Platsupplåtare ska dokumentera och bevara uppgifter

En platsupplåtares skyldigheter

Den som upplåter en plats för torg- och marknadshandel ska dokumentera nödvändiga identifikationsuppgifter för den som platsen upplåts till och för dennes företrädare (39 kap. 13 § SFL).

Det saknar betydelse om platsupplåtaren är ägare till den aktuella platsen eller om denna upplåter plats i andra hand. Dokumentationsskyldigheten aktualiseras oavsett om någon ersättning utges för upplåtelsen. Det spelar heller ingen roll om den som önskar få en plats upplåten till sig avser att själv bedriva torg- och marknadshandel på platsen, eller hyra ut platsen i andra hand. Med upplåtelse avses den civilrättsliga upplåtelsen, d.v.s. avtalet mellan platsupplåtaren och den som ska disponera platsen. En sådan upplåtelse där polisen ger tillstånd till upplåtelse av offentlig plats enligt ordningslagen (1993:1617) avses dock inte (prop. 2010/11:165 s. 862 f).

Platsupplåtaren ska bevara de uppgifter som har dokumenterats.

Skyldigheten att dokumentera uppgifter

Skyldigheten att dokumentera uppgifter gäller oavsett om platsupplåtaren bedriver näringsverksamhet eller inte. Detta innebär att även privatpersoner, ideella föreningar o.s.v. som, utan att bedriva näringsverksamhet, upplåter plats för torg- och marknadshandel måste dokumentera uppgifter. Läs nedan om vilka identifikationsuppgifter som ska dokumenteras.

Dokumentationsskyldigheten ska fullgöras ”i samband med platsupplåtelsen” (prop. 1997/98:100 s. 170).

Dokumentationsskyldigheten är alltså kopplad till tidpunkten för den civilrättsliga upplåtelsen. Enligt Skatteverket är det därmed inte acceptabelt att platsupplåtaren väntar med att fullgöra den skyldigheten till marknadsdagen, i de fall en upplåtelse har skett tidigare.

Exempel: tidpunkten när dokumentationsskyldigheten ska fullgöras

Anmälan (bokning) till en marknad görs genom betalning till ett angivet postgirokonto. I de fall platsupplåtaren accepterar den gjorda inbetalningen som en anmälan inträder platsupplåtarens skyldighet att dokumentera uppgifter för den som platsen har upplåtits till. Detta innebär att om de uppgifter som finns på inbetalningskortet är bristfälliga, så måste platsupplåtaren omgående få uppgifterna kompletterade och dokumentera dem.

Exempel: dokumentationsskyldigheten vid ersättningsfri upplåtelse

Personen O upplåter ett område till olika privatpersoner som önskar sälja ut diverse varor efter vindsröjningar o.s.v. Någon förbokning av platsen behöver inte ske och det är gratis att stå där för att sälja.

Den försäljning som är tänkt att ske utgör torg- och marknadshandel. Platsupplåtaren O ska därför dokumentera de föreskrivna uppgifterna om upplåtelserna, trots att han inte tar betalt för dem och trots att någon förbokning inte behöver göras.

Exempel: platsupplåtaren äger inte den upplåtna platsen

En markägare hyr ut ett markområde till en idrottsförening i syfte att föreningen ska genomföra en marknad. Det är idrottsföreningen som ingår alla avtal med de personer som ska agera på marknaden.

I detta fall ska markägaren dokumentera upplåtelsen till idrottsföreningen, medan det är idrottsföreningen som ska dokumentera uppgifterna för de personer som föreningen upplåter platser till.

Dokumentationsskyldigheten vid bytardagar

Det är inte ovanligt att föreningar, skolor o.s.v. genomför s.k. bytardagar. Frågan om någon dokumentationsskyldighet uppkommer i dessa fall får avgöras utifrån gängse bedömning av om någon plats upplåtits för torg- och marknadshandel eller inte.

Exempel: dokumentationsskyldigheten vid bytardagar (1)

En förening upplåter till medlemmarna eller andra personer att under en specifik helg låna ett bord i föreningens lokaler och där sälja sin begagnade idrottsutrustning.

Det saknar här betydelse både om någon ersättning för platsen erhålls eller inte, samt om försäljningen sker yrkesmässigt eller inte. Föreningen har enligt Skatteverket i detta fall upplåtit plats för torg- och marknadshandel. Föreningen ska dokumentera uppgifter om upplåtelserna.

Exempel: dokumentationsskyldigheten vid bytardagar (2)

En idrottsförening anordnar bytardagar där olika personer får lämna in sin begagnade idrottsutrustning som föreningen sedan säljer i sina lokaler. Föreningen säljer alltså i eget namn på uppdrag av olika personer. De personer som har lämnat in varorna får vid en eventuell försäljning ersättning motsvarande försäljningspriset med avdrag för viss provision.

I detta fall upplåter inte föreningen någon plats för torg- och marknadshandel och den behöver därmed inte heller dokumentera några uppgifter om upplåtelse för sådan handel.

Platsupplåtaren saknar undersökningsplikt

En platsupplåtare har inte några befogenheter att mot exempelvis någon form av legitimationshandling kontrollera de uppgifter som lämnas av den som hyr platsen. Upplåtaren får därför godta uppgiftslämnarens uppgifter.

Platsupplåtaren har alltså ingen skyldighet enligt de aktuella bestämmelserna att undersöka om de lämnade uppgifterna är korrekta. Platsupplåtaren behöver inte heller kontrollera vem som faktiskt använder den upplåtna platsen.

Uppgifter som ska dokumenteras

Följande identifikationsuppgifter ska dokumenteras för den som platsen upplåts till, och för dennas företrädare (9 kap. 7 § första stycket SFF):

• namn eller firma (om det är fråga om en juridisk person)
• personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer
• postadress
• telefonnummer.

Med företrädare menas att en person företräder en annan fysisk eller juridisk person.

Om en kopia av ett beslut om godkännande för F-skatt har överlämnats till platsupplåtaren, behöver denna inte dokumentera uppgifter enligt första stycket för den som godkännandet gäller (9 kap. 7 § andra stycket SFF). I ett sådant fall behöver alltså inte heller någon uppgift om företrädare dokumenteras.

Om den person som platsen upplåts till, eller dennas företrädare, saknar person- eller organisationsnummer, exempelvis utländska handlare, kan något sådant nummer förstås inte antecknas.

Bevara uppgifterna om platsupplåtelser

Uppgifterna om platsupplåtelser kan i första hand vara av intresse i skatteutredningar och ska därför bevaras (prop. 1997/98:100 s. 171). Bevarandetiden har att göra med den tid Skatteverket har på sig för att besluta om efterbeskattning.

Uppgifterna ska bevaras i 7 år efter utgången av det kalenderår då upplåtelsen av platsen för torg- och marknadshandel skedde (9 kap. 7 § tredje stycket SFF).

Exempel: bevarandetid

En fastighetsägare kommer i april år 1 överens med en lärare på en närliggande skola om att läraren vissa dagar ska få disponera fastighetsägarens garageuppfart. Lärarens skolklass ska där sälja bakverk m.m. för att bidra till finansieringen av en skolresa.

Fastighetsägaren är skyldig att dokumentera nödvändiga identifikationsuppgifter om läraren. Uppgifterna ska bevaras till och med utgången av kalenderår 8.

Skatteverkets kontroll av dokumentationsskyldigheten

Skatteverket får genom revision kontrollera att den som har eller kan antas ha upplåtit plats för torg- och marknadshandel fullgör sin dokumentationsskyldighet. Om Skatteverket behöver uppgifter från platsupplåtaren i syfte att kontrollera dem som platsupplåtaren har upplåtit plats till, får det ske genom ett s.k. ”tredjemansföreläggande”.

Kontrollavgift

Skatteverket ska ta ut en kontrollavgift av den som har upplåtit en plats för torg- och marknadshandel men inte fullgjort sin dokumentationsskyldighet.