Kostnadsavdrag – utgifter i arbetet

Vad innebär reglerna om avdrag för utgifter (kostnadsavdrag)?

Den som betalar ut en ersättning för arbete där en del av ersättningen är avsedd att täcka mottagarens utgifter i arbetet, ska inte göra skatteavdrag på den kostnadstäckande delen. Detta brukar ibland kallas för att utbetalaren får göra kostnadsavdrag.

När man beräknar underlaget för skatteavdrag från ersättning för arbete får utbetalaren göra avdrag för mottagarens utgifter om följande två kriterier är uppfyllda (11 kap. 15 § SFL):

1. Mottagaren är en fysisk person som får dra av utgifterna vid beskattningen.
2. Utgifterna kan beräknas uppgå till minst 10 procent av mottagarens ersättning från utbetalaren under beskattningsåret.

Observera att reglerna om avdrag för utgifter inte är tillämpliga på ersättningar för arbete till en juridisk person. När betalning för arbete görs till en juridisk person, som inte är godkänd för F-skatt, ska skatteavdrag göras med 30 procent av ersättningen (11 kap. 24 § SFL).

Bestämmelserna om kostnadsavdrag vid beräkningen av skatteavdrag bygger på bestämmelserna om kostnadsavdrag vid beräkningen arbetsgivaravgifter. Detta innebär att avdraget ska beräknas antingen enligt schablon (2 kap. 21 § tredje stycket SAL) eller efter beslut från Skatteverket (2 kap 21 § fjärde stycket SAL).

Skilj kostnadsavdrag från kostnadsersättning

Bestämmelserna om avdrag för utgifter (kostnadsavdrag) är avsedda för de fall där arbetsgivaren inte har betalat någon särskild kostnadsersättning, utan lönen eller ersättningen i stället har anpassats så att den även ska täcka arbetstagarens utgifter i arbetet.

En arbetsgivare som vid sidan av lönen också betalar en kostnadsersättning ska inte göra skatteavdrag på kostnadsersättningen så länge ersättningen motsvarar vad som är avdragsgillt i mottagarens beskattning (10 kap. 3 § andra stycket 9 och 10 SFL). I dessa fall blir det inte aktuellt att tillämpa reglerna om kostnadsavdrag.

Kostnadsavdrag enligt fastställda schabloner

Utgifterna får för bestämda yrkesgrupper beräknas enligt schabloner grundade på de genomsnittliga utgifterna inom respektive grupp (2 kap. 21 § tredje stycket SAL). Skatteverket utfärdar föreskrifter om avdrag för utgifter i arbetet som arbetsgivaren ska tillämpa vid beräkningen av underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. För beskattningsåren 2012–2018 gäller SKVFS 2011:22 och SKVFS 2015:10.

Schablonavdraget får göras för beskattningsåret 2018 från ersättningar till följande yrkesgrupper och med följande procenttal, fastställd schablon, under förutsättning att ersättningen från utbetalaren till viss del motsvarar utgifter i arbetet:

• skogskörare som håller egen häst och eget fordon: 35 procent av ersättningen
• skogshuggare som håller egen motorsåg: 15 procent av ersättningen
• hemarbetare hos industriföretag m.fl. som håller med egen maskin för sömnad och dylikt: 15 procent av ersättningen
• fritidsombud hos försäkringsbolag: 30 procent av ersättningen
• musiker och sångartister som engageras tillfälligt för högst en månad: 30 procent av ersättningen
• försäljare inom gravvårdsbranschen: 15 procent av ersättningen.

Om arbetsgivaren har betalat ut särskilda kostnadsersättningar eller på annat sätt slutligen stått för utgiften ska dessa ersättningar respektive värdet av kostnadstäckningen räknas av från det schablonmässiga kostnadsavdraget. Detta gäller dock inte traktamente och resekostnadsersättningar vid tjänsteresa.

Särskilt om musiker och sångartister

Reglerna att göra schablonmässigt kostnadsavdrag för musiker och sångartister gäller endast i de fall som personen engageras tillfälligt för högst en månads arbete. Skatteverket anser att vid upprepade anställningar som var och en understiger en månad bör varje period bedömas för sig, under förutsättning att tiden mellan anställningarna är minst lika lång som den inledande anställningen. Om denna förutsättning är uppfylld kan kostnadsavdrag göras av samma arbetsgivare vid flera avgränsade anställningar under året. Avdrag kan även göras om en anställning som har avtalats att omfatta längre tid än en månad avbryts så att den faktiska anställningstiden uppgår till högst en månad (Skatteverkets ställningstagande Kostnadsavdrag från arbetsgivaravgifterna för musiker).

Om schabloner inte kan tillämpas krävs beslut från Skatteverket

Om någon schablon inte kan tillämpas är en förutsättning för rätt till avdrag för utgifter att Skatteverket på ansökan från arbetsgivaren fattat beslut om att avdrag får göras vid beräkningen av skatteavdraget. Dessa regler gäller för beräkning av underlaget för arbetsgivaravgifter, men ska också tillämpas vid beräkningen av underlaget för skatteavdrag (11 kap. 15 § andra stycket SFL).

I beslutet om kostnadsavdrag tar Skatteverket hänsyn till betalningsmottagarens samtliga avdragsgilla utgifter i arbetet.

Kostnadsavdrag för vissa näringsidkares utgifter

Reglerna om avdrag för utgifter kan också tillämpas i de fall betalningsmottagaren är en näringsidkare som inte är godkänd för F-skatt. Då gäller samma regler om kostnadsavdrag som i de fall ersättningen beskattas i inkomstslaget tjänst. Om det finns en fastställd schablon, ska schablonen tillämpas. I övriga fall krävs ett beslut från Skatteverket.

Mottagaren kan inte använda kostnadsavdraget vid beskattningen

Observera att utbetalaren ska redovisa hela ersättningen, före avdrag för utgifter, som bruttolön på kontrolluppgiften. Reglerna om kostnadsavdrag i SFL och SAL innebär inte att betalningsmottagaren har rätt till avdrag enligt någon schablon eller enligt ett särskilt beslut om kostnadsavdrag vid beskattningen. I stället ska den anställda i vanlig ordning begära avdrag för sina verkliga utgifter.