Hantera allmänna handlingar hos en myndighet

Krav som OSL ställer upp

OSL ställer upp flera olika typer av krav och riktlinjer för hur en myndighet ska hantera allmänna handlingar. Bestämmelserna reglerar bland annat

• allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar (kap. 4)
• registrering av allmänna handlingar (kap. 5)
• utlämnande av allmänna handlingar (kap. 6).

Reglerna är sedan OSL:s införande teknikneutrala (prop. 2008/09:150 s. 303 ff.).

Informationsansvarig

Varje databas inom Skatteverket ska ha en informationsansvarig. Varje användare är t.ex. ansvarig för sin e-postbrevlåda. Den informationsansvarige ansvarar bl.a. för att informationen som lagras i databasen får lagras där och att bestämmelser om arkivering, gallring och rensning följs.

God offentlighetsstruktur

En myndighet ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar både när den organiserar hanteringen av sina allmänna handlingar och vid övrig hantering av allmänna handlingar (4 kap. 1 § första stycket OSL).

Bestämmelsen i 4 kap. 1 § första stycket OSL handlar om hur en myndighet ska hantera frågor kring offentlighet och sekretess. I förarbetena talar man om att myndigheterna ska hålla en god offentlighetsstruktur. Detta för att ge faktiska garantier för insyn genom god ordning och överskådlighet hos myndigheternas informationsbehandling (SOU 1988:64 bilaga 2 s. 225).

Med god offentlighetsstruktur menas en ordning som gör det lätt för allmänheten att söka i upptagningar och ta del av dessa i de delar de är offentliga. Det innebär t.ex. att skyddet för sekretessbelagda uppgifter i allmänna handlingar bör vara ordnat på ett sådant sätt att allmänhetens insyn inte försvåras.

Offentlighetsansvarig

Den beskrivning som myndigheten är skyldig att upprätta ska innehålla uppgift om vem hos myndigheten som kan lämna upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Denna person kallas ofta ”offentlighetsansvarig” (jfr prop. 1981/82:37 s. 34 f. och prop. 1990/91:60 s. 37).

Hos Skatteverket är det sektionschefen för området Dataskydd & sekretess på rättsavdelningen som är offentlighetsansvarig.

Hantering av allmänna handlingar

OSL ställer upp totalt sju krav/utgångspunkter som en myndighet ska ta hänsyn till när den organiserar sina allmänna handlingar (4 kap. 1 § första stycket 1-4 och andra stycket 1-3 OSL):

• allmänna handlingar ska kunna lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt TF
• allmänna handlingar ska skiljas från andra handlingar
• rätten att ta del av allmänna handlingar enligt TF ska säkerställas samtidigt som sekretesskyddet ska upprätthållas
• automatiserad behandling av uppgifter hos myndigheter ska ordnas med beaktande av det intresse som enskilda kan ha av att själva utnyttja tekniska hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar
• enskilda bör ges goda möjligheter att söka allmänna handlingar
• det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt det har skett
• allmänna handlingar bör inte innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt TF.

Utifrån dessa krav/utgångspunkter måste en myndighet själv, med hänsyn till sin verksamhet, ta ställning till hur en god offentlighetsstruktur ska ordnas i praktiken. Utöver allmänhetens insynsrätt ska myndigheten beakta den vikt som service och tillgänglighet ges i olika författningar (SOU 2002:97 s. 105). En myndighet har även ett ansvar att beakta TF:s regler när den utformar sina system (prop. 1981/82:37 s. 24).

Beskrivning av allmänna handlingar

En myndighet har en skyldighet att beskriva sina allmänna handlingar. Skatteverket har publicerat en sådan beskrivning på sin webbplats i anslutning till information om personuppgifter. Beskrivningen ska innehålla information om (4 kap. 2 § OSL)

• myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar
• register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar
• tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten (allmänhetens terminal)
• vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter
• vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar
• uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när det sker
• myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.

Beskrivningen ska vara tillgänglig för allmänheten och det innebär att sekretessbelagda uppgifter inte ska tas med i beskrivningen (4 kap. 2 § andra stycket OSL).

Elektronisk information som ska tas ut i pappersform

Om en myndighet använder en upptagning för automatiserad behandling i ett ärende ska informationen tillföras akten i läsbar form, om det inte finns särskilda skäl mot det. Det betyder att informationen ska skrivas ut på papper och läggas in i akten (4 kap. 3 § OSL).

Det är av grundläggande betydelse för offentlighetsprincipen att myndigheterna dokumenterar de uppgifter som förekommer i verksamheten. Att upptagningar som används i ett mål eller ärende överförs till läsbar form är i allmänhet en förutsättning för att myndigheten ska kunna bereda en part insyn i utredningsmaterialet enligt 10 och 25 §§ FL och motsvarande bestämmelser i RB och FPL. Regeln omfattar såväl personuppgifter som andra uppgifter som har tagits upp på medium för automatiserad behandling.

Bestämmelsen blir naturligtvis bara aktuell om det är fråga om en pappersakt. Den omständigheten att informationen i upptagningen är enkel, t.ex. att den bara anger att en viss upplysning eller uppgift saknas i ett register, är normalt inte tillräckliga skäl för att låta bli att skriva ut informationen. I praktiken har bestämmelsen uppfattats som en skyldighet att skriva ut information på papper (SOU 2002:97 s. 70 och 88).

Upplysningar till enskild

En myndighet har en upplysningsskyldighet mot allmänheten när det gäller upptagningar för automatiserad behandling som är allmänna handlingar. Upplysningsskyldigheten innebär att myndigheten ska lämna uppgifter om hur den enskilde rent praktiskt ska gå till väga för att kunna använda sin rätt att ta del av sådana upptagningar som är allmänna handlingar och som inte omfattas av sekretess. Det kan t.ex. vara fråga om att inom rimliga gränser ge instruktioner för hur allmänhetens terminal fungerar. Skyldigheten föreligger bara om det är möjligt med hänsyn till arbetets behöriga gång. Riktmärket är att en begäran från en enskild att få använda allmänhetens terminal ska prövas och tillmötesgå genast. En viss väntetid få den enskilde acceptera om det behövs för myndighetens sekretessprövning eller egna behov av terminalen för brådskande tjänsteåtgärder (6 kap. 6 § andra stycket OSL).

Kompletterande information

• Registrering av allmänna handlingar.