Tolk och översättning

Myndighetsspråket är svenska

Språket i domstolar, förvaltningsmyndigheter och andra organ som fullgör uppgifter i offentlig verksamhet är svenska (10 § språklagen [2009:600]). Förvaltningslagen (FL) bygger på förutsättningen att svenska språket ska användas av myndigheterna.

Myndigheterna bör vid behov anlita tolk och översätta handlingar

När en myndighet har att göra med någon som inte behärskar svenska språket eller som är allvarligt hörsel- eller talskadad bör myndigheten vid behov anlita tolk (8 § FL). Bestämmelsen tar sikte inte bara på muntlig tolkning vid förhandlingar, förhör osv. utan också på skriftlig översättning när handlingar på främmande språk ges in till en myndighet eller när en myndighet ska meddela sig skriftligt med någon som inte förstår svenska.

Bestämmelsen omfattar inte synskadades behov av att kommunicera med hjälp av t.ex. punktskrift eller talsyntes.

Den som behöver tolk eller översättare vid sina kontakter med myndigheterna bör få sådant bistånd i all rimlig utsträckning (prop. 1985/86:80 s. 27). Vid denna bedömning måste hänsyn tas till bl.a. tillgången på tolkar och till att kostnaden för en tolk är rimlig. Något absolut krav på tolkning och översättning har inte föreskrivits i lagen. Bedömningen av om behov av översättning föreligger eller inte ankommer i första hand på myndigheten och inte på den enskilde. Vid denna bedömning ska hänsyn tas till kravet på snabb och enkel handläggning i 7 § FL.

Kan den enskilde engelska eller franska, bör det i vissa fall vara möjligt för myndigheten att reda ut ärendet utan att anlita tolk för partens eget språk (Hellners/Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 110).

Översättning av till myndigheten inkommande handlingar på främmande språk

Någon ”formell” översättning behöver inte göras av alla inkommande handlingar som är skrivna på främmande språk. Exempelvis är det inte nödvändigt att företa en sådan översättning av skrivelser vars innehåll är uppenbart.

Vid bedömningen av om en ”formell” översättning ska göras måste hänsyn tas till ärendets beskaffenhet, omfattningen och karaktären av det material som lämnats in och kostnaden för översättningen sedd i förhållande till ärendets vikt för den som lagt fram materialet (prop. 1971:30 s. 382).

Det kan ibland vara tillräckligt med en översättning som utförs av en språkkunnig kollega, för att myndigheten ska kunna bedöma om en fullständig översättning behövs. Detta bör dokumenteras i akten. Myndigheten måste vara säker på att översättningen är tillförlitlig (jfr JO:s ämbetsberättelse 2007/08 s. 416).

I ärenden som endast avser att lämna ett muntligt besked till någon som begärt en upplysning är det ofta möjligt för myndigheten att klara sig utan att använda tolk.

Det kan nämnas att åtskilliga myndigheter, däribland Skatteverket, har låtit översätta vissa hos myndigheten vanligen förekommande blanketter och upplysningsbroschyrer till olika främmande språk. Detta får anses ske inom ramen för den allmänna serviceplikten i 4 § FL samt kan även härledas ur 6 § tredje stycket myndig-hetsförordningen (2007:515) och 11 § förordningen (2017:154) ,med instruktion för Skatteverket.

Någon slentrianmässig översättning av handlingar på främmande språk som kommer in till myndigheten bör inte förekomma. En inlaga får emellertid inte avvisas enbart av det skälet att den inte är avfattad på svenska (prop. 1971:30 s. 382).

En handling ska anses ingiven den dag då den ursprungliga – inte den översatta – versionen kom in till myndigheten. Detta får betydelse främst vid tillämpning av olika processuella frister. Parten får alltså räkna med att ta konsekvenserna av om myndigheten inte hinner få en handling översatt i sådan tid att en brådskande åtgärd hinner prövas eller vidtas (jfr prop. 1973:30 s. 71 f.).

En taxeringsnämnd (TN) hade, samtidigt som den meddelade ett för den skattskyldige negativt beslut, begärt att han skulle översätta ett intyg skrivet på finska för att han vid en omprövning ev. skulle kunna få det avdrag han yrkat. JO ansåg att TN borde ha framfört sin begäran före beslutet (JO:s ämbetsberättelse 1982/83 s. 294).

Enligt JO gjorde Utlänningsnämnden inte fel när myndigheten inledningsvis begärde att den som gett in ett överklagande till nämnden på finska i ett medborgarskapsärende skulle ordna med översättning av överklagandet. Hos JO upplyste nämnden att den låter översätta ett överklagande, om klaganden som svar på uppmaningen att ge in en översättning uppger att han inte behärskar svenska eller om klaganden inte hör av sig (JO 1999/2000 s. 216).

Översättning av utgående handlingar till främmande språk

Samma avvägningar som gäller vid inkommande handlingar ska göras även i dessa fall, i tillämpliga delar. Har det under handläggningen av ett ärende framkommit att en person har så bristfälliga kunskaper i svenska språket att han inte kan förstå en av en myndighet upprättad handling kan det finnas skäl att låta översätta handlingen. Det gäller särskilt myndighetens avgörande i ärendet (Hellners-Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 112f).

I sammanhanget bör emellertid viss ledning kunna hämtas ur följande uttalande i förarbetena till ett reformerat tingsrättsförfarande. ”När det gäller från domstolen utgående handlingar bör man av kostnadsskäl vara försiktig med översättningar. Endast om parten inte på annat sätt, t.ex. genom släktingar eller en invandrarbyrå, kan få en handling översatt, bör domstolen ordna med översättning (prop. 1986/87:89 s. 170).

Krav på tolkar och översättare

Om myndigheten anser att en tolk eller översättare ska anlitas ska myndigheten utse en lämplig person för uppdraget. Myndigheten ska då också stå för ersättningen till tolken eller översättaren (prop. 1971:30 s. 382). När myndigheten anlitar tolkar och översättare måste den se till att dessa är tillräckligt kvalificerade och även i övrigt har förutsättningar att utföra uppdraget på ett riktigt sätt.

Om en tolk eller översättare anlitas utanför myndigheten, har denne rätt till skäligt arvode och till ersättning för utlägg och tidsspillan. Tolk eller översättare får inte anlitas i sådana fall då deras tillförlitlighet kan ifrågasättas på grund av deras relationer till parten eller då deras neutralitet inte kan anses säkerställd. T.ex. kan politiska eller religiösa motsättningar finnas.

Att tolken eller översättaren är auktoriserad av kammarkollegiet enligt förordningen (1985:613) om auktorisation av tolkar och översättare innebär en garanti för att hen är kvalificerad. I princip bör tolkar och översättare som inte är auktoriserade användas endast när auktoriserade inte finns att tillgå (prop. 1985/86:80 s. 28). Sekretess ska iakttas av myndigheter och av de personer som genom sitt arbete får del av sekretessbelagda uppgifter. Tystnadsplikten gäller för personer som känner till den sekretessbelagda uppgiften genom att för det allmännas räkning delta i en myndighets verksamhet bl.a. på grund av uppdrag (2 kap. 1 § OSL). En tolk eller översättare som anlitas av en myndighet anses ha en sådan anknytning till myndigheten att de kan sägas delta i myndighetens verksamhet och omfattas därför av bestämmelserna i OSL (2 § andra stycket lagen [1975:689] om tystnadsplikt för vissa tolkar och översättare).

Någon tolked ska inte avläggas, till skillnad från vad som gäller i förvaltningsdomstolarna, jfr 51 § FPL.

Nordiska språkkonventionen

Konventionen mellan Sverige, Danmark, Finland, Island och Norge om nordiska medborgares rätt att använda sitt eget språk i annat nordiskt land (SÖ 1982:93) avser enligt artikel 1 såväl muntliga – dock inte per telefon – som skriftliga kontakter med myndigheter och andra offentliga organ och omfattar svenska, danska, finska, isländska och norska språken.

De fördragsslutande staterna förbinder sig i artikel 2 att verka för att en medborgare i en fördragsslutande stat vid behov ska kunna använda sitt eget språk vid kontakt med myndigheter och andra offentliga organ i en annan fördragsslutande stat. Skattemyndig- heterna är bland de offentliga organ som särskilt utpekas.

I mål och ärenden vid domstolar och andra offentliga organ ska dessa enligt artikel 2 om möjligt sörja för att medborgare i en fördragsslutande stat får behövlig tolk- och översättningshjälp.

Kostnaden för tolkningen eller översättningen bör enligt artikel 3 ersättas av allmänna medel. Om en ingiven handling är av vidlyftig beskaffenhet eller av ringa betydelse eller om andra särskilda skäl föreligger, kan kostnaden för översättning av handlingen återkrävas av den som har gett in handlingen.

I konventionens artikel 5 sägs att de fördragsslutande staterna ska främja inrättandet av offentliga språkserviceorgan eller tillhandahållandet av tolk- och översättningsservice i annan form på orter där medborgare i en annan fördragsslutande stat vistas i större antal, om de inte förstår värdlandets språk. När det är befogat med hänsyn till antalet sådana medborgare som är bosatta i värdlandet eller på viss ort i detta, ska värdlandet främja översättning och distribution av sådana anvisningar, broschyrer, blanketter eller dylikt som kan underlätta kontakten mellan den enskilde och det allmänna.

De nationella minoritetsspråken har en särställning

Genom lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk har minoritetsspråken finska, meänkieli (tornedalsfinska) och samiska fått en särställning. En utvidgad rätt att använda språken hos förvaltningsmyndigheter och domstolar har införts. Lagen har företräde framför 8 § FL men omfattar t.ex. inte frågan om ingivna handlingar ska översättas till svenska.

Förvaltningsområden

Med förvaltningsområdet för finska avses kommunerna Botkyrka, Eskilstuna, Gällivare, Hallstahammar, Haninge, Haparanda, Huddinge, Håbo, Kiruna, Köping, Pajala, Sigtuna, Solna, Stockholm, Södertälje, Tierp, Upplands Väsby, Upplands-Bro, Uppsala, Älvkarleby, Österåker, Östhammar och Övertorneå (6 § första stycket lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk).

Med förvaltningsområdet för meänkieli avses kommunerna Gällivare, Haparanda, Kiruna, Pajala och Övertorneå (6 § andra stycket lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk).

Med förvaltningsområdet för samiska avses kommunerna Arjeplog, Arvidsjaur, Berg, Gällivare, Härjedalen, Jokkmokk, Kiruna, Lycksele, Malå, Sorsele, Storuman, Strömsund, Umeå, Vilhelmina, Åre, Älvdalen och Östersund (6 § tredje stycket lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk).

Uppräkningen i lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk är inte heltäckande. Andra kommuner än de uppräknade kan efter anmälan få ansluta till ett förvaltningsområde, efter beslut av regeringen (7 § lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk). I en bilaga till förordningen (2009:1299) om nationella minoriteter och minoritetsspråk framgår vilka dessa är.

Rätten att använda finska, meänkieli och samiska hos myndigheter inom förvaltningsområdet

Enskilda har rätt att använda finska, meänkieli och samiska vid sina muntliga och skriftliga kontakter med förvaltningsmyndigheter vars geografiska verksamhetsområde helt eller delvis sammanfaller med minoritetsspråkets förvaltningsområde. Denna rätt gäller i ärenden i vilka den enskilde är part eller är ställföreträdare för part, om ärendet har anknytning till förvaltningsområdet (8 § första stycket lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk).

Om den enskilde använder finska, meänkieli eller samiska i ett sådant ärende, är myndigheten skyldig att ge muntligt svar på samma språk. Enskilda som saknar juridiskt biträde har dessutom rätt att på begäran få en skriftlig översättning av beslut och beslutsmotivering i ärendet på finska, meänkieli respektive samiska (8 § andra stycket lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk).

Rätten att använda finska, meänkieli och samiska hos myndigheter utanför förvaltningsområdet

Utanför ett förvaltningsområde har enskilda i samma situation rätt att använda de tre språken vid muntliga och skriftliga kontakter, om ärendet kan handläggas av personal som behärskar minoritetsspråket (9 § lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk).

Utvidgad rätt att använda finska och samiska vid kontakt med vissa myndigheter

Rätten att använda finska och samiska är därtill ytterligare utvidgad när det gäller kontakter med vissa myndigheter. Enskilda har alltid rätt att använda finska och samiska vid sina skriftliga kontakter med Riksdagens ombudsmän (JO). Detsamma gäller vid enskildas skriftliga kontakter med Justitiekanslern, Försäkringskassan, Skatteverket och Diskrimineringsombudsmannen i ärenden i vilka den enskilde är part eller ställföreträdare för part (10 § lag om nationella minoriteter och minoritetsspråk).