Faktura enligt ML

Begreppet faktura

I mervärdesskattelagen används begreppet faktura. Med faktura avses ett dokument eller meddelande i pappersform eller i elektronisk form som uppfyller villkoren för fakturor i

• 11 kap. ML
• ett annat EU-land, om faktureringsreglerna i det landet är tillämpliga enligt artikel 219a i mervärdesskattedirektivet (1 kap. 17 § ML).

Bestämmelsen motsvarar artikel 218 i mervärdesskattedirektivet.

Krav på visst innehåll

Med faktura avses dokument eller meddelande som uppfyller vissa angivna villkor. Om de angivna villkoren inte är uppfyllda föreligger ingen faktura. Vad som utgör en faktura är därför inte handlingen i sig utan innehållet i fakturan (prop. 2003/04:26 s. 69).

En faktura som ska utfärdas enligt de svenska faktureringsreglerna ska uppfylla de krav på innehåll som uppställs i 11 kap. 8 § ML. I annat fall är det ingen faktura enligt ML. I vissa fall får dock en förenklad faktura utfärdas, som måste uppfylla de krav på innehåll som uppställs i 11 kap. 9 § ML.

Om faktureringsreglerna i ett annat EU-land är tillämpliga ska fakturan uppfylla de krav på innehåll som det landet uppställer.

Mervärdesskattelagen anger alltså vilka uppgifter som krävs för att en handling ska kunna betecknas som en faktura, när de svenska faktureringsreglerna gäller. Det innebär att det avgörande inte är namnet på handlingen utan i stället själva innehållet. Skatteverket anser att det saknar betydelse om handlingen exempelvis kallas faktura, kvitto, räkning eller inköpsnota. Det avgörande är i stället att handlingen innehåller samtliga uppgifter som krävs enligt ML.

Det förekommer att en faktura inte uppfyller ML:s krav på innehåll, d.v.s. fakturan brister i formellt hänseende. Läs om bristfälliga fakturor.

Purchasing Card

Banker som är anslutna till ett Purchasing Card–system kan ställa ut purchasingkort till vissa utvalda anställda i ett företag. Med hjälp av kortet kan dessa anställda därefter göra inköp för företagets räkning hos leverantörer som är anslutna till systemet. Inköpen faktureras månadsvis via en purchasingavräkning som ställs ut av den bank som tillhandahållit kortet. Leverantören ställer alltså inte ut någon faktura, utan den enda handling som kortinnehavaren får är en periodisk rapport. Skatteverket anser att en sådan periodisk rapport kan utgöra en faktura i ML:s mening under förutsättning att den innehåller samtliga uppgifter som framgår av 11 kap. 8 § ML.

Hyresavi

Den som är frivilligt skattskyldig för uthyrning av verksamhetslokaler fakturerar inte alltid sitt hyreskrav i form av en faktura i vanlig mening. Hyreskravet kan i stället utgöras av plusgiro- eller bankgiroavier. Skatteverket anser att en hyresavi utgör en faktura om avin innehåller de uppgifter som framgår av 11 kap. 8 § ML.

Pappersform eller elektronisk form

En faktura kan vara i pappersform eller i elektronisk form.

En eller flera handlingar

Skatteverket anser att en faktura kan bestå av flera separata handlingar. Uppgifter i flera handlingar kan alltså tillsammans utgöra en faktura som uppfyller kraven enligt 11 kap. ML, jfr prop. 2003/04:26 s. 69. Exempelvis kan i en faktura hänvisning alltid ske till andra handlingar såsom följesedlar, avtal och dylikt där kompletterande nödvändiga uppgifter finns. Det väsentliga är att både säljaren och köparen har tillgång till samtliga handlingar som i mervärdesskattesammanhang tillsammans bildar en faktura. Det är också nödvändigt att handlingarna hanteras och länkas samman genom hänvisningar på sådant sätt inom företaget att det utan svårigheter går att fastställa sambandet mellan handlingarna. Detta gäller både hos säljaren och hos köparen. Att flera handlingar tillsammans kan utgöra en faktura gäller oavsett om uppgifterna finns i pappersform eller i elektronisk form eller som en kombination av dessa båda former. Om någon uppgift överförs elektroniskt krävs dock att mottagaren godkänner förfarandet med elektronisk faktura enligt 11 kap. 6 § ML.

Elektronisk faktura

Med elektronisk faktura avses en faktura enligt 1 kap. 17 § ML som utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format (1 kap. 17 a § ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 217 i mervärdesskattedirektivet.

För att det ska vara fråga om en elektronisk faktura måste alltså följande två förutsättningar vara uppfyllda:

• Det ska vara en faktura enligt 1 kap. 17 § ML. Det innebär att det även för en elektronisk faktura finns krav på att den ska innehålla vissa angivna uppgifter.
• Fakturan ska utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format.

Det saknar betydelse vilken typ av elektroniskt format fakturan har. En faktura kan skapas i ett elektroniskt format, men om fakturan inte utfärdas och mottas i ett sådant format utgör denna inte en elektronisk faktura. ”Elektroniskt format” är ett vitt begrepp som i princip omfattar alla typer av elektroniska format (prop. 2011/12:94 s. 70).

En elektronisk faktura får utfärdas endast om mottagaren godkänner det (11 kap. 6 § ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 232 i mervärdesskattedirektivet.

Samlingsfaktura

En samlingsfaktura får utfärdas för flera särskilda leveranser av varor eller tillhandahållanden av tjänster (11 kap. 7 § första stycket ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 223 i mervärdesskattedirektivet.

Syftet med bestämmelsen är att förenkla hanteringen så att den som är skyldig att fakturera kan ta med flera egna omsättningar i en enda faktura i stället för att utfärda flera separata fakturor.

En elektronisk faktura kan överföras eller ställas till köparens förfogande. Med att ställas till förfogande avses t.ex. de fall när fakturor placeras på en säker webbplats eller webbportal där köparen kan hämta fakturorna (prop. 2011/12:94 s. 92).

Om flera elektroniska fakturor överförs samlat till samma köpare eller ställs till köparens förfogande, är det tillräckligt att gemensamma uppgifter i fakturorna endast anges en gång. Det förutsätter dock att alla uppgifter är åtkomliga för varje faktura (11 kap. 7 § andra stycket ML). Bestämmelsen motsvarar artikel 236 i mervärdesskattedirektivet.

Vid utfärdandet av en samlingsfaktura ska tidsfristerna för utfärdande av fakturor i 11 kap. 3 a § ML beaktas (11 kap. 7 § tredje stycket ML).