Vilka uppgifter ska redovisas i en arbetsgivardeklaration?

Generella uppgifter i arbetsgivardeklaration

De uppgifter som ska vara med i en arbetsgivardeklaration regleras i 26 kap. 18 och 19 a–f §§ SFL samt i 6 kap. 1 § 1–3 SFF.

En arbetsgivardeklaration ska innehålla uppgifter om

• namn på den uppgiftsskyldiga
• personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer för den uppgiftsskyldiga
• postadress för den uppgiftsskyldiga
• redovisningsperiod
• sammanlagda skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

En arbetsgivardeklaration ska även innehålla följande uppgifter:

Det sammanlagda beloppet av ersättningar som betalas ut på grund av pensionsförsäkringar eller återköp av sådana försäkringar och ersättningar som betalas ut till förmånstagare enligt ett sådant avtal om tjänstepension som avses i 28 kap. 2 § andra stycket IL. Observera att det bara gäller om utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag på ersättningen (26 kap. 19 § 2 SFL).Den sammanlagda ersättningen av ränta, utdelning och annan avkastning och som utbetalaren har skyldighet att göra skatteavdrag för (26 kap. 19 § 3 SFL).

• De sammanlagda bidrag som en arbetsgivare lämnar till en vinstandelsstiftelse eller någon annan juridisk person med motsvarande ändamål (26 kap. 19 § 4 SFL).

Uppgifter som ska lämnas i arbetsgivardeklaration för respektive betalningsmottagare

Arbetsgivardeklarationen ska också innehålla vissa uppgifter för en viss betalningsmottagare. Läs mer om i vilka fall ersättning för arbete ska redovisas per betalningsmottagare.

För varje betalningsmottagare ska arbetsgivardeklaration innehålla uppgifter om (26 kap. 19 a § SFL och 6 kap. 1 § andra stycket SFF)

• namn
• personnummer eller samordningsnummer
• postadress
• den ersättning för arbete som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för
• den ersättning som utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag för enligt 13 kap. 3 och 4 §§ SFL (särskild inkomstskatt)
• skatteavdragets belopp
• den ersättning som utbetalaren är skyldig att betala arbetsgivaravgifter för
• ersättning som är underlag för statlig ålderspensionsavgift (uppgiften ska lämnas för ersättningar som betalats ut 1 januari 2019 eller senare)
• kostnadsavdrag.

En arbetsgivardeklaration ska även lämna följande uppgifter för varje betalningsmottagare (26 kap. 19 b § SFL):

• annan ersättning än den som anges i 19 a § SFL, om ersättningen är en sådan ersättning eller förmån som avses i 15 kap. 2 § SFL och ersättningen eller förmånen har getts ut av den deklarationsskyldiga eller kan anses utgiven av denne enligt 11 kap 5–7 §§ SFL
• antalet dagar med sjöinkomst samt på vilket fartyg och i vilket fartområde som tjänstgöringen ägt rum
• om Skatteverket har beslutat om ett justerat förmånsvärde för bil, kost eller bostad
• arbetsställenummer enligt lagen (194:533) om arbetsställenummer m.m., om ett sådant har tilldelats
• det underlag för skattereduktion för rot- eller rutarbete enligt 67 kap IL som getts ut av den deklarationsskyldiga, om den som utfört arbetet var godkänd för F-skatt vid någon av de tidpunkter som anges i 67 kap 16 § 1 IL eller har ett intyg eller liknande handling som avses i 67 kap. 17 § IL
• hur stor del förmånen av underlaget för skattereduktion som avser rutarbete (67 kap. 13 § IL)
• uppgift om ett utnyttjande av personaloption (enligt 11 a kap. IL) för förvärv av andelar i den deklarationsskyldigas tjänst.

Om det som har betalats ut är ett sådant engångsbelopp på grund av en sådan personskada som avses i 11 kap. 38 § IL, ska det i arbetsgivardeklarationen anges om något engångsbelopp på grund av samma skada har getts ut tidigare samt i så fall med vilket belopp och under vilket utbetalningsår (26 kap. 19 b § andra stycket).

Om det som har betalats ut är en ersättning eller en förmån som inte ska tas upp till beskattning men är avgiftspliktig enligt socialavgiftslagen, ska värdet på en sådan ersättning eller förmån anges särskilt i arbetsgivardeklarationen (26 kap 19 b § tredje stycket).

Hyresersättning

Om en anställd upplåter en privatbostad eller en bostad med hyresrätt till sin arbetsgivare (den deklarationsskyldiga), ska den anställda beskattas i inkomstslaget kapital för hyresersättningen. Ersättningen ska dock ändå redovisas i arbetsgivadeklarationen. Detta gäller dock bara om utbetalaren även har betalat ut ersättning för arbete och har gjort eller varit skyldig att göra skatteavdrag från ersättningen (26 kap. 19 b § 7 SFL).

Tjänsteresor

När det gäller ersättning för utgifter vid tjänsteresor finns det vissa begränsningar av uppgiftsskyldigheten per betalningsmottagare i arbetsgivadeklarationen (26 kap. 19 c § SFL). Om den deklarationsskyldiga har betalat ut ersättning för utgifter vid tjänsteresor och det inte ska göras skatteavdrag, är det tillräckligt att det i arbetsgivadeklarationen anges att man har betalat ut sådan ersättning (kostnadsersättning).

Utbetalda ersättningar för utgifter för logi eller resor med något annat transportmedel än en egen bil eller förmånsbil ska inte anges i arbetsgivardeklarationen (26 kap. 19 c § andra stycket SFL).

Frivillig redovisning

Man får lämna uppgifter i arbetsgivadeklarationen om en viss betalningsmottagare frivilligt. Det gäller bara om uppgiften annars skulle ha lämnats i kontrolluppgiften enligt 15 kap. SFL (tjänst) och kontrolluppgift om reduktion för hushållsarbete (22 kap. 13 § SFL).

Det gäller dock inte ersättningar som avses i 10 kap. 5 § första stycket 4 och 5 IL. Sådana ersättningar ska alltid redovisas i kontrolluppgiften.

Socialavgiftsavtal

Om man har ingått ett socialavgiftsavtal räcker det enligt 26 kap. 19 e § SFL att betalningsmottagaren redovisar följande uppgifter i arbetsgivardeklarationen:

• den ersättning som arbetsgivavgifter ska betalas för
• kostnadsavdrag
• periodens arbetsgivaravgifter.

Förmåner

I en arbetsgivadeklaration som innehåller uppgifter om en viss betalningsmottagare enligt 26 kap. 19 a–19 c §§ eller 19 e § SFL ska följande uppgifter om förmåner lämnas (6 kap. 3 § SFF):

• bruttolönen
• det sammanlagda värdet av andra förmåner än bilförmån.

Uppgifter om bilförmåner som ska lämnas:

• värdet av bilförmånen, exklusive drivmedel, efter nedsättning av förmånsvärdet på grund av att mottagaren har utgett ersättning för förmånen
• värdet av drivmedelsförmån (61 kap. 10 § IL)
• om förmånen avser en bostad som är belägen på en småhusenhet (gäller ej förmån av semesterbostad)

Inkomst som är skattepliktig enligt A-SINK

Den som ska redovisa skatteavdrag för A-SINK ska också lämna uppgifter om arten av den verksamhet som ersättning har betalats ut för. Uppgifterna ska lämnas även när ersättningen är undantagen från skatteplikt på grund av skatteavtal enligt 8 § första stycket 4 A-SINK (6 kap. 3 § fjärde stycket SFF).

Utländskt skatteregistreringsnummer för obegränsat skattskyldiga

Om betalningsmottagaren är obegränsat skattskyldig och har hemvist i någon annan stat eller jurisdiktion ska arbetsgivardeklarationen innehålla uppgifter om mottagarens utländska skatteregistreringsnummer (TIN) eller motsvarande samt landskoden för TIN (6 kap. 1 § andra stycket SFF).

Utländskt skatteregistreringsnummer och medborgarskap för begränsat skattskyldiga

Om betalningsmottagaren är begränsat skattskyldig ska arbetsgivardeklarationen innehålla uppgifter om mottagarens

• utländska skatteregistreringsnummer (TIN) eller motsvarande samt landskoden för TIN
• medborgarskap.

Uppgifterna behöver inte lämnas om dessa saknar betydelse för

• bestämmande att ta ut avgifter och skatt enligt de lagar som anges i 14 kap. 1 § 1 SFL
• bestämmande av underlag för att ta ut egenavgifter
• registrering av skatteavdrag
• bestämmande av skattereduktion
• beräkning av PGI

• beskattning enligt SINK eller A-SINK

  Sveriges åtaganden inom det internationella utbytet av information (6 kap. 2 § andra stycket SFF).

Ändring eller tillägg av uppgifter om betalningsmottagare

Om den deklarationsskyldiga har lämnat fel uppgifter eller har glömt att lämna en uppgift, ska hen ändra uppgifterna (26 kap. 40 § SFL). Skyldigheten att ändra eller lägga till uppgifter gäller inte bara sådana uppgifter som har betydelse för avgifter och skatteavdrag. Det omfattar alla uppgifter om betalningsmottagaren som har lämnats eller skulle ha lämnats i en arbetsgivardeklaration. Det skulle t.ex. kunna hända att man har angett fel betalningsmottagare, vilket inte skulle påverka beslutet om skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter.

Uppgifter om ändring eller tillägg ska lämnas snarast. Det är alltså inte något som ska vänta till nästkommande arbetsgivardeklaration (prop. 2016/17:58 s. 189). Om det har gått mer än sex år från det kalenderår som uppgiften hänför sig till, ska man inte längre göra någon ändring eller tillägg av uppgifter (26 kap. 40 § andra stycket SFL).

En ändring eller tillägg av uppgifter ska göras skriftligen (26 kap. 41 § SFL).

Uppgifter om andra statliga stöd i vissa fall

Om arbetsgivaren ska tillämpa reglerna om särskild beräkning av arbetsgivaravgifter, allmän löneavgift och särskild löneskatt (växa-stöd) ska hen lämna uppgifter om annat stöd av mindre betydelse som beviljats under beskattningsåret och de två föregående beskattningsåren. Arbetsgivaren ska även lämna övriga uppgifter som behövs för att Skatteverket ska kunna bedöma rätten till ersättning (26 kap. 19 f § SFL).

Exempel på övriga uppgifter som kan vara nödvändiga är uppgifter om stöd av mindre betydelse som har beviljats andra företag som den uppgiftsskyldiga står i intressegemenskap med. Med företag avses i detta sammanhang inte endast det enskilda företaget (förordning 1407/2013 artikel 2.2). Ett företag kan omfatta även andra bolag och enskilda näringsidkare som står i intressegemenskap med den uppgiftsskyldiga på ett sådant sätt att det bör ses som ett enda företag (prop. 2017/18:1 s. 328).

Uppgifter om kostnader för sjuklön i arbetsgivardeklaration

En arbetsgivare ska lämna uppgifter om sjuklönekostnader i arbetsgivardeklarationen (17 b § lagen [1991:1047] om sjuklön). Uppgifterna hämtas in för Försäkringskassans räkning och används för att beräkna om arbetsgivaren ska få tillbaka ersättning på grund av för höga sjuklönekostnader.

De kostnader som ska betalas och räknas med i underlaget enligt sjuklönelagen är:

• Kostnader för dag 2–14 i sjuklöneperioden med högst 80 procent av lönen och andra anställningsförmåner (för den som har anställda med särskilt högriskskydd, eller allmänt högriskskydd, gäller det från dag 1).

• Arbetsgivaravgifter på sjuklönen. Avgiften varierar beroende på de anställdas ålder.

  Kostnader från kollektivavtal eller särskilda avtal med den anställda ska inte räknas med. För mer information, se Försäkringskassan.