Underrättelse om beslut

Myndighetens underrättelseplikt

Det är av betydelse i flera avseenden att en myndighet tillkännager sina beslut för parter och andra intressenter. För den enskilde är det naturligtvis av vikt att få reda på utgången i ett ärende som rör hen. Genom att beslutet ges till känna för den det riktar sig till börjar i allmänhet också överklagandetiden att löpa. Dessutom kan åtskilliga beslut, i synnerhet förpliktande sådana, ofta inte verkställas förrän den som direkt berörs av beslutet fått del av detta.

En part ska ”underrättas om innehållet i det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild” (21 § första stycket FL). Underrättelseskyldigheten avser alltså endast sådana beslut där myndigheten avgör ärendet, s.k. slutliga beslut. Om myndigheten avgjort ärendet i sak eller skilt ärendet ifrån sig på formell grund, t.ex. avvisat en ansökan, saknar i detta avseende betydelse. Underrättelseskyldigheten omfattar alltså inte beslut under handläggningen. Trots att beslut under handläggningen faller utanför förvaltningslagens krav på underrättelse om beslut ligger det i åtskilliga fall i sakens natur att myndigheten bör underrätta parten om ett sådant beslut. Myndigheten får efter omständigheterna bedöma om parten behöver underrättas om ett beslut under handläggningen, och i så fall om det behövs en upplysning om möjligheten att överklaga (Hellners-Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 253 och s. 256).

Det är endast den som är part som myndigheten ska underrätta självmant. Myndigheten är nämligen inte skyldig att kontrollera om det finns andra som eventuellt har klagorätt. Om flera parter finns ska underrättelse ske till samtliga, om det inte finns fullmakt för en av dem.

Undantag från underrättelseplikten

Om det är uppenbart obehövligt behöver parten inte underrättas om beslutet. Uttrycket ”uppenbart obehövligt” har i detta sammanhang inte samma innebörd som i 17 § FL och i 20 § samma lag. Enligt dessa stadganden behövs i regel inte kommunikation respektive beslutsmotivering när ett beslut går i en för parten gynnande riktning. En sådan begränsning kan inte göras med stöd av lagens 21 § utan även positiva beslut för parten omfattas i princip av underrättelseskyldigheten. Ett rutinmässigt beslut om folkbokföring som grundar sig på de uppgifter som en part har lämnat kan emellertid vara exempel på när underrättelse om beslutet inte behöver lämnas. Rent allmänt kan den rekommendationen ges att möjligheten att utnyttja undantagsregeln ska användas mycket restriktivt.

Överklagandehänvisning och skiljaktig mening

Om beslutet går parten emot och kan överklagas är myndigheten skyldig att lämna underrättelse om hur ett eventuellt överklagande ska gå till (21 § andra stycket FL). Om ett beslut inte får överklagas bör detta – för tydlighetens skull – anges.

Underrättelse ska – om beslutet går parten emot och kan överklagas – också lämnas om sådana avvikande (skiljaktiga) meningar som avses i 19 § FL eller som har antecknats enligt särskilda bestämmelser (21 § andra stycket FL). Underrättelsen kan lämnas såväl skriftligt som muntligt. Underrättas part skriftligt om beslutet är det dock mest praktiskt att också lämna upplysning om avvikande mening skriftligt, i samband med beslutet. Det är av stor vikt att myndigheterna iakttar denna underrättelseskyldighet eftersom en avvikande mening kan innehålla värdefull information och vägledning för parten.

Det kan noteras att underrättelseskyldigheten inte bara omfattar reservationer av ledamöter utan också sådana avvikande meningar som föredraganden eller andra, som inte är beslutsfattare, har låtit anteckna.

Fråga om beslutet gått parten emot eller inte

I undantagsfall kan det vara svårt för myndigheten att avgöra om ett beslut gått den enskilde emot eller inte samt om beslutet är överklagbart. Under förutsättning att den enskilde underrättas om själva beslutet bör myndigheten i sådana fall i allmänhet lämna överklagandehänvisning och underrätta den enskilde om eventuell avvikande mening.

Formen för underrättelsen

Myndigheten kan bestämma att underrättelsen av ett fattat beslut ska ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt (21 § tredje stycket FL). Vid bedömningen av vilket underrättelsesätt som ska användas ska den allmänna regeln om snabb och enkel handläggning tillämpas (7 § FL). Det bör då särskilt beaktas om behov finns att få bevis om utgångspunkten för den tid inom vilken den enskilde kan överklaga beslutet.

JO har förordat att skriftlig form används då beslutet gått parten emot och denne kan överklaga beslutet (JO 1990/91 s. 412).

I vilka fall det behövs bevis om mottagandet får avgöras med hänsyn till ärendets utgång och karaktär. Ofta kan ett sådant bevis undvaras och underrättelsen om beslutet skickas till den enskilde i vanligt brev. Detta gäller i första hand när beslutet inte gått den enskilde emot. Underrättelsen kan då ske i en enklare och billigare form än genom formell delgivning enligt delgivningslagen.

Om underrättelseskyldighet föreligger enligt 21 § första och andra styckena FL måste myndigheten fullgöra denna skriftligt om parten begär det (21 § tredje stycket FL).

Reglerna om underrättelseskyldighet och om formerna för underrättelseskyldighetens fullgörande ska tillämpas också när någon annan – än part – som får överklaga beslutet begär att få ta del av det (21 § fjärde stycket FL).

Bestämmelsen anger inte när underrättelseskyldigheten ska fullgöras. Med hänsyn till kravet på snabb handläggning i 7 § FL så ska parten underrättas så snart som möjligt. Om överklagandetiden enligt någon specialförfattning börjar löpa redan från beslutsdatum eller om beslutet kan verkställas omedelbart, ska underrättelsen ske genast (Hellners-Malmqvist, förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 260).

Fatta och meddela beslut

Med ”att fatta ett beslut” avses att ta ställning i en viss fråga. Beslutet anses emellertid inte meddelat förrän det har fått sin slutgiltiga form och, i förekommande fall, har undertecknats och expedierats eller på annat sätt offentliggjorts.

Den handling som underrättar någon om ett beslut kallas ibland expedition. Handlingen kan exempelvis utgöras av ett protokollsutdrag, en beslutsskrivelse eller dylikt. Beslutet expedieras till den enskilde genom denna handling. En handling anses vara expedierad så snart den har skickats från myndigheten (jfr RÅ 2004 ref. 105).