För vilka ersättningar ska redovisning ske per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen?

Ersättning för arbete ska normalt redovisas per betalningsmottagare

Om utbetalaren har betalat ut någon av följande ersättningar ska hen lämna uppgifter för betalningsmottagaren i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 2 och 19 a §§ SFL):

• ersättning för arbete som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för
• ersättning som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för enligt 13 kap. 3 och 4 §§ (särskild inkomstskatt enligt SINK eller A-SINK)
• ersättning som utbetalaren har gjort skatteavdrag för utan att vara skyldig att göra det
• ersättning som utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för.

Om en ersättning inte har redovisats och inte heller skulle ha redovisats per betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration ska uppgifter lämnas i en kontrolluppgift. För uppgifter som gäller kalenderåret 2018 ska dock kontrolluppgift lämnas även om uppgifter har lämnats på individnivå i arbetsgivardeklarationen.

Om en ersättning inte är underlag för skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter ska ersättningen inte redovisas per betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration (förutsatt att inga ersättningar som ska redovisas betalats ut till samma mottagare under samma månad). Det finns dock möjlighet till frivillig redovisning.

Frivillig redovisning

Även om det inte finns någon skyldighet att lämna uppgifter om en viss betalningsmottagare i en arbetsgivardeklaration får sådana uppgifter ändå lämnas om det är fråga om sådana uppgifter som annars ska lämnas i en kontrolluppgift om intäkt i inkomstslaget tjänst eller i en kontrolluppgift om skattereduktion för förmån av rot- och rutarbete (26 kap. 19 d § första stycket SFL).

Bestämmelsen om frivillig redovisning kan t.ex. vara tillämplig (prop. 2016/17:58 s. 68)

• om ersättningen till en viss mottagare under månaden endast består av kostnadsersättning eller ligger under beloppsgränsen för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter
• om utbetalaren inte ska göra något skatteavdrag på grund av ett jämkningsbeslut och inte ska betala arbetsgivaravgifter på grund av att mottagaren inte tillhör svensk socialförsäkring
• om utbetalaren inte har betalat ut någon kontant ersättning under månaden (men däremot skattepliktiga förmåner) och betalningsmottagaren inte tillhör svensk socialförsäkring.

Utbetalaren kan i dessa fall alltså välja om uppgifterna om betalningsmottagaren ska lämnas i en arbetsgivardeklaration eller i en kontrolluppgift. För uppgifter som gäller kalenderåret 2018 ska dock kontrolluppgift lämnas oavsett om uppgifter lämnats i arbetsgivardeklarationen eller inte (se nedan).

Ersättningar som är skattepliktiga enligt A-SINK

Bestämmelserna om uppgifter om betalningsmottagaren i arbetsgivardeklarationen gäller även ersättning som är skattepliktig enligt A-SINK. Ersättning som är skattepliktig enligt A-SINK har även tidigare redovisats per betalningsmottagare, men i en bilaga till arbetsgivardeklarationen.

Den som ska lämna uppgifter om betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen fr.o.m. redovisningsperioden juli 2018 för ersättning som är skattepliktig enligt A-SINK ska därmed lämna uppgifter om mottagaren

• i en bilaga till arbetsgivardeklarationen för redovisningsperioderna januari–juni 2018
• i arbetsgivardeklarationen för redovisningsperioderna juli–december 2018.

När redovisning skett i en bilaga till arbetsgivardeklarationen eller i arbetsgivardeklarationen ska kontrolluppgift inte lämnas.

Undantag: ersättningar p.g.a. pensionsförsäkringar m.m.

Uppgifter om sådana ersättningar som avses i 10 kap. 5 § första stycket 4 och 5 IL ska inte redovisas per betalningsmottagare i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 a § andra stycket SFL). Det gäller alltså

• ersättning som betalas ut på grund av en pensionsförsäkring eller återköp av en sådan försäkring
• ersättning som betalas ut till en förmånstagare enligt ett sådant avtal om tjänstepension som avses i 28 kap. 2 § andra stycket IL.

Detta gäller även när en sådan ersättning är skattepliktig enligt SINK.

Det finns ingen möjlighet till frivillig redovisning (26 kap. 19 d § andra stycket SFL). Uppgifterna om betalningsmottagaren ska i stället lämnas i en kontrolluppgift.

Undantag: mottagare som har ingått socialavgiftsavtal

Om en arbetsgivardeklaration lämnas av betalningsmottagaren i enlighet med ett s.k. socialavgiftsavtal, ska utbetalaren lämna uppgifter om betalningsmottagaren i en kontrolluppgift. Läs mer om vilka uppgifter som ska redovisas av betalningsmottagaren i arbetsgivardeklarationen.

Exempel för den som ska redovisa i arbetsgivardeklaration på individnivå fr.o.m. 1 juli 2018

Nedan ges exempel på hur utbetalare ska lämna uppgifter beroende på om utbetalaren ska göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter.

Utbetalaren ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter

AB A betalar ut kontant lön till Tea under augusti månad 2018. Tea har även fått fri kost. AB A ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på den kontanta lönen och kostförmånen. AB A ska därför lämna uppgifter om Tea i arbetsgivardeklarationen.

För kalenderåret 2018 ska AB A lämna kontrolluppgift (KU10) för hela den ersättning som betalats ut till Tea under året.

Utbetalaren ska inte göra skatteavdrag men betala arbetsgivaravgifter

AB B betalar inte ut någon kontant lön till Anders under september månad 2018. Däremot har Anders haft en förmånsbil som han har använt för privata resor. AB B har inte någon skyldighet att göra skatteavdrag, men eftersom AB B ska betala arbetsgivaravgifter på bilförmånen ska AB B lämna uppgifter om Anders i arbetsgivardeklarationen.

För kalenderåret 2018 ska AB B lämna kontrolluppgift (KU10) för hela den ersättning som betalats ut till Anders under året.

Utbetalaren ska göra skatteavdrag men inte betala arbetsgivaravgifter

AB C betalar ut kontant lön till Hans under november månad 2018. Hans har ansökt och fått ett beslut om särskild inkomstskatteredovisning. Han har även ett A1-intyg som visar att han tillhör den tyska socialförsäkringen under arbetet i Sverige, och AB C ska därför inte betala arbetsgivaravgifter på Hans lön. Eftersom AB C ska göra skatteavdrag (för skatt enligt SINK) ska de lämna uppgifter om Hans i arbetsgivardeklarationen.

För kalenderåret 2018 ska AB C lämna kontrolluppgift (KU13) för hela den ersättning som betalats ut till Hans under året.

Utbetalaren ska varken göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter

Katja är anställd av AB D och ska arbeta i Spanien för dem under 2,5 år. Arbetet utomlands påbörjas i augusti 2018. Katja har ansökt och fått ett beslut om att skatteavdrag inte ska göras p.g.a. sexmånadersregeln. Under arbetet i Spanien tillhör Katja den spanska socialförsäkringen och AB D ska därför inte betala arbetsgivaravgifter på Katjas lön.

Eftersom AB D inte ska betala arbetsgivaravgifter eller göra skatteavdrag på ersättningen till Katja är de inte skyldiga att lämna några uppgifter om Katja i arbetsgivardeklarationen. De får dock lämna sådana uppgifter om de vill.

Oavsett om de lämnar uppgifter i arbetsgivardeklarationen eller inte, ska AB D lämna kontrolluppgift (KU14) för hela den ersättning som betalats ut till Katja under kalenderåret 2018.