Representation

Vad är representation?

Det finns ingen bestämd skatterättslig definition av begreppet i lagstiftningen. Utgifter för representation kan avse utgifter för mat, dryck, betjäning, hotellrum, teaterbiljetter och liknande. Det kan också vara fråga om indirekta utgifter för representation såsom utgifter för underhåll och löner samt för andra utgifter för t.ex. fastighet eller inventarier som används för representationsändamål.

Representation kan rikta sig antingen utåt mot företagets affärsförbindelser eller liknande (extern representation) eller mot företagets personal i form av till exempel personalvård eller personalfester (intern representation).

I begreppet representation ingår i detta sammanhang inte kurser, konferenser och likande arrangemang. Här skiljer sig begreppet representation som avdragspost från begreppet representation vad avser förmånsbeskattning.

Avdrag för konferenskostnader görs i stället inom ramen för huvudregeln om avdrag för utgifter för intäkternas förvärvande och bibehållande. Skatteverket har gett ut ett allmänt råd om avdrag för utgifter för representation med mera (SKV A 2004:5) och ett meddelande med information om avdrag för utgifter för representation med mera (SKV M 2004:4). Det allmänna rådet och meddelandet kommer att ersättas under 2017 eftersom rätten till avdrag för utgift för måltider har tagits bort. Vid bedömningen av vad som är ett skäligt belopp och vid bedömningen av om avdraget har omedelbart samband med verksamheten, bör ledning kunna hämtas i hittillsvarande praxis för avdrag vid representationsutgifter (prop. 2016/17:1 s. 442).

Ett omedelbart samband med näringsverksamheten krävs

För att avdrag för representation eller liknande ska medges måste utgiften ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten (16 kap. 2 § IL). Kravet på omedelbart samband är avsett att markera att avdragsrätten inte omfattar kostnader för sällskapsliv av personlig natur (RÅ 1976 ref. 155).

Omedelbart samband anser föreligga när det uteslutande är fråga om att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknade, eller då utgifterna avser ett jubileum eller personalvård.

För att representation i samband med affärsförhandlingar ska anses ha ett omedelbart samband med verksamheten bör denna ingå som ett led i förhandlingarna. Det bör vara fråga om en i dessa sammanhang sedvanlig gästfrihet t.ex. i form av värdskap i samband med förhandlingarna. Detta framgår av Skatteverkets allmänna råd.

Även andra förhandlingar i och för verksamheten än rena förhandlingar om köp eller försäljning räknas i sammanhanget som affärsförhandlingar. Det kan vara fråga om förhandlingar med konsulter eller experter av olika slag eller förhandlingar om kollektivavtal eller likande. Om förhandlingarna slutar i ett avtal eller inte saknar betydelse för avdragsrätten.

Upprepad representation mot en och samma person eller grupp av personer kan tyda på att det finns inslag av personlig gästfrihet vilket utesluter avdrag. Motsvarande gäller representation i hemmet eller i samband med företagarens eller anställdas personliga högtidsdagar.

Avdragsramarna

Avdrag för representation får inte överstiga vad som kan anses skäligt. För den som inte har rätt till avdrag för mervärdesskatt enligt 8 kap. ML eller rätt till återbetalning enligt 10 kap. ML ska det skäliga beloppet ökas med mervärdesskatten på detta belopp.

Avdragsram för utgift för mat och dryck

Avdrag för mat och dryck medges från och med den 1 januari 2017 endast för utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som en måltid och som är av mindre värde (16 kap. 2 § IL). Lagändringen gäller för beskattningsår som har börjat efter den 31 december 2016. De äldre reglerna om avdrag för måltidsutgift hittar du på denna sida i 2016 års utgåva.

Som exempel på ”förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid och som är av mindre värde” kan nämnas (prop. 2016/17:1 s. 457):

• läskande alkoholfri dryck, kaffe, te
• kakor, bullar, frukt och en enklare smörgås som inte ersätter en måltid.

Avdragsram för andra utgifter

Skäligt avdrag för andra representationsutgifter är högst 180 kr alternativt 180 kr plus mervärdesskatt. Det kan t.ex. vara för teaterbiljetter eller greenfee vid golfspel (vid extern representation).

Tillämpning av avdragsramarna

Skatteverkets uppfattning om hur avdragsramarna för representation ska tillämpas i vissa speciella situationer framgår av ställningstagandet Avdragsrätt för representation och reklamgåva.

Följande situationer tas upp:

• mer än en måltid vid samma tillfälle
• representation över flera dagar
• flera företag representerar samtidigt mot samma person.

Mer än en måltid

Avdragsramen för måltid ska enligt ställningstagandet tillämpas på varje måltid för sig. Avdrag för annan utgift för mat och dryck än förfriskningar och enklare förtäring har avskaffats sedan ställningstagandet publicerades. Om det skulle serveras förfriskningar eller enklare förtäring mer än en gång under samma representationstillfälle ska avdragsramen tillämpas för varje serveringstillfälle för sig.

Representation över flera dagar

Avdragsramen på 180 kr för andra utgifter än måltidsutgifter bör enligt Skatteverkets mening tillämpas på varje representationstillfälle. Om affärsförhandlingar sträcker sig över flera dagar anses varje dag vara ett särskilt representationstillfälle.

Flera representerar samtidigt mot samma personer

Vid samarrangemang, det vill säga när flera företag representerar samtidigt mot samma personer, tillämpas avdragsramarna för varje företag som gör avdrag för representation.

Jubileum

Vid representation i samband med ett jubileum finns inga direkta avdragsramar. Avdrag för utgifter för mat och dryck medges dock bara för förfriskningar och enklare förtäring.

För att det ska anses vara fråga om ett jubileum bör det vara fråga om en mer betydande milstolpe i företagets verksamhet som 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum (jfr RÅ 1989 not. 239).

Vid jubileum medges avdrag inte bara för representation mot affärsförbindelser utan även anställda med makar (eller motsvarande) samt representanter för myndigheter och media.

Invigning av anläggning.

Samma generösare regler som för representation vid jubileum gäller vid invigningen av en anläggning. Det ska dock vara fråga om en betydande anläggning med hänsyn till företagets storlek och omfattning (RÅ 1974 A 1349 och RÅ 1970 Fi 15).

Lyxbetonad representation är inte avdragsgill

Avdrag medges inte för lyxbetonad representation. Skatteverkets allmänna råd ger som exempel på lyxbetonad representation särskilt arrangerade jaktutflykter eller fiskeresor och specialarrangerad underhållning samt hållande av lustjakter och lantställen för representation. Även villor och byggnader som helt eller huvudsakligen är avsedda för representationsändamål bör räknas till denna kategori.

Domstolen nekade värdeminskningsavdrag och underhåll för en havskryssare samt lön för dess skeppare i RÅ 1970 ref. 21.

Demonstrationer och visningar

Vid PR-verksamhet bör avdrag för enklare förtäring medges med högst 60 kr alternativt 60 kr plus mervärdesskatt.

Representation i hemmet

Om avdrag yrkas för representation i hemmet eller i en skattskyldigs verksamhetslokal bör en skälighetsbedömning göras av avdragets storlek med utgångspunkt i den lämnade utredningen.

I de fall företagaren väljer att representera i hemmet kan detta vara en indikation på att det är fråga om personlig gästfrihet.

Intern representation

Till intern representation räknas bland annat personalfester och informationsmöten med anställda.

Personalfester och informationsmöten

Avdragsrätt för personalfester och informationsmöten föreligger i princip oavsett omfattningen av den verksamhet som bedrivs och oavsett om informationen vänder sig mot en större eller mindre krets. Detta framgår av Skatteverkets allmänna råd.

Det får dock inte vara fråga om sällskapsliv eller gästfrihet av personlig art. Mer påkostade firmafester har i allmänhet sådant drag av personlig gästfrihet att denna utesluter eller reducerar avdragsrätten.

För kringkostnader vid personalfester, till exempel lokalhyra och utgifter för underhållning, bör avdrag medges med 180 kr/180 kr plus mervärdesskatt per person.

Om anställdas familjemedlemmar eller pensionerade befattningshavare bjuds med på personalfesten bör avdrag medges även för den delen av utgifterna som belöper på dessa personer. Med familjemedlem avses i detta avseende maka, make, sambo eller motsvarande. Även barn till någon av dessa och som ingår i denna förälders hushållsgemenskap omfattas av begreppet.

Avdrag för personalfest bör inte medges för fler än två personalfester per år.

Styrelsesammanträden, revison, bolagsstämma med mera

Kostnader för måltider i samband med styrelsesammanträden, revision, bolagsstämma med mera är inte avdragsgilla som representationskostnader. Avdrag för enklare förtäring kan dock medges med 60 kr alternativt 60 kr plus mervärdesskatt.

Representationsgåvor

Avdrag för representationsgåvor medges enligt Skatteverkets allmänna råd med skäligt belopp dock högst 180 kr alternativt 180 kr plus mervärdesskatt.

Avdrag medges inte för representationsgåvor i samband med helger eller personliga högtidsdagar.

Reklamgåvor

Avdrag för reklamgåvor medges enligt huvudregeln om avdrag för kostnader i 16 kap. 1 § IL. Bestämmelsen saknar avdragsbegränsning vilket innebär att avdragsramen måste bedömas beloppsmässigt i varje enskilt fall.

I praxis har avdraget för reklamgåva inte ansetts strida mot avdragsförbudet för gåvor om det varit fråga om enklare artiklar av förhållandevis lågt värde. Se bland annat RÅ 1967 Fi 437, RÅ 1970 Fi 16, RÅ 2000 ref. 31 I och RÅ 2010 ref. 33

I det senare rättsfallet fann Högsta förvaltningsdomstolen att avdrag kunde medges för varor till ett värde på upp till 350 kr inklusive mervärdesskatt. Observera att detta inte ska ses som ett generellt avdragsgillt belopp, utan avdragsrätten är kopplad till det reklamvärde som gåvan kan anses medföra.