Undantag från skyldigheten att använda kassaregister

De olika undantagen från kassaregisterskyldigheten

Ett företag kan vara undantaget från skyldigheten att använda ett kassaregister på tre olika grunder. Företaget kan:

• omfattas av något av de lagreglerade uppräknade generella undantagen (39 kap. 5 § SFL)
• ha fått ett beslut av Skatteverket i det enskilda fallet (39 kap. 9 § SFL)
• omfattas av något av de undantag som Skatteverket i enlighet med 9 kap. 3 § SFF har meddelat föreskrifter om (SKVFS 2017:24-26).

Undantag enligt lag

Det finns enligt 39 kap. 5 § SFL sex lagreglerade undantag från skyldigheten att använda ett kassaregister. Ett företag behöver inte ansöka hos Skatteverket för att får tillämpa ett av dessa undantag. Företaget får själv bedöma om förutsättningarna för att få tillämpa undantaget är uppfyllda.

Om ett företag omfattas av något av de i 39 kap. 5 § SFL uppräknade undantagen behöver det inte använda kassaregister. När man bedömer om ett företag omfattas av något av dessa undantag ska varje självständig verksamhet inom näringsverksamheten bedömas var för sig (39 kap. 6 § SFL).

Försäljning i obetydlig omfattning (1)

Ett företag som bara i obetydlig omfattning säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort omfattas inte av skyldigheten att använda ett kassaregister (39 kap. 5 § första stycket 1 SFL).

När man bedömer om ett företags försäljning är av obetydlig omfattning ska man särskilt beakta om försäljningen normalt uppgår till eller kan antas uppgå till sammanlagt fyra prisbasbelopp under ett beskattningsår (39 kap. 5 § andra stycket SFL).

Enligt Skatteverkets uppfattning bör med försäljning i obetydlig omfattning avses försäljning inklusive mervärdesskatt som för en period om 12 månader normalt uppgår till högst fyra prisbasbelopp. Med försäljning i obetydlig omfattning bör även avses försäljning som sker i rena undantagsfall i ett företag och som är av liten omfattning i förhållande till företagets totala omsättning. Försäljning som sker under fler än tolv dagar per år eller som överstiger två procent av företagets omsättning bör normalt inte anses utgöra försäljning i obetydlig omfattning (SKV A 2013:23).

Den som inte är skattskyldig enligt IL (2)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som enligt IL är befriad från skattskyldighet från försäljning som sker i en näringsverksamhet (39 kap. 5 § första stycket 2 SFL). Enligt IL är bl.a. följande subjekt undantagna från skattskyldighet för inkomstskatt:

• stat, landsting och kommuner (7 kap. 2 § IL)
• allmännyttiga ideella föreningar, om inkomsterna från näringsverksamheten är undantagen från beskattning enligt 7 kap. IL
• utländska företag utan fast driftställe i Sverige.

Från och med den 1 maj 2017 gäller inte längre undantaget för utländska företag utan fast driftställe i Sverige (39 kap. 5 § tredje stycket SFL). Sådana företag får, i stället för kassaregister som uppfyller kraven enligt svenska bestämmelser, använda ett kassaregister som har prövats enligt bestämmelserna i ett annat land inom EES, om prövningen visar att registret uppfyller likvärdiga krav (39 kap. 8 a § SFL).

Konkursbon

När ett företag går i konkurs utser tingsrätten en konkursförvaltare för att avveckla konkursboet. Om ett företag som försätts i konkurs har ett lager är det vanligt att konkursförvaltaren vill sälja ut resterande varor i butiken. När försäljningen sker från ett konkursbo omfattas försäljningen inte av kravet på att använda ett kassaregister, eftersom konkursbon inte är skyldiga att betala inkomstskatt (RÅ 1955 ref. 21).

Taxitrafik (3)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som bedriver taxitrafik enligt taxitrafiklagen (2012:211) (39 kap. 5 § första stycket 3 SFL). I en sådan verksamhet krävs en godkänd taxameterutrustning. Den som har ett taxitrafiktillstånd är enligt 2 a kap. 1 § taxitrafiklagen skyldig att överföra taxameteruppgifter till en sådan redovisningscentral som anges i lagen (2014:1020) om redovisningscentraler för taxi.

Distansavtal och hemförsäljningsavtal (4)

Den som säljer varor eller tjänster genom distansavtal eller hemförsäljningsavtal är inte skyldig att använda kassaregister (39 kap. 5 § första stycket 4 SFL).

Vad är ett distansavtal?

Ett distansavtal är ett avtal som ingås inom ramen för ett system som näringsidkaren organiserat för att träffa avtal på distans, om kommunikationen uteslutande sker på distans (39 kap. 2 § SFL). Definitionen överensstämmer med definitionen i 1 kap. 2 § lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler.

Det är inte tillräckligt att avtalet ingås på distans, utan näringsidkaren måste ha vidtagit någon eller några särskilda åtgärder för att organisera en försäljning på distans. Om exempelvis en annons endast har till syfte att marknadsföra företaget och underlätta kundkontakterna, bland annat i telefon, utan att näringsidkaren har någon särskild avsikt att sälja varor eller tjänster på distans, är kravet normalt sett inte uppfyllt, även om det skulle leda till ett ökat antal beställningar per telefon. Detsamma gäller normalt om näringsidkaren mera allmänt vill öka intresset för sitt företag, sin butik eller sina produkter (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Kraven på de åtgärder som näringsidkaren ska vidta för att det i lagens mening ska vara fråga om ett organiserat system för att träffa avtal på distans är dock förhållandevis låga. Det räcker med att näringsidkaren sätter in en annons med en beställningskupong, eller att det i annonsen finns ett så kallat ordertelefonnummer eller att det på något annat sätt framgår av säljarens marknadsföring att näringsidkaren önskar få beställningar på distans. Det krävs inte heller någon särskild omfattning av distansförsäljningen, eller att den är särskilt välorganiserad eller att marknadsföringen har någon särskild omfattning eller intensitet (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Ytterligare en förutsättning för att det ska vara fråga om ett distansavtal är att kommunikationen uteslutande sker på distans. Detta innebär att företaget fram till och med det att avtalet träffas, inklusive själva ingåendet av avtalet, endast får använda en eller flera tekniker för distanskommunikation. Med teknik för distanskommunikation avses i detta sammanhang varje medel som kan användas för att ingå ett avtal – utan att någon av parterna är fysiskt närvarande. Lagen gäller alltså inte om näringsidkaren och konsumenten träffas, till exempel i samband med att avtalet ingås, för att diskutera avtalsinnehållet närmare (prop. 2004/05:13 s. 121–122).

Varuautomater (5)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte den som säljer varor och tjänster med hjälp av en varuautomat eller någon annan liknande automat, eller i en automatiserad affärslokal (39 kap. 5 § första stycket 5 SFL).

Automatspel (6)

Skyldigheten att använda kassaregister gäller inte för automatspel enligt lag (1982:636) om anordnande av visst automatspel eller lotterilagen (1994:1000) (39 kap. 5 § första stycket 6 SFL). Exempel på automatspel enligt 1982 år lag är mekaniska eller elektroniska spelautomater som anordnas för allmänheten och som inte ger någon vinst eller som bara ger vinst i form av frispel från automaten. De automatspel som omfattas av lotterilagen är varuspelsautomater, penningautomater och värdeautomater.

Undantag i det enskilda fallet

Skatteverket får i enskilda fall medge undantag från skyldigheterna kring kassaregister. Ett beslut om undantag får förenas med villkor (39 kap. 9 § SFL). Skatteverket kan medge undantag i två situationer:

• när behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontrollen kan tillgodoses på ett annat sätt
• när en viss skyldighet är oskälig.

Tillförlitligt underlag för skattekontroll

Skatteverket har förtydligat under vilka förutsättningar det kan vara aktuellt att anse att behovet av tillförlitligt underlag för skattekontroll är uppfyllt (SKV A 2013:24). I det allmänna rådet framgår att behovet av ett tillförlitligt underlag bör anses vara uppfyllt i ett företag om följande tre förutsättningar är uppfyllda:

• när ingen person med ägarinflytande, eller någon närstående till denne, deltar i den kontanta kassaredovisningen eller i den löpande bokföringen
• när företaget har en tydlig arbets- och ansvarsfördelning för kassaredovisningen
• när företaget har interna kontrollrutiner som säkerställer en korrekt kassaredovisning.

Behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontroll bör även anses vara uppfyllt i företag som ingår i en kedja av företag där företagens samtliga kassaregister ingår i ett gemensamt system och där det finns centrala rutiner som säkerställer att de enskilda företagens kassaredovisningar är korrekta (SKV A 2013:24).

Rättsfall: tillförlitligt underlag förelåg inte

Högsta förvaltningsdomstolen har i ett mål prövat frågan om tillförlitligt underlag för skattekontroll . I det aktuella målet var det fråga om ett mindre företag med ett fåtal ägare, där en av ägarna var VD och där ingen av ägarna deltog i den kontanta hanteringen eller den löpande bokföringen. Företaget ansökte om undantag från skyldigheten att använda kassaregister vilket Skatteverket inte medgav.

Högsta förvaltningsdomstolen framförde att det avgörande för frågan om undantag kan medges är de faktiska förutsättningarna för att uppnå en tillräckligt god intern kontroll och därmed tillförlitligt underlag för skattekontrollen. Mot bakgrund av lagstiftningens syfte, dvs. att säkerställa användningen av ett tekniskt system för kontroll av den skattepliktiga omsättningen där manipulationer och förändringar ska kunna upptäckas vid kontroll i efterhand (prop. 2006/07:105 s. 28), bör det ställas mycket höga krav för att undantag ska medges.

Högsta förvaltningsdomstolen lyfte fram att ägarens möjlighet att delta i den kontanta hanteringen och den löpande bokföringen måste ha betydelse vid bedömningen, särskilt i mindre företag med en eller ett fåtal ägare. Även om det finns rutiner i ett sådant bolag, som innebär att ägaren rent faktiskt inte är inblandad i sådana arbetsuppgifter, så är det ägaren som har det bestämmande inflytandet över utformningen av dessa rutiner liksom över vilka som tilldelas olika behörigheter, och som när som helst kan ändra eller ta över dessa.

Slutligen konstaterade Högsta förvaltningsdomstolen att det inte fanns tillräckliga garantier att inte minoritetsägaren (tillika VD:n) skulle delta i kontanthanteringen eller den löpande bokföringen, även om det inte fanns några skäl att ifrågasätta bolagets uppgifter om detta. Högsta förvaltningsdomstolen medgav inte bolaget undantag från skyldigheten att använda certifierade kassaregister (HFD 2011 ref. 68).

Rättsfall efter Högsta förvaltningsdomstolens avgörande

Efter Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2011 ref. 68 har det kommit ett antal kammarrättsavgöranden med olika utfall rörande tillämpningen av undantaget enligt 39 kap. 9 § första stycket 1 SFL. I kammarrättsdomarna har undantag medgetts i sex fall och i fem fall har undantag inte medgetts.

Tillförlitligt underlag för skattekontroll har ansetts föreligga och undantag har medgetts i följande fall.

• Bolag med 34 delägare och caféverksamhet på 18 olika orter (KRNG 2014-05-13, mål nr 6486-1)
• Större koncern med extern VD, extern redovisningschef som verksamhetsansvarig och revisionsbyrå (KRNS 2014-06-13, mål nr 3895-13)
• Mycket robusta system och rutiner hos medelstort bolag på en ort (KRNG 2015-01-16, mål nr 3336-14)
• Ett större kedjekoncept med 19 franchisebutiker på 15 orter (KRNJ 2015-03-03, mål nr 272-290-14)
• En större koncern ägd av en person bedrev 20 verksamheter på flera orter (KRNS 2015-03-17, mål nr 853-855-14)
• En större koncern ägd av två makar fick ett förnyat undantag (KRNS 2015-12-28, mål nr 3724-3736-15)

Tillförlitligt underlag för skattekontroll har inte ansetts föreligga och undantag har inte medgetts i följande fall.

• Ett litet bolag med två delägare bedrev verksamhet på ett 20-tal platser (KRNG 2011-12-05, mål nr 2569-11)
• Medelstort företag där ägaren var verksam i den dagliga driften i företaget (KRNJ 2011-12-21, mål nr 1409-11)
• Medelstort bolag med 19 butiker på flera orter. Ägt av två fysiker (ca 20 %) och i övrigt av ett investmentbolag. En av delägarna var VD och den andra enbart styrelseledamot (KRNS 2012-04-13, mål nr 6328-10)
• Medelstort bolag med en ägare som var styrelseordförande, extern anställd VD (KRNG 2013-09-07, mål nr 1970-13)
• Stort bolag med en ägare och sju närstående verksamma i bolagets dagliga drift (KRNJ 2014-11-26, mål nr 3481-13)

Rättsläget får efter dessa kammarrättsdomar anses osäkert. Det framgår av domarna att endast goda interna rutiner inte är tillräckligt för att undantag ska medges enligt 39 kap. 9 § första stycket 1 SFL. Det krävs i normalfallet dessutom att företaget eller koncernen är av en viss storlek.

I de större företagen, d.v.s. här företag med en omsättning från 200 miljoner kronor och uppåt, förefaller antalet delägare och deras närvaro i verksamheten inte haft någon avgörande betydelse vid bedömningen av om undantag ska medges.

I de medelstora företagen, d.v.s. här företag med en omsättning över 10 miljoner men inte överstigande 200 miljoner kronor, är det oklart vilka omständigheter som är av avgörande betydelse för om undantag ska medges eller inte. Det har för dessa företag varit av viss men inte avgörande betydelse att det funnits få delägare samt på vilket sätt de deltagit i verksamheten. Detsamma gäller omständigheten att verksamheten endast bedrivits på en eller ett fåtal orter.

I de mindre företagen, d.v.s. här företag med en omsättning på upp till 10 miljoner kronor, har det haft stor betydelse om det funnits få delägare i företaget samt på vilket sätt de deltagit i verksamheten. En avgörande faktor för bedömningen av om undantag ska medges har varit om verksamheten endast bedrivits på en eller ett fåtal orter. De mindre företaget har i normalfallet inte medgetts undantag.

Vad avser företag som ingår i en affärskedja har det i domarna varit av betydelse att företagen har haft integrerade affärssystem där kassaregistren utgjort en del.

Skyldigheten är oskälig

Skatteverket har inte gett ut några allmänna råd om vad som bör avses med att en viss skyldighet är oskälig enligt 39 kap. 9 § första stycket 2 SFL.

Enligt förarbetena ska man när man bedömer om en viss skyldighet är oskälig, ta hänsyn till samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Ett undantag kan i något fall gälla samtliga skyldigheter som gäller kassaregister, och därmed leda till att näringsidkaren i det enskilda fallet befrias helt från kravet på att ha ett kassaregister. Ett undantag kan i ett annat fall avse bara en viss skyldighet inom ramen för systemet med kassaregister, exempelvis skyldigheten att erbjuda kvitton (prop. 2012/13:129 s. 25).

Rättsfall: skyldigheten var inte oskälig

Kammarrätten har uttalat att det inte är oskäligt att kräva att en torghandlare ska ha ett kassaregister som uppfyller föreskrivna krav. Kammarrätten ansåg att det låg i sakens natur att torg- och marknadshandel sker utomhus och att den tekniska utrustningen därför utsätts för fukt och kyla. Kammarrätten ansåg att skyldigheten att använda ett kassaregister inte var oskälig utan kvarstod (KRNG 2015-02-13 mål nr 6900-14).

Undantag enligt Skatteverkets föreskrifter

Skatteverket har med stöd av 9 kap. 3 § SFF föreskrivit följande undantag från kraven på användning av kassaregister.

Obemannad försäljning i en försäljningslokal

Enligt Skatteverkets föreskrifter är viss obemannad försäljning undantagen från skyldigheterna enligt 39 kap. 7 § SFL. Med obemannad försäljning avses att ett företag säljer varor eller tjänster mot kontant betalning där köparen själv sköter betalningen, utan övervakning av någon från företaget. Kunden kan till exempel betala med kort eller lägga betalningen i ett fack, en låda eller liknande. Om företaget övervakar att betalningen görs är försäljningen inte obemannad (2 § SKVFS 2017:24) .

Försäljning i en försäljningslokal som är anpassad för obemannad försäljning undantas från kassaregisterskyldigheten. Om ett företag använder sin försäljningslokal både för obemannad och bemannad försäljning ska försäljningslokalen anses vara anpassad för obemannad försäljning, förutsatt att följande förutsättningar är uppfyllda:

• det framgår genom tydlig skyltning under vilka tider försäljningen är obemannad
• det framgår genom tydlig skyltning att obemannad försäljning pågår
• försäljningslokalen används inte samtidigt för både bemannad och obemannad försäljning
• företagets kassaregister förvaras inte i försäljningslokalen medan obemannad försäljning pågår.

Vid obemannad försäljning ska företagets namn och adress tydligt framgå av skyltningen (3 § SKVFS 2017:24)

Annan obemannad försäljning

Obemannad försäljning som sker på någon annan plats än i en försäljningslokal är också undantagen från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL. Vid obemannad försäljning ska företagets namn och adress tydligt framgå av skyltningen (4 § SKVFS 2017:24).

Bingospel

Bingospel som sker med tillstånd enligt lotterilagen (1994:1000) undantas från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL (5 § SKVFS 2017:24).

Allmän trafik som bedrivs av kollektivtrafikföretag

Försäljning som sker av ett kollektivtrafikföretag som driver allmän trafik enligt lagen (2010:1065) om kollektivtrafik undantas från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL. Undantaget avser endast sådan försäljning som sker ombord på ett färdmedel i kollektrafiken där försäljningen registreras i ett centralt system tillhörande en regional kollektivtrafikmyndighet (6 § SKVFS 2017:24).

Spel som säljs genom ombud

Försäljning av spel som sker genom ombud där försäljningen inte kan genomföras om det inte registreras i huvudmannens system undantas från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL. Med spel avses sådana lotterier som får anordnas efter tillstånd av regeringen enligt 45 § lotterilagen (2 § SKVFS 2017:24). Undantaget avser endast sådan försäljning som ombudet är redovisningsansvarig för gentemot huvudmannen (7 § SKVFS 2017:24).

Detta undantag är utformat så att det avser sådana tillståndspliktiga spel som ombud säljer för Svenska Spel och ATG. Skatteverket upphör därför att meddela föreskrifter (den sista var SKVFS 2016:19) om års­bundna undantag för vissa uppräknade företags terminalsystem, bl.a. Svenska Spel och ATG.

Vissa lotterier som får anordnas utan tillstånd enligt lotterilagen

Vissa lotterier är undantagna från kassaregisterskyldigheten enligt 39 kap. 7 § SFL. Undantaget gäller lotterier som får anordnas utan tillstånd enligt 20 § lotterilagen och som säljs i en verksamhet som utgör torg- och marknadshandel enligt 39 kap. 2 § SFL. Med vissa lotterier avses bl.a. tombola, chokladhjul och andra marknadsnöjen. Med marknads- och tivolinöjen avses exempelvis ringkastningsanordningar, bollkastning, pilkastning och skjutbanor. Undantaget gäller under åren 2018 och 2019 (1 § SKVFS 2017:25).

Biljetter som registreras i ett externt webbaserat system

Försäljning av biljetter som registreras i ett externt webbaserat försäljningssystem undantas från kassaregisterskyldigheten i 39 kap. 7 § SFL. Undantaget avser endast försäljning som utförs som en tjänst till en arrangör eller ett försäljningsombud. Undantaget gäller under år 2018 (3 § SKVFS 2017:26).

Med biljett avses här entré- eller platsbiljett till teatrar, konserter, festivaler och liknande evenemang. Med webbaserat försäljningssystem avses här system som hanterar försäljning av biljetter (1 och 2 §§ SKVFS 2017:26).

Detta undantag är utformat så att det av konkurrensskäl ska vara teknikneutralt utformat. Skatteverket upphör därför att meddela föreskrifter om årsbundna undantag (den sista var SKVFS 2016:19) för vissa uppräknade företags terminalsystem, bl.a. Ticketmaster, Tickster och Venuepoint.