Innehållet i en faktura

Vilka uppgifter ska en faktura innehålla enligt ML?

Mervärdesskattelagen anger vilka uppgifter som ska framgå av en handling för att den ska kunna betecknas som en faktura.

I normalfallet ska en s.k. fullständig faktura utfärdas. I vissa fall får i stället en förenklad faktura utfärdas. En sådan faktura behöver inte innehålla lika många uppgifter som en fullständig faktura.

Fullständig faktura

En faktura ska, enligt 11 kap. 8 § ML, innehålla följande uppgifter:

1. Datum för utfärdandet av fakturan
2. Löpnummer
3. Säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt
4. Köparens registreringsnummer till mervärdesskatt om köparen är skattskyldig för förvärvet
5. Säljarens och köparens namn och adress
6. Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
7. Datum för varuleveransen eller utförandet av tjänsterna eller betalningsdag för förskott eller a conto
8. Beskattningsunderlaget för varje skattesats
9. Mervärdesskattesats
10. Mervärdesskatt som ska betalas
11. Om köparen utfärdar fakturan, uppgiften ”självfakturering”
12. Vid undantag från skatteplikt, en hänvisning till den relevanta bestämmelsen i ML eller i mervärdesskattedirektivet eller en annan uppgift om undantaget från skatteplikt
13. Om köparen är skattskyldig, uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet”
14. Vid leverans av ett nytt transportmedel, uppgifter om det nya transportmedlet
15. Vid tillämpning av vinstmarginalsystemet för resebyråer, uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för resebyråer”
16. Vid tillämpning av vinstmarginalsystemet för begagnade varor m.m., uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för begagnade varor”, ”vinstmarginalbeskattning för konstverk” eller ”vinstmarginalbeskattning för samlarföremål eller antikviteter”.

Bestämmelsen i 11 kap. 8 § ML motsvaras av artikel 226 i mervärdesskattedirektivet.

Datum för utfärdande

En faktura ska innehålla uppgift om när den har utfärdats (11 kap. 8 § 1 ML).

Vad som förstås med begreppet utfärda framgår av sidan Faktureringsskyldighet.

Om fakturering av flera säljares försäljningar sker i samma handling betraktas den utfärdade handlingen som flera fakturor, d.v.s. en för respektive säljare. Skatteverket anser att det är tillräcklig att datum anges en gång i en sådan handling.

Löpnummer

En faktura ska innehålla ett löpnummer baserat på en eller flera serier, som ensamt identifierar fakturan (11 kap. 8 § 2 ML).

Det får finnas flera serier med löpnummer, men varje nummer måste vara unikt så att en enskild faktura går att identifiera. Syftet med kravet på löpnummer är att minska risken för bedrägerier genom att det ska gå att konstatera om en verifikation saknas (prop. 2003/04:26 s. 71).

Skatteverket anser att det är viktigt att det med hjälp av en systematisk serie går att konstatera om en faktura eventuellt saknas. Det innebär exempelvis att fakturor som utfärdas samma år inte får ha samma löpnummer. Löpnumret behöver inte bara bestå av siffror utan bokstavskombinationer är också tillåtna.

Separata löpande nummerserier för varje säljare ska användas vid självfakturering eller när faktureringen läggs ut på tredje person. När fakturering av flera säljares försäljningar sker i samma handling anser Skatteverket att ett separat löpnummer också ska anges i fakturan för respektive säljare. Löpnumret kan vara ett nummer som säljaren tillhandahåller eller så kan köparen eller tredje person använda egna säljarspecifika löpnummerserier. Ett löpnummer som fakturautställaren får från säljaren kan ingå i en separat nummerserie, d.v.s. det behöver inte ingå i den löpnummerserie som säljaren använder för fakturor som säljaren själv upprättar. Det väsentliga enligt Skatteverkets uppfattning är att separata löpande nummerserier används för respektive säljares räkning.

Utländska beskattningsbara personer är i vissa fall också registrerade till mervärdesskatt i Sverige. Det kan då förekomma att den utländska beskattningsbara personen vid faktureringen använder samma löpnummerserie för de försäljningar som är hänförliga till den svenska registreringen som för sina övriga försäljningar. I bokföringen i Sverige kommer endast de underlag som avser den svenska registreringen att finnas tillgängliga, vilket innebär att fakturorna i Sverige inte har en separat löpande nummerserie. Det kan vara praktiskt med en sådan separat löpnummerserie, men något sådant krav kan inte ställas enligt ML. Det väsentliga enligt Skatteverkets uppfattning är att löpnumret, oavsett om det är separat eller inte, ingår i säljarens ordinarie nummerserie och faktureringsrutiner.

Löpnummer behöver inte anges i följande två fall

• Vid gemensam fakturering av elektrisk kraft och nätavgift
• Om en säljare utfärdar en självfaktura enligt 11 kap. 4 § ML som avser ett inbyte av en anläggningstillgång och den fakturan utfärdas i samma handling som en faktura som avser säljarens egen omsättning av motsvarande vara (SKVFS 2007:13).

Säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt

En faktura ska innehålla uppgift om säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt under vilket varorna eller tjänsterna har omsatts (11 kap. 8 § 3 ML).

Om säljaren ingår i en mervärdesskattegrupp är det grupphuvudmannens registreringsnummer till mervärdesskatt som ska anges i fakturan (11 kap. 5 § andra stycket ML). Jämför prop. 1997/98:148 s. 52.

Delägarna i ett enkelt bolag eller ett partrederi kan redovisa mervärdesskatt genom en representant (representantredovisning). Det är då representantens registreringsnummer till mervärdesskatt som ska anges i fakturan.

Registreringsnumret för mervärdesskatt är konstruerat utifrån person- eller organisationsnumret som här antas vara 556123-1234. Registreringsnumret inleds med SE, som är den svenska landskoden, och avslutas med 01. Eftersom varken bindestreck eller mellanrum ska finnas skrivs registreringsnumret i detta fall SE556123123401. I en faktura skrivs numret ofta som person-/ organisationsnummer, vilket är godtagbart om det framgår att det angivna numret avser registrering till mervärdesskatt. I samband med unionsintern försäljning måste dock det fullständiga registreringsnumret användas.

Omvänd skattskyldighet gäller i vissa fall när varor och tjänster omsätts i Sverige. Säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt ska framgå av fakturan även om det är köparen som är skattskyldig för försäljningen.

I vissa fall gäller omvänd skattskyldighet när en utländsk beskattningsbar person omsätter varor och tjänster här i landet. Om fakturan ska utfärdas enligt de svenska faktureringsreglerna kan säljaren i fakturan ange sitt registreringsnummer i hemlandet om denne är registrerad till mervärdesskatt där. Om säljaren är registrerad till mervärdesskatt i Sverige bör dock det svenska registreringsnumret anges. Om det i stället är säljaren, d.v.s. den utländska beskattningsbara personen, som är skattskyldig för omsättningen här i landet ska alltid den utländska beskattningsbara personens registreringsnummer anges i fakturan.

Köparens registreringsnummer till mervärdesskatt

En faktura ska i vissa fall innehålla uppgift om köparens registreringsnummer under vilket denne har förvärvat varorna eller tjänsterna (11 kap. 8 § 4 ML). Den uppgiften ska framgå i följande fall:

• när köparen är skattskyldig för omsättningen, s.k. omvänd skattskyldighet
• vid unionsintern varuförsäljning
• vid undantaget unionsinternt förvärv som en utländsk mellanman gör i Sverige vid s.k. trepartshandel.

Om köparen ingår i en mervärdesskattegrupp är det grupphuvudmannens registreringsnummer för mervärdesskatt som ska anges i fakturan (11 kap. 5 § andra stycket ML). Jämför prop. 1997/98:148 s. 52.

Vid omsättning i ett annat EU-land av tjänster enligt huvudregeln är köparen skattskyldig för omsättningen (omvänd skattskyldighet). Det gäller om köparen är en beskattningsbar person i annat EU-land och bedriver verksamhet som medför skattskyldighet för mervärdesskatt. Det gäller också om köparen inte bedriver sådan verksamhet men har tilldelats ett registreringsnummer på grund av sin skattskyldighet för förvärvet av tjänsterna. Det innebär att köparens registreringsnummer till mervärdesskatt ska framgå av fakturan.

Reglerna om omvänd skattskyldighet inom byggsektorn innebär att köparen i vissa fall blir skattskyldig för omsättning inom landet av särskilt uppräknade tjänster. Köparens registreringsnummer till mervärdesskatt ska då framgå av fakturan. Även en utländsk köpare kan bli skattskyldig för en sådan tjänst som har tillhandahållits köparen inom landet. Den utländska köparen blir då skyldig att registrera sig till mervärdesskatt i Sverige och det är köparens svenska registreringsnummer som ska framgå av fakturan.

Säljarens och köparens namn och adress

En faktura ska innehålla uppgift om både säljarens och köparens namn och adress (11 kap. 8 § 5 ML).

När ett företag som ingår i en mervärdesskattegrupp gör skattepliktiga omsättningar till utomstående, ska fakturan utfärdas i det företagets namn och inte i den deklarationsskyldiga grupphuvudmannens namn (11 kap. 5 § första stycket ML). Jämför prop. 1997/98:148 s. 52.

Uppgifterna om namn och adress ska vara fullständiga. Enligt Skatteverkets uppfattning kan förkortningar inte godtas generellt utan det ska gå att utläsa av namnet vilket företag som avses. Om det däremot är fråga om i affärslivet vedertagna förkortningar som LKAB och SAS godtas givetvis dessa i fakturan.

Om ett bolag även har en inregistrerad bifirma är det enligt Skatteverkets uppfattning inte tillräckligt att endast ange namnet på den registrerade bifirman. Namnet på den registrerade firman måste också framgå av fakturan. Däremot behöver inte namnet på bifirman anges.

Ett auktionsföretags förmedling av varor som säljs på auktion sker i allmänhet i annans namn. I sådana fall kan det förekomma att säljaren överlåter faktureringen till auktionsföretaget. Skatteverket anser att säljarens namn kan utelämnas av anonymitetsskäl på den handling som överlämnas till köparen. Det förutsätter dock att auktionsföretaget på handlingen uppger t.ex. kodnummer eller utropsnummer med vars hjälp säljaren kan identifieras. För att köparen ska kunna styrka sin avdrags- eller återbetalningsrätt krävs dock att en sådan handling kompletteras med uppgifter från auktionsföretaget som visar vem säljaren är. Motsvarande gäller också i de fall köparen vill använda vinstmarginalbeskattning vid sin omsättning av de köpta varorna.

Den gängse innebörden av begreppet ”adress” har en omfattande räckvidd. Det begreppet kan avse alla typer av adresser, även en brevlådeadress, under förutsättning att personen i fråga kan nås på adressen (C-374/16, Geissel).

Mängd, omfattning och art

En faktura ska innehålla uppgift om de omsätta varornas mängd och art. Om det är tjänster som omsatts ska fakturan innehålla uppgift om tjänsternas omfattning och art (11 kap. 8 § 6 ML).

EU-domstolen har tagit ställning till frågan om uppgiften ”juridiska tjänster” är en tillräckligt specificerad beskrivning av tjänsternas omfattning och art. Begreppet ”juridiska tjänster” omfattar ett stort spektrum av tjänster, bl.a. sådana som inte nödvändigtvis är hänförliga till den ekonomiska verksamheten. Enbart en sådan uppgift var därför inte tillräckligt detaljerad för att ge information om arten av de tillhandahållna tjänsterna. Vidare var uppgiften så allmän att den inte heller klargjorde omfattningen, d.v.s. antalet tillhandahållna tjänster (C-516/14, Barlis 06, punkt 28).

Enligt Skatteverkets uppfattning individualiseras varorna genom den kommersiella beskrivningen eller varans namn. Tjänster individualiseras genom en anteckning om tjänstens typ. Beskrivning kan ske med koder förutsatt att säljaren och köparen har tillgång till kodförklaringen. Beskrivning kan också ske genom en hänvisning till avtal, beställning eller den produktkatalog som sänts till köparen. Beträffande beskrivning av varornas mängd eller tjänsternas omfattning bör ledning kunna hämtas från den praxis som förekommer inom respektive bransch enligt Skatteverkets uppfattning. I detta sammanhang förutsätts att branschpraxis är sådan att utfärdade fakturor inte är alltför knapphändiga vad gäller beskrivningen av varornas mängd eller tjänsternas omfattning.

Vid frivillig skattskyldighet för uthyrning av verksamhetslokal ska det av hyresfakturan (hyresavin) framgå vilken lokal och hyresperiod det är fråga om.

Datum för leverans

En faktura ska innehålla uppgift om datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts eller det datum då sådan förskotts- eller a conto-betalning som avses i 11 kap. 3 § ML erlagts, om ett sådant datum kan fastställas och det skiljer sig från datumet för fakturans utfärdande (11 kap. 8 § 7 ML).

Utöver fakturadatum ska fakturan innehålla uppgift om datum då leveransen av varor eller tillhandahållandet av tjänster utförts eller slutförts. Om det inte går att exakt konstatera datumet för utförande av tjänster, är det enligt Skatteverkets uppfattning tillräckligt att nämna den månad de utförs. Kontinuerliga varuleveranser och tjänster anses ha skett löpande under den period som faktureringen avser.

Om tidpunkten för ett erlagt förskott eller a conto skiljer sig från förskotts- eller a conto-fakturans datum ska även betalningsdagen uppges om denna dag kan fastställas. Ofta sker betalning av en förskotts- eller a conto-faktura efter den tidpunkt då fakturan utfärdats. Av naturliga skäl är det därför i dessa fall inte möjligt att uppge betalningsdagen i fakturan.

Vad gäller samlingsfaktura anser Skatteverket att det inte räcker att bara ange ett datum för den sista leveransen. Syftet med bestämmelsen om samlingsfaktura är inte att befria den som är skyldig att fakturera från att lämna vissa uppgifter i fakturan. Det innebär att det i en samlingsfaktura ska finnas uppgift om leveransdatum för varje leverans.

Beskattningsunderlag

En faktura ska, enligt 11 kap. 8 § 8 ML, innehålla uppgift om

• beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag
• enhetspriset exklusive mervärdesskatt
• eventuell prisnedsättning eller rabatt om dessa inte är inkluderade i enhetspriset.

Om en och samma faktura avser omsättningar för vilka olika skattesatser gäller ska fakturan innehålla uppgift om det totala beskattningsunderlaget för respektive skattesats. Om fakturan också avser undantagna omsättningar ska den också innehålla uppgift om det totala beskattningsunderlaget för de skattefria omsättningarna.

Det förekommer att viss rabatt eller prisnedsättning ges vid försäljning av varor och tjänster. Enligt Skatteverkets mening kan rabatten eller prisnedsättningen bara anges antingen som procentsats eller i absoluta tal. Det bör dock noteras att mervärdesskatten inte enbart kan anges i procent utan skatten ska också alltid uttryckas i belopp, vilket framgår av punkterna 9 (skattesats) och 10 (mervärdesskattebelopp).

Skattesats

En faktura ska innehålla uppgift om tillämpad skattesats (11 kap. 8 § 9 ML).

Om en och samma faktura avser omsättningar för vilka olika skattesatser gäller ska fakturan innehålla uppgift om respektive skattesats.

Mervärdesskattebelopp

En faktura ska innehålla uppgift om det mervärdesskattebelopp som ska betalas, såvida inte en särskild ordning tillämpas för vilken ML utesluter en sådan uppgift (11 kap. 8 § 10 ML).

Den särskilda ordning som åsyftas är främst bestämmelserna om vinstmarginalbeskattning vid handel med begagnade varor m.m. Enligt 9 a kap. 16 § ML gäller ett förbud mot att både ange mervärdesskattebelopp och underlaget för beräkning av beloppet när en vinstmarginalbeskattad vara faktureras. När det gäller vinstmarginalbeskattning av resetjänster får resebyrån enligt 9 b kap. 5 § första stycket ML underlåta att ange mervärdesskattebeloppet eller underlaget för beräkning av beloppet i fakturan. I det senare fallet råder alltså valfrihet för den som utfärdar fakturan (prop. 2003/04:26 s. 73).

Om en och samma faktura avser omsättningar för vilka olika skattesatser gäller, uppkommer frågan om mervärdesskattebeloppet måste uppges separat för varje skattesats. Skatteverket anser att bestämmelsen inte innebär att mervärdesskattebeloppet måste specificeras för varje skattesats. Däremot framgår det av punkterna 8 och 9 att beskattningsunderlaget för varje skattesats samt skattesatsen måste anges i fakturan. På grundval av dessa uppgifter är det möjligt att räkna ut skattens belopp för varje skattesats. Det är därför tillräckligt om det totala mervärdesskattebeloppet anges. Motsvarande gäller också vid fakturering i utländsk valuta när mervärdesskattebeloppet även ska anges i svenska kronor, eller i euro om redovisningsvalutan är euro.

Det förekommer att priset på en vara eller tjänst är lägre på grund av att någon annan än köparen har givit säljaren ett bidrag som är direkt kopplat till priset. I fakturan till köparen ska säljaren ange det skattebelopp som gäller för omsättningen av varan eller tjänsten. Skatteverket anser att detta inte förändras av att säljaren får ersättningen från flera håll.

Mervärdesskatt ska inte anges i en faktura för omsättning som omfattas av skattebefrielse enligt 9 d kap. ML (11 kap. 9 a § ML).

Särskild uppgift eller hänvisning i fakturan

För vissa omsättningar finns det ett krav på att fakturan ska innehålla en särskild uppgift eller hänvisning som en förklaring till att mervärdesskatt inte har debiterats eller att särskilda regler har tillämpats. I regel framgår det direkt av lagtexten vilken uppgift fakturan ska innehålla. Det är då viktigt att den som utfärdar fakturan använder de termer som framgår av lagtexten. Det är i princip inte tillåtet att ange några andra uppgifter än de som framgår av lagtexten, även om en viss annan uppgift fyller samma syfte. Skatteverket anser dock att även andra ord med samma innebörd som de i lagtexten angivna uppgifterna i normalfallet ska godtas. Vid gränsöverskridande försäljningar av varor och tjänster rekommenderar Skatteverket att de exakta begrepp som används i mervärdesskattedirektivet används.

Vid självfakturering

När fakturan utfärdas av köparen enligt bestämmelserna i 11 kap. 4 § ML ska fakturan innehålla uppgiften ”självfakturering” (11 kap. 8 § 11 ML).

Vid undantag från skatteplikt

Vid undantag från skatteplikt ska fakturan, enlig 11 kap. 8 § 12 ML, innehålla en hänvisning till ett av följande alternativ:

1. den relevanta bestämmelsen i ML
2. den relevanta bestämmelsen i mervärdesskattedirektivet
3. en annan uppgift om att omsättningen är undantagen från skatteplikt.

Vid undantag från skatteplikt finns det alltså ett krav på att en särskild hänvisning ska göras i fakturan som förklaring till att mervärdesskatt inte har debiterats. Kravet på hänvisning i fakturan gäller under förutsättning att det finns ett faktureringskrav enligt ML för omsättningen. Här kan du läsa mer om skattefria omsättningar som kräver att en faktura utfärdas.

Om den som utfärdar fakturan väljer att hänvisa till en annan uppgift som förklaring till att mervärdesskatt inte har debiterats (punkten c) är det enligt Skatteverkets mening tillräckligt tydligt att ange t.ex. uppgiften ”undantag från skatteplikt”.

Vid skattebefrielse enligt 9 d kap. ML

Mervärdesskatt ska inte anges i fakturan för omsättning som omfattas av skattebefrielse enligt 9 d kap. ML. I sådana fall kan uppgiften ”skattebefrielse” anges som förklaring till att mervärdesskatt inte har påförts, i stället för den relevanta bestämmelsen i ML eller i mervärdesskattedirektivet.

Vid omvänd skattskyldighet

När köparen är skyldig att betala mervärdesskatten ska fakturan innehålla uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet” (11 kap. 8 § 13 ML).

När köparen är skyldig att betala mervärdesskatten kan olika begrepp användas för att beskriva detta: omvänd skattskyldighet eller omvänd betalningsskyldighet. Begreppet omvänd skattskyldighet har hittills varit det vanligast förekommande. Av ML följer att det är begreppet omvänd betalningsskyldighet som ska användas i fakturan. Skatteverket anser dock att uppgiften ”omvänd skattskyldighet” också är godtagbar. Vid gränsöverskridande försäljningar rekommenderar Skatteverket att uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet” eller motsvarande begrepp på annat språk används.

Vid gränsöverskridande försäljningar kan det förekomma att reglerna för omvänd skattskyldighet är tillämpliga samtidigt som omsättningen utomlands är undantagen från skatteplikt i den medlemsstat där beskattningen ska ske. I sådant fall anser Skatteverket att det är tillräckligt att i fakturan ange uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet” eller motsvarande begrepp på annat språk.

Vid leverans av ett nytt transportmedel

När ett nytt transportmedel levereras till ett annat EU-land ska fakturan innehålla de uppgifter i 1 kap. 13 a § ML som klargör att det är fråga om ett nytt transportmedel (11 kap. 8 § 14 ML).

Skatteverket anser att fakturan vid försäljning av en ny personbil eller motorcykel kan innehålla uppgift om när bilen eller motorcykeln första gången togs i bruk samt hur många kilometer eller mil den körts. När det gäller försäljning av ett nytt fartyg kan fakturan innehålla uppgift om när fartyget första gången togs i bruk samt hur många timmar det har färdats. Vid försäljning av ett nytt luftfartyg kan fakturan innehålla uppgift om när luftfartyget första gången togs i bruk samt hur många timmar det har flugits.

Vid tillämpning av vinstmarginalbeskattning för resebyråer

Om den som omsätter en resetjänst har tillämpat vinstmarginalsystemet i 9 b kap. ML ska fakturan innehålla uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för resebyråer” (11 kap. 8 § 15 ML).

Vid tillämpning av vinstmarginalsystemet för begagnade varor m.m.

Om den som omsätter en begagnad vara har tillämpat vinstmarginalsystemet i 9 a kap. ML ska fakturan innehålla uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för begagnade varor” (11 kap. 8 § 16 a ML).

Om den som omsätter ett konstverk har tillämpat vinstmarginalsystemet i 9 a kap. ML ska fakturan innehålla uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för konstverk” (11 kap. 8 § 16 b ML).

Om den som omsätter samlarföremål och antikviteter har tillämpat vinstmarginalsystemet i 9 a kap. ML ska fakturan innehålla uppgiften ”vinstmarginalbeskattning för samlarföremål och antikviteter” (11 kap. 8 § 16 c ML).

Uppgifter som i vissa fall ska utelämnas

Om köparen är skyldig att betala mervärdesskatten ska säljaren inte debitera någon mervärdesskatt. Det innebär att den som utfärdar fakturan, enligt 11 kap. 8 a § första stycket ML, utelämnar följande uppgifter i fakturan:

• beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag och enhetspriset exklusive mervärdesskatt
• tillämpad mervärdesskattesats
• mervärdesskattebelopp som ska betalas.

Fakturan ska då i stället innehålla uppgift om beskattningsunderlaget för varorna eller tjänsterna med hänvisning till de omsatta varornas mängd och art eller de omsatta tjänsternas omfattning eller art (11 kap. 8 a § andra stycket ML).

Bestämmelsen i 11 kap. 8 a § ML har sin grund i artikel 226a i mervärdesskattedirektivet.

Förenklad faktura

Det har inte ansetts ändamålsenligt att i alla sammanhang kräva att en faktura ska innehålla alla de uppgifter som en faktura normalt ska innehålla. Enligt artikel 238 i mervärdesskattedirektivet finns det också en möjlighet för medlemsstaterna att bevilja befrielse från vissa uppgiftskrav i fakturan. Genom bestämmelser om förenklade fakturor i 11 kap. 9 § ML har den möjligheten utnyttjats.

Förutsättningar för att få använda förenklad faktura

Förutsättningen för att få frångå det generella kravet för vad en faktura ska innehålla och i stället utfärda en förenklad faktura, enligt 11 kap. 9 § första stycket ML, är att minst ett av följande kriterier är uppfyllt:

• fakturans totalbelopp överstiger inte 4 000 kr inklusive mervärdesskatt (beloppsgränsen har höjts till 4 000 kr fr.o.m. den 1 januari 2015)
• handelsbruket inom den berörda verksamhetssektorn, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för utfärdandet av fakturan gör det svårt att följa alla de krav som anges i 11 kap. 8 § ML
• fakturan är en kreditnota som likställs med en faktura enligt 11 kap. 10 § tredje stycket ML .

Ytterligare en slags förenklad faktura som medför att löpnummer inte behöver anges kan användas i vissa fall när fakturor för olika säljare utfärdas i samma handling. Det gäller vid fakturering av el och elnät i samma handling samt vid inbyte av maskiner m.m. hos en återförsäljare som utfärdar faktura för sin egen omsättning i samma handling (SKVFS 2007:13).

Beloppsgräns

Beloppsgränsen har höjts till 4 000 kr fr.o.m. den 1 januari 2015. En förenklad faktura får fr.o.m. det datumet utfärdas om fakturans totalbelopp inte överstiger 4 000 kr inklusive mervärdesskatt. Beloppsgränsen avser alltså fakturans totalbelopp inklusive mervärdesskatt (prop. 2011/12:94 s. 49). Värdet av fakturans samtliga omsättningar, för vilka faktureringsskyldighet föreligger, ska inräknas i totalbeloppet. Detta gäller oavsett om skattskyldighet för mervärdesskatt föreligger eller inte för den enskilda omsättningen. Detta gäller också för samlingsfakturor.

Skatteverket anser dock att bestämmelsen om förenklad faktura inte bör tillämpas vid utfärdandet av hyresfakturor för frivillig skattskyldighet vid uthyrning av verksamhetslokal. Det innebär att en sådan hyresfaktura alltid ska innehålla alla de uppgifter som en faktura normalt ska innehålla.

I det fall det förekommer flera fakturor i samma handling anser Skatteverket att beloppsgränsen ska bedömas utifrån respektive säljares faktura. Här kan du läsa mer om flera fakturor i samma handling.

Handelsbruk, administrativ praxis m.m.

En förenklad faktura får också utfärdas om handelsbruket inom den berörda verksamhetssektorn, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för utfärdandet av fakturan gör det svårt att följa alla de krav som anges i 11 kap. 8 § ML. Kraven på handelsbruk, administrativ praxis och tekniska förutsättningar är uppfyllda om minst ett av följande kriterier är uppfyllt:

• varor och tjänster säljs genom betalautomat såsom vid försäljning av bensin, uttag av väg-, bro- eller tunnelavgifter, uttag av parkeringsavgifter och liknande där det normalt inte går att identifiera köparen
• krav på uppgift om köparens namn och adress vid uttag av väg-, bro- eller tunnelavgift i övrigt skulle medföra avsevärda olägenheter för trafikgenomströmningen
• persontransporter säljs inom kollektivtrafiken under sådana förhållanden att det enligt branschpraxis normalt saknas uppgifter för att kunna identifiera köparen (SKVFS 2005:14).

Begränsningar

Det är inte tillåtet att använda förenklade fakturor vid gränsöverskridande försäljning av varor och tjänster inom EU. Det innebär att det inte är möjligt att tillämpa förenklad fakturering vid

• unionsinterna försäljningar som undantas från skatteplikt enligt 3 kap. 30 a § ML, d.v.s. när varor transporteras till ett annat EU-land
• distansförsäljning till Sverige enligt 5 kap. 2 § första stycket 4 ML
• omsättning av varor eller tjänster som görs av en utländsk beskattningsbar person eller en sådan beskattningsbar person som likställs med en utländsk beskattningsbar person enligt 1 kap. 2 § fjärde stycket ML och köparen är skattskyldig för omsättningen
• omsättning av varor och tjänster som görs av en svensk säljare i ett annat EU-land och som köparen är skattskyldig för (11 kap. 9 § andra stycket ML).

Innehåll i en förenklad faktura

En förenklad faktura ska alltid innehålla följande uppgifter

1. datum för utfärdandet
2. identifiering av säljaren
3. identifiering av vilken typ av varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits
4. den mervärdesskatt som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna denna (11 kap. 9 § tredje stycket ML).
5. Om den förenklade fakturan är en kreditnota ska den också innehålla en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan samt de uppgifter i den ursprungliga fakturan som ändras (11 kap. 9 § tredje stycket ML).

Bestämmelsen motsvarar artikel 226b i mervärdesskattedirektivet.

Skatteverket anser att identifiering av säljaren enligt andra punkten ovan ska ske genom att säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt anges. Det är tillräckligt att numret skrivs som person-/organisationsnummer.

När det gäller kravet på uppgift om mervärdesskattebeloppet enligt fjärde punkten anser Skatteverkets att det ska finnas uppgift antingen om mervärdesskattebeloppet eller om beskattningsunderlaget och tillämplig skattesats, d.v.s. 25 procent, 12 procent eller 6 procent. Att endast ange beskattningsunderlaget inklusive mervärdesskatt uppfyller alltså inte kravet på en förenklad faktura.

Inköp från detaljhandeln

Den som är en beskattningsbar person kan göra inköp från detaljhandlare, som exempelvis stormarknader och byggvaruhus, där all försäljning sker från kontantkassor. Om försäljningssumman överstiger det fr.o.m. den 1 januari 2015 gällande gränsbeloppet 4 000 kr för förenklade fakturor måste handlaren utfärda en fullständig faktura. Vid sådan försäljning måste köparens fullständiga namn och adress, löpnummer m.m. framgå av handlingen. Ett kassakvitto från ett kassaregister innehåller normalt inte uppgift om köparens namn och adress, varför säljaren måste komplettera med dessa uppgifter. Vad beträffar uppgiften om löpnummer kan enligt Skatteverkets uppfattning det unika identifikationsnummer som finns på ett kassakvitto anses utgöra löpnummer enligt ML. Detta gäller även om det finns flera kassaapparater, eftersom varje apparat har sitt unika löpnummer.

Vinstmarginalbeskattning

Skatteverket anser att en förenklad faktura får utfärdas vid en försäljning där säljaren tillämpar reglerna om vinstmarginalbeskattning. Detta gäller trots att reglerna om vinstmarginalbeskattning bl.a. innebär att någon mervärdesskatt inte får anges i fakturan. Av fakturan måste det därför framgå att reglerna om vinstmarginalbeskattning tillämpats som en förklaring till den uteblivna skattedebiteringen. De allmänna förutsättningarna för att få utfärda en förenklad faktura ska också vara uppfyllda. Det innebär bland annat att det inte är tillåtet att använda förenklad faktura vid gränsöverskridande försäljning av varor och tjänster inom EU.

Bristfällig faktura

Mervärdesskattelagen anger vilka uppgifter som ska framgå av en handling för att den ska kunna betecknas som en faktura. Syftet med de uppgifter som en faktura ska innehålla är att göra det möjligt för Skatteverket att kontrollera betalningen av mervärdesskatt och om det finns avdragsrätt för mervärdesskatt (jfr C-516/14, Barlis 06, punkterna 27 och 30). Skatteverket ska alltså med stöd av de uppgifter som obligatoriskt ska finnas i en faktura kunna avgöra om de materiella villkoren i ML är uppfyllda.

Det kan förekomma att det saknas en eller flera uppgifter i fakturan. Avdrag för mervärdesskatt får inte nekas enbart på denna grund, om Skatteverket har tillgång till all den information som är nödvändig för att kontrollera att de materiella villkoren för avdragsrätt är uppfyllda. Skatteverket får inte begränsa sig till att endast kontrollera fakturan i sig utan måste också beakta ytterligare information som den beskattningsbara personen lämnar (jfr Barlis 06, punkterna 43 och 44). Det är den som yrkar avdrag för mervärdesskatt som ska visa att de materiella kraven är uppfyllda. Skatteverket får därför kräva att den beskattningsbara personen själv ska lägga fram den bevisning som den personen anser vara nödvändig för bedömningen av om det yrkade avdraget ska medges eller inte (jfr Barlis 06, punkt 46).

Det innebär att Skatteverket som huvudregel ska ge den som yrkar avdrag för mervärdesskatt möjlighet att komplettera eller korrigera en bristfällig faktura. Den saknade uppgiften kan t.ex. framgå av någon annan handling som utan svårighet går att koppla ihop med den bristfälliga fakturan. Den som yrkar avdraget kan då komplettera fakturan med den handlingen. En faktura kan alltså bestå av flera separata handlingar som tillsammans uppfyller kraven på faktura enligt 11 kap. ML. Om den saknade uppgiften inte framgår av en annan handling kan den som yrkar avdraget vända sig till säljaren för korrigering. En korrigering av fakturan ska alltså som huvudregel göras av säljaren, eftersom det är säljaren som är ansvarig för fakturan enligt 11 kap. 1 § första stycket ML.

Felaktigt namn på köparen

Det förekommer att en faktura innehåller ett felaktigt namn på köparen. Skatteverket anser att rätt till avdrag för den ingående skatten finns om felaktigheten i fakturan enbart avser namnet på köparen. Rätten till avdrag förutsätter dock att det är fråga om ett i alla avseenden korrekt köp av en vara eller en tjänst och att den som har köpt varan eller tjänsten kan visa att denne är den rätta köparen. Om köparen kan identifieras med ledning av andra uppgifter i fakturan kan köparen själv ersätta det felaktiga namnet med det korrekta. I andra fall kan köparen behöva komplettera den felaktiga fakturan med ett av säljaren utfärdat intyg som visar vem som är den rätta köparen.

Kompletterande information

• För aktiebolag finns särskilda regler om innehåll i fakturor i 28 kap. 5 § ABL. Läs mer om dessa regler på Bolagsverkets webbplats.
• Det finns särskilda krav på innehåll i kassakvitton för den som är skyldig att använda ett kassaregister enligt skatteförfarandelagen
• I bokföringslagen finns bestämmelser som reglerar innehåll i verifikationer, t.ex. fakturor.