Hur det går till att begära undantag av handlingar

Vem begär undantag av handlingar?

En handling som inte får granskas ska på begäran av den som är föremål för revision, bevissäkring, tillsyn över kassaregister eller kontrollbesök undantas från kontrollen (47 kap. 3 § SFL). Det framgår av bestämmelsen att det är den som är föremål för de kontroller som räknas upp som kan begära undantag av handling (prop. 2010/11:165 s. 923).

Med den som är föremål för angivna kontroller avses närmare bestämt

• den som revisionsbeslutet är ställt till. Det gäller även s.k. tredjemansrevision enligt 41 kap. 2 § andra stycket och 2 a § tredje stycket SFL, dvs. det är den där revisionen görs som kan begära undantag av handling (den som uppgifterna avser kan därför inte begära undantag av handling),
• den som anges på beslutet om bevissäkringen (i en bevissäkringssituation kan i vissa fall eftersökning av handlingar också behöva ske hos någon annan t.ex. en bokföringsbyrå som förvarar den reviderades handlingar. Bokföringsbyrån kan då inte kan begära undantag av handling)
• den som beslutet om kontrollbesök eller tillsyn är ställt till.

Även den som föreläggs inom ramen för revisionen, kontrollbesöket eller tillsynen kan begära undantag av handling. Däremot omfattas inte förelägganden som sker utanför revision, bevissäkring, tillsyn eller kontrollbesök. Se i dessa fall Undantag av uppgifter från föreläggande.

Vilka handlingar som inte får granskas framgår av 47 kap. 2 § SFL.

Förvaltningsrätten prövar begäran

En begäran om undantag av handling ställs till förvaltningsrätten. Det är den förvaltningsrätt som är behörig att pröva ett överklagande från den som ärendet gäller som är den domstol som fattar beslut i ärende om undantag av handling (47 kap. 4 § första stycket SFL). Bestämmelser om vilken förvaltningsrätt som prövar ett överklagande finns i 67 kap. 7–9 §§ SFL.

Domstolen ska handlägga ärendet så snabbt det går

Redan av allmänna principer följer att mål och ärenden ska handläggas utan onödiga dröjsmål och avgöras så snart som möjligt. Därför finns det inte någon särskild bestämmelse i SFL om att mål om undantagande av handling ska handläggas skyndsamt (prop. 2010/11:165 s. 924).

Handlingen ska lämnas in till förvaltningsrätten

Den handling som begäran avser ska lämnas in till förvaltningsrätten. Om Skatteverket redan har handlingen, ska verket omedelbart försegla handlingen och överlämna den till förvaltningsrätten (47 kap. 4 § andra stycket SFL).

Om den som kontrollen gäller anser att en handling ska undantas och därför inte vill lämna över handlingen till Skatteverket så kan hen istället lämna in handlingen till förvaltningsrätten i samband med en begäran om undantag (jfr prop. 2010/11:165 s. 923–924).

Avgörande för vem som ska lämna in handlingen till domstolen är vem som faktiskt har handlingen. Det innebär att om en enskild begär undantag för en handling som Skatteverket redan har ska Skatteverket omedelbart försegla handlingen och överlämna den till förvaltningsrätten (prop. 2010/11:165 s. 924)

Om en handling begärs undantagen i samband med en bevissäkring så ska granskningsledaren försegla handlingen och överlämna den till domstolen, förutsatt att granskningsledaren bedömer att handlingen ska granskas. (jfr prop. 2010/11:165 s. 924).

En försegling kan göras genom att handlingen läggs i ett kuvert eller i en påse eller liknade som sedan försluts och sänds eller lämnas till den förvaltningsrätt som ska pröva ärendet.

Domstolen bestämmer i vilken form handlingen ska ges in

Om ett mål om undantag av uppgifter eller handlingar från kontroll avser uppgifter i en sådan upptagning som avses i 3 kap. 9 § SFL så bestämmer domstolen i vilken form eller på vilket sätt upptagningen ska tillhandahållas i målet (12 kap. 1 § SFF).

Bestämmelsen har kommit till för att domstolen ska kunna kräva att handlingen tillhandahålls i en form som förvaltningsrätten kan ta del av. Om domstolen får in en handling som de saknar tekniska hjälpmedel för att läsa kan den bestämma att den enskilde ska ge in handlingen i en form som domstolen kan läsa (prop. 2010/11:165 s. 925).

Begränsningar av tekniska hjälpmedel

Om en uppgift i en upptagning som bara kan läsas, avlyssnas eller uppfattas med tekniska hjälpmedel (3 kap. 9 § SFL) ska undantas, får förvaltningsrätten besluta om begränsningar i rätten att använda tekniska hjälpmedel. Skatteverkets användning av tekniska hjälpmedel och sökbegrepp begränsas då så att uppgiften inte ska bli tillgänglig för Skatteverket (47 kap. 5 § SFL). Bestämmelsen gör det möjligt för förvaltningsrätten, när den bestämmer att en handling ska undantas från granskning, att t.ex. förbjuda sökning i en viss datafil eller att använda vissa sökbegrepp. Genom en sådan begränsning så kan inte Skatteverket se de undantagna handlingarna vid sin granskning.

Domstolen kan besluta om undantag utan att granska handlingen

Vid en begäran om undantag sänds normalt handlingarna till domstolen i samband med begäran. Domstolen kommer då ha möjlighet att gå igenom handlingarna och får på så vis ett ökat ansvar för att frågorna blir så allsidigt belysta som möjligt utan att uppgifterna i handlingarna blir kända under handläggningen (prop. 1993/94:151 s. 99).

Om den som vill att en uppgift eller en handling ska undantas från kontroll begär det, ska förvaltningsrätten pröva om ett beslut om undantag kan fattas utan att rätten granskar handlingen (47 kap. 6 § SFL).

Vem har bevisbördan för att handlingar ska undantas?

Vid en kontroll så är utgångspunkten att alla handlingar som rör verksamheten får granskas. Reglerna i 47 kap. SFL om undantagande av handlingar är just undantagsregler. Bevisbördan för att förutsättningarna för ett undantagande är uppfyllda ligger hos den som kontrolleras. Det är naturligt att den kontrollerade har bevisbördan för detta då denne är den som kan veta vilka handlingar som kan komma ifråga för undantagande och på vilken grund. Skatteverket kan av naturliga skäl endast argumentera på ett mer principiellt plan (jfr prop. 1993/94:151 s. 99).

Om den som kontrolleras anser att en handling ska undantas p.g.a. att vissa uppgifter i handlingen omfattas av reglerna om undantag och just dessa uppgifter inte är nödvändiga för Skatteverkets granskning, kan situationen lösas utan att ärendet går till domstol. Det kan ske genom att Skatteverket och den kontrollerade kommer överens om att bara delar av handlingen granskas.

Vissa processer om undantag, särskilt de som följer på en bevissäkring, omfattar stora mängder handlingar, ofta elektroniska. När det gäller stora mängder elektroniska handlingar kan det för den kontrollerade vara svårt att redan vid verkställighet av en bevissäkring precisera vilka handlingar/filer man vill ska undantas från granskning. Rör det sig om spegling av ett datamedium kommer kopian att innehålla även raderade filer, som inte utan vidare kan göras läsbara på plats utan en avsevärd tidsåtgång.

Kammarrätten har i ett mål anvisat ett möjligt sätt hantera ett omfattande elektroniskt material. Kammarrätten fann ”…att Skatteverket ska ges rätt att ta del av den stationära hårddisken, det speglade USB-minnet och den speglade hårddisken… Skatteverket får därefter, i möjligaste mån med bolagets medverkan, ta fram de handlingar verket anser omfattas av granskningen. Bolaget ska därefter beredas möjlighet att göra en ny framställan om undantagande.” (KRNS den 14 september 2010, mål nr 6647-09).

Det arbetssätt som Kammarrätten anvisat i domen ovan kan användas både när frågan om undantag av handling aktualiseras under verkställighet av ett beslut om bevissäkring och därefter.

Om den granskade vid verkställigheten istället begär undantag för samtliga handlingar på ett visst datamedium kommer kopian av detta, speglingen eller ibland originalet att överlämnas till förvaltningsrätten. Det kan då vara lämpligt att Skatteverket i processen hänvisar till den ovan beskrivna domen KRNS 6647-09 och den metod för hantering av de elektroniska handlingarna som beskrivs där.

Handlingar som undantagits får inte granskas

Om förvaltningsrätten beslutar att undanta en uppgift eller en handling från kontroll får Skatteverket inte återge eller åberopa innehållet i uppgiften eller handlingen (47 kap. 7 § SFL).

Det innebär att en begäran i efterhand inte är poänglös eftersom ett bifall till begäran innebär att innehållet i handlingen varken får återges eller åberopas.

Om Skatteverket har tagit kopior av de handlingar som har undantagits av domstolen så ska Skatteverket förstöra dem.

Domstolens beslut om undantagande av handling överklagas med stöd av bestämmelserna i 67 kap. SFL. Tiden för ett sådant överklagande framgår av 67 kap. 28 § SFL.

Ett beslut om undantag gäller som huvudregel omedelbart

Ett beslut enligt SFL gäller omedelbart (68 kap. 1 § SFL). Det innebär bl.a. att om domstolen beslutar att handlingarna inte ska undantas så kan Skatteverket granska handlingarna även om domstolens beslut överklagas. Om domstolens beslut i stället går Skatteverket emot så finns det en risk att verkets eventuella överklagande mister sin praktiska betydelse då det i vissa ärenden om bevissäkring kan förekomma en sabotagerisk (att känsliga uppgifter och handlingar förstörs).

Domstolen kan bestämma att ett beslut om undantag av en handling inte ska gälla omedelbart utan att laga kraft ska inväntas (68 kap. 3 § 3 SFL). Om beslutet går Skatteverket emot bör verket yrka hos förvaltningsrätten att handlingarna ska återlämnas först sedan beslutet vunnit laga kraft. Ett annat alternativ är att begära inhibition. Den granskade har möjlighet att framföra ett motsvarande yrkanden. Domstolen kan också på eget initiativ bestämma att ett beslut om undantag av en handling inte ska gälla omedelbart utan att laga kraft ska inväntas (68 kap. 3 § 3 SFL).

Om domstolen beslutar att inte undanta handlingen har Skatteverket normalt rätt att ta del av den omedelbart.

Är det Skatteverket som lämnat in handlingen till domstolen, ex. efter en bevissäkring eller under en samverkansrevision, kommer domstolen att återlämna den till verket. Om handlingen däremot lämnats in till rätten av den granskade vid en samverkansrevision eller i samband med ett vitesföreläggande där bestämmelserna om undantag prövas, lämnas handlingarna åter till den granskade. Skatteverket bör, i de fallen då den granskade lämnat handlingarna direkt till domstolen, yrka hos domstolen att handlingarna ska överlämnas till verket om domstolen beslutar att undantag inte ska medges.