Uppgifter som ska föras in i en personalliggare

Vilka uppgifter ska föras in i personalliggaren?

Personalliggare ska föras i restaurangverksamhet, frisörverksamhet samt tvätteriverksamhet. Nytt från den 1 juli 2018 är att personalliggare även ska föras i fordonsserviceverksamhet, livsmedels- och tobaksgrossistverksamhet samt kropps- och skönhetsvårdsverksamhet. Personalliggaren ska innehålla nödvändiga identifikationsuppgifter för näringsidkaren och för de personer som är verksamma i en sådan näringsverksamhet eller i en annan verksamhet som näringsidkaren bedriver i samma verksamhetslokal (39 kap. 11 § tredje stycket SFL). Dessutom ska tidpunkten då respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas framgå av personalliggaren.

Särskilda regler finns om vad som ska föras in i en personalliggare som förs av den som bedriver byggverksamhet. De reglerna behandlas inte här.

Identifikationsuppgifter och uppgifter om arbetspass

De uppgifter som ska antecknas i personalliggaren i restaurang-, frisör- eller tvätteribranschen är följande:

• näringsidkarens namn och personnummer, samordningsnummer, organisationsnummer eller motsvarande utländska nummer,
• namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande utländska nummer för personer som är verksamma i näringsverksamheten, samt
• tidpunkten då respektive persons arbetspass påbörjas och avslutas (9 kap. 5 § första stycket SFF).

Uppgifterna om de som är verksamma och om arbetspassen ska avse varje verksamhetsdag (9 kap. 5 § andra stycket SFF).

Skatteverket har föreskrivit bl.a. att andra uppgifter än de obligatoriska får finnas i en personalliggare om detta inte försvårar Skatteverkets kontroll (5 § SKVFS 2015:06).

Vem anses verksam?

Personalliggaren ska innehålla uppgifter om de som är verksamma i näringsverksamheten. Något krav på att personen ska vara anställd, eller ens få ersättning, finns dock inte. Uttrycket ”verksamma” omfattar alltså alla personer som på grund av någon form av överenskommelse mellan den som bedriver verksamheten och den verksamma personen deltar i bedrivandet.

För att omfattas måste det dock finnas någon höjd på den verksamma personens aktivitet. En person som i en bricklunchservering efter avslutad måltid ställer ut sin lunchbricka i diskvagnen eller en person som på eget initiativ, helt utan överenskommelse – uttrycklig eller tyst – mellan näringsidkaren och personen själv, röjer några bord som använts av andra gäster ska inte antecknas i personalliggaren.

När det sedan gäller att bedöma om någon är verksam eller inte, kan hänsyn tas till om personen i fråga

• har tillträde till delar av lokalen som inte är tillgängliga för allmänheten
• visar med sin klädsel att han eller hon tillhör personalen
• har befogenhet att ta upp beställningar, betalning eller liknande.

Vilka omständigheter som är avgörande för om en person ska anses verksam eller inte får avgöras i det enskilda fallet, och blir ytterst en fråga för rättstillämpningen (prop. 2005/06:169 s. 44 f.).

Näringsidkaren själv och närstående

Under vissa förutsättningar behöver enskilda näringsidkare och fåmansföretag inte föra personalliggare. Om en sådan näringsidkare har personal måste personalliggare föras. Nytt från den 1 juli 2018 är att den enskilda näringsidkaren i denna situation ska anteckna eventuella närvarouppgifter i personalliggaren även om sig själv och sina närstående. Motsvarande gäller i fåmansföretaget för företagsledaren, dennas make och barn (se 39 kap. 11 § fjärde stycket SFL). Även verksamma delägare i handelsbolag och kommanditdelägare ska antecknas. Om det finns en skyldighet att föra personalliggare finns det inga undantag för någon kategori verksamma när det gäller skyldigheten att anteckna närvarouppgifter för dem som utför arbetsuppgifter i verksamheten.

Uttrycket ”i näringsverksamheten”

Det är de som är verksamma i näringsverksamheten som ska antecknas i personalliggaren. Det är dock inte enbart den faktiskt anställda personalen utan alla som på något sätt är verksamma i näringsverksamheten i fråga som ska antecknas. Detta innebär bl.a. att även personal från bemanningsföretag och personer som arbetar oavlönat ska antecknas (prop. 2005/06:169 s. 44). Om någon annan än näringsidkaren bedriver självständig verksamhet i verksamhetslokalen omfattas denne däremot inte av näringsidkarens skyldighet att föra personalliggare.

Om exempelvis en annan näringsidkare än den som har en restaurang självständigt bedriver garderobsverksamheten i restaurangen behöver garderobspersonal inte antecknas i den personalliggare som förs för restaurangen. Den som bedriver garderobsverksamheten och dennes personal ska då anses vara verksamma i garderobsverksamheten.

Rättsfall: ordningsvakter var inte integrerade i verksamheten

Kammarrätten har i ett fall ansett att en näringsidkare inte behövde ta med uppgifter om anlitade ordningsvakter i personalliggaren (KRNS 2010-12-22, mål nr 3876-10). Näringsidkaren invände i målet att ordningsvakterna tillhörde ett vaktbolag som var registrerat för mervärdesskatt och innehade F-skattebevis. Vaktbolaget fakturerade restaurangen för sina tjänster. Ordningsvakterna kom inte från ett bemanningsföretag utan från ett företag med egen anställd personal som utförde en tjänst som fakturerades.

Skatteverket ansåg att ordningsvakter inte har ett sådant mått av självständighet i förhållande till en restaurang som till exempel en självständigt bedriven garderobsverksamhet, utan arbetar mer integrerat i verksamheten och att det därmed förelåg en skyldighet att anteckna ordningsvakter i personalliggaren.

Kammarrätten kom i sin dom fram till att det inte är möjligt att slå fast vare sig en generell regel som innebär en skyldighet för näringsidkare att anteckna ordningsvakter i personalliggaren eller en generell regel som innebär motsatsen. Beroende på omständigheterna kan det vara så att den verksamhet som ordningsvakterna bedriver är integrerad i näringsidkarens verksamhet eller att ordningsvakternas verksamhet får anses vara en självständigt bedriven verksamhet. Det går enligt kammarrätten inte heller att generellt jämställa inhyrda ordningsvakter med personal från bemanningsföretag. En bedömning måste ske i det enskilda fallet.

Kammarrätten ansåg att inget hade framkommit i målet som gav stöd för att ordningsvakternas verksamhet hade varit integrerad med restaurangverksamheten. Vakterna behövde därför inte antecknas i personalliggaren.

Blandad verksamhet

En näringsidkare kan bedriva både sådan verksamhet som medför skyldighet att föra personalliggare och annan verksamhet (här kallad blandad verksamhet). Om den noteringspliktiga delen av verksamheterna överstiger 25 procent av den totala verksamheten ska näringsidkaren föra personalliggare över personer som arbetar i sådana verksamheter som anges i 39 kap. 11 § första stycket SFL.

Det kan förekomma att näringsidkaren bedriver blandad verksamhet i en verksamhetslokal. I ett sådant fall ska alla verksamma i verksamhetslokalen antecknas i samma personalliggare. Personer i verksamhetslokalen som är verksamma hos en annan självständig näringsidkare, ska dock inte antecknas i den personalliggaren.

Exempel: blandad verksamhet

Företaget B AB driver en bilverkstad. Företagsledarens dotter, Adrina, börjar arbeta i bolaget. Adrina är en duktig cykelreparatör och bolaget utökar verksamheten med cykelreparationer. Adrina får sköta den verksamheten i en liten del av bilverkstaden. Skatteverket konstaterar vid kontrollbesök att Adrina är verksam med cykelreparationer, men inte inskriven i någon personalliggare. Bolagets samtliga bilmekaniker hade däremot antecknats i bolagets personalliggare.

Adrinas arbete med cykelreparationer avser inte sådan verksamhet som medför skyldighet för bolaget att föra in uppgifter om hennes närvaro i personalliggaren. Eftersom denna verksamhet dock bedrivs i samma verksamhetslokal som fordonsserviceverksamheten föreligger ändå en sådan skyldighet (se 39 kap. 11 § fjärde stycket SFL).

Exempel: annan självständig näringsidkare i verksamhetslokalen

I detta exempel är förutsättningarna desamma som i föregående exempel om Adrina. Nu finns dock ytterligare en näringsidkare i verksamhetslokalen: Beata och hennes anställda Conny. Beata är enskild näringsidkare och verksamheten består i att laga stenskott på bilglas och med kemisk behandling och polering behandla fordonsbelysningar. B AB låter Beata komma till verkstaden en gång i veckan för att utföra sådana arbeten åt bolagets kunder. Vid kontrollbesöket håller Beata och Conny på att laga ett stenskott på en personbil. De finns inte antecknade i någon personalliggare.

Beatas verksamhet utgör fordonsserviceverksamhet (SNI 45.202). Hon är en självständig näringsidkare som bedriver sin näringsverksamhet i verkstaden. B AB ska därför inte anteckna Beatas och Connys närvaro i sin personalliggare. Genom att bolaget upplåter plats i verkstaden åt Beatas verksamhet är verkstaden även Beatas verksamhetslokal. Skatteverket får därmed kontrollera Beata vid ett kontrollbesök.

Beata bedriver fordonsserviceverksamhet i verksamhetslokalen. Hon har en anställd som är verksam vid besöket och är därför skyldig att föra en egen personalliggare. I den skulle både Beatas och Connys närvaro m.m. ha antecknats.

Hur ska personalliggaren föras?

En personalliggare i restaurang-, fordonsservice-, livsmedels- och tobaksgrossist-, kropps- och skönhetsvårds- eller tvätteriverksamheter får föras manuellt eller elektroniskt (7 § SKVFS 2015:6). En manuellt förd personalliggare ska vara bunden till sin form och dess sidor ska vara förnumrerade. I en sådan personalliggare ska alla uppgifter antecknas med beständig skrift (8 § SKVFS 2015:6). Uppgifter som har förts in ska inte alltså kunna suddas ut. Sifferuppgifter ska anges med användande av tecknen 0–9. Annan text än namn och sifferuppgifter ska avfattas på svenska (4 § SKVFS 2015:6).

Andra uppgifter än de som ska föras in i personalliggaren enligt 9 kap. 5 § första stycket SFF får antecknas i personalliggaren om detta inte försvårar Skatteverkets kontroll (5 § andra stycket SKVFS 2015:6). Frågan om vilka andra uppgifter eller mängden uppgifter som kan försvåra kontrollen kan inte besvaras generellt utan får enligt Skatteverket bedömas i det enskilda fallet.

Ändring i en personalliggare får inte göras genom att en uppgift utplånas eller på annat sätt görs oläslig utan ska göras genom tillägg. Av ett tillägg ska det framgå vad som har lagts till, vem som har gjort tillägget och när. Vid komplettering genom införande av uppgift ska framgå vem som gjort kompletteringen och när den gjorts (6 § SKVFS 2015:6). Uppgifterna om de verksammas arbetspass ska dokumenteras i omedelbar anslutning till att arbetspasset påbörjas och avslutas (9 kap. 5 § andra stycket SFF). En person kan ha flera arbetspass under en verksamhetsdag. Uppgift om varje arbetspass ska då antecknas.

Det är inte godtagbart att föra in uppgifterna i förväg eller först vid dagens slut.

Att det är näringsidkaren som är skyldig att föra personalliggaren innebär förstås inte att det är denne som i praktiken måste ha hand om personalliggaren och själv föra in uppgifterna. Däremot är det näringsidkaren som har ansvaret för att verksamheten är organiserad så att en personalliggare förs på ett korrekt sätt. Vid eventuella överträdelser av de krav som ställs på en personalliggare är det näringsidkaren som riskerar att få betala kontrollavgift.

Uppgifterna i personalliggaren ska bevaras

Uppgifterna i personalliggaren är i första hand av intresse för att ge Skatteverket underlag för beskattningsbeslut. Uppgifterna ska bevaras under två år efter utgången av det kalenderår då det för näringsverksamheten gällande beskattningsåret (se om beskattningsår 3 kap. 4 och 5 §§ SFL) har gått ut (9 kap. 5 § tredje stycket SFF). Den som är skyldig att föra personalliggare måste spara uppgifterna under den föreskrivna tiden och det på ett sådant sätt att de går att läsa.

Exempel: bevarandetid (1)

Om en näringsidkare har kalenderår som beskattningsår (1 januari–31 december år 1) ska uppgifter om verksamma som registrerats i personalliggaren år 1 bevaras till och med utgången av år 3. Därefter får alla uppgifter om verksamma personer i personalliggaren som förts in under år 1 gallras.

Exempel: bevarandetid (2)

Anta att näringsidkarens beskattningsår går ut den 31 mars kalenderår 1. Beskattningsår är i exemplet 1 april år 0 till 31 mars år 1. Uppgifter om verksamma som registrerats i personalliggaren under beskattningsåret ska bevaras till och med utgången av kalenderår 3. Det innebär att en uppgift i exemplet som registrerats den 1 april år 0 ska bevaras under 45 månader. Hade företaget i stället tillämpat ett förlängt räkenskapsår skulle bevarandetiden i exemplet ha blivit ännu längre.

Föreläggande

Om den som är skyldig att föra personalliggare inte gör det alls eller gör det på ett bristfälligt sätt, får Skatteverket förelägga näringsidkaren om att fullgöra sina skyldigheter (39 kap. 17 § 2 SFL). Det finns formella krav på hur ett sådant föreläggande ska utformas. Föreläggandet får förenas med vite.