Ett företags användning av kassaregister

Anmälan

Ett företag som är skyldigt att använda kassaregister ska anmäla sig för registrering. Anmälan ska innehålla uppgift om de kassaregister som finns i verksamheten. Om en uppgift som ligger till grund för registreringen ändras, ska den som är registrerad underrätta Skatteverket om ändringen inom två veckor från det att ändringen inträffade (7 kap. 3 och 4 §§ SFL).

När ett kassaregister inte fungerar

Om ett kassaregister inte fungerar ska ett företag som användare dokumentera detta och utan dröjsmål anmäla detta till Skatteverket (4 kap. 1 § SKVFS 2014:10).

Hur ett kassaregister ska användas

Det finns i SFL endast en bestämmelse om hur ett företag ska använda ett kassaregister. Lagstiftningen har därför kompletterats med föreskrifter som Skatteverket meddelat i enlighet med 9 kap. 3 § SFF. Skatteverket har meddelat föreskrifter om användning av kassaregister (SKVFS 2014:10). För att få en fullständig bild av hur ett företag ska använda ett kassaregister behöver du även läsa de delar av Skatteverkets föreskrifter om krav på kassaregister (SKVFS 2014:9) som redogörs för här nedan.

Med kassaregister avses här kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort (39 kap. 2 § SFL).

Skatteverket har i två meddelanden gett ut information om användning av kassaregister (SKV M 2012:8) och om krav på kassaregister (SKV M 2012:7). De båda meddelande hänvisar visserligen till i dag upphävda föreskrifter, men kommentarerna i dem är i allt väsentligt fortsatt gällande. Det finns därför fortfarande hänvisningar till de båda meddelandena.

All försäljning ska registreras

Ett företag som enligt 39 kap. 4 § SFL är skyldigt att använda ett kassaregister ska registrera all försäljning i kassaregistret (39 kap. 7 § första stycket SFL).

Kassaregisterskyldigheten gäller inte om något av de i 39 kap. 5 eller 9 §§ SFL reglerade undantagen är tillämpliga. Detsamma gäller om något av de i Skatteverkets föreskrifter reglerade undantagen är tillämpliga. Läs mer om kassaregisterskyldigheten på sidan Vem ska använda kassaregister? och om de olika undantagen från denna skyldighet på sidan Undantag från skyldigheten att använda kassaregister.

Rättsfall: förskottsbetald lunch

Ett restaurangföretag sålde kuponghäften som gav kunderna rätt att mot en kupong få en lunch vid ett senare tillfälle. Försäljningen av kuponghäftena registrerades i ett kassaregister eftersom betalningen skedde med kontanter eller med kontokort. När företaget sedan tillhandahöll en lunch mot en sådan kupong registrerades detta inte i kassaregistret. Skatteverket tog ut en kontrollavgift eftersom Skatteverket ansåg att tillhandahållande av lunch mot kupong var en sådan försäljning som skulle registreras i ett kassaregister.

I målet uttalade Högsta förvaltningsdomstolen att tillhandahållandet av en förskottsbetald lunch mot en kupong av detta slag inte var att betrakta som ytterligare en försäljning. Därmed fanns det inte någon registreringsskyldighet enligt 39 kap. 7 § SFL. Företaget skulle därför inte påföras någon kontrollavgift (RÅ 2014 ref. 68).

All löpande användning ska registreras

Ett företag ska utöver försäljningen även registrera all annan löpande användning av kassaregistret i kassaregistret (39 kap. 7 § SFL). I förarbetena exemplifieras annan löpande användning med utskrift av kvittokopior, lådöppningar, returer och övningsslag (prop. 2006/07:105 s. 91-92).

Ett annat exempel på löpande användning är registrering av den växelkassa som hör till ett kassaregister. Växelkassan ska registreras vid varje försäljningsdags början (4 kap. 2 § SKVFS 2014:10).

Vad är löpande användning?

Det är inte möjligt att göra en fullständig uppräkning av all användning av ett kassaregister som utgör löpande användning enligt 39 kap. 7 § SFL, och som därmed ska registreras i kassaregistret.

Begreppet löpande användning har i stället preciserats i föreskriften om krav på kassaregister genom en exemplifiering i 2 kap. 15 § SKVFS 2014:9 som

• utskrift av kvittokopia
• utskrift av övningskvitto
• utskrift av returkvitto
• utskrift av proformakvitto
• ändring av priser
• rättelser
• lådöppningar (nollinslag)
• uttag av rapporter
• registrering av kontrollkod per kvitto.

Ta fram och erbjuda ett kassakvitto

De företag som omfattas av skyldigheten att använda ett kassaregister ska vid varje försäljning ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto (39 kap. 7 § SFL). Det gäller oavsett om kunden betalar kontant eller med kontokort.

Texten på kvittot ska efter en ändring av 5 kap. 2 § SKVFS 2014:10 vara på svenska, danska, norska eller engelska. Den nya lydelsen gäller fr.o.m. den 1 januari 2018 (SKVFS 2017:27). Ett kassakvitto är vanligtvis i pappersformat, men ett kassakvitto kan också vara i elektronisk form (2 kap. 3 § SKVFS 2014:9).

Krav på aktiv handling från företagets sida

Det saknar betydelse om kunden begär ett kassakvitto eller inte. Inte ens när kunden uttryckligen avstår från kvitto kan företaget låta bli att ta fram ett kassakvitto. Företaget har inte heller uppfyllt skyldigheten att erbjuda kunden ett kassakvitto genom att på ett skriftligt anslag i butiken uppmana kunderna att säga till om de önskar ett kvitto. Det krävs en aktiv handling från företaget att ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto vid varje försäljning. Någon skyldighet för kunden att ta emot kassakvittot finns dock inte (prop. 2006/07:105 s. 30).

Uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla

En användare av kassaregister ska enligt 5 kap. 2 § andra stycket SKVFS 2014:10 se till att ett kassakvitto innehåller de uppgifter som framgår av 7 kap. 1 § SKVFS 2014:9. Kvittot ska innehålla uppgifter om

1. företagets namn och organisationsnummer eller personnummer
2. den adress där försäljningen sker
3. datum och klockslag för försäljningen
4. löpnummer för kassakvitto ur en obruten stigande nummerserie
5. kassabeteckning
6. artikelnamn och antal varor som har sålts
7. benämning på tjänster och antal tjänster som har sålts
8. försäljningsbelopp för varje slag av vara eller tjänst, inklusive mervärdeskatt och totalt försäljningsbelopp som kunden ska betala
9. den mervärdesskatt som belöper på försäljningsbeloppet
10. mervärdesskattens fördelning på olika skattesatser
11. betalningsmedel
12. kontrollenhetens tillverkningsnummer om kassaregistret är anslutet till en kontrollenhet enligt Skatteverkets föreskrifter (SKVFS 2009:2) om kontrollenheter till kassaregister
13. ett kassakvitto är framställt i elektronisk form ska det anges genom uppgiften ”elektroniskt kvitto” på kvittot.

Ovanstående punkter är kommenterade i SKV M 2012:7 avsnitt 5.24.

Kassakvitto och kvitto på kortbetalning

En kund som betalar med kontokort ska erhålla ett kassakvitto som innehåller uppgift om att betalning skett med kontokort (7 kap. 1 § SKVFS 2014:9). Det är vanligt att det kvitto som kunden erhåller samtidigt både är kassakvitto, d.v.s. kvitto på vad som är köpt, och ett kvitto på kortbetalningen. I sådana fall är kontokortsläsaren integrerad med eller ansluten till kassaregistret, vilket är det vanliga särskilt i lite större butiker eller butikskedjor.

I främst mycket små företag förekommer det att kontokortsläsaren fungerar fristående från kassaregistret. I sådana fall ska kunden få två kvitton, ett kassakvitto från kassaregistret på vad som är köpt och ett kvitto från kontokortsläsaren på kortbetalningen. Det har i SFL endast reglerats en skyldighet för användaren att ta fram och erbjuda kunden ett kassakvitto.

Returkvitto

Med returkvitto avses en utskrift från ett kassaregister med uppgifter som visar att ett tidigare uttaget kassakvitto innehåller felaktiga uppgifter, eller uppgifter om återbetalning för returnerade eller prisnedsatta varor eller tjänster (2 kap. 14 § SKVFS 2014:10). Av definitionen av returkvitto följer att ett företag inte får registrera en retur som en delpost på ett kassakvitto. Om en kund i samband med ett köp även vill returnera en tidigare köpt vara, ska företaget därför behandla detta var för sig på ett kassakvitto respektive ett returkvitto (SKV M 2012:8 avsnitt 5.22).

Returer behöver inte registreras

Det finns emellertid inget krav på att en returnerad vara ska registreras i ett kassaregister, eller att kassaregistret ska ha en sådan funktion. Ett företag har alltid möjlighet att dokumentera en retur av en vara enligt vad som gäller för fullständiga verifikationer enligt 5 kap. 7 § första stycket BFL. Detsamma gäller för en prisnedsättning av en tidigare såld vara eller tjänst.

Om ett företag väljer att använda ett kassaregister för att registrera ett returkvitto ska ett sådant returkvitto innehålla minst de uppgifter som ett kassakvitto ska innehålla (7 kap. 1 § tredje stycket SKVFS 2014:9).

När fel betalningsmedel har angetts

Om fel betalningsmedel har angetts på ett kassakvitto ska företaget ta ut ett returkvitto som korrigerar felaktigheten, och ta fram ett kassakvitto med uppgift om rätt betalningsmedel (4 kap. 4 § första stycket SKVFS 2014:10).

När en returfunktion saknas

Om kassaregistret saknar en funktion som medger att uppgifter om returen kan registreras, ska företaget i stället ta ut en kopia av kassakvittot och på detta anteckna uppgifter om returen (4 kap. 4 § andra stycket SKVFS 2014:10). Bestämmelsen om denna dokumentation gäller endast korrigeringar av felaktiga registreringar, t.ex. fel betalningsmedel och uppgifter om fel vara eller felaktigt pris. Det är heller inte alltid nödvändigt att dokumentera på en kopia av det felaktiga kassakvittot. Dokumentationen kan ske på det ursprungliga felaktiga kassakvittot om detta inte har lämnats till kunden (SKV M 2012:8 avsnitt 5.22).

Växelkassan ska registreras

Ett företag ska vid varje försäljningsdags början registrera den växelkassa som hör till ett kassaregister. Insättningar och uttag ur växelkassan ska registreras i kassaregistret (4 kap. 2 § SKVFS 2014:10).

Om ett företag använder ett kassaregister som är tillverkat före den 1 juli 2014 och om kassaregistret inte har funktionen att kunna registrera förändringar av växelkassan gäller inte kravet på registrering av förändring av växelkassan. Detta är en övergångsbestämmelse som gäller under tiden fram till den 1 januari 2019 för kassaregister som är tillverkade före den 1 juli 2014 (4 kap. 2 § SKVFS 2014:10). Företaget ska i ett sådant fall dokumentera förändringar av växelkassan genom t.ex. uttag och insättningar med en lapp i kassalådan.

Rapport över dagsförsäljning (Z-dagrapport)

Vid försäljningsdagens slut ska företaget skriva ut en rapport över dagens försäljning, en Z-dagrapport, för varje kassaregister som använts under dagen (4 kap. 5 § SKVFS 2014:10). Läs om vilka uppgifter en Z-dagrapport ska innehålla enligt 7 kap. 3 § SKVFS 2014:9 i SKV M 2012:7 avsnitt 5.26.

Andra skyldigheter för en användare

Skyltar

När ett företag som anmält sitt kassaregister erhåller de skyltar med identifieringsnummer som Skatteverket skickar ska dessa omedelbart sättas fast på ett synligt och säkert sätt på respektive registreringsenhet och kontrollenhet (3 kap. 8 § SKVFS 2014:10).

Ej tillåten programvara eller hårdvara

Företag som använder kassaregister är ansvarigt för att obehörig programvara inte installeras i och att inte obehörig utrustning (hårdvara) ansluts till kassaregistret (3 kap. 1 § SKVFS 2014:10).

Kassabeteckning

Ett företag ska ge varje sådan registreringsenhet som avses i 2 kap. 13 § SKVFS 2014:10 en unik kassabeteckning och se till att denna beteckning finns på kvitton, X-dagrapport och Z-dagrapport (3 kap. 9 § SKVFS 2014:10).

Klocka

Ett företag ska se till att kassaregistrets klocka är ställd enligt svensk normaltid och att den justeras för sommartid (3 kap. 10 § SKVFS 2014:10).

Utskrift av journalminne

Ett företag ska se till att utskrift av journalminne kan ske på den plats där försäljningen sker (3 kap. 11 § SKVFS 2014:10).

Kassalåda

Ett företag som använder kassaregister ska se till att det till en registreringsenhet ska finnas minst en kassalåda (3 kap. 14 § SKVFS 2014:10). I en kassalåda får ett företags betalningsmedel inte sammanblandas med ett annat företags betalningsmedel (3 kap. 15 § SKVFS 2014:10). Om en kassalåda är integrerad med ett kassaregister ska den stängas omedelbart efter varje försäljning (4 kap. 3 § SKVFS 2014:10).

Nätverk

Om en registreringsenhet (2 kap. 13 § SKVFS 2014:10) ingår i ett nätverk ska företaget som användare av kassaregister se till att registreringarna i de olika registreringsenheterna hålls åtskilda (3 kap. 16 § SKVFS 2014:10).

Gemensamt kassaregister

Flera företag kan använda samma kassaregister. Följande förutsättningar måste då vara uppfyllda:

• Kassaregistret ska på ett säkert sätt kunna hantera varje företags registreringar (3 kap. 12 § SKVFS 2014:10)
• Varje företags registreringar ska hållas åtskilda (3 kap. 12 § SKVFS 2014:10)
• Kassaregistret ska ha en funktion som visar vilka företag det hanterar (5 kap. 3 § SKVFS 2014:9)
• Varje företags betalningsmedel (kontanter, kontokortskvitto, presentkort, kuponger och liknande) ska hållas åtskilda från andra företagsbetalningsmedel (3 kap. 14 § SKVFS 2014:10).

Det ska även finnas en certifierad kontrollenhet ansluten till kassaregistret (3 kap. 13 § SKVFS 2014:10). Det kan antingen vara en kontrollenhet av typ C som kan hantera mer än ett företags registreringar, eller en kontrollenhet av typ A eller B för varje företag som använder det gemensamma kassaregistret.

När gemensam verksamhet bedrivs

Flera företag kan bedriva en gemensam verksamhet. Om företagen har en gemensam bokföring (4 kap. 5 § första stycket BFL) anses de som ett enda företag när Skatteverkets föreskrifter om kassaregister för den gemensamt bedrivna verksamheten tillämpas (2 kap. 3 § andra stycket SKVFS 2014:10). Detta innebär bland annat att det är tillräckligt att på kvitton och rapporter m.m. endast ange ett namn och organisationsnummer för all försäljning som sker i den gemensamt bedrivna verksamheten.

Enkelt bolag

Ett enkelt bolag (1 kap. 3 och 4 §§ HBL) är varken en fysisk eller juridisk person och kan därför inte driva näringsverksamhet i skatteförfarandelagens mening. Ett enkelt bolag kan därför inte ha något kassaregister och det går inte att ange det enkla bolagets registreringsnummer på kvittot.

Varje enskild näringsidkare ska ha ett kassaregister, om de inte uppfyller villkoren för att ha ett kassaregister i en gemensam verksamhet.

Förvaring av kassaregister

Ett kassaregister och dess kontrollenhet ska förvaras i Sverige. Det gäller inte om kassaregistret används på ett transportmedel som går i person- eller godstrafik till och från Sverige (6 kap. 1 § andra stycket SKVFS 2014:10).

Vid en avyttring eller skrotning av ett kassaregister med en kontrollenhet ska kontrollenheten bevaras på ett betryggande sätt under minst tolv månader. Detta gäller även om kontrollenheten har bytts ut (6 kap. 2 § SKVFS 2014:10).

Kompletterande information

• Företag ska anmäla det kassaregister som det ska använda till Skatteverket.
• Skatteverkets tillsyn av kassaregister.
• Ta ut en kontrollavgift om ett företag brister i sin användning.