Personaladministrativa verksamheten

Vad ingår i Skatteverkets personaladministrativa verksamhet?

Med personaladministrativ verksamhet menas i det här sammanhanget sådan verksamhet som hanterar information om personal och som inte görs direkt i någon av Skatteverkets olika verksamhetsgrenar.

Skatteverket kan behandla t.ex. följande uppgifter för administrativa ändamål:

• uppgifter om anställdas namn, adress och personnummer för utbetalning av lön
• uppgifter om namn på närmast anhörig till anställda för att kunna informera de anhöriga vid eventuellt olycksfall eller sjukdom
• fotografisk bild av anställda för att tillverka tjänstekort
• identifikationsuppgifter för anställda i inpasseringssystem för att säkerställa att enbart behöriga personer befinner sig i Skatteverkets lokaler.

Vilken registerförfattning ska Skatteverket tillämpa i den personaladministrativa verksamheten?

Det finns ingen särskild registerförfattning som gäller för behandling av personuppgifter för personaladministrativa ändamål. Skatteverket ska därför tillämpa PuL vid sådan behandling. Det finns en utförlig redogörelse för bestämmelserna i PuL på sidan om personuppgiftslagen.

Skatteverket har uttalat sig om möjligheterna att behandla personuppgifter för personaladministrativa ändamål inom beskattningsverksamheten i ett ställningstagande om databas för personal- och verksamhetsplanering inom skatteverksamheten.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen

Skatteverket är personuppgiftsansvarigt för den behandling av personuppgifter som görs inom myndigheten.

Tillåten behandling av personuppgifter

För att behandla personuppgifter måste Skatteverket ha stöd i en lag eller annan författning. Annars är behandlingen inte tillåten.

Krav på samtycke

Huvudregeln är att Skatteverket får behandla personuppgifter bara om den registrerade personen har lämnat sitt samtycke till behandlingen (10 § PuL).

Undantag från krav på samtycke

Det finns viktiga undantag från kravet på samtycke. Skatteverket får behandla personuppgifter utan samtycke från den registrerade personen under bland annat nedanstående förutsättningar som kan vara aktuella inom personaladministrativ verksamhet.

Behandla uppgifter för att fullgöra ett avtal med den registrerade personen

Skatteverket får behandla personuppgifter utan samtycke från den registrerade personen om behandlingen är nödvändig för att Skatteverket ska kunna fullgöra ett avtal med personen. Skatteverket får t.ex. behandla en anställds personuppgifter för att betala ut lön i enlighet med anställningsavtalet mellan Skatteverket och den anställda.

Behandla uppgifter för att fullgöra en rättslig skyldighet

Skatteverket får behandla personuppgifter utan samtycke från den registrerade personen om behandlingen är nödvändig för att Skatteverket ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet. Skatteverket får behandla anställdas personuppgifter för att vidta sådana åtgärder som en arbetsgivare är skyldig att vidta t.ex. enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) och Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

Behandla uppgifter efter en intresseavvägning

Skatteverket får behandla personuppgifter utan samtycke från den registrerade personen om behandlingen är nödvändig för ett intresse som väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten, s.k. intresseavvägning. Skatteverket får t.ex. behandla anställdas personuppgifter för att av säkerhetsskäl kontrollera deras användning av verksamhetssystem eller internet. Skatteverket får även behandla namn och kontaktuppgifter till anställdas närmast anhöriga så att Skatteverket kan kontakta de anhöriga vid eventuellt olycksfall eller sjukdom.

Skatteverket får bara behandla personuppgifter för särskilda ändamål

Skatteverket får behandla personuppgifter bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål (9 § PuL). Det eller de ändamål som Skatteverket bestämmer för behandlingen påverkar bl.a. vilka personuppgifter som får behandlas, mängden personuppgifter som får behandlas och hur länge personuppgifterna får sparas.

Skatteverket kan behandla personuppgifter i personaladministrativ verksamhet för t.ex. följande ändamål:

• löneutbetalningsändamål
• behörighetskontroll
• planering och uppföljning av arbetet.

Skatteverket får inte behandla personuppgifter för något ändamål som är oförenligt med det ändamål för vilket uppgifterna från början samlades in. Detta kallas finalitetsprincipen.

Läs mer om PuL:s bestämmelser om grundläggande krav på behandling av uppgifter.

Känsliga personuppgifter

Huvudregeln är att man inte får behandla känsliga personuppgifter. Ett undantag från denna huvudregel är att känsliga personuppgifter får behandlas om behandlingen är nödvändig för att kunna fullgöra sina skyldigheter eller utöva sina rättigheter inom arbetsrätten (16 § PuL).

Exempel: behandling av känsliga personuppgifter

Skatteverket får behandla känsliga personuppgifter för att fullgöra skyldigheter eller utöva rättigheter inom arbetsrätten. Skatteverket får t.ex. behandla följande:

• uppgifter om anställdas sjukfrånvaro för att kunna betala ut sjuklön eller avgöra om en rehabiliteringsprocess bör inledas
• uppgift om anställdas medlemskap i fackförening för att kunna fullgöra sin förhandlingsskyldighet enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet.

Informera om behandling av personuppgifter

Skatteverkets skyldighet att lämna information till registrerade personer om den personuppgiftsbehandling som Skatteverket gör gäller även i förhållande till de anställda. Detta innebär bland annat att den som är anställd vid Skatteverket har rätt att få ett s.k. registerutdrag.