Representation

Förutsättningar för avdrag för representation

De regler för representation som gäller i inkomstslaget näringsverksamhet tillämpas även i inkomstslaget tjänst (12 kap. 1 § IL, se även 16 kap. 2 § IL).

Utgifter för representation är avdragsgilla om de har ett omedelbart samband med verksamheten, till exempel vid affärsförhandlingar eller liknande. Detta kallas extern representation. Det finns också intern representation som vid personalfester med mera. I inkomstslaget tjänst kan det bara vara fråga om avdrag för extern representation.

Praxis är restriktiv till avdrag för representationskostnader, särskilt när det gäller representation i hemmet. Det beror på att det är svårt att skilja mellan representation som ett normalt led i affärsförhandlingar eller motsvarande, och privat gästfrihet mot kollegor, affärsförbindelser eller personliga vänner.

Avdrag för förtäring i samband med representation

Den 1 januari 2017 infördes nya regler när det gäller avdragsrätten för förtäring i samband med representation. Utgifter för måltider får inte dras av. Man kan bara få avdrag för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid, och som är av mindre värde (16 kap. 2 § IL och prop. 2016/17:1 s. 240 ff.). Den förtäring som omfattas är sådan förtäring som ett företags personal kan få utan att det uppstår en skattepliktig förmån, d.v.s. sådana personalvårdsförmåner som anges i 11 kap. 12 § IL. Exempel på sådan förtäring är t.ex. alkoholfri dryck, kaffe, te, kakor, bullar, frukt och en enklare smörgås.

Avdrag medges med faktiska kostnader

Avdrag för representation medges med faktiska kostnader, men i det enskilda fallet inte med större belopp än vad som kan anses skäligt. Avdragsbegränsningen om 5 000 kr för övriga utgifter gäller.

Kostnaderna för representationen ska kunna styrkas med kvitto eller liknande och genom löpande anteckningar. Noggranna anteckningar ska även föras över vilka personer och företag som representationen har utövats mot. När det gäller utgifter för representation i hemmet ska motsvarande uppgifter antecknas för varje representationstillfälle.

Ersättning från arbetsgivaren

Om en anställd har fått ersättning från arbetsgivaren för representation kan detta ses som ett tecken på att viss representationsskyldighet finns. En sådan ersättning ska tas upp som inkomst och den anställda får sedan begära avdrag enligt gällande regler för representation.

Utlägg – varken skatteplikt eller avdragrätt

I vissa fall kan arbetsgivaren ha en överenskommelse med den anställda att denne lägger ut kostnaden för representation och i relativt nära anslutning till representationstillfället får tillbaka sitt utlägg från arbetsgivaren mot överlämnande av kvittot. Om kvittot då kan anses vara företagets verifikation, i enlighet med bokföringslagens krav på hur en verifikation ska vara utformad, anses utgiften vara företagets, inte den anställdas. Företagets återbetalning av den anställdas utlägg är då inte skattepliktig. Givetvis får den anställda i detta fall inte avdrag för representationskostnaderna.

Rättsfall om riksdagsledamot

En riksdagledamot fick avdrag för representationskostnader som hade ett omedelbart samband med hans verksamhet som riksdagsledamot (RÅ 1989 ref. 26). Högsta förvaltningsdomstolen godtog kostnader för måltider och kaffe i samband med sammanträden och överläggningar som avdragsgilla representationskostnader. Däremot ansåg domstolen att kostnader för vissa måltider och blommor till personalen hade sin grund i personlig uppskattning eller personlig gästfrihet och de var därför inte avdragsgilla. Rättsfallet avsåg reglerna före 1 januari 2017, och är därefter inte tillämpligt när det gäller avdrag för måltider.

Kompletterande information

• Avdrag för representation i näringsverksamhet
• Fri kost vid representation