Dokumentation och utformning av beslut

Vilka uppgifter ska ingå i Skatteverkets beslut?

Myndigheternas skriftliga beslut ska enligt 31 § FL dokumenteras med en handling som visar

• dagen för beslutet
• vad beslutets innehåller
• vem eller vilka som har fattat beslutet
• vem eller vilka som har varit föredragande
• vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

Motsvarande reglering finns i 21 § myndighetsförordningen. Enligt 4 § FL framgår att om annan lag eller förordning innehåller motsvarande bestämmelser som i förvaltningslagen, gäller den andra lagen eller förordningen. För Skatteverkets verksamhet gäller alltså myndighetsförordningen.

Det finns beslut där några av de obligatoriska uppgifterna kommer att saknas. När ett beslut fattas av en enskild befattningshavare utan medverkan av någon föredragande eller någon annan, kan några sådana uppgifter naturligen inte ingå i dokumentationen.

Enligt 39 § förordningen (2017:154) med instruktion för Skatteverket ska verket inte tillämpa bestämmelserna i 21 § punkt 3-5 myndighetsförordningen när beslutet fattas automatiskt eftersom sådana beslut fattas maskinellt utan att någon befattningshavare tagit aktiv del i beslutsfattandet. I de automatiska besluten behöver det därför inte framgå vem som fattat beslutet. Det räcker då att dokumentationen omfattar de uppgifter som är relevanta och aktuella i det enskilda ärendet (prop. 2016/17:180 s. 185 f. och s. 319 f.).

Observera dock att för vissa beslut om skatt eller avgift, ska det framgå vem som fattat beslutet trots att beslutet fattats automatiskt (17 kap. 3 § 1 och 2 SFF). Se vidare beslut kan meddelas elektroniskt.

Det finns inga särskilda krav på det skriftliga beslutets form eller på hur dokumentationen ska ske. Dokumentationen kan t.ex. vara ett särskilt uppsatt beslut, en protokollsanteckning eller en anteckning direkt på en ansökningshandling som bevaras i en kopia hos Skatteverket. Dokumentationen kan vara i pappersform eller i elektronisk form, och Skatteverket behöver inte ta fram några speciella dokument för detta. Däremot ska dokumentationen vara bestående för framtiden.

Hur ska beslutet utformas?

I förvaltningslagen finns bestämmelser om motivering av beslut (32 § FL) och om underrättelse om innehållet i beslut och hur ett överklagande går till (33 § FL).

Vid utformningen av ett beslut är det väsentligt att parterna ges möjlighet att förstå hur myndigheten har resonerat i det enskilda fallet och beslutsmotiveringen ska därför vara klargörande. I detta ligger att myndigheten i sina beslut ska använda ett språk som är enkelt, korrekt och anpassat så att besluten kan bli begripliga för mottagarna.

Ett beslut bör delas in i

• själva avgörandet, med andra ord beslutsledet eller beslutsleden
• bakgrundsbeskrivning
• motivering, dvs. skälen för beslutet
• överklagandehänvisning, dvs. hur man överklagar (förutsatt att parten får överklaga beslutet eller om överklagbarheten är tveksam). I formell mening är detta inte en del av beslutet (Hellners-Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010, s. 263).

Bestämmelser om hur ett beslut ska disponeras saknas i förvaltningslagen. Utgångspunkten måste därför i stället vara vad som får anses vara allmänt vedertaget. Avgörandet ska inte redovisas sammanskrivet med bakgrundsbeskrivningen och motiveringen. I själva avgörandet ska inte heller text som hör till motiveringen av beslutet anges.

Den emfatiska beslutsmodellen

Om avgörandet anges först eller sist i beslutet saknar i princip betydelse. Inom Skatteverket byggs besluten upp enligt den så kallade emfatiska modellen. Detta innebär att beslutet inleds med själva avgörandet och följs av bakgrundsbeskrivning, motivering och en eventuell överklagandehänvisning.