som hyrts för användning i verksamheten även om bilen till viss del används privat eller till viss del används i en undantagen verksamhet.

I övriga fall gäller de vanliga reglerna om avdragsrätt, d.v.s. avdragsrätt finns bara om det verkligen är ett inköp och om inköpet gäller den verksamhet som medför skattskyldighet.

Det förekommer att anställda använder sin egen bil i tjänsten men att arbetsgivaren betalar bensinen för tjänsteresorna. Det kan vara så att den anställde betalar bensinen kontant eller med kontokort och lämnar kvittot (och eventuell s.k. slip) till arbetsgivaren som betalar ut motsvarande belopp. Det kan också vara så att den anställde betalar bensinen med arbetsgivarens kontokort eller att bensinbolaget sänder räkningen direkt till arbetsgivaren. I dessa fall är bilen inte ett inventarium i arbetsgivarens verksamhet. Avdragsrätten måste då bedömas enligt ML:s allmänna regler.

Arbetstagarens utlägg

En förutsättning för att arbetsgivaren ska ha avdragsrätt är alltså att bensinen antingen betalas med kontokort som tillhör arbetsgivaren eller att den anställde i nära anslutning till tidpunkten för utlägget återfår utlägget mot överlämnande av kvitto eller motsvarande handling. Kvittot eller handlingen måste, för att kunna godkännas som arbetsgivarens verifikation, uppfylla kraven enligt 11 kap. ML. I de fall den anställde inte gör ett utlägg för arbetsgivarens räkning utan får en kostnadsersättning från denne finns som nämnts ovan inte avdragsrätt för ingående skatt hos arbetsgivaren.

Arbetsgivarens kostnad

I det fall bensinen betalas med arbetsgivarens kontokort och även om det inte är fråga om något köp för en av arbetsgivaren ägd eller hyrd bil, bör arbetsgivaren medges avdrag för den del av mervärdesskatten som gäller tjänstekörningen för den verksamhet som medför skattskyldighet.

Enskild firma

Om en egen företagare använder sin bil i verksamheten och bilen inte är bokförd som inventarium gäller motsvarande regler som redovisats ovan. Det innebär att om utgiften för bensinen inte bokförs i företaget medges inget avdrag, och om utgiften bokförs i företaget medges avdrag för den del av mervärdesskatten som gäller körningen för den verksamhet som medför skattskyldighet.

Särskilt om auktionsinköp

Även vid inköp genom auktion gäller att avdragsrätten för ingående skatt ska styrkas med faktura. Ofta är det begagnade varor, konstverk, samlarföremål eller antikviteter som säljs vid auktioner. För dessa varor kan de särskilda bestämmelserna om marginalbeskattning (VMB) i 9 a kap. ML ofta gälla, se Vinstmarginalbeskattning – begagnade varor. Då dessa bestämmelser tillämpas, av inlämnaren i de fall auktionsförrättaren bara uppträder som förmedlare eller av auktionsförrättaren i de fall denne förmedlar i eget namn, får något mervärdesskattebelopp inte anges i fakturan och köparen har därför inte någon avdragsrätt. När allmänna bestämmelser tillämpas i stället för VMB ska avdrag för ingående skatt styrkas med en faktura som uppfyller de krav som anges i 11 kap. ML. Om auktionsförrättaren tar ut särskild provision av säljaren eller köparen ska också avdragsrätten för den ingående skatten på sådan provision styrkas på motsvarande sätt. Se vidare Fakturering i samband med auktionsförsäljning och Innehållet i en faktura.

Särskilt om exekutiv försäljning

Skatteverket anser att ett av Kronofogdemyndigheten upprättat protokoll tillsammans med eventuella särskilda kvittenser i enlighet med ML:s faktureringskrav kan användas som underlag för en köpares avdragsrätt för ingående skatt i samband med exekutiv försäljning.

Situationer då det krävs ett annat underlag än faktura

I vissa fall ska avdragsrätten styrkas med en annan handling än faktura. Nedan hittar du information om sådana fall.

Köp av fastighet

Vid köp av en fastighet eller en lägenhet som ägs med hyresrätt eller bostadsrätt från någon som uttagsbeskattats i byggnadsrörelse och köparen har avdragsrätt enligt 8 kap. 4 § första stycket 4 ML, ska den ingående skatten styrkas med en av överlåtaren utfärdad handling i pappersform eller i elektronisk form (8 kap. 19 § ML). Överlåtaren ska utfärda en sådan handling om köparen begär det. Detsamma gäller vid inköp av en fastighet där köparen har avdragsrätt för ingående skatt på överlåtarens kostnader enligt bestämmelserna om s.k. retroaktivt avdrag i 9 kap. 8 § andra stycket 2 ML.

Övertagen investeringsvara

Den som enligt bestämmelserna i 8 a kap. 11–14 §§ ML övertar överlåtarens rättighet och skyldighet när det gäller jämkning av avdrag för ingående skatt ska enligt 8 kap. 20 § ML som grund för jämkningen i sina räkenskaper ha en sådan av överlåtaren utfärdad handling som avses i 8 a kap. 15–17 §§ ML. Överlåtaren är i dessa fall skyldig att utfärda en sådan handling.

Importdokument

Importdokument ska godtas som underlag för avdragsrätt för ingående skatt oavsett om dokumentet är i elektronisk form eller i pappersform. Elektroniskt dokument ska dock bara godtas om den importerande medlemsstaten har infört ett elektroniskt system för fullgörande av tullformaliteterna och om det elektroniska dokumentet kan kontrolleras (artikel 52 i rådets genomförandeförordning [EU] nr 282/2011).