Beräkna avdraget vid tjänsteresa i Sverige

Grundkrav för att få avdrag för ökade levnadskostnader

För att avdrag för ökade levnadskostnader överhuvudtaget ska medges måste den anställda göra en tjänsteresa

• med övernattning
• till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten (12 kap. 6 § IL).

Detta bekräftas av en dom från Högsta förvaltningsdomstolen. Domstolen medgav inte en ambulansförare avdrag för ökade utgifter för kost som uppkommit i samband med utryckning. Skälet var att ambulansföraren inte hade övernattat utanför den vanliga verksamhetsorten (RÅ 2005 ref. 69).

Vad är hel respektive halv dag?

Avdraget beräknas för hel eller halv dag. För att räknas som hel dag ska man påbörja resan före kl. 12.00 respektive avsluta den efter kl. 19.00.

Avresedagen räknas alltså som hel dag om resan börjar före kl. 12.00 och hemresedagen räknas som hel dag om resan slutar efter kl. 19.00. Alla mellanliggande resdagar räknas som hel dag.

Avresedagen och hemresedagen räknas som halva dagar om resan börjar kl. 12.00 eller senare respektive slutar senast kl. 19.00 (12 kap. 10 § IL).

Maximibelopp

Vid beräkningen av avdraget används för tjänsteresa i Sverige ett maximibelopp. Maximibeloppet är 0,5 procent av prisbasbeloppet, avrundat till närmaste tiotal kronor. Ett helt maximibelopp är 230 kr (12 kap 11 § första stycket IL).

Avdrag kan medges med högst ett helt maximibelopp per dag. Om en ny tjänsteresa påbörjas senare på kvällen samma dag, som en annan tjänsteresa har avslutats efter kl. 19.00, kan avdrag därmed inte medges för denna kväll.

Exempel: avdrag med högst ett maximibelopp per dag

Eva påbörjar en tjänsteresa dag 1 kl. 08.00 och avslutar den dag 2 kl. 19.30. Senare samma dag, kl. 23.00, åker Eva på en ny tjänsteresa och återkommer dag 3 kl. 17.00. Hur stort avdrag kan Eva få?

Svar: För dag 1 och 2 kan avdrag medges med ett helt maximibelopp. Trots att en ny tjänsteresa påbörjas senare på kvällen dag 2 kan ytterligare avdrag inte medges för den kvällen. Avdrag kan medges med ett halvt maximibelopp för dag 3.

Skillnad om man har fått traktamente eller inte

För måltider och småutgifter görs viss skillnad på om den anställda har fått traktamente eller inte för tjänsteresan. Med arbetsgivare jämställs annan utbetalare av traktamente om den huvudsakliga delen av arbetet har utförts för denne (12 kap. 6 § tredje stycket IL).

Dagtraktamente har betalats ut

Om den anställda har fått ersättning för ökade utgifter för måltider och småutgifter (dagtraktamente) görs avdrag med ett maximibelopp (230 kr) för varje hel dag och med ett halvt maximibelopp (115 kr) för varje halv dag (12 kap. 14 § första stycket IL).

Den anställda får göra avdrag med ett helt maximibelopp för en hel dag även när hen har fått dagtraktamente som är mindre än ett maximibelopp. Om tjänsteresan har varat en halv dag får den anställda på motsvarande vis göra avdrag med ett halvt maximibelopp.

Den anställda kan i vissa fall få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med maximibeloppet. I så fall krävs att den anställda kan visa att utgiftsökningen för samtliga tjänsteresor under beskattningsåret i en och samma anställning har varit större än det sammanlagda maximibeloppet. En anställd kan alltså inte få avdrag enligt schablonreglerna för vissa tjänsteresor och för faktiska kostnader för andra om de gäller samma anställning (12 kap. 14 § andra stycket IL).

För riksdagsledamot gäller stockholmstraktamente

När en riksdagsledamot får ersättning för ökade utgifter för måltider och småutgifter (s.k. stockholmstraktamente) för en tjänsteresa till Stockholm gäller inte reglerna ovan i 12 kap. 14 § IL. Då ska avdrag i stället göras med 50 procent av ett maximibelopp (115 kr) för varje hel och för varje halv dag som tagits i anspråk för resan. Detta gäller oavsett om den sammanlagda utgiftsökningen under samtliga tjänsteresor till Stockholm varit större än avdraget och oavsett om arbetet har varit förlagt till Stockholm under längre tid än tre månader i en följd (12 kap. 6 a § första stycket IL).

Om riksdagsledamoten inte har fått stockholmstraktamente ska avdrag inte göras för ökade levnadskostnader i Stockholm (12 kap. 6 a § andra stycket IL).

Avdrag för ökade utgifter för måltider enligt 6 a § ska inte minskas med värdet av kostförmåner (12 kap. 17 § andra stycket IL).

Dagtraktamente har inte betalats ut

Om den anställda inte har fått dagtraktamente men kan göra sannolikt att hen har haft ökade utgifter för måltider och småutgifter görs avdrag för varje hel dag med ett maximibelopp och för varje halv dag med ett halvt maximibelopp (12 kap. 16 § första stycket IL).

Den anställda kan i vissa fall få avdrag för den faktiska utgiftsökningen i stället för avdrag med maximibeloppet. I så fall krävs att den anställda kan visa att utgiftsökningen för samtliga tjänsteresor under beskattningsåret i en och samma anställning har varit större än det sammanlagda maximibeloppet. En anställd kan alltså inte få avdrag enligt schablonreglerna för vissa tjänsteresor och för faktiska kostnader för andra om de gäller samma anställning (12 kap. 16 § andra stycket IL).

Logikostnader

I första hand medges avdrag för logikostnader med belopp som motsvarar de faktiska utgifterna.

Om den anställda inte kan visa de faktiska utgifterna görs avdrag enligt schablon med ett halvt maximibelopp per natt. Detta är samma belopp som arbetsgivaren kan betala ut skattefritt till en anställd som ersättning för logikostnader när den anställda inte kan visa de faktiska kostnaderna (nattraktamente).

För att avdrag ska kunna medges enligt schablon bör den anställda kunna styrka att hen har övernattat på arbetsorten (12 kap. 13 § IL).

Logiutgifter vid vistelse i hemmet

Om en anställd reser hem under en pågående tjänsteresa kan hen ändå ha logiutgifter på arbetsorten. Den anställda har rätt till avdrag för logiutgifterna under följande förutsättningar:

• Det ska vara faktiska utgifter.
• Logikostnaderna ska bero på tjänsteresan.
• Den anställda får inte kompenseras för kostnaden på annat sätt.
• Det sammanlagda avdraget får inte överstiga de faktiska kostnaderna för boendet under tjänsteresan.

Skatteverket anser att skattefri schablonersättning för logi inte kan betalas ut för de dagar som den anställda inte övernattar på arbetsorten.

Eftersom den anställda vistats i hemmet medges inget avdrag för måltider och småutgifter.

Om den anställda hyr ut sin bostad vid en längre tjänsteresa

Vid en längre tjänsteresa förekommer det att den anställda hyr ut sin vanliga bostad under tiden tjänsteresan pågår. Även om den anställda får intäkter från uthyrningen har hen rätt till avdrag för logikostnader under tjänsteresan. Det krävs alltså ingen ökning av kostnaden för logi för att avdrag ska medges.

Om den faktiska utgiften är lägre än schablonbeloppet

Högsta förvaltningsdomstolen har prövat frågan om nattraktamentet som arbetsgivaren utbetalat ska betraktas som lön eller kostnadsersättning när den faktiska utgiften för övernattningen var känd.

De anställda hade fått nattlogi i en villafastighet som tillhörde arbetsgivaren. För nattlogin betalade de anställda 35 kr per natt genom löneavdrag. Arbetsgivaren betalade ut nattraktamente enligt schablon för de aktuella övernattningarna. Högsta förvaltningsdomstolen ansåg att avdrag för logikostnader endast skulle medges för faktiska utgifter. Eftersom de faktiska utgifterna var lägre än schablonbeloppet beskattades de anställda för mellanskillnaden som lön (RÅ 2003 ref. 73).

Schablonavdrag ska alltså inte medges när arbetsgivaren har tillhandahållit ett logi även om den anställda skulle hävda att hen har haft merutgifter utöver själva boendekostnaden.

Övernattning i egen bostad

Om en anställd har en specifik logikostnad som är helt hänförlig till tjänsteresan är kostnaden normalt avdragsgill i sin helhet. Det gäller t.ex. om den anställda har bott på hotell och själv har betalat kostnaden. Kostnaden är också helt avdragsgill t.ex. om den anställda under en längre tid ska tjänstgöra på en annan ort och hyr en mindre lägenhet på orten bara för tjänsteresan.

Om tjänstgöringen på den andra orten däremot sker mer sällan eller oregelbundet blir det svårare att avgöra vad som är en avdragsgill utgift för logi i en egen bostad. Man kan utgå ifrån att den anställda har vissa merkostnader för boendet under tjänsteresan. Avdrag bör därför i första hand medges enligt schablonen. För att den anställda ska kunna få ett högre avdrag bör hen kunna visa omständigheter som innebär att utgiften för den egna bostaden ökar p.g.a. tjänsteresorna.

Sådana omständigheter kan t.ex. vara:

• Tjänsteresor till orten sker frekvent och i sådan omfattning att det motiverar anskaffande av ett eget boende. Detta kan bli billigare än hotellvistelser och även ha andra praktiska fördelar, t.ex. geografiskt läge, möjlighet att laga egen mat och att kunna förvara personliga tillhörigheter mellan besöken.
• Bostaden är anskaffad i samband med att tjänsteresorna till orten påbörjas eller ökar i omfattning; detta styrker sambandet mellan utgiften och tjänsteresorna. Om den anställda har bostaden redan innan, får den normalt anses anskaffad för privat bruk.
• Bostaden är avpassad efter tjänstens behov, d.v.s. det kan vara en enklare övernattningslägenhet. Om bostaden är större och lämpar sig för en familj kan det tala för att den är anskaffad för privat bruk.
• Bostadens läge kan vägas in. Om bostaden som exempel p.g.a. arbetsplatsens läge ligger i anslutning till ett industriområde eller har ett annat oattraktivt läge kan det tala för att den är anskaffad för tjänsten. Om bostaden däremot ligger i ett attraktivt läge, t.ex. på en semesterort, kan det tala för att den vid sidan av tjänstebehovet även kan användas för privat bruk eller kan hyras ut privat. Då blir kopplingen till tjänsteresorna svagare.

Avdrag för hela hyran kan alltså komma i fråga om det handlar om en mindre lägenhet nära arbetsplatsen som har anskaffats p.g.a. frekventa tjänsteresor varje vecka under en längre tid. Om det däremot handlar om enstaka eller sporadiska tjänsteresor till en ort där den anställda redan har en bostad så talar det för att endast schablonavdraget ska medges.

Om det är ett gränsfall kan det vara motiverat att medge avdrag i form av en proportionering av hyreskostnaden. Proportioneringen bör då grundas på antalet övernattningar som gjorts på orten och som har motiverats av tjänstgöringen.

När den anställda har ett eget boende i en villa, sommarstuga eller annan större bostad bör avdrag normalt medges enligt schablonen. Om avdrag ska medges utöver schablonen ska den anställda särskilt kunna motivera behovet av en sådan större bostad för tjänsteresan.

Exempel: övernattning i sommarstugan 10 nätter per månad

John bor och har sitt tjänsteställe i Göteborg. Han är på tjänsteresa i Båstad 12–14 dagar per månad och övernattar då i sin sommarstuga, som han har haft i många år. Sammanlagt blir det cirka 10 övernattningar per månad.

John hade alltså bostaden redan innan han började använda den för tjänsteresor. Den är anskaffad av privata skäl. Avdrag kan därför inte medges med hela årskostnaden för sommarstugan.

I första hand gör John avdrag enligt schablonen. För att få ett högre avdrag måste han kunna visa att kostnaden för sommarstugan har blivit högre än schablonen p.g.a. tjänsteresorna.

Övernattning i lastbilshytt och på fiskebåt

Lastbilschaufförer har rätt till avdrag för logikostnader med schablonbeloppet trots att de har övernattat i lastbilshytten. Samma gäller för yrkesfiskare som har övernattat på fiskebåten. Skälet till detta är att man kan anta att chaufförerna och fiskarna har haft merkostnader i samband med övernattningarna. Det kan t.ex. gälla utgifter för sänglinne, toalettbesök och för att sköta den personliga hygienen.

Övernattning i husbil

Om en husbil används för övernattning i samband med tjänsteresor kan avdrag medges med de faktiska kostnader som avser bilens användning för logi. Vid beräkning av värdeminskningsavdraget bör 50 procent av bilens anskaffningskostnad anses avse boendedelen.

Skatteverket anser att de utgifter som har direkt samband med husbilens användning för boende vid tjänsteresor ska räknas som avdragsgilla kostnader för logi. Det kan exempelvis vara campingavgifter, kostnader för gasol till uppvärmning och kostnader för reparation av bilens boendedel.

Övernattning i husvagn

Om en husvagn används för övernattning i samband med tjänsteresor kan avdrag medges med den faktiska kostnaden. Det innebär att avdrag kan medges för värdeminskning och för andra kostnader som har ett direkt samband med husvagnens användning för boende vid tjänsteresor.

Vid beräkning av värdeminskningsavdraget ska man ta hänsyn till möjligheten att använda husvagnen privat, när den inte används för tjänsteresor. Avdrag medges alltså endast för de nätter den anställda har använt husvagnen för logi i samband med tjänsteresor.

När den anställda inte vet de faktiska kostnaderna kan hen i stället yrka avdrag med schablonbeloppet.

Även när arbetsgivaren betalar den anställdas utgifter för uppställningsplats för husvagnen har hen rätt till avdrag för logikostnader med schablonbeloppet. Skälet till detta är att man i likhet med vad som är fallet med lastbilschaufförer och yrkesfiskare anser att den anställda har haft egna utgifter för övernattningen, t.ex. utgifter för sänglinne, toalettbesök och för att sköta den personliga hygienen. Kan den anställda visa sina egna verkliga kostnader kan avdrag istället medges för dessa.

Nattarbete

Avdragsreglerna för måltider, småutgifter och logi är utformade för anställda som arbetar dagtid. I huvudsak följer avdragen för ökade levnadskostnader samma regler antingen den anställda övernattar på natten eller på dagen.

Tjänsteresan måste vara förenad med minst en övernattning mellan kl. 24.00 och kl. 06.00 för att avdrag ska medges. Detta gäller oavsett om den anställda har sin dygnsvila på natten eller dagen. Det är alltså tiden 24.00–06.00 som ska gälla som övernattning även om den anställda arbetar under hela den tiden.

Detta innebär att avdrag medges med ett helt maximibelopp (230 kr) för avrese- respektive hemresedagen om resan påbörjas före kl. 12.00 eller avslutas efter kl. 19.00. I annat fall medges avdrag med ett halvt maximibelopp (115 kr). För natt (kl. 24.00–06.00) medges avdrag med ett halvt maximibelopp (115 kr).

Tjänsteresan avslutas efter midnatt

Om en tjänsteresa, som omfattar minst en övernattning (kl. 24.00–06.00), avslutas påföljande natt eller en senare natt kan den anställda få avdrag med ett nattraktamente även för hemkomstnatten. Men det gäller bara om tjänsteresan avslutas efter kl. 04.29. Det finns inte några regler om halvt nattraktamente, men Skatteverkets uppfattning är att eftersom en hel dag utgör något mer än två tredjedelar av dagen (kl. 06–24) bör tjänsteresan ha pågått mer än två tredjedelar av den sista natten för att rätt till ”skattefritt” nattraktamente ska finnas. En ny övernattning får anses ha skett om den anställda kommer hem kl. 04.30 eller senare.

Om den anställda kommer hem efter kl. 06.00, t.ex. kl. 07.30, medges dessutom avdrag med ett halvt maximibelopp eller så kan ett halvt dagtraktamente betalas ut skattefritt.

Avdrag medges alltså inte alls för hemresenatten om resan avslutas före kl. 04.30, eftersom den anställda inte anses ha övernattat då.

För att få avdrag måste tjänsteresan alltid ha varit förenad med åtminstone en hel övernattning (kl. 24.00–06.00).

Lastbilschaufförer

Avdragsrätt föreligger även för anställda som arbetar på natten och har sin dygnsvila på dagen. Det gör ingenting att man regelmässigt gör tjänsteresorna till en och samma ort. Det viktiga är att tjänsteresorna görs till en ort som ligger utanför den vanliga verksamhetsorten. Ett exempel på yrkesgrupp som arbetar så är lastbilschaufförer inom transportbranschen. För att ha rätt till avdrag måste den anställda inte vistas utanför den vanliga verksamhetsorten hela tiden mellan kl. 24.00 och 06.00. Det räcker att tjänsteresan går till en plats utanför den vanliga verksamhetsorten.

Varje ny resa är en ny tjänsteresa. Tjänsteresan avslutas när chauffören återvänder till tjänstestället eller till bostaden. Tremånadersregeln gäller inte eftersom tjänsteresan hela tiden sker under förflyttning. Det innebär att arbetet inte någon gång varit förlagt till samma ort under mer än tre månader i följd. Skatteverket anser att avdrag för logi endast ska medges under förutsättning att lastbilschauffören har haft utgifter för logi i samband med tjänsteresan. Den som arbetar under natten har ingen utgift för logi. Någon logikostnad finns som regel inte heller om en anställd enligt arbetstidsavtalet är beordrad att ha en vilopaus under arbetspasset.

Exempel som gäller lastbilschaufförer

Nedan redovisas fyra olika exempel på tjänsteresor som lastbilschaufförer gör och frågan är om de har rätt till avdrag för ökade levnadskostnader. Exemplen gäller även andra yrkeskategorier som arbetar under liknande förhållanden.

Exempel 1: tjänsteresa utan vilopaus - mellan kl. 23.45 dag 1 och kl. 06.15 dag 2

Anna kör flera gånger i veckan mellan Malmö och Falkenberg. Hennes arbetspass börjar kl. 23.00 och kl. 23.45 lämnar hon tjänstestället i Malmö för färd mot Falkenberg (19 mil enkel väg). Anna återkommer till tjänstestället nästa dag kl. 06.15. Anna har varit i tjänst hela tiden och inte vilat eller sovit någonting. Har Anna rätt till avdrag för ökade levnadskostnader?

Anna har rest till en ort utanför den vanliga verksamhetsorten. Resan anses ha varit förenad med en övernattning eftersom hon har varit borta under tiden 24.00–06.00. Anna har därför rätt till avdrag för ökade levnadskostnader. Det räcker alltså att Anna under sin tjänsteresa har vistats utanför den vanliga verksamhetsorten.

Anna påbörjar resan efter kl. 19.00 dag 1 och avslutar den före kl. 19.00 dag 2. Anna har därför rätt till avdrag med två halva maximibelopp (115 kr + 115 kr).

Anna har arbetat hela natten och har därför inte haft några utgifter för logi, trots att resan tidsmässigt omfattat en ”övernattning”. Avdrag för logi ska därför inte göras.

Exempel 2: tjänsteresa mellan kl. 11.00 dag 1 och kl. 14.00 dag 2

Britt har tjänstestället i Göteborg. Hon kör alltid till orter utanför den vanliga verksamhetsorten. Ibland kör hon till Hudiksvall och börjar då arbeta kl. 11.00 dag 1 och slutar kl. 14.00 dag 2. Har Britt rätt till avdrag för ökade levnadskostnader?

Ja, det har hon eftersom hon har rest till en ort utanför den vanliga verksamhetsorten och resan har varit förenad med övernattning (hon har varit borta under tiden 24.00–06.00). Britt har inte arbetat under hela tjänsteresan utan har haft uppehåll för att kunna vila.

Britt påbörjar tjänsteresan före kl. 12.00 dag 1 och har därför rätt till avdrag med ett helt maximibelopp (230 kr) för denna dag. Hon avslutar tjänsteresan före kl. 19.00 dag 2 och har då rätt till avdrag med ett halvt maximibelopp (115 kr) för denna dag.

Om Britt kan visa vilka utgifter hon har haft för logi i samband med tjänsteresan kan hon få avdrag med den faktiska kostnaden. Annars medges hon avdrag enligt schablon med ytterligare ett halvt maximibelopp (115 kr). Om Britt har sovit i lastbilshytten medges hon avdrag enligt schablon med 115 kr.

Exempel 3: tjänsteresa mellan kl. 08.00 dag 1 och kl. 04.00 dag 2

Carlos har tjänsteställe i Stockholm och gör då och då tjänsteresor till Sundsvall. Han påbörjar resorna kl. 8.00 dag 1 och avslutar dem kl. 04.00 dag 2. Kan Carlos få avdrag för ökade levnadskostnader?

Carlos är utanför den vanliga verksamhetsorten under sina tjänsteresor. Tjänsteresorna är dock inte förenade med en övernattning eftersom Carlos inte är borta under tiden 24.00–06.00. Det innebär att Carlos inte medges något avdrag alls för ökade levnadskostnader.

Exempel 4: tjänsteresa mellan kl. 07.00 dag 1 och kl. 05.00 dag 3

David kör ibland mellan Malmö och Luleå. Tjänsteresan börjar då kl. 07.00 dag 1 och avslutas kl. 05.00 dag 3. David sover i sin lastbilshytt. Kan David få avdrag för ökade levnadskostnader och i så fall med vilket belopp?

David reser till en ort utanför den vanliga verksamhetsorten och resan är förenad med minst en hel övernattning (kl. 24.00–06.00 natten mellan dag 1 och dag 2). David har därför rätt till avdrag.

Tjänsteresan börjar före kl. 12.00 dag 1 och David har rätt till avdrag med ett helt maximibelopp (230 kr) för dag 1. Han är på tjänsteresa hela dag 2 och har då rätt till avdrag med ytterligare ett maximibelopp. Dag 3 återvänder David till tjänstestället efter kl. 04.30 och har därför rätt till avdrag med ett halvt maximibelopp (logikostnad). Han har även rätt till avdrag för logikostnad med ett halvt maximibelopp för natten mellan dag 1 och dag 2. Så sammanlagt kan David få avdrag med 690 kr (230+230+115+115).

Förlängning av tjänsteresa

Förlängning av tjänsteresa kan ibland ske av privata skäl eller på arbetsgivarens initiativ.

Av privata skäl

En anställd som är på tjänsteresa på annan ort väljer ibland att förlänga vistelsen på arbetsorten av privata skäl, t.ex. semester. Trots en inbesparing av resekostnader ska den anställda inte beskattas för detta. Detta gäller under förutsättning att resekostnaden inte är högre på grund av förlängningen.

Skatteverket anser att om arbetsgivaren betalar hotellkostnader och traktamente under förlängningen ska dessa belopp beskattas som lön.

På arbetsgivarens initiativ

Ibland förlängs tjänsteresan på arbetsgivarens initiativ, t.ex. över helgen, för att få lägre biljettpriser eller på annat sätt minska arbetsgivarens totala kostnader för tjänsteresan. Arbetsgivaren kan då betala hotellkostnader och traktamenten även för dagar som inte är arbets- och resdagar utan att den anställda beskattas. Skatteverket anser att det krävs att den totala kostnaden för tjänsteresan blir lägre än om den anställda hade gjort återresan omedelbart när arbetet var färdigt.

Sjuk under pågående tjänsteresa

En anställd anses fortfarande vara på tjänsteresa om hen blir sjuk under en pågående tjänsteresa och tvingas stanna vid det tillfälliga boendet på tjänsteorten i stället för att arbeta. Samma sak gäller om den anställda blir inlagd på sjukhus på tjänsteorten. Arbetsgivaren kan därmed betala ut skattefritt traktamente även under tiden på sjukhuset eller i annat boende på tjänsteorten.