Arbetsresor med bil

När medges avdrag för kostnader med bil?

Avdrag för arbetsresor med egen bil kan medges i olika situationer (12 kap. 27, 28 och 30 §§ IL).

Avståndet är minst 5 km och tidsvinsten 2 timmar

Den vanligaste situationen är när den anställda får en tidsvinst när hen använder bil i stället för allmänna transportmedel (12 kap. 27 § första stycket IL). För att avdrag för arbetsresor med egen bil ska medges i detta fall ska följande förutsättningar vara uppfyllda

• avståndet mellan bostaden och arbetsplatsen ska vara minst 5 km
• det ska klart framgå att den anställda genom att använda egen bil i stället för allmänna transportmedel regelmässigt gör en tidsvinst på sammanlagt minst 2 timmar.

Allmänna transportmedel saknas

En person medges alltid avdrag för arbetsresor med bil om avståndet mellan bostaden och arbetsplatsen är minst 2 km och det saknas allmänna transportmedel (12 kap. 28 § IL och SKV A 2015:25 avsnitt 6 första stycket).

Om det saknas allmänna transportmedel bara för en del av sträckan och denna del är minst 2 km medges avdrag för bilresor för hela den sträcka som bilen har använts (SKV A 2015:25 avsnitt 6 andra stycket).

Avdrag medges för bilresor endast om det finns en hel sträcka som uppgår till minst 2 km och som saknar allmänna transportmedel.

Exempel: ingen av sträckorna är 2 km

Kalle har 1,8 km till bussen från sin bostad. Från hållplatsen där Kalle stiger av och till arbetet är det 1,2 km. Eftersom ingen av sträckorna uppgår till minst 2 km kan Kalle inte medges avdrag för bilresor.

Bilen används för tjänsteresor

Avdrag för arbetsresor med egen bil medges om bilen används minst 60 dagar under året.

• Om bilen används i tjänsten minst 60 men mindre än 160 dagar under året, medges avdrag för de dagar som bilen har använts i tjänsten.
• Om bilen används i tjänsten minst 160 dagar under året, medges avdrag för samtliga arbetsdagar.

För att bilen ska anses vara använd i tjänsten måste körsträckan för tjänsteresor vara minst 300 mil per år (12 kap. 27 § andra stycket IL).

Hög ålder, sjukdom och funktionsnedsättning

En person som på grund av hög ålder, sjukdom eller funktionsnedsättning måste använda bil för resor mellan bostad och arbetsplats medges avdrag för bilkostnader utan krav på avstånd eller tidsvinst (12 kap. 30 § IL).

Tidsvinst

Vid beräkning av tidsvinsten räknar man den sammanlagda tidsvinsten till och från arbetsplatsen.

Vid beräkning av tidsvinsten bör man ta hänsyn även till trafikintensiteten när den anställda gör resan och den tid som går åt för att parkera bilen. Däremot beaktar man inte sådan tidsvinst som beror på att en person kommer till arbetsplatsen innan hen ska börja arbeta eller lämnar arbetsplatsen efter arbetstidens slut, bara för att undvika rusningstid.

Vad menas med regelmässig tidsvinst?

HFD har prövat frågan om en anställd regelmässigt har uppnått den tidsvinst som krävs för att avdrag för bilresor ska medges (RÅ 1988 ref. 75).

Den anställda hade i detta fall uppnått tidsvinst endast under vissa veckodagar. Med hänsyn till detta och att den anställda hade uppnått tidsvinst bara under 81 av 212 arbetsdagar fann HFD att kravet på regelmässighet inte var uppfyllt. Den anställda var därför inte berättigad till avdrag för bilresor.

Ska man alltid ta den kortaste resvägen?

En person som har möjlighet att välja mellan olika allmänna transportmedel ska som jämförelse vid tidsvinstberäkningen använda det färdsätt och den färdväg som är naturlig.

HFD har medgett avdrag för kostnad för bilresor mellan bostad och arbetsplats för lämpligaste färdväg trots att annan kortare resväg fanns (RÅ 1986 ref. 41).

Flera arbetsplatser eller flera arbetspass per dygn

Om en person har flera fasta arbetsplatser eller flera arbetspass per dygn är det den sammanlagda tidsvinsten per dygn som man räknar. Det spelar ingen roll om hen påbörjar sina arbetsresor i bostaden eller om hen åker direkt från den ena till den andra arbetsplatsen.

Exempel: flera arbetspass på ett dygn

Eva arbetar morgon- och kvällspass på sjukhuset. Eva har därför dubbla resor till sitt arbete varje dag. Tidsvinsten för resorna är 40 respektive 90 minuter, alltså sammanlagt mer än två timmar. Eva har därför rätt till avdrag för bilresor.

Exempel: flera arbetsplatser

Olle har två arbeten på två olika arbetsplatser. Han kör direkt från det första till det andra arbetet utan att besöka bostaden. Olle kan visa att han har en tidsvinst på mer än två timmar per dag, när han inkluderar körtiden mellan arbetsplatserna. Olle medges därför avdrag för bilresor.

Skiftarbete

En person som arbetar i skift kan t.ex. då arbetstiderna växlar efter ett fast schema uppnå nödvändig tidsvinst vid vissa av dessa skift. Hen har då rätt till avdrag för bilresor de dagar då hen har denna tidsvinst (RÅ 1984 1:62).

Dusch på arbetsplatsen – hälsofarliga ämnen

Om en anställd regelbundet kommer i kontakt med hälsofarliga ämnen och därför behöver duscha efter arbetstidens slut får hen ta hänsyn till tidsåtgången för detta vid beräkning av tidsvinsten vid färd med bil till och från arbetet (RÅ 1984 1:99).

Lärare – tidigare tåg

HFD har godtagit en tidsvinstberäkning där en lärare hävdade att hon måste ta ett tidigare tåg för att vara säker på att hinna till den första lektionen. HFD beaktade risken för tågförseningar, att viss tid behövs för förberedelser innan undervisningen och att det finns särskilda krav på en lärare att komma i tid (RÅ 1994 not. 143).

Tidsvinst del av året

Avdrag för bilkostnader kan medges för viss del av året om en person får tidsvinst under denna tid. Det kan t.ex. inträffa under sommarmånaderna om arbetstiden är kortare då (RÅ 1980 1:35).

Anställd som inte alltid kan använda allmänna transportmedel

Om en anställd inte kan utnyttja allmänna transportmedel vid vissa tillfällen, t.ex. på grund av övertidsarbete eller skiftarbete, kan hen medges avdrag för bilkostnader för dessa resor. I övrigt medges hen avdrag för allmänna transportmedel (RÅ 1980 1:32).

Flextid

Flexibel arbetstid är sådan arbetstid som ger den anställda rätt att inom flextidens ram själv bestämma när hen ska börja arbeta respektive sluta arbeta (SKV A 2015:25 avsnitt 2).

En anställd som hävdar att hen inte omfattas av företagets flextidssystem ska kunna visa detta för att Skatteverket inte ska ta hänsyn till flextiden vid tidsvinstberäkningen.

Vid beräkning av tidsvinsten utgår man ifrån den ordinarie arbetstiden (t.ex. 8 timmar/dag) även om arbetsgivaren har tillåtit en annan arbetstid. Om den anställda har flextid beräknas tidsvinsten enligt det snabbaste färdsättet med allmänna transportmedel inom flexramen (RÅ 1980 1:89).

En anställd kan visserligen själv bestämma tiden för när hen ska börja och sluta sitt arbete inom en bestämd flexram. Men när man jämför restiderna med bil med restiderna med allmänna transportmedel ska man ta hänsyn till att den anställda kan anpassa sin arbetstid till avgångstiderna för de allmänna transportmedlen. Kravet på tidsvinst är alltså inte uppfyllt om en anställd tjänar minst två timmar endast genom att förlägga arbetstiden på ett visst sätt.

Om en anställd trots detta ändå får väntetid, som ligger utanför flexramen, ska väntetiden inräknas i den totala tidsåtgången för resa med allmänna transportmedel (RÅ 1992 not. 6).

Det händer att en anställd vid enstaka tillfällen har arbetsuppgifter som gör att hen inte helt fritt kan använda den flexibla arbetstiden. Detta är dock inte skäl för att tidsvinsten ska beräknas som vid fast arbetstid utan regeln om tidsvinstberäkning vid flextid ska gälla.

Privata angelägenheter som att hämta och lämna på förskolan

Privata angelägenheter, som t.ex. lämning och hämtning av barn på förskola, ska inte påverka tidsvinstberäkningen.

Exempel: hämtning på förskolan gör att tidsvinsten blir mer än två timmar

Axel måste köra bil till och från arbetet för att hinna hämta sitt barn på förskolan innan den stänger. Genom att använda bilen i stället för allmänna transportmedel gör Axel en tidsvinst på mer än två timmar per dag. Om Axel inte hade behövt ta omvägen om förskolan hade tidsvinsten uppgått till 90 minuter. Tidsvinsten på mer än två timmar uppkommer på grund av en personlig omständighet.

Resan med bil i stället för allmänna transportmedel medför en kostnad som är en personlig levnadskostnad. Om Axel inte måste hämta sitt barn senast en viss tid, som alltså är en personlig omständighet, så uppkommer inte en tidsvinst på mer än två timmar. Avdrag för bilkostnader ska därför inte medges.

Ingått avtal med arbetsgivaren om att ha annan arbetstid

Den särskilt avtalade arbetstiden anses vara den ordinarie för en anställd, som ingår ett avtal med sin arbetsgivare om att förlägga arbetstiden på annan tid än den normala. Denna ändring ska därför beaktas vid beräkningen av tidsvinsten för resor med bil mellan bostad och arbetsplats (RÅ 1986 ref. 11).

Bilen används i tjänsten

Anställd som i sin tjänst regelmässigt använder egen bil bör medges avdrag för bilkostnader för resor mellan bostaden och arbetsplatsen oavsett avståndet och tidsvinsten.

300 mil

Det är inte bara den anställdas egen körning med bilen i tjänsten som ska beaktas utan även andra anställdas tjänsteresor med bilen ska räknas med. Bilen ska alltså ha använts totalt 300 mil i tjänsten.

Beräkning av antalet dagar

Vid beräkning av antalet dagar som den anställda har använt bil i tjänsten ska man ta hänsyn om det varit praktiskt möjligt att använda bilen hela eller endast del av året.

Sjukdom, militärtjänstgöring, utlandsvistelse eller liknande som har gjort att den anställda har varit förhindrad att arbeta hela året är exempel på omständigheter som kan innebära att man godtar även färre dagar än 160 respektive 60. Samma sak gäller om anställningen har varat endast en del av året.

Har anställningen t.ex. varat tre månader ska bilen ha använts minst 40 dagar i tjänsten och tjänstekörningen ska uppgå till minst 75 mil för att avdrag ska medges för samtliga arbetsdagar. Det är den anställda som ska visa att hen uppfyller kraven på tjänstekörning.

Regelmässig användning krävs

Bilen ska faktiskt ha använts regelmässigt i tjänsten för att avdrag för arbetsresor ska medges. Det räcker inte att den anställda hävdar att arbetsgivaren kräver att hen ska ha bil för tjänsten eller att hen inte i förväg vet om bilen kommer att behövas i tjänsten under dagen.

Parkeringskostnader

Om den anställda är berättigad till avdrag för arbetsresor är hen också berättigad till avdrag för parkeringskostnader på arbetsplatsen för samma tid som hen är berättigad till avdrag för arbetsresor.

Flera transportmedel har använts

Om en anställd har använt både bil och allmänna transportmedel för resan mellan bostaden och arbetsplatsen ska kraven på avstånd och tidsvinst vara uppfyllda för att avdrag ska medges.

I så fall medges avdrag både för kostnaden för resan med allmänna transportmedel och för bilresan (SKV A 2015:25 avsnitt 5).

Hur stort avdrag får man?

Avdrag ges som regel med schablonbelopp. Beloppet varierar beroende på om man kör en egen bil eller en förmånsbil och vilket drivmedel man har för förmånsbilen.

En person som p.g.a. ålder, sjukdom eller funktionsnedsättning måste använda bil för arbetsresorna medges dock avdrag med de verkliga kostnaderna om det är fördelaktigare (12 kap. 30 § IL).

Avdrag enligt schablon – egen bil

Avdrag för resor till och från arbetsplatsen med egen bil medges med 18,50 kr/körd mil (12 kap. 27 § tredje stycket IL).

Avdrag enligt schablon – förmånsbil

Om den anställda använder sin förmånsbil medges avdrag med 6,50 kr/mil för en dieselbil och med 9,50 kr/mil för övriga bilar. Detta gäller också om det är hens sambo eller någon annan närstående som är skattskyldig för förmånsbilen (12 kap. 29 § IL).

Som närstående räknas

• föräldrar
• far- och morföräldrar
• make
• registrerad partner
• barn och barnbarn eller deras make (hit räknas också styvbarn och fosterbarn)
• syskon eller syskons make eller barn och barnbarn
• dödsbo som den anställda eller någon annan av nämnda personer är delägare i.

Enligt Skatteverket har den anställda gjort arbetsresorna med en förmånsbil om hen har använt en bil som arbetsgivaren tillhandhåller. Detta gäller även om den anställda betalar arbetsgivarens faktiska kostnader eller bilens förmånsvärde. I sådana fall är det ändå en bilförmån trots att värdet som ska redovisas i kontrolluppgift blir 0 kr. Även i denna situation ska alltså avdrag för resorna medges med 6,50 kr/mil respektive 9,50 kr/mil.

Om det i bilförmånen ingår förmån av fritt eller delvis fritt drivmedel för förmånsbilen ska denna förmån värderas till marknadsvärdet multiplicerat med 1,2 och tas upp som intäkt. Den anställda får sedan avdrag under samma förutsättningar och med samma belopp som om hen själv har haft utgiften för drivmedlet.

Väg-, bro- och färjeavgift samt trängselskatt

Avdrag medges dessutom med faktisk kostnad för väg-, bro- och färjeavgifter samt för trängselskatt (12 kap. 27 § fjärde stycket IL).

Avdrag medges för den trängselskatt som hör till beskattningsåret även om man har betalat skatten året efter.

När en person samma dygn har gjort tjänsteresor, arbetsresor och andra privata resor anser Skatteverket att betalningen för trängselskatt i första hand ska anses höra till tjänsteresorna och i andra hand till arbetsresorna.

Avdrag med verkliga kostnader för de som är gamla, sjuka och har funktionsnedsättning

För att vara berättigad till avdrag för verkliga bilkostnader i samband med ålder, sjukdom eller funktionsnedsättning ska den anställda kunna visa upp ett läkarintyg. Av intyget ska det framgå att den anställda på grund av sjukdomen eller funktionsnedsättningen måste använda bil för arbetsresorna. Den anställda ska alltså vara förhindrad att använda allmänna transportmedel och vara tvingad att använda bil för resorna till arbetet; det räcker inte med ett läkarintyg som säger att det är bra om personen använder bil för arbetsresorna.

Avdrag med de verkliga kostnaderna är inte aktuellt bara för att den anställda har uppnått en viss ålder. Liksom vid sjukdom och funktionsnedsättning krävs det att den höga åldern medför att den anställda tvingas använda egen bil. I fråga om ålder är det därför ofta i praktiken någon sjukdom eller nedsatt rörlighet som medför att avdrag kan medges.

Anställda som p.g.a. ålder, sjukdom eller funktionsnedsättning tvingas använda bil för arbetsresorna behöver inte har minst 5 km till arbetet eller göra någon tidsvinst för att få avdrag.

Avdrag medges bara för den del av de totala verkliga kostnaderna för bilen som avser arbetsresorna. Avdraget får inte överstiga det dubbla schablonavdraget och därför medges avdrag med högst 37 kr per mil.

Vid beräkning av de verkliga bilkostnaderna ska man ta hänsyn till eventuella bidrag, t.ex. bilstöd till personer med funktionsnedsättning.

I den verkliga kostnaden får den anställda även räkna med kostnader för parkering vid arbetsplatsen.

Om den anställda har bilförmån och själv betalar allt drivmedel bör avdraget inte överstiga dubbla schablonavdraget för drivmedlet (SKV A 2015:25 avsnitt 7).

Samåkning

Skatteverket anser att om två eller flera personer samåker med bil till och från arbetet ska schablonavdraget för arbetsresorna fördelas mellan personerna. Medåkaren har avdragsrätt för sin kostnad, vilket reducerar bilförarens avdrag.