Formkrav

Formkrav på deklarationer och vissa andra uppgifter

Det ställs formkrav på deklarationer och vissa andra uppgifter som ska lämnas enligt SFL. Formkraven ska följas för att en deklaration ska anses föreligga. Om något av formkraven inte är uppfyllt kan det bli aktuellt med en skönsbeskattning på grund av utebliven deklaration.

Fastställda formulär ska användas för bl.a. deklarationer

Fastställda formulär ska användas för att lämna (38 kap. 1 § SFL)

• kontrolluppgifter
• åtagande från värdepapperscentral som hör hemma i en annan EES-stat än Sverige om att göra skatteavdrag eller lämna kontrolluppgifter
• åtagande från utländsk försäkringsgivare eller utländskt tjänstepensionsinstitut om att lämna kontrolluppgifter om pensionsförsäkringar eller avtal om tjänstepension som är jämförbara med en pensionsförsäkring
• deklarationer
• särskilda uppgifter
• periodiska sammanställningar.

Kravet på fastställt formulär gäller för samtliga deklarationer som ska lämnas enligt SFL, d.v.s. för skattedeklaration, skalbolagsdeklaration, preliminär inkomstdeklaration och inkomstdeklaration (prop. 2010/11:165 s. 856).

Observera att en faxad eller mailad deklarationsblankett inte kan anses vara lämnad på fastställt formulär.

Skatteverket fastställer formulär

Skatteverket fastställer formulär enligt SFL och SFF (22 kap. 3 § SFF). Det av Skatteverket fastställda formuläret är också en föreskrift om vilka uppgifter som ska lämnas. Beslutet om formulär omfattar inte bara de uppgifter som ska lämnas utan också t.ex. färg och format.

Ett exempel på formulär enligt SFF är formulär för bevis om beslutad registrering (2 kap. 3 § SFF).

Skatteverket ska erbjuda fastställda formulär kostnadsfritt, oavsett om de är i pappers- eller elektronisk form.

Inget hindrar att Skatteverket som en ren serviceåtgärd fastställer formulär för andra anmälningar, ansökningar m.m. Eftersom det då rör sig om uppgifter som inte ska lämnas enligt fastställda formulär har det inte behövts anges i författning att Skatteverket får fastställa formulär för att göra det lättare för enskilda att t.ex. anmäla sig för registrering.

Elektroniska formulär

SFL är en teknikneutral lag. Kravet på fastställt formulär begränsar inte möjligheterna att använda elektronisk kommunikation (Ds 2003:29 s. 102 och prop. 2010/11:165 s. 346).

Skatteverket får inom ramen för lagens formkrav föreskriva i vilken utsträckning och på vilket sätt uppgifter kan lämnas elektroniskt (prop. 2010/11:165 s. 347). Exempel på sådana föreskrifter är föreskrifter om e-tjänsten Inkomstdeklaration 1 (SKVFS 2009:8) och e-tjänsten Skattedeklaration (SKVFS 2006:2).

Underrättelse i fastställt formulär för inkomstdeklaration

Skatteverket får för varje beskattningsår kontrolluppgifter som underlag för att ta ut skatt eller avgift. Skatteverket ska före den 15 april året efter utgången av beskattningsåret underrätta fysiska personer och dödsbon om de inkomna kontrolluppgifterna och övriga uppgifter som har betydelse för beskattningen (31 kap. 4 § SFL och 6 kap. 6 § första stycket SFF). Underrättelsen sker genom att uppgifterna anges i det fastställda formuläret för inkomstdeklarationen (6 kap. 6 § andra stycket SFF).

Deklarationer och särskilda uppgifter ska undertecknas

SFL uppställer i vissa fall krav på undertecknande av uppgifter (38 kap. 2 § SFL). De uppgifter som ska undertecknas är

• uppgifter i deklaration
• särskilda uppgifter som ska lämnas av stiftelser, ideella föreningar och registrerade trossamfund
• särskilda uppgifter som ska lämnas av ägare av en ersättningsbostad i utlandet.

Teknikneutralt krav

Kravet på undertecknande är teknikneutralt och rymmer de olika formerna av utställarverifiering som används (traditionell underskrift, elektronisk signatur och säkerhetskoder). Det bör också ge utrymme för ny teknik. Kravet inbegriper dessutom den specifika innebörden som ett undertecknande har, nämligen att identifiera den som har undertecknat, säkerställa det undertecknades äkthet och ha bevisverkan (prop. 2010/11:165 s. 346).

Kravet gäller generellt för alla deklarationer i SFL. För en inkomstdeklaration innebär det att den som lämnar deklarationen ska underteckna de uppgifter som lämnas eller godkänns. Om uppgifter lämnas på papper undertecknas de med en namnteckning. Deklarationsblanketten med namnteckning ska lämnas i original. Observera att en faxad eller mailad deklarationsblankett inte kan anses vara egenhändigt undertecknad, jfr. RÅ 1992 not. 571 och 572.

Den som lämnar en deklaration på internet eller på telefon eller via sms får underteckna med en elektronisk underskrift, t.ex. med säkerhetskoder eller e-legitimation.

Särskilda uppgifter

Särskilda uppgifter från stiftelser, ideella föreningar och registrerade trossamfund samt ägare av en ersättningsbostad i utlandet ska undertecknas. Däremot är det inte nödvändigt att de särskilda uppgifter som ett svenskt handelsbolag eller en i utlandet delägarbeskattad juridisk person med fast driftställe i Sverige har att lämna ska undertecknas. Uppgifterna lämnas till ledning för delägarnas beskattning och delägarna redovisar sina andelar av bolagets resultat i sina deklarationer. Kravet på undertecknande av delägarnas deklarationer är därför tillräckligt (prop. 2010/11:165 s. 351).

Vem ska underteckna uppgifterna?

Uppgifterna ska undertecknas av den uppgiftsskyldige eller behörig ställföreträdare (38 kap. 3 § första stycket SFL).

Det är alltså normalt den uppgiftsskyldige själv som ska underteckna uppgifter i t.ex. en inkomstdeklaration. Av andra lagar framgår vem som är behörig att företräda t.ex. ett aktiebolag eller en omyndig. Läs mer om vem som är behörig företrädare för en fysisk eller juridisk person.

När deklaration ska lämnas för staten, landsting eller kommun gäller förordningen om fullgörande av deklarationsskyldighet för staten, landsting, kommun m.m.

Att deklarationer och särskilda uppgifter ska undertecknas av den uppgiftsskyldige själv eller en behörig företrädare betyder att ett undertecknande inte kan ersättas med ett intyg från någon annan om att den uppgiftsskyldige eller en behörig företrädare har undertecknat uppgifterna exempelvis med en elektronisk signatur. En deklarationsblankett med ett sådant intyg kan därför inte anses som undertecknad.

Läs mer om vad som gäller när en deklaration eller annan uppgift har lämnats av en behörig företrädare, och vem som har ansvar för de lämnade uppgifterna.

Ombud när så föreskrivs

Ombud i allmänhet är inte behöriga ställföreträdare och kan därför som huvudregel inte underteckna uppgifter. Det finns dock tre följande undantag (38 kap. 3 § SFL)

• ett deklarationsombud får underteckna uppgifter i en deklaration som lämnas elektroniskt
• ett ombud för en utländsk företagare får underteckna uppgifter i en mervärdesskattedeklaration
• en dödsbodelägare som är ombud för ett dödsbo får underteckna uppgifter i en deklaration.

Om Skatteverket har godkänt ett deklarationsombud för den uppgiftsskyldige får deklarationsombudet lämna en deklaration elektroniskt.

Ett utländskt företag är i vissa fall skyldigt att ge ett ombud fullmakt att lämna mervärdesskattedeklaration. Utländska beskattningsbara personer som inte är skyldiga att ha ett ombud kan frivilligt välja att utse ett (jfr 6 kap. 3 § SFL). Ombudet kan då givetvis underteckna uppgifter i en mervärdesskattedeklaration.

Ett dödsbo som förvaltas av dödsbodelägarna kan utse en av dödsbodelägarna som ombud med uppdrag att lämna deklaration för dödsboet. En dödsbodelägare som har fått fullmakt av övriga dödsbodelägare att lämna deklaration för dödsboet kan därför underteckna uppgifter i en deklaration.

I andra fall än de som anges ovan kan ett ombud inte uppfylla kravet på undertecknande.

Annan ska deklarera och underteckna

I 5 kap. SFL finns regler som innebär att någon annan än den skattskyldige ska lämna deklaration och betala skatt. Det gäller t.ex. ombud för generalrepresentation och representant för ett enkelt bolag eller partrederi. I dessa fall deklarerar företrädaren inte med stöd av fullmakt. Företrädaren är enligt lagen uppgiftsskyldig och är därmed den som ska underteckna.

Fastighetsdeklarationer, m.m.

För fastighetsdeklarationer tillämpas FTL. Både allmän fastighetsdeklaration, förenklad fastighetsdeklaration och förslag till fastighetstaxering samt en särskild fastighetsdeklaration ska upprättas på ett fastställt formulär (18 kap. 3 § och 26 kap. 3 § första stycket FTL).

FTL innehåller inga uttryckliga regler om att fastighetsdeklarationer ska undertecknas. Däremot kan det av 18 kap. 42 § tredje stycket och 26 kap. 4 § andra stycket FTL utläsas att en förseningsavgift tas ut om den lämnade deklarationen inte är undertecknad av en behörig person och att den inte heller undertecknas inom den tid som föreskrivs i ett föreläggande.

Det framgår varken av förarbetena eller rättspraxis vad som krävs för att en handling ska betraktas som en fastighetsdeklaration. Ledning kan hämtas från vad som gäller för inkomstdeklarationer. Det bör som en allmän regel gälla att en fastighetsdeklaration ska lämnas på blankett enligt fastställt formulär, att den ska innehålla i vart fall vissa uppgifter om fastigheten och att den ska vara undertecknad.

En allmän och förenklad fastighetsdeklaration samt särskild fastighetsdeklaration, när skyldigheten att lämna deklaration finns, ska undertecknas av den deklarationsskyldige själv eller behörig ställföreträdare (18 kap. 2 § och 26 kap 3 § första stycket FTL). Deklaration får lämnas elektroniskt av ett deklarationsombud (18 kap. 2 a § och 26 kap. 3 § första stycket FTL).