Gå till innehåll Gå till huvudmeny Gå till sidomeny

OBS: Detta är utgåva 2017.7. Sidan är avslutad 2018.

Rättslig vägledning

Det finns bestämmelser för hur länge personuppgifter får bevaras och när de ska gallras. För uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet gäller olika gallringstider beroende på om uppgifterna finns i eller utanför beskattningsdatabasen.

Innehållsförteckning

Bestämmelser för hur Skatteverket ska arkivera och gallra uppgifter

De grundläggande bestämmelserna om arkivering och gallring finns i arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och Riksarkivets föreskrifter, RA-FS och RA-MS. I 20 kap. 2–3 §§ SFF finns bestämmelser om gallring och undantag från gallring av deklarationer och övriga uppgifter. För bevarande och gallring av elektroniskt behandlade uppgifter gäller särskilda bestämmelser.

I PuL finns en bestämmelse om att personuppgifter inte får bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen (9 § första stycket i PuL). Därutöver finns bestämmelser om gallring av personuppgifter i de särskilda registerförfattningarna. För Skatteverkets beskattningsverksamhet finns bestämmelser om gallring i SdbL och SdbF. Det finns även bestämmelser om gallring i SFF och FTF. Vidare har Riksarkivet meddelat föreskrifter om bevarande och gallring i beskattningsverksamheten och bouppteckningsverksamheten.

Uppgifter i beskattningsdatabasen

Huvudregeln är att uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen ska gallras senast sju år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till gick ut (2 kap. 11 § SdbL). Det finns flera undantag från denna huvudregel. Vissa uppgifter och handlingar ska bevaras under längre tid än sju år medan andra inte ska gallras över huvud taget.

Uppgifter som ska eller får bevaras längre tid än sju år

Tabellen visar vilka uppgifter och handlingar som ska eller får bevaras under längre tid än vad huvudregeln anger.

Verksamhet

Föremål för gallring

Gallringstid

Revision

Uppgifter och handlingar som avser revision.

Gallras tio år efter utgången av det kalenderår då revisionen avslutades (2 kap. 12 § första stycket 1 SdbL).

Revision

Uppgifter och handlingar som har registrerats vid en revision och som omfattas av gallringsskyldighet enligt 2 kap. 11 § och 12 § 1 SdbL.

Får bevaras under den längre tid som behövs för att Skatteverket ska kunna fullgöra sin verksamhet (19 § tredje stycket SdbF).

Fastighetstaxering

Uppgifter och handlingar som avser fastighetstaxering.

Gallras tolv år efter utgången av det taxeringsår som uppgifterna eller handlingarna kan hänföras till (2 kap. 12 § första stycket 2 SdbL).

Fastighetstaxering

Representativa överlåtelser och förteckningar av uppgifter som avses i 2 § 8 SdbF och som är till för att bestämma värdenivåerna vid allmän fastighetstaxering och vid omräkning.

Gallras enligt 1A kap. 1–5 §§ FTF (23 § SdbF).

Punktskatter i form av tobaksskatt, alkoholskatt och energiskatt

Uppgifter och handlingar om godkända upplagshavare, registrerade varumottagare, tillfälligt registrerade varumottagare, registrerade avsändare eller godkända skatteupplag enligt LTS, LAS OCH LSE.

Gallras sju år efter utgången av det kalenderår då aktören avregistrerades (2 kap. 12 § andra stycket SdbL).

Punktskatter som hanteras i EMCS-systemet

Uppgifter och handlingar om förflyttningar och kontroller av punktskattepliktiga varor som ingår i EMCS-systemet.

Gallras tio år efter utgången av det kalenderår då de meddelanden som är kopplade till den administrativa referenskoden enligt 22 b § andra stycket LTS, 21 b § andra stycket LAS eller 6 kap. 4 § andra stycket LSE senast ändrades (2 kap. 12 § tredje stycket och 2 kap. 4 a § SdbL).

Detsamma gäller de meddelanden som är kopplade till annan sammanhållande identifikationsuppgift.

Beskattning av aktiebolag eller ekonomiska föreningar

Inkomstdeklarationer och andra handlingar som har lämnats för att bestämma underlaget för skatter och avgifter. Inkomstdeklarationer och andra handlingar som har upprättats eller omhändertagits för granskning av Skatteverket för kontroll enligt bestämmelserna i SFL.

Gallras elva år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gått ut (19 § första stycket SdbF).

Beskattning av aktiebolag eller ekonomiska föreningar

Skattedeklarationer och andra handlingar som innehåller uppgifter som avses i 42 a kap SFL.

Gallras elva år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gått ut (19 § andra stycket SdbF).

Riksarkivet kan meddela föreskrifter om att uppgifter eller handlingar ska bevaras under längre tid än vad som anges i tabellen (2 kap. 13 § SdbL och 21 § SdbF).

Uppgifter som inte ska gallras

Följande uppgifter i beskattningsdatabasen ska för varje år undantas från gallring (18 § SdbF):

  • namn, personnummer, organisationsnummer och särskilt registrerings- och redovisningsnummer
  • hemortskommun och församling
  • personnummer för en make eller någon annan som en skattskyldig sambeskattas med
  • kontrolluppgifter för inkomstslagen tjänst och kapital, pensionsförsäkringar, pensionssparkonton och tjänstepensionsavtal
  • intäkts- och kostnadsposter i varje inkomstslag i beslut om slutlig skatt för statlig och kommunal inkomstskatt
  • allmänna avdrag
  • antal dagar som en skattskyldig fått sjöinkomst för
  • tillgångar och skulder
  • beslut om beskattning när det gäller sådan skatt eller avgift som avses i 56 kap. 3 § SFL (dock inte skälen för beslutet)
  • beslut om fastsighetstaxering (dock inte skälen för beslutet).

Uppgifter som omfattas av gallringsskyldighet enligt 2 kap. 11 § och 12 § 1 SdbL ska inte gallras om de avser ett aktiebolag eller en ekonomisk förening vars styrelse hade sitt säte i Göteborgs kommun eller en kommun som ligger i Östergötlands, Gotlands eller Västernorrlands län den 1 november året före det år då beslut om slutslig skatt enligt 56 kap. 2 § SFL fattades (20 § SdbF). Detsamma gäller uppgifter som avser ett bolag eller en förening vars styrelse saknar säte men där bolaget eller föreningen utövade förvaltning i någon av dessa kommuner.

Riksarkivet får, efter att ha inhämtat synpunkter från Skatteverket, meddela föreskrifter om att handlingar eller uppgifter som ska gallras enligt 2 kap. 11–12 §§ SdbL får bevaras under längre tid (21 § SdbF).

Uppgifter utanför beskattningsdatabasen

Huvudregeln är att uppgifter som behandlas elektroniskt i ett ärende utanför beskattningsdatabasen ska gallras senast ett år efter det att ärendet har avslutats (1 kap. 8 § SdbL).

Exempel på elektroniska uppgifter i ett ärende som kan finnas utanför beskattningsdatabasen är sparade Word-dokument och Excel-filer.

Uppgifter som får bevaras under längre tid

Uppgifter som behandlas elektroniskt utanför beskattningsdatabasen får bevaras under längre tid än ett år under vissa förutsättningar (prop. 2000/01:33 s. 199 f.). Tabellen visar vilka förutsättningar som gäller och när uppgifterna i stället ska gallras.

Förutsättning

Ny gallringstid

De behandlade uppgifterna tillförs ett annat ärende som är pågående.

Uppgifterna får bevaras efter ettårsfristen som en del av det nya ärendet.

Ett nytt ärende öppnas med anledning av informationen.

Uppgifterna ska gallras senast ett år efter det att det nya ärendet har avslutats.

Uppgifterna förs över till beskattningsdatabasen.

Uppgifterna ska gallras enligt de bestämmelser som gäller för gallring av uppgifter i beskattningsdatabasen.

Uppgifter angående kontrollprojekt vid tredjemansrevision eller tredjemansföreläggande i form av elektroniska handlingar.

Uppgifterna får bevaras tills uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Uppgifterna får dock bevaras längst till ett projekt avslutas (RA-MS 2014:15).

Att uppgifterna ska gallras innebär att de kan föras över på papper och den elektroniska informationen raderas. De uppgifter som finns kvar endast på papper omfattas då inte av den ettåriga gallringsfristen.

Regeringen eller Riksarkivet kan meddela föreskrifter om att uppgifter ska gallras vid en annan tidpunkt eller att uppgifter ska bevaras (1 kap. 8 § SdbL). Uppgifter och handlingar kan behöva bevaras under längre tid t.ex. om Skatteverket har inlett ett urvalsprojekt eller kontrollprojekt som kan antas bli mycket omfattande (prop. 2000/01:33 s. 117 f.).

Riksarkivets föreskrifter om att bevara, återlämna och gallra uppgifter

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om hur Skatteverket ska bevara, återlämna och gallra handlingar från beskattningsverksamheten (RA-MS 2014:15). Föreskrifterna har ändrats genom RA-MS 2014:33, RA-MS 2015:20 och RA-MS 2016:53. I en bilaga till föreskrifterna ges detaljerade bestämmelser för bevarande och gallring av pappershandlingar och elektroniska handlingar från beskattningsverksamheten.

Föreskrifter för handlingar som rör brottsanmälan

Riksarkivet har meddelat föreskrifter om hur Skatteverket ska bevara och gallra elektroniska handlingar rörande brottsanmälan (RA-MS 2014-16).

Referenser på sidan

Andra myndigheter

  • Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2014:15) om bevarande, återlämnande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket [1]
  • Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2014:16) om gallring hos Skatteverket [1]

Lagar & förordningar

  • Arkivförordning (1991:446) [1]
  • Arkivlag (1990:782) [1]
  • Fastighetstaxeringsförordning (1993:1199) [1]
  • Förordning (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8]
  • Lag (1994:1563) om tobaksskatt [1] [2]
  • Lag (1994:1564) om alkoholskatt [1] [2]
  • Lag (1994:1776) om skatt på energi [1] [2]
  • Lag (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10]
  • Personuppgiftslag (1998:204) [1]
  • Skatteförfarandeförordning (2011:1261) [1]
  • Skatteförfarandelag (2011:1244) [1] [2]

Propositioner

  • Proposition 2000/01:33 Behandling av personuppgifter inom skatt, tull och exekution [1]

Övrigt

  • Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2012:44) om gallring i folkbokföringsverksamheten hos Skatteverket [1]

Referenser inom dataskydd & sekretess

Tillsammans gör vi samhället möjligt