Myndigheternas skyldighet att motivera sina beslut

Myndigheterna är skyldiga att motivera sina beslut

En myndighet är skyldig att motivera sina beslut om de avser myndighetsutövning mot någon enskild (20 § första stycket FL). Denna skyldighet förutsätts skapa garantier för en saklig och omsorgsfull prövning av ärendena och för en enhetlig tillämpning av de regler som ska stärka rättssäkerheten. Motiveringen gör det möjligt för parter och andra att förstå beslut, kontrollera om de är riktiga och bedöma om det kan löna sig att överklaga (Hellners - Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 231).

Motiveringsskyldigheten gäller slutliga beslut

Motiveringsskyldigheten gäller ”beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende”, d.v.s. beslut där sakfrågan avgörs, samt avvisnings- och avskrivningsbeslut, s.k. slutliga beslut. Beslut under beredningen omfattas alltså inte. Emellertid kan även andra beslut än slutliga behöva motiveras. Skyldigheten att ange skälen för ett beslut gäller såväl överklag­bara som inte överklagbara beslut.

I princip gäller motiveringsskyldigheten även sådana beslut som med stöd av bestämmelserna i 21 § tredje stycket FL meddelas muntligt.

Hur omfattande ska motiveringen vara?

Av ett beslut bör det framgå vad som har hänt i ett ärende och varför utgången har blivit som den har blivit. Det har stor betydelse för den enskilda att skälen för beslutet redovisas kortfattat och lättbegripligt. Motiveringen bör endast innehålla de omständigheter som varit avgörande för myndighetens beslut. Enklare rutinbeslut kan ofta ges en enklare motivering. När det gäller beslut som är av stor vikt och på ett mera påtagligt sätt ingriper i den enskildas liv måste det ställas större krav på en utförlig motivering.

FL ställer i princip inte något krav på att förvaltningsmyndigheternas beslut ska innehålla detaljerade redogörelser för sakförhållandena i ärendena och vidlyftiga resonemang om hur dessa förhållanden bedömts rättsligen av myndigheten. Det är de springande punkterna som ska komma fram i motiveringen. Denna torde därför i ett stort antal fall kunna göras kort (prop. 1971:30 s. 493).

Det är hjärtpunkterna i skälen som ska redovisas i beslutet. Man kan visserligen inte begära att förvaltningsmyndigheternas beslut ska efterlikna domstolarnas domar. Men beslutet måste göra det begripligt för parten vilka faktiska förhållanden som är avgörande, vilka rättsregler som är tillämpliga och hur myndigheten har resonerat på de punkter där meningarna kan gå isär (Hellners & Malmqvist 2010, Förvaltningslagen med kommentarer, s. 237)

JO har kritiserat myndigheter för att de inte angett de föreskrifter som legat till grund för fattade beslut och, om föreskrifterna har angetts, för att innebörden av dem och hur de är tillämpliga i det enskilda fallet inte har redovisats (se t.ex. JO 2004/05 s. 188, JO 1996/97 s. 209 och JO 1981/82 s. 276). Det är inte tillräckligt att endast hänvisa till ”utredningen” (JO 1998/99 s. 214). Om motiveringen följer av en särskild handling måste det i beslutet hänvisas till handlingen. Denna ska också bifogas beslutet som en bilaga (JO 2004/05 s. 160).

Inkomna synpunkter efter kommuniceringen ska inte lämnas helt obesvarade, även om de kan framstå som meningslösa (JO 1994/95 s. 390). Om bedömningen innefattar skönsmässiga överväganden, t.ex. att särskilda skäl krävs för bifall, måste det förklaras varför omständigheterna i ärendet inte utgör sådana skäl. Skatteverket får inte hänvisa till helt interna skrivelser (JO 1998/99 s. 189). JO har godtagit användning av motiveringsmallar men dessa måste kunna anpassas efter det enskilda fallet (se t.ex. JO 1997/98 s. 293).

Undantag från motiveringsskyldigheten

I vissa fall får skälen för ett beslut utelämnas helt eller delvis (20 § första stycket FL).

Uppenbart obehövligt

Ett beslut behöver inte motiveras om det inte går emot någon part eller om det av annan anledning är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen för beslutet.

En högre instans bör mest stöd av denna bestämmelse kunna underlåta att lämna en egen motivering när den inte finner skäl att ändra ett överklagat och tillfredsställande motiverat beslut (prop. 1971:30 s. 493).

Anställnings- och antagningsärenden m.m.

Skälen för ett beslut får vidare helt eller delvis utelämnas om beslutet rör tjänstetillsättning, antagning för frivillig utbildning, betygssättning, tilldelning av forskningsbidrag eller något jämförbart.

Sekretess- och integritetsskäl

Undantag från motiveringsskyldigheten gäller också om det är nödvändigt med hänsyn till rikets säkerhet, skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden eller något jämförbart förhållande att skälen för beslutet utelämnas helt eller delvis.

Brådskande ärenden

Motivering får utelämnas även i det fallet att ”ärendet är så brådskande att det inte finns tid att utforma skälen”. Regeln syftar på sådana situationer då det krävs ett snabbt ingripande av myndigheten och tiden är för knapp för att myndigheten ska hinna formulera skälen för beslutet. Det ska observeras att bara det förhållandet att myndigheten har en stor arbetsbelastning inte utgör skäl för att underlåta att lämna en beslutsmotivering (prop. 1971:30 s. 494).

Normbeslut

Slutligen gäller att beslutsmotivering kan utelämnas i normbeslutsärenden, dvs. beslut som avser föreskrifter till allmän efterrättelse, som handläggs i första instans. Regeln har formulerats så att beslutsmotivering får utelämnas helt eller delvis ”om ärendet gäller meddelande av föreskrifter som avses i 8 kap. regeringsformen och det inte är fråga om prövning i högre instans efter överklagande”.

Beslutsskälen kan lämnas i efterhand

Om skälen till beslutet har utelämnats bör myndigheten på begäran av den som är part om möjligt upplysa honom eller henne om dem i efterhand (20 § andra stycket FL). Myndigheten har dock inte någon ovillkorlig upplysningsplikt. Regeln innebär i stället en rekommendation att – skriftligt eller muntligt – på parts begäran lämna beslutsmotivering. Kan av någon anledning upplysning om skälen för beslutet inte lämnas i efterhand, t.ex. därför att parts begäran framställts så sent att det inte längre är möjligt att fullt klart ange vilka skäl som bestämt utgången i ären­det, föreligger ingen skyldighet för myndigheten att försöka ”rekonstruera motiven till beslutet” (prop. 1971:30 s. 494).

För det fall att flera deltagit i beslutet är det inte alltid möjligt att i efterhand med säkerhet veta vilka skäl som bestämt de beslutandes ställningstaganden eftersom de kan ha kommit till samma resultat men på olika grunder. För att myndigheten i så fall ska kunna ange skälen för beslutet i efterhand är det naturligtvis nödvändigt att myndigheten har klarlagt vilken mening som ska gälla.

Sekretessbelagda uppgifter i beslut

Bestämmelserna i offentlighets och sekretesslagen (2009:400, OSL) hindrar inte att uppgifter som i och för sig omfattas av sekretess tas med i motiveringen. Eftersom ett beslut i regel är offentligt är det emellertid viktigt att man inte tillför motiveringen fler sekretessbelagda uppgifter än vad som är absolut nödvändigt för att uppfylla kraven enligt 20 § FL (se t.ex. JO 2001/02 s. 199).

Om sekretessbelagda uppgifter utelämnas med stöd av det undantaget är det ibland möjligt för myndigheten att i mera allmänna ordalag motivera avgörandet och det är att föredra framför ingen motivering alls (Hellners & Malmqvist 2010, Förvaltningslagen med kommentarer, s. 247).