Myndigheter ska vara tillgängliga för allmänheten

Besök och telefonsamtal

Myndigheterna ska ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, ska allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt (5 § första stycket FL).

Det är en fördel om en myndighet har möjlighet att ta emot besök och telefonsamtal under kontors­tid utan begränsning till särskilda tider på dagen. Särskilda besöks- och telefontider får emellertid förekomma och dessa får begränsas till vissa timmar på dagen (prop. 1985/86:80 s. 21 och s. 61).

JO har uttalat att det ligger i kraven på service och tillgänglighet att den enskilda inom rimlig tid ska kunna komma i kontakt med sin handläggare eller, i dennes frånvaro, bli hänvisad till någon annan. Myndigheten ska ha tillräckligt med personal och organisera sin verksamhet på sådant sätt att de kan uppfylla denna skyldig­het (JO 2009-10-13, dnr 5557-2008).

Öppethållande

En myndighet ska ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag–fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårs­afton (5 § tredje stycket FL).

Bestäm­melsen ska förstås så att myndigheter normalt ska ha öppet mer än två timmar om dagen för att tillgodose allmänhetens intresse av insyn och service, men att det i undantagsfall är acceptabelt att inskränka öppethållandet (prop. 1998/99:52 s. 8).

Ett registratorskontor eller motsvarande måste vara bemannat under den tid det ska hållas öppet för allmänheten och en registrator måste vara tillgänglig den tiden. Det är inte tillräck­ligt att denna enbart kan nås på telefon, eller personligen först efter på förhand avtalad tid (prop. 1998/99:52 s. 8).

Fax, e-post och andra sätt att kommunicera

Myndigheterna ska se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av telefax och e-post och att svar kan lämnas på samma sätt (5 § andra stycket FL). Andra vägar att kommunicera, t.ex. genom sms-med­delanden, har ännu inte ansetts vara så etablerade att det har funnits anledning att föra in dem i för­valt­nings­lagens service­regler (prop. 2002/03:62 s. 11).

Användningen av e-post måste ske med beaktande av de regler som gäller för hanteringen av allmänna handlingar. Myndigheten måste alltså ha rutiner som till­försäkrar att såväl inne­hållet i befattningshavarens e-post­brev­låda som e-postloggen är tillgäng­liga för myndigheten även under befattningshavarens frånvaro (prop. 2002/03:62 s. 11).

En myndighet får bara skicka uppgifter som omfattas av sekretess externt via e-post om det är möjligt att kryptera texten. Elektronisk överföring av dokument och med­delanden bör användas endast om det kan ske med godtagbar säkerhet. När det gäller överföring av uppgifter som omfattas av sekretess ställs krav på mycket hög säkerhet. Om en tillfredsställande säkerhetsnivå inte kan upprätthållas bör uppgifter som omfattas av sekretess inte föras över med e-post (prop. 2002/03:62 s. 12 och JO 2001/02:JO1 s. 201).