Svenska regler om dokumentation

Nytt: 2017-03-27

Nya dokumentationsregler 2017

De svenska reglerna om internprissättningsdokumentation har anpassats till OECD:s nya standard i kapitel V i BEPS Action 13. De nya reglerna träder i kraft den 1 april 2017 och tillämpas på beskattningsår som har påbörjats efter den 31 mars 2017.

Kretsen av dokumentationsskyldiga företag har ändrats och de nya reglerna är tydligare när det gäller innehållet i dokumentationen.

Vilka är dokumentationsskyldiga?

Fysiska personer omfattas inte av dokumentationsreglerna. Det är bara juridiska personer som är dokumentationsskyldiga.

Företag i intressegemenskap

En obegränsat skattskyldig juridisk person som har transaktioner med ett företag som är begränsat skattskyldigt ska ha internprissättningsdokumentation om företagen är i intressegemenskap (39 kap. 16 § 1 SFL).

Vad menas med intressegemenskap?

Det finns en särskild definition av uttrycket ”företag i intressegemenskap” som bara gäller för dokumentationsreglerna. Med företag i intressegemenskap avses företag som är moderföretag och dotterföretag eller företag som står under i huvudsak gemensam ledning (39 kap. 2 a § första stycket SFL).

Termerna moderföretag och dotterföretag har ingen särskild definition utan används i sin allmänna civilrättsliga form. Även utländska företag omfattas av termerna. Uttrycket ”företag under i huvudsak gemensam ledning” avser s.k. oäkta koncerner. En oäkta koncern uppkommer t.ex. när en fysisk person har det bestämmande inflytandet över två eller flera juridiska personer utan att företagen ingår i ett formellt koncernförhållande (prop. 2016/17:47 s. 92).

Intressegemenskapsdefinitionen i dokumentationsreglerna överensstämmer inte helt och hållet med korrigeringsregelns intressegemenskapsdefinition i 14 kap. 20 § IL. Det är i vissa fall svårt att avgöra om två företag är i ekonomisk intressegemenskap enligt 14 kap. 20 § IL och därför har regeringen infört en tydligare definition i SFL när det gäller skyldigheten att upprätta dokumentation.

De olika definitionerna av intressegemenskap innebär att ett svenskt företag inte behöver vara dokumentationsskyldigt enligt 39 kap. SFL trots att det kan finnas en ekonomisk intressegemenskap enligt 14 kap. 20 § IL med ett utländskt företag. Även om företaget inte behöver ha någon internprissättningsdokumentation måste det följa armlängdsprincipen och det medför att resultatet för det svenska företaget kan justeras med stöd av korrigeringsregeln vid en felprissättning.

Svenska handelsbolag

Ett svenskt handelsbolag omfattas av dokumentationsskyldigheten om det har transaktioner med ett begränsat skattskyldigt företag som det är i intressegemenskap med. Dessutom ska hela eller delar av handelsbolagets resultat beskattas hos obegränsat skattskyldiga juridiska personer som är i intressegemenskap både med handelsbolaget och med det begränsat skattskyldiga företaget (39 kap. 16 § 2 SFL).

För att omfattas av dokumentationsskyldigheten ska därför handelsbolaget, den utländska motparten och någon av delägarna vara i intressegemenskap med varandra, d.v.s. ingå i en äkta eller oäkta koncern. Däremot behöver inte samtliga delägare vara i intressegemenskap eller vara juridiska personer.

Dokumentationsskyldigheten ligger på handelsbolaget och inte på delägarna.

Företag med fasta driftställen

Svenska företag som bedriver verksamhet från ett fast driftställe utomlands och utländska juridiska personer som bedriver verksamhet från ett fast driftställe i Sverige är dokumentationsskyldiga. Detsamma gäller för svenska handelsbolag som bedriver verksamhet från ett fast driftställe utomlands, om handelsbolagets resultat beskattas hos en eller flera obegränsat skattskyldiga juridiska personer som är i intressegemenskap med handelsbolaget (39 kap. 16 § 3–5 SFL).

Undantag från dokumentationsskyldigheten

Små och medelstora företag är undantagna från dokumentationsskyldigheten. Undantaget gäller för företag som året före beskattningsåret ingår i en intressegemenskap som har mindre än 250 anställda och antingen har en omsättning på högst 450 miljoner kronor eller en balansomslutning på högst 400 miljoner kronor (39 kap. 16 a § SFL).

Gränserna för undantaget beräknas gemensamt för hela intressegemenskapen, d.v.s. den äkta eller oäkta koncernen. Undantaget gäller både företag som har transaktioner med utländska företag och företag som bedriver verksamhet vid ett fast driftställe. Ett litet företag som ingår i en stor intressegemenskap och har gränsöverskridande transaktioner är däremot dokumentationsskyldigt.

Undantaget innebär att små och medelstora företag inte behöver upprätta internprissättningsdokumentation över gränsöverskridande transaktioner med närstående företag eller över verksamhet som bedrivs från ett fast driftställe. Även om företagen inte behöver ha någon internprissättningsdokumentation måste de följa armlängdsprincipen och det medför att resultatet för ett svenskt företag kan justeras med stöd av korrigeringsregeln i 14 kap. 19 § IL vid en felprissättning. Likaså kan inkomstberäkningen för ett fast driftställe i Sverige justeras eller avräkning vägras för ett svenskt företag med ett fast driftställe utomlands om inkomsten för det fasta driftstället inte har beräknats enligt armlängdsmässiga principer.

Vad är syftet med internprissättningsdokumentation?

Dokumentationen ska vara ett underlag för att bedöma villkoren vid transaktioner mellan företag i intressegemenskap och vinstallokeringen till ett fast driftställe (39 kap. 15 § SFL).

När det gäller obegränsat skattskyldiga juridiska personer och svenska handelsbolag som har gränsöverskridande transaktioner med utländska företag i intressegemenskap ska dokumentationen kunna användas för en bedömning av om priser och övriga villkor är i överensstämmelse med armlängdsprincipen eller om resultatet ska justeras med stöd av korrigeringsregeln i 14 kap. 19 § IL. För handelsbolag sker inkomstkorrigeringen hos delägaren.

När det gäller dokumentationsskyldigheten för fasta driftställen ska dokumentationen vara ett underlag för att kunna bedöma om rätt inkomst har allokerats till det fasta driftstället. För ett utländskt företag med fast driftställe i Sverige handlar det om att bedöma storleken på den inkomst som får beskattas i Sverige.

När det gäller svenska företag med fast driftställe utomlands ska dokumentationen användas för att bedöma hur mycket utländsk skatt som ska avräknas eller hur stor inkomst som ska undantas från beskattning om Sverige har ett exemptavtal med det andra landet. Avräkning medges nämligen inte med högre belopp än den skatt som skulle ha tagits ut i det andra landet om vinstallokeringen till det fasta driftstället hade varit korrekt. Om det finns ett exemptavtal med det andra landet undantas bara den inkomst från beskattning i Sverige som har beräknats för det fasta driftstället i enlighet med vinstallokeringsprinciperna.

För att det ska vara möjligt att göra en bedömning av om priser, villkor och vinstallokering följer armlängdsprincipen är det nödvändigt att internprissättningsdokumentationens båda delar finns hos det granskade företaget, dvs. både den koncerngemensamma delen och den företagsspecifika delen. Båda delarna behövs för bedömningen.

Vad ska dokumentationen innehålla?

En internprissättningsdokumentation ska bestå av två delar: en koncerngemensam del och en företagsspecifik del (39 kap. 16 b § första stycket SFL).

Den koncerngemensamma delen

Den koncerngemensamma delen av internprissättningsdokumentationen ska innehålla en översikt av koncernen och dess verksamhet (39 kap. 16 b § andra stycket SFL). Definitionen av vad som är en koncern när det gäller dokumentationsreglerna innebär att den koncerngemensamma delen inte omfattar s.k. oäkta koncerner (39 kap. 2 a § andra stycket SFL).

Även när dokumentationsskyldigheten uppkommer på grund av ett fast driftställe ska det finnas en koncerngemensam del. Den behövs för att förstå koncernens verksamhet och företagets roll i koncernen.

Den koncerngemensamma delen ska enligt OECD ge en övergripande bild av vilken verksamhet koncernen bedriver, var den bedrivs, vilken internprissättningspolicy som tillämpas etc. Det är inte meningen att den koncerngemensamma delen ska innehålla detaljer och företagen får använda gott omdöme för att avgöra på vilken detaljnivå informationen ska tillhandahållas mot bakgrund av syftet med dokumentationen.

En närmare beskrivning av vad den koncerngemensamma delen ska innehålla finns i 9 kap. SFF som är utformad i enlighet med OECD:s standard.

Övergripande information

Den koncerngemensamma delen ska innehålla information om koncernen i dess helhet. Om det ger en bättre bild av koncernens verksamhet får informationen delas upp på verksamhetsgrenar (9 kap. 9 § SFF). Det kan exempelvis vara fallet om vissa verksamhetsgrenar arbetar självständigt i förhållande till koncernens övriga verksamhet eller om en viss verksamhetsgren nyligen har förvärvats (prop. 2016/17:47 s. 33).

Det ska också finnas ett organisationsschema som visar ägarstrukturen i koncernen och i vilket land respektive företag är verksamt (9 kap. 10 § SFF).

Allmän beskrivning av verksamheten

Den koncerngemensamma delen ska innehålla en allmän beskrivning av koncernens verksamhet eller verksamheter (9 kap. 11 § SFF). Den ska innehålla

• uppgifter om viktiga faktorer som påverkar vinstgenereringen
• en beskrivning av transaktionerna i distributionskedjan för koncernens fem mest omsatta produkter eller tjänster, och andra produkter eller tjänster där försäljningen uppgår till mer än fem procent av koncernens omsättning
• en beskrivning av de viktigaste geografiska marknaderna för de produkter och tjänster som avses i föregående punkt
• en förteckning och översiktlig beskrivning av viktiga koncerngemensamma servicefunktioner som avser annat än forskning och utveckling, inklusive en beskrivning av verksamheten hos de företag som utför sådana tjänster samt principerna för prissättningen och fördelningen av kostnaderna för tjänsterna
• en översiktlig funktionsanalys som beskriver enskilda koncernföretags bidrag till värdeskapandet i koncernen genom att ange viktiga funktioner, risker och tillgångar i företagets verksamhet
• en beskrivning av viktiga omstruktureringar, förvärv och avyttringar som har skett.

Information om immateriella tillgångar

Den koncerngemensamma delen ska innehålla information om immateriella tillgångar (9 kap. 12 § SFF). Den ska omfatta

• en allmän beskrivning av koncernens övergripande strategi för utveckling, ägande och utnyttjande av immateriella tillgångar samt var viktig forskning och utveckling bedrivs och varifrån forsknings- och utvecklingsarbetet leds
• en förteckning över immateriella tillgångar eller grupper av immateriella tillgångar som är viktiga vid internprissättningen och vilka företag som är legala ägare till dem
• en förteckning över viktiga avtal mellan närstående företag som avser immateriella tillgångar, såsom kostnadsfördelningsavtal, avtal om forskningstjänster och licensavtal
• en allmän beskrivning av koncernens internprissättningspolicy för forskning och utveckling samt immateriella tillgångar
• en allmän beskrivning av viktiga överlåtelser eller upplåtelser av immateriella tillgångar mellan företag inom koncernen, inklusive uppgift om berörda företag, i vilka länder de är hemmahörande och ersättningen.

Information om koncernintern finansiell verksamhet

Den koncerngemensamma delen ska innehålla information om koncernintern finansiell verksamhet (9 kap. 13 § SFF). Den ska omfatta

• en allmän beskrivning av hur koncernen är finansierad, inklusive viktiga finansieringsavtal med oberoende långivare
• uppgifter om vilka företag som bedriver koncernintern finansieringsverksamhet, i vilka länder dessa företag är bildade och var företagens verkliga ledning finns
• en allmän beskrivning av koncernens internprissättningspolicy för finansiella transaktioner mellan närstående företag.

Finansiella uppgifter och prissättningsbesked

Den koncerngemensamma delen ska innehålla finansiella uppgifter och uppgifter om skatterelaterade överenskommelser (9 kap. 14 § SFF). Dit hör

• koncernredovisning för räkenskapsåret
• en förteckning och översiktlig beskrivning av koncernens unilaterala prissättningsbesked och andra förhandsbesked eller överenskommelser som rör fördelning av inkomster mellan länder.

Den företagsspecifika delen

Den företagsspecifika delen av internprissättningsdokumentationen ska innehålla information om företaget och de gränsöverskridande transaktioner som företaget har med utländska företag i intressegemenskapen, d.v.s. både med företag i äkta och oäkta koncerner. Den företagsspecifika delen kan därför omfatta transaktioner med andra företag än de som ingår i den koncerngemensamma delen.

Om dokumentationsskyldigheten uppkommer på grund av ett fast driftställe ska den företagsspecifika delen innehålla information om de transaktioner som är hänförliga till det fasta driftstället och som anses ha skett mellan det fasta driftstället och resten av företaget (39 kap. 16 b § tredje stycket SFL).

Den företagsspecifika delen ska enligt OECD ge en mer detaljerad information om de gränsöverskridande transaktioner som företaget har haft med närstående företag. Den är ett komplement till den koncerngemensamma delen för att avgöra om priser och övriga villkor överensstämmer med armlängdsprincipen.

Även när det gäller den företagsspecifika delen finns en närmare beskrivning av vad den ska innehålla i 9 kap. SFF som är utformad i enlighet med OECD:s standard. När det gäller dokumentation för fasta driftställen måste man ta hänsyn till att det inte handlar om transaktioner mellan två fristående företag utan om fingerade transaktioner mellan två delar av samma företag och den företagsspecifika delen får därför anpassas utifrån detta.

Information om företaget

Den företagsspecifika delen ska innehålla information om företaget (9 kap. 15 § SFF). Informationen ska innehålla

• en beskrivning av företagets ledningsstruktur
• ett organisationsschema för företaget
• uppgifter om vilka personer som företagsledningen rapporterar till och var dessa personer i huvudsak arbetar
• en detaljerad beskrivning av verksamheten och företagets affärsstrategi
• uppgifter om huruvida företaget har varit föremål för omstrukturering, överlåtit eller upplåtit immateriella tillgångar under de senaste två åren och hur det i så fall har påverkat företaget
• uppgifter om viktiga konkurrenter.

Information om viktiga transaktioner

Den företagsspecifika delen ska innehålla information om varje viktig typ av transaktioner med närstående företag (9 kap. 16 § SFF). Informationen ska innehålla

• en beskrivning av transaktionerna och i vilket sammanhang de görs
• uppgifter om transaktionernas belopp
• uppgifter om vilka företag som är parter i transaktionerna och vilken relation de har till varandra
• kopior på alla viktiga avtal som har slutits med närstående företag
• en detaljerad funktions- och jämförbarhetsanalys avseende företaget och berörda närstående företag inklusive förändringar jämfört med tidigare år
• uppgifter om den lämpligaste prismetoden och varför metoden har valts
• uppgifter om vilket företag som, i förekommande fall, har valts som testobjekt och varför detta företag har valts
• en sammanfattning av viktiga antaganden som har gjorts vid tillämpningen av prismetoden
• en förklaring till varför, i förekommande fall, en flerårig analys har valts
• en beskrivning av de interna eller externa jämförelsetransaktioner som i förekommande fall har valts, relevant finansiell information för de oberoende företag som internprissättningsanalysen grundar sig på, en beskrivning av hur sökandet efter jämförelsetransaktioner har gått till och var informationen har hämtats
• en beskrivning av vilka justeringar som har gjorts för att öka jämförbarheten och om justeringen har gjorts hos testobjektet, jämförelsetransaktionen eller båda
• en förklaring till varför transaktionen kan anses vara prissatt i enlighet med armlängdsprincipen när den valda prismetoden tillämpas
• en sammanfattning av den finansiella information som har använts vid tillämpningen av prismetoden
• kopior på prissättningsbesked och andra förhandsbesked eller överenskommelser som berör de beskrivna transaktionerna och som har ingåtts med eller mottagits från andra länders skattemyndigheter och där Skatteverket inte är part.

Finansiell information

Den företagsspecifika delen ska även innehålla viss finansiell information (9 kap. 17 § SFF). Dit hör

• årsredovisningen för räkenskapsåret
• en beskrivning av hur de finansiella uppgifter som har använts vid tillämpningen av prismetoden kan knytas till årsredovisningen
• en sammanfattning av relevant finansiell information för de jämförelseobjekt som har använts i analysen och uppgift om från vilka källor uppgifterna har hämtats.

Ingen dubbelrapportering

Information som finns i den koncerngemensamma delen behöver inte finnas med i den företagsspecifika delen också. I stället ska det finnas en hänvisning i den företagsspecifika delen till informationen i den koncerngemensamma delen (9 kap. 18 § SFF).

Undantag för oväsentliga transaktioner i den företagsspecifika delen

Transaktioner som är oväsentliga behöver inte dokumenteras i den företagsspecifika delen (39 kap. 16 c § första stycket SFL).

Dokumentationen ska fokusera på de transaktioner som är viktiga ur ett internprissättningsperspektiv. Avsikten är inte att samtliga gränsöverskridande transaktioner ska dokumenteras oavsett belopp eller risk för felprissättning. Vad som är oväsentliga transaktioner får bedömas utifrån företagets storlek och verksamheten i sin helhet. Det ska vara transaktioner som är oväsentliga antingen till beloppet eller sett utifrån risken för felprissättning. Transaktioner som avser den huvudsakliga verksamheten eller som uppgår till stora belopp kan inte anses oväsentliga. Engångshändelser som exempelvis försäljning av viktiga tillgångar kan inte heller anses oväsentliga (prop. 2016/17:47 s. 43 och 95).

Transaktioner under 5 000 000 kr är alltid oväsentliga

Vissa transaktioner anses alltid vara oväsentliga. Dit hör transaktioner som ett svenskt företag har med ett utländskt företag i intressegemenskap om det sammanlagda värdet av transaktionerna under räkenskapsåret understiger 5 000 000 kr (39 kap. 16 c § andra stycket SFL).

Det är alltså inte värdet per transaktion utan det sammanlagda värdet av samtliga transaktioner per motpart som har betydelse för dokumentationsskyldigheten. Det innebär att ett svenskt aktiebolag som har transaktioner med flera utländska koncernföretag kan behöva dokumentera transaktionerna gentemot vissa av de utländska motparterna i den företagsspecifika delen men inte transaktionerna gentemot andra utländska motparter.

För obegränsat skattskyldiga juridiska personer och svenska handelsbolag med fast driftställe utomlands samt för utländska juridiska personer med fast driftställe i Sverige gäller gränsbeloppet för det sammanlagda värdet av de transaktioner som ska anses hänförliga till det fasta driftstället.

Gränsbeloppet på 5 000 000 kr ska bedömas utifrån marknadsvärdet på transaktionerna.

Även om gränsbeloppet överskrids kan det allmänna undantaget för oväsentliga transaktioner vara tillämpligt.

Innebörden av undantagen

Undantagen innebär att dokumentationen inte behöver innehålla uppgifter om transaktionerna såsom exempelvis jämförbarhetsanalys och en beskrivning av vald prismetod. Skyldigheten att lämna allmänna uppgifter om företaget och dess verksamhet finns däremot kvar. Likaså att lämna uppgift om att företaget haft transaktioner med det andra företaget (prop. 2016/17:47 s 44).

Om ett svenskt företags transaktioner med utländska koncernbolag i samtliga fall understiger gränsbeloppet innebär det i praktiken att företaget inte behöver ha någon internprissättningsdokumentation trots att det kanske ingår i en stor koncern och inte är generellt undantagen från dokumentationsskyldighet. Detsamma gäller om det sammanlagda värdet av de transaktioner som anses hänförliga till ett fast driftställe understiger gränsbeloppet (prop. 2016/17:47 s. 95 f.).

Undantagen gäller normalt inte immateriella tillgångar

Undantagen från dokumentationsskyldighet gäller inte upplåtelse och överlåtelse av immateriella tillgångar om det inte är så att tillgångarna är oväsentliga för verksamheten (39 kap. 16 c § tredje stycket SFL).

När ska dokumentationen upprättas?

Den koncerngemensamma delen av internprissättningsdokumentationen ska vara upprättad senast vid den tidpunkt då moderföretaget i koncernen ska lämna sin inkomstdeklaration (39 kap. 16 d § SFL). Det gäller oavsett vilket företag i koncernen som upprättar den koncerngemensamma delen.

Om det inte finns några dokumentationsregler i det land där moderföretaget är hemmahörande, eller om moderföretaget av någon anledning inte fullgör sin skyldighet, ska det svenska företaget själv upprätta den koncerngemensamma delen. En internprissättningsdokumentation är inte komplett om den inte består av både den koncerngemensamma och den företagsspecifika delen. Även om det svenska företaget upprättar den koncerngemensamma delen ska den vara upprättad vid den tidpunkt då moderföretaget ska lämna sin deklaration (prop. 2016/17:47 s. 47 f.).

Den företagsspecifika delen ska vara upprättad vid den tidpunkt då det svenska företaget ska lämna sin inkomstdeklaration (39 kap. 16 d § SFL). Om företaget har fått anstånd med att lämna inkomstdeklarationen ska det beaktas.

Om det är ett svenskt handelsbolag som är dokumentationsskyldigt ska dokumentationen vara upprättad vid den tidpunkt då särskilda uppgifter ska lämnas till ledning för delägarnas beskattning. Sådana uppgifter ska lämnas vid samma tidpunkt som inkomstdeklarationen.

På vilka språk får dokumentationen upprättas?

Internprissättningsdokumentationen ska upprättas på svenska, danska, norska eller engelska (39 kap. 16 e § SFL). Om exempelvis den koncerngemensamma delen har upprättats på något annat språk ska det svenska företaget ordna så att den översätts till något av de godkända språken (prop. 2016/17:47 s. 96).

Skatteverkets tillgång till dokumentationen

Internprissättningsdokumentationen ska överlämnas till Skatteverket på begäran (39 kap. 16 f § SFL). Dokumentationen ska alltså inte bifogas deklarationen.

Beroende på inriktningen och omfattningen av Skatteverkets utredning kan en begäran om att få ta del av dokumentationen omfatta hela eller delar av den. Det finns ingen lagreglerad tid för hur lång tid företagen ska få på sig att sammanställa och överlämna dokumentationen. I likhet med all annan utredning får det avgöras från fall till fall hur lång tid företaget behöver.

Den koncerngemensamma delen kan upprättas av något annat företag inom koncernen, t.ex. moderföretaget. Om moderföretaget har ett annat beskattningsår eller en annan deklarationstidpunkt än det företag som ska överlämna sin internprissättningsdokumentation, så skulle det i undantagsfall kunna inträffa att den koncerngemensamma delen för det aktuella året inte är upprättad när Skatteverket begär att få ta del av dokumentationen. I så fall får föregående års koncerngemensamma del överlämnas, och det granskade företaget får på annat sätt lämna information om viktiga händelser som skett i koncernen under året (prop. 2016/17:47 s. 48).

Dokumentationen ska bevaras i sju år

Uppgifterna i internprissättningsdokumentationen ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret för verksamheten gick ut (9 kap. 19 § SFF).